大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新策略

各行各業(yè)對(duì)信息化應(yīng)用的程度不斷提升，事業(yè)單位人事檔案管理工作也要順應(yīng)這一趨勢(shì)，嘗試將人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用結(jié)合起來(lái)。尤其是當(dāng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息化、數(shù)字化的需求時(shí)，必須使用更多的創(chuàng)新策略來(lái)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的種種新要求。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理工作可以借助對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理使用，達(dá)到創(chuàng)新的目的，通過(guò)分析得出相應(yīng)的結(jié)論，為后續(xù)工作的開(kāi)展方向提供指導(dǎo)。但是，在這一過(guò)程中，事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.信息孤島問(wèn)題之所以會(huì)出現(xiàn)“信息孤島”問(wèn)題，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)之間無(wú)法及時(shí)共享信息，由此不僅會(huì)增加內(nèi)部交流和溝通的成本，也會(huì)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)、隱患甚至是損失。除此之外，其還會(huì)帶來(lái)這樣幾方面的影響：第一，人事檔案管理分散，間接導(dǎo)致數(shù)據(jù)和信息分散，容易發(fā)生外泄和流失，造成管理上的漏洞；第二，來(lái)源、呈現(xiàn)以及管理方式都不同的信息，不僅有可能帶來(lái)存儲(chǔ)和使用方面的繁瑣和困難，而且會(huì)造成后續(xù)管理和維護(hù)人員的工作壓力；第三，信息隔離造成跨部門(mén)之間的合作困難，影響組織內(nèi)部協(xié)同工作效率；“信息孤島”的存在更導(dǎo)致人事檔案信息無(wú)法集中檢索，人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)查找所需信息。

2.數(shù)據(jù)安全隱患因?yàn)榇罅繑?shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸可能存在泄露風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展很容易受到其影響，具體而言，表現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：第一，未經(jīng)授權(quán)的人員或系統(tǒng)可能獲取到人事檔案信息，導(dǎo)致信息被惡意利用或泄露；系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意代碼等技術(shù)因素可能導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)面臨安全威脅；第二，人事檔案數(shù)據(jù)備份不足或?yàn)?zāi)難恢復(fù)計(jì)劃不完善可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法及時(shí)恢復(fù)；數(shù)據(jù)在采集、存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中可能受到篡改或破壞，影響人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第三，人事檔案中包含敏感信息，如個(gè)人身份、工資、健康等隱私數(shù)據(jù)，一旦泄露可能導(dǎo)致個(gè)人信息被濫用。

3.檔案管理效率不高傳統(tǒng)的人事檔案管理方式效率低下，耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，而之所以出現(xiàn)這樣的結(jié)果，是因?yàn)椋旱谝?，傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式效率低下，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，耗費(fèi)時(shí)間。因?yàn)槿狈ο冗M(jìn)的技術(shù)設(shè)備和軟件支持，影響數(shù)據(jù)處理和管理的效率。第二，大量數(shù)據(jù)被分散在不同系統(tǒng)或文件中，導(dǎo)致查找、整理和管理變得困難。在處理大數(shù)據(jù)時(shí)代涉及更多敏感信息，需要更高的安全措施，這會(huì)增加管理難度，影響管理效率。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

在全新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作具體可以從這樣幾個(gè)角度著手進(jìn)行創(chuàng)新：

1.建立電子檔案系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)解決“信息孤島”問(wèn)題利用云計(jì)算等技術(shù)建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享。在這樣一種情況下，事業(yè)單位可以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的各項(xiàng)需求，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而為組織的發(fā)展和人才管理提供更好的支持。

第一，推廣自助服務(wù)平臺(tái)。事業(yè)單位需要建立人事檔案管理的自助服務(wù)平臺(tái)，讓員工可以自主查詢(xún)和更新個(gè)人信息，減輕管理人員的工作壓力。

第二，加強(qiáng)信息安全管理意識(shí)，做好數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)和分析。事業(yè)單位需要定期進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，加強(qiáng)員工對(duì)數(shù)據(jù)安全的重視，建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案；利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的人才趨勢(shì)和問(wèn)題，幫助做出更有針對(duì)性的人事決策。

