財務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制策略探討

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，公共圖書館作為社會文明的窗口，在信息傳遞與共享方面發(fā)揮著日益重要的作用。然而，在公共圖書館的運營管理中，財務(wù)視角下的內(nèi)部控制問題逐漸凸顯，成為制約其高效、可持續(xù)發(fā)展的重要因素。本文旨在從財務(wù)視角出發(fā)，探討公共圖書館內(nèi)部控制的策略，以提高其財務(wù)管理水平，確保圖書館各項經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)性、財務(wù)信息的真實可靠性以及管理活動的效率。

一、公共圖書館內(nèi)部控制的必要性

1.確保財務(wù)信息的真實性與可靠性

公共圖書館是社會知識傳播與文化服務(wù)的重要途徑，其財務(wù)信息不僅衡量運營健康狀況與管理效能，還是評估其服務(wù)質(zhì)量和透明度的重要依據(jù)。內(nèi)部控制體系作為公共圖書館穩(wěn)健運行的基石，通過精心設(shè)計的制度框架、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行流程以及高效的監(jiān)督措施，全方位保障財務(wù)信息的真實性、完整性和及時性。內(nèi)部控制機(jī)制確保了從財務(wù)數(shù)據(jù)的源頭采集到最終報告披露的每個環(huán)節(jié)都遵循既定的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，有效預(yù)防了數(shù)據(jù)錄人錯誤、被篡改或遺漏的風(fēng)險，從而保障了財務(wù)信息的準(zhǔn)確無誤。

同時，通過實施嚴(yán)格的授權(quán)審批制度、不相容職務(wù)分離等控制措施，內(nèi)部控制還筑起了一道堅實的防線，有效遏制了貪污、挪用公款等舞弊行為的發(fā)生，維護(hù)了公共圖書館的廉潔形象與國有資產(chǎn)的安全完整。此外，通過優(yōu)化財務(wù)流程、強(qiáng)化預(yù)算管理以及加強(qiáng)成本控制等措施，內(nèi)部控制幫助圖書館實現(xiàn)了資源的合理配置與高效利用，為提升服務(wù)質(zhì)量、拓展服務(wù)范圍提供了有力支持，不僅增強(qiáng)了公共圖書館的社會服務(wù)功能，還進(jìn)一步鞏固了其在公眾心目中的公信力與影響力，為構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會、推動文化繁榮作出了積極貢獻(xiàn)。

2.提高財務(wù)管理效率與經(jīng)濟(jì)效益

內(nèi)部控制在公共圖書館財務(wù)管理中扮演著至關(guān)重要的角色，它通過精細(xì)化的管理流程設(shè)計，不僅規(guī)避了資源浪費與低效勞動，還極大地提高了資金運作的效率和效果。

預(yù)算管理控制作為內(nèi)部控制的核心環(huán)節(jié)之一，使得公共圖書館能夠基于戰(zhàn)略目標(biāo)和實際運營需求，通過設(shè)定明確的預(yù)算目標(biāo)、細(xì)化預(yù)算項目以及加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控與調(diào)整，公共圖書館能夠確保每一筆資金都精準(zhǔn)投放到最需要的地方，從而保障各類文化活動、教育項目以及基礎(chǔ)運營的順利開展，有效避免資金短缺或閑置的情況發(fā)生。同時，成本控制也是內(nèi)部控制體系中不可或缺的一環(huán)。公共圖書館通過實施嚴(yán)格的成本控制措施，如采購招標(biāo)、庫存優(yōu)化和能耗管理等，有效控制了運營成本，減少了不必要的開支。這種精細(xì)化管理不僅提升了圖書館的經(jīng)濟(jì)效益，還為其在資源有限的情況下，提供更多樣化、高質(zhì)量的服務(wù)創(chuàng)造了條件。

