現(xiàn)代人力資源管理視角下的人事檔案管理工作

現(xiàn)代人力資源管理工作在實施的過程中需要緊跟時代的發(fā)展趨勢不斷進行轉(zhuǎn)型升級，將寶貴的傳統(tǒng)管理經(jīng)驗和嶄新的技術理念加以充分融合，從根本上提升人事檔案管理工作的效果和質(zhì)量。在經(jīng)過時代的變遷后，原本模糊的管理模式逐步退出舞臺，需要相關工作人員逐步采用更高精度的管理模式，這樣才能夠為促進事業(yè)單位的發(fā)展及生存注入新鮮的血液和不竭動力。事業(yè)單位在實施綜合管理期間無法脫離人力資源的支撐，人事檔案管理又是人力資源當中不可分割的重要部分，在實施管理轉(zhuǎn)型的時候也要不斷遵循現(xiàn)代化思想，實現(xiàn)改革創(chuàng)新，為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅實的基礎。

一、人力資源管理與人事檔案管理的概述

1.人力資源管理與人事檔案管理內(nèi)涵人力資源管理是一種系統(tǒng)性的管理活動，人事檔案管理則是人力資源管理的重要組成部分，主要涉及對職工個人信息、學歷、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等資料的收集、整理等，確保職工檔案的完整性和準確性，為事業(yè)單位的用人決策提供重要依據(jù)，同時也保障職工的合法權(quán)益。

2.人力資源管理與人事檔案管理關系人力資源管理與人事檔案管理之間具有密切的聯(lián)系，兩者共同作用于事業(yè)單位的人才管理體系。人力資源管理側(cè)重于通過招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等手段，全面提升職工的能力和滿意度，以實現(xiàn)單位的戰(zhàn)略目標。而人事檔案管理則主要關注職工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育背景等記錄的整理、保存和更新，為人力資源管理提供基礎數(shù)據(jù)支持。有效的人事檔案管理能夠確保信息的準確性和完整性，為人力資源決策提供可靠依據(jù)，進而提升事業(yè)單位管理的科學性和規(guī)范性。同時，人力資源管理的優(yōu)化和發(fā)展也需要借助人事檔案管理的數(shù)據(jù)分析和反饋，從而制定更符合實際情況的管理策略。

3.人力資源管理與人事檔案管理區(qū)別傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在實施期間的重點是要為各項事件推進，將管理工作的對象設定為靜態(tài)化的事件，并重視對于相關人員的控制，這就會導致實際工作中缺少對于人的決策的關注，并不利于發(fā)揮工作人員的主觀能動性，人員只是機械化地完成各項任務。

但是在現(xiàn)代化的管理環(huán)境下，人力資源管理工作在實施期間應該將更多的目光放在人的身上，更加注重尊重人員的地位，從各人員的實際情況出發(fā)處理相關事宜，實現(xiàn)人員和事務的高質(zhì)量結(jié)合。為了能夠更好地應對現(xiàn)代化理念與傳統(tǒng)管理之間的關系，并了解其中的差別，這應該關注下述內(nèi)容。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的不足之處

1.沒有應用現(xiàn)代技術手段結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)階段的工作理念以及人事檔案管理工作中信息技術的融合情況能夠知曉，現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型在管理工作中依舊存在很多的阻力，很多工作在實施期間依舊需要人為操作才可完成，不但沒有達到預期的效率，還嚴重阻礙了現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的進程。但是，信息化技術應該積極融入工作的各項細節(jié)中，諸多業(yè)務的開展都要依賴于信息技術。尤其是在進行檔案管理工作的進程中，更是應該注重融合先進技術，這是因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，難免會因為外界環(huán)境的潮濕，或者是蟲蛀的問題而出現(xiàn)破損或者遺失的情況，嚴重影響到了檔案的存放質(zhì)量，檔案的完整性必然會因此受到影響。因此，想要實現(xiàn)理想的現(xiàn)代化人力資源管理狀態(tài)，就一定要積極融合現(xiàn)代技術，切實改善現(xiàn)有的工作效率。

2.需要優(yōu)化檔案管理規(guī)范一些事業(yè)單位雖然能夠意識到運用先進技術的重要性，但新興技術與內(nèi)部融合并不徹底，出現(xiàn)很多不相容的情況，較為明顯的便是對于業(yè)務流程沒有進行標準化定義，操作流程也沒有做好具體的規(guī)范，這就會導致后續(xù)工作在推進的過程中出現(xiàn)權(quán)責混亂的情況，工作效率反而因此受到影響。人事檔案管理工作在實施期間會出現(xiàn)無定義的問題，對于各個部門的權(quán)責沒有進行良好的劃分，這就會導致工作人員在實際工作中會存在較為隨意的情況，甚至在歸檔期間也沒有應用能夠適應工作需求的軟件或者設備。在這樣的情況下一旦出現(xiàn)工作上的紙漏則難以在較短的時間內(nèi)順利解決，甚至會出現(xiàn)相互推矮的情況。