第三，先進(jìn)技術(shù)的使用。事業(yè)單位需要引入人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，利用智能搜索、自動(dòng)歸檔等功能來(lái)提高人事檔案管理的效率和精度；利用區(qū)塊鏈技術(shù)確保數(shù)據(jù)的安全性和不可篡改性，避免數(shù)據(jù)的篡改和泄露，并提高數(shù)據(jù)交換的透明度和可追溯性；整合不同來(lái)源的人事數(shù)據(jù)，包括員工信息、績(jī)效評(píng)估、培訓(xùn)記錄等，建立一個(gè)全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，為決策提供更豐富的信息支持。

2.保障大數(shù)據(jù)的使用安全采取加密、權(quán)限控制等措施加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。如此，事業(yè)單位可以加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，保障數(shù)據(jù)安全性，避免數(shù)據(jù)泄露和濫用，提升整體數(shù)據(jù)安全水平。

第一，數(shù)據(jù)集成有效備份。事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際所需，整合不同數(shù)據(jù)源，建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，便于訪問(wèn)和更新數(shù)據(jù)；同時(shí)需要定期備份人事檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)得到安全和完整的存儲(chǔ)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。

第二，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，實(shí)時(shí)訪問(wèn)控制。事業(yè)單位可以對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中受到保護(hù)；實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，限制員工只能訪問(wèn)其需要的數(shù)據(jù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)敏感信息。

第三，更新安全措施，尤其注重網(wǎng)絡(luò)安全。事業(yè)單位需要定期評(píng)估和更新安全措施，根據(jù)最新的威脅和技術(shù)發(fā)展，不斷改進(jìn)數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，包括防火墻、人侵檢測(cè)系統(tǒng)和安全漏洞修復(fù)，阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊者獲取敏感數(shù)據(jù)。

第四，定期培訓(xùn)和意識(shí)提升，引導(dǎo)相關(guān)從業(yè)者嚴(yán)格恪守法規(guī)。事業(yè)單位有必要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)安全意識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)數(shù)據(jù)安全重要性的認(rèn)識(shí)，降低內(nèi)部人為疏忽造成的安全風(fēng)險(xiǎn)；遵守相關(guān)法規(guī)和政策，確保人事檔案管理符合法律規(guī)定，同時(shí)建立合規(guī)的數(shù)據(jù)保護(hù)措施。

第五，規(guī)避數(shù)據(jù)孤島，提高事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)據(jù)質(zhì)量。事業(yè)單位通過(guò)制定統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保各個(gè)部門(mén)的人事檔案數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容一致；建立統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)集成和共享；采取有效的措施加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)的安全性，包括加密、訪問(wèn)權(quán)限控制等措施；推動(dòng)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化并存儲(chǔ)在電子系統(tǒng)中，方便管理和檢索。

第六，建立監(jiān)控機(jī)制，持續(xù)地進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。事業(yè)單位通過(guò)配置監(jiān)督控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常、及時(shí)采取措施予以應(yīng)對(duì)；建立數(shù)據(jù)訪問(wèn)日志和監(jiān)控系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常訪問(wèn)行為，并進(jìn)行審計(jì)以確定是否存在潛在的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題；建立健全的數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)意外丟失或?yàn)?zāi)難發(fā)生的情況。