3.保障經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)性

公共圖書館作為承載著文化傳播與知識服務(wù)使命的事業(yè)單位，其所有經(jīng)濟(jì)活動均需在國家法律法規(guī)的嚴(yán)格框架內(nèi)運行，并緊密遵循相關(guān)政策導(dǎo)向。內(nèi)部控制體系在此方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，它通過構(gòu)建一套全面、細(xì)致且具前瞻性的經(jīng)濟(jì)活動管理制度，為公共圖書館的經(jīng)濟(jì)行為設(shè)立了明確的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這些管理制度不僅涵蓋了預(yù)算編制、資金收支、采購管理、資產(chǎn)管理以及合同管理等多個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，還融入了風(fēng)險防控機(jī)制，確保每項經(jīng)濟(jì)活動都能在法律允許的范圍內(nèi)開展，并有效預(yù)防潛在的法律風(fēng)險。公共圖書館通過內(nèi)部控制的嚴(yán)格實施，能夠及時發(fā)現(xiàn)并糾正經(jīng)濟(jì)活動中的不合規(guī)行為，避免因違法違規(guī)操作而引發(fā)的法律糾紛與經(jīng)濟(jì)損失，從而維護(hù)其作為公共機(jī)構(gòu)的權(quán)威性與公信力。此外，內(nèi)部控制的強(qiáng)化在公眾日益關(guān)注政府及事業(yè)單位透明度與合規(guī)性的今天，一個能夠嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為的公共圖書館，無疑將贏得更多公眾的信任與支持。這不僅有助于圖書館吸引更多的讀者與合作伙伴，還為其在推動社會文化發(fā)展、提升全民閱讀素養(yǎng)等方面發(fā)揮更大作用奠定了堅實的基礎(chǔ)。

二、基于財務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制工作中存在的問題

1.財務(wù)會計管理挑戰(zhàn)加劇

隨著公共圖書館服務(wù)方式和服務(wù)功能的持續(xù)演變，其經(jīng)濟(jì)活動費用支出方式正經(jīng)歷著前所未有的新增、變更與轉(zhuǎn)換過程，對財務(wù)人員的專業(yè)能力和適應(yīng)性提出了更為嚴(yán)苛的要求。從財務(wù)角度來看，這一系列變化不僅增加了財務(wù)管理的復(fù)雜性，還使得原有的核算體系與費用監(jiān)控機(jī)制面臨挑戰(zhàn)。財務(wù)人員需要緊跟時代步伐，不僅要準(zhǔn)確記錄每一筆新增的經(jīng)濟(jì)活動費用，還要深度剖析費用支出的合理性和效益性，實施全方位、全過程的績效評價。但是，部分財務(wù)人員由于長期習(xí)慣于傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，面對新興的服務(wù)方式和多樣化的費用支出類型，顯得力不從心，其業(yè)務(wù)能力不足以支撐起高效、精準(zhǔn)的財務(wù)管理和績效評價工作。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，公共圖書館的財務(wù)管理系統(tǒng)也在逐步升級，仍有部分財務(wù)人員在技術(shù)應(yīng)用方面的能力尚顯薄弱，難以充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段提高財務(wù)管理效率和質(zhì)量。

2.預(yù)算編制缺乏科學(xué)性

從財務(wù)角度來看，部分公共圖書館在預(yù)算編制這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，存在著顯著的問題與不足。這些圖書館在著手制定年度或長期預(yù)算時，往往忽視了將國家和政府的中長期發(fā)展計劃納入考量范圍。國家的中長期發(fā)展計劃不僅是指導(dǎo)各行各業(yè)發(fā)展的宏觀藍(lán)圖，還是確保資源有效配置、促進(jìn)公共服務(wù)均等化的重要依據(jù)。然而，一些公共圖書館的預(yù)算編制工作卻未能與之緊密銜接，導(dǎo)致預(yù)算方案缺乏全局性和前瞻性。同時，各圖書館還應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展階段、資源條件和服務(wù)特色，制定具有針對性和可操作性的發(fā)展戰(zhàn)略。此外，部分圖書館在預(yù)算編制過程中，對這些關(guān)鍵因素重視不夠，未能充分將圖書館的職能及發(fā)展戰(zhàn)略融人預(yù)算方案，使得預(yù)算的科學(xué)性和謹(jǐn)慎性大打折扣，影響了預(yù)算方案的有效性和可操作性，還難以對圖書館的運營和管理提供有力指導(dǎo)，甚至可能導(dǎo)致資源配置的浪費和效率的低下。

3.風(fēng)險管理機(jī)制不健全

從財務(wù)管理的視角審視，圖書館在風(fēng)險管理領(lǐng)域存在顯著的短板，對圖書館的穩(wěn)健運營構(gòu)成了潛在威脅。具體而言，圖書館缺乏一套系統(tǒng)而定期的經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估機(jī)制，該機(jī)制的缺失使得圖書館在面對復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境時，難以準(zhǔn)確識別、評估及預(yù)測可能遭遇的各類風(fēng)險。同時，部分圖書館在財務(wù)規(guī)劃與管理中，忽視了經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估這一重要步驟，導(dǎo)致對潛在風(fēng)險的認(rèn)知嚴(yán)重不足。無論是市場波動、資金流動性問題，還是內(nèi)部控制失效、合規(guī)性風(fēng)險等，都可能因缺乏有效評估而未被及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對，進(jìn)而可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失，損害圖書館的財務(wù)健康。更為嚴(yán)重的是，風(fēng)險管理的疏忽還可能使圖書館面臨法律糾紛的風(fēng)險。在財務(wù)交易、合同管理及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面，若未能建立健全風(fēng)險防控體系，一旦出現(xiàn)問題，圖書館可能因缺乏充分的法律準(zhǔn)備和應(yīng)對措施而陷入被動，不僅影響聲譽，還可能承擔(dān)不必要的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償。