3.人員思想素質(zhì)有待提升人才是支撐各項工作順利推進的力量，也是促進人事檔案管理工作發(fā)揮作用的關鍵因素，對于人力資源管理效果有著重要的影響力。在現(xiàn)代人事檔案管理工作的推進的過程中使用先進的信息化技術是重要的方向，能夠取代紙質(zhì)檔案實現(xiàn)各種形式的信息的精準記錄，將資料的存儲轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的儲備。想要實現(xiàn)這一工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)化則需要工作人員具有轉(zhuǎn)型的決心，并付出具體的行動，否則將新興技術融合于人事檔案管理工作則遙遙無期。但是事業(yè)單位在推進此項工作的時候會將大量的精力和關注點投擲在整體形勢上，很多工作浮于表面，沒有真正在內(nèi)部落實和推進，信息化的系統(tǒng)平臺沒有及時建立起來。即便平臺已經(jīng)建立，但工作人員的實際操作能力依舊有待提升，在實際使用中依舊存在很多的困難。

三、現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理工作策略

1.積極運用現(xiàn)代管理技術想要適應現(xiàn)代化的人力資源管理工作模式，人事檔案管理工作人員要緊跟時代的步代，不斷應用嶄新的技術和思想。人事檔案管理工作想要進行信息化建設實質(zhì)上會遇到很多的挑戰(zhàn)，此工作要經(jīng)歷繁雜的步驟，在構(gòu)建工作程序的時候也要具有較強的科學合理性。

在此期間無論是機構(gòu)還是隊伍的配置，以及對現(xiàn)代化管理技術的應用等，都要做好長遠的打算。無論如何開展此工作，最先要注重遵循的就是規(guī)范安全高效的理念，引進適合內(nèi)部且較為成熟的信息化技術軟件，并依據(jù)各部門的實際需求不斷調(diào)整，增添必要的操作功能模塊，確保電子檔案可以更好地與現(xiàn)有的管理平臺進行結(jié)合。這樣能夠有效避免因周邊環(huán)境而導致檔案受潮受損的情況，切實減少了重要數(shù)據(jù)信息遺失的情況，檔案信息的調(diào)取也會更為方便，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

2.提升檔案管理的規(guī)范性事業(yè)單位想要有條不紊地開展各項工作則一定要重視優(yōu)化現(xiàn)有的管理機制，讓現(xiàn)有的檔案管理流程能夠更為科學合理地推進，高效地完成數(shù)據(jù)的整合、存儲、調(diào)取、運用等。依照現(xiàn)階段事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的實際情況而言，想要切實規(guī)范檔案管理流程，需要重視提升數(shù)據(jù)信息的有效性，在進行檔案編號編寫的時候應該更為認真仔細，書寫好案卷的標題，對于紙質(zhì)檔案和電子檔案應該遵循統(tǒng)一的管理標準。工作人員應該定期對電子檔案內(nèi)容進行復查，確保每一份檔案的完整性，杜絕出現(xiàn)檔案信息不全的情況。在進行檔案的電子化管理期間應該注重應用能夠相互兼容的設備或者軟件，這樣能夠在最大限度上滿足各部門以及各時間段對于信息的調(diào)取和使用。

綜上所述，在嶄新的時代背景下，人事檔案管理工作的價值不斷凸顯出來，且占據(jù)著較高的地位，對于促進人力資源管理工作的建設與發(fā)展起到了至關重要的作用，成為重要的中流砥柱力量，二者之間也存在著相得益彰的關系，在發(fā)展過程中是不可分割的。因此，想要提升人力資源工作的質(zhì)量則必然要依賴于良好的人事檔案管理工作，在實際工作中彰顯其重要價值。這就需要相關工作人員深切感知到肩上的重要責任，重視人事檔案管理改革工作的進程和效果，并充分結(jié)合運用先進的信息化技術，讓科學有效的運作模式能夠更好地與人事檔案管理進行充分融合，解決現(xiàn)有的問題，不斷挖掘人事檔案管理的潛在價值，為促進事業(yè)單位發(fā)展不斷貢獻自身力量。

（作者單位：文水縣人力資源和社會保障局）