3.利用大數(shù)據(jù)，提高人事檔案的管理效率一方面，應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)分析工具的合理使用，事業(yè)單位可以深度挖掘人事檔案當(dāng)中的有效信息，及時(shí)為高質(zhì)量決策產(chǎn)出有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持，有助于單位更好地管理人才、提高績(jī)效和員工滿意度。第一，優(yōu)化招聘，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。事業(yè)單位通過(guò)了解員工的背景和績(jī)效數(shù)據(jù)，可以?xún)?yōu)化招聘流程，確保招聘更適合崗位需求的候選人；分析員工的培訓(xùn)記錄和績(jī)效數(shù)據(jù)，評(píng)估不同培訓(xùn)方案的效果，并優(yōu)化培訓(xùn)計(jì)劃。第二，對(duì)員工流失情況進(jìn)行預(yù)測(cè)，改善內(nèi)部人才發(fā)展機(jī)制，提高績(jī)效管理水平。事業(yè)單位通過(guò)分析員工檔案數(shù)據(jù)，可以預(yù)測(cè)哪些員工更有可能離職，幫助單位提前采取留住人才的措施；通過(guò)分析員工的教育背景和晉升情況，制定更有效的人才發(fā)展計(jì)劃，提升組織內(nèi)部晉升機(jī)會(huì)；根據(jù)員工績(jī)效數(shù)據(jù)，優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制或輔導(dǎo)計(jì)劃，提高整體績(jī)效水平。第三，建立清晰的應(yīng)用步驟。通過(guò)整合各類(lèi)人事檔案數(shù)據(jù)，包括員工基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等；處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，包括去重、填充缺失值、糾正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)等；建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)或數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)安全性和易于訪問(wèn)；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，例如數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)算法等，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析；根據(jù)分析結(jié)果生成可視化報(bào)告，以便決策者理解和制定相應(yīng)策略。第四，建立健全人事檔案信息化管理機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新需要構(gòu)建科學(xué)完善的信息化管理機(jī)制，輔助提升人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化水平。首先，事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)際負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員需要接受來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)安全方面的培訓(xùn)，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的規(guī)范性以及合理性，確保人事檔案信息以及數(shù)據(jù)使用的安全性；其次，事業(yè)單位需要優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，針對(duì)大數(shù)據(jù)的使用生成相應(yīng)的規(guī)范以及制度，同時(shí)結(jié)合人事檔案的需要以及特點(diǎn)，明確大數(shù)據(jù)的使用流程，為人事檔案管理工作的順利開(kāi)啟以及高質(zhì)量實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支持和保障；再次，建立健全與人事檔案管理相關(guān)聯(lián)的崗位責(zé)任機(jī)制，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的特殊性，完善信息化、數(shù)字化的人事檔案管理崗位設(shè)置，細(xì)化其工作內(nèi)容、明確其崗位職責(zé)。同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)；最后，為了確保人事檔案的信息安全，有必要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理和安全機(jī)制，確保大數(shù)據(jù)應(yīng)用時(shí)能夠安全訪問(wèn)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，單位系統(tǒng)本身就可以對(duì)信息進(jìn)行安全處理和加密。

另一方面，推行智能化審批流程。引人人工智能技術(shù)優(yōu)化審批流程，提高管理效率，如此，事業(yè)單位可以提升人事檔案管理效率和質(zhì)量，減少人為錯(cuò)誤，提高組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率。第一，實(shí)時(shí)監(jiān)控和報(bào)告。事業(yè)單位需要建立實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，追蹤審批流程進(jìn)展情況，并生成報(bào)告用于分析審批效率和改進(jìn)流程設(shè)計(jì)。第二，自動(dòng)化的流程設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)集成。事業(yè)單位需要使用工作流管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)智能化的審批流程，將各個(gè)環(huán)節(jié)連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化審批處理；將人事檔案管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)（如員工信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和自動(dòng)數(shù)據(jù)傳遞。第三，智能化決策引擎、通知提醒設(shè)置、搜索與歸檔。事業(yè)單位有必要進(jìn)一步整合智能決策引擎，根據(jù)設(shè)定的規(guī)則和條件自動(dòng)進(jìn)行審批決策，減少人工十預(yù)，提高審批效率；設(shè)置智能提醒和通知功能，及時(shí)提醒相關(guān)人員審批任務(wù)，避免因疏忽而延誤審批流程；引入智能搜索技術(shù)，便于查找和管理大量的審批文檔和記錄，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔和保留。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理需要不斷創(chuàng)新，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)制定有效的策略，來(lái)應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)。只有不斷學(xué)習(xí)和改進(jìn)，才能更好地適應(yīng)并引領(lǐng)新時(shí)代的發(fā)展。

（作者單位：青島海洋科技館）