三、財務(wù)視角下公共圖書館內(nèi)部控制策略

1.強(qiáng)化財務(wù)會計管理的重要性

（1）提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力。從財務(wù)角度出發(fā)，財務(wù)人員應(yīng)積極采取策略，不斷拓展業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)從機(jī)械記賬向管理型財務(wù)的華麗轉(zhuǎn)身。財務(wù)人員需深人學(xué)習(xí)最新的政策文件與財務(wù)法規(guī)，確保日常操作與國家政策導(dǎo)向保持一致，避免因信息不對稱或理解偏差帶來的財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)人員應(yīng)定期參加由政府部門或行業(yè)協(xié)會組織的政策解讀會，及時把握政策動態(tài)。應(yīng)積極參與各類專業(yè)培訓(xùn)，如財務(wù)分析、預(yù)算管理、內(nèi)部控制及績效評價等課程，以提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，財務(wù)人員能夠掌握更先進(jìn)的財務(wù)管理理念和技術(shù)，為圖書館的財務(wù)管理注入新的活力。同時，財務(wù)人員還應(yīng)注重提高績效評價能力，通過對圖書館各項經(jīng)濟(jì)活動的成本效益分析，要求財務(wù)人員不僅要精通財務(wù)數(shù)據(jù)處理，還要具備敏銳的業(yè)務(wù)洞察力，能夠從紛繁復(fù)雜的財務(wù)數(shù)據(jù)中提煉出有價值的信息，為圖書館的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（2）完善資金管理制度。從財務(wù)角度出發(fā)，針對經(jīng)濟(jì)活動費用支出方式的新增、變更與轉(zhuǎn)換，財務(wù)人員應(yīng)采取一系列策略。首先，嚴(yán)格審查每一項新增或變更的支出方式。在審查過程中，財務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)核對相關(guān)憑證和合同，確保支出的真實性和合理性。其次，建立一套完整的資金審批流程。明確各級審批權(quán)限和責(zé)任，確保每一筆支出都經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批。對于重大支出項目，應(yīng)實行集體決策或?qū)＜以u審制度，以減少決策失誤和資金浪費。同時，財務(wù)人員還應(yīng)加強(qiáng)對資金使用的效益評估，定期對各項支出展開成本效益分析，并建立科學(xué)的績效評價體系，財務(wù)人員可以客觀地衡量資金使用的效果，為圖書館的財務(wù)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。最后，加強(qiáng)與相關(guān)部門和人員的溝通協(xié)調(diào)。通過定期的培訓(xùn)和宣傳，提高全員對資金管理的認(rèn)識和重視程度，共同推動圖書館財務(wù)管理規(guī)范化、科學(xué)化。

2.優(yōu)化預(yù)算編制

（1）提升預(yù)算編制科學(xué)性。從財務(wù)角度出發(fā)，公共圖書館在編制預(yù)算時，應(yīng)緊密圍繞國家和政府的中長期發(fā)展計劃以及圖書館的職能及發(fā)展戰(zhàn)略，財務(wù)人員需深入研究國家和政府的政策導(dǎo)向，特別是與公共圖書館相關(guān)的中長期發(fā)展規(guī)劃，要求財務(wù)人員定期參加政策解讀會，及時獲取政策信息，準(zhǔn)確理解政策意圖，確保預(yù)算方案與國家政策保持一致。同時，財務(wù)人員應(yīng)與圖書館管理層密切合作，深入了解圖書館的職能定位、發(fā)展目標(biāo)和服務(wù)特色，確保預(yù)算方案能夠充分反映圖書館的戰(zhàn)略需求。在編制預(yù)算時，財務(wù)人員應(yīng)充分考慮圖書館的各項業(yè)務(wù)活動，合理分配資金資源，還應(yīng)采用科學(xué)的預(yù)算編制方法，如零基預(yù)算、滾動預(yù)算等。通過細(xì)致的預(yù)算分析和預(yù)測，財務(wù)人員可以及時發(fā)現(xiàn)潛在的資金缺口和風(fēng)險點，為圖書館的財務(wù)管理提供預(yù)警和決策支持。

（2）加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控。從財務(wù)角度出發(fā)，在預(yù)算執(zhí)行過程中，為確保資金精準(zhǔn)投放、避免資金短缺或閑置，并提高資金使用效率，應(yīng)建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控體系，通過設(shè)立關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPIs），如資金使用率、項目完成率等，定期評估預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度和效果，并利用財務(wù)軟件和數(shù)據(jù)分析工具，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控和預(yù)警，確保預(yù)算執(zhí)行的透明度和可控性。同時，加強(qiáng)預(yù)算調(diào)整的靈活性和及時性，在預(yù)算執(zhí)行過程中，一旦發(fā)現(xiàn)資金短缺或項目變更等情況，應(yīng)立即啟動預(yù)算調(diào)整程序，重新評估項目優(yōu)先級、調(diào)整資金分配等方式，確保資金能夠精準(zhǔn)投放至最需要的地方，避免資金浪費和閑置。同時，財務(wù)部門應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門保持密切聯(lián)系，共同分析預(yù)算執(zhí)行情況，并定期召開預(yù)算執(zhí)行會議及提交相關(guān)報告，確保各部門對預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)展和結(jié)果有清晰的認(rèn)識，形成合力，推動預(yù)算執(zhí)行。

3.健全風(fēng)險管理機(jī)制

（1）建立經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險定期評估機(jī)制。從財務(wù)角度出發(fā)，圖書館為確保經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險得到有效管理，應(yīng)至少每年展開一次全面、系統(tǒng)和客觀的經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險評估。圖書館應(yīng)組建一個由財務(wù)部門、審計部門及關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門代表組成的風(fēng)險評估小組。該小組負(fù)責(zé)設(shè)計風(fēng)險評估框架，明確評估范圍、方法和流程，確保評估工作的專業(yè)性和全面性。在此基礎(chǔ)上，風(fēng)險評估小組應(yīng)收集和分析圖書館過去一年的經(jīng)濟(jì)活動數(shù)據(jù)，包括財務(wù)報告、業(yè)務(wù)記錄和市場趨勢等，并通過數(shù)據(jù)對比、趨勢分析和專家訪談等手段，識別潛在的風(fēng)險點和薄弱環(huán)節(jié)。小組應(yīng)采用定量和定性相結(jié)合的方法，量化評估識別出的風(fēng)險，根據(jù)評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低等不同等級，為后續(xù)的風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。此外，風(fēng)險評估小組應(yīng)撰寫詳細(xì)的評估報告，全面總結(jié)評估過程、方法和結(jié)果，報告應(yīng)提出針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施和建議，包括風(fēng)險規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移和接受等策略，明確責(zé)任分工和時間節(jié)點，確保風(fēng)險應(yīng)對措施得到有效執(zhí)行。

（2）綜合運用風(fēng)險應(yīng)對策略。從財務(wù)角度出發(fā)，圖書館在面對潛在風(fēng)險時，應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，綜合運用風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)和風(fēng)險承受等策略，對于高風(fēng)險的經(jīng)濟(jì)活動，圖書館應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避策略，通過調(diào)整業(yè)務(wù)流程、限制資金流動或終止高風(fēng)險項目等方式，直接避免風(fēng)險的發(fā)生，嚴(yán)格遵循風(fēng)險評估結(jié)果，對高風(fēng)險項目予以審慎對待。對于中等風(fēng)險的經(jīng)濟(jì)活動，圖書館應(yīng)實施風(fēng)險降低策略，通過加強(qiáng)內(nèi)部控制、優(yōu)化資源配置和提高業(yè)務(wù)運營效率等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性及影響程度，財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，確保各項經(jīng)濟(jì)活動的合規(guī)性和效率性。圖書館可以運用風(fēng)險分擔(dān)策略，通過購買保險、簽訂合作協(xié)議等方式，將部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給外部機(jī)構(gòu)或個人。財務(wù)部門應(yīng)與合作方充分溝通和協(xié)商，確保合同條款的明確性和合法性，以有效分擔(dān)風(fēng)險。

四、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)視角下的公共圖書館內(nèi)部控制策略是提高圖書館財務(wù)管理水平、保障經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)以及確保財務(wù)信息真實可靠的重要途徑。通過強(qiáng)化整體控制意識、做好崗位規(guī)劃設(shè)置、建設(shè)科學(xué)化控制體系以及提高工作人員工作水平等措施實施，可以有效地提高公共圖書館的財務(wù)管理水平和管理效率。公共圖書館可以構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，推動其財務(wù)管理向更加科學(xué)化、精細(xì)化的方向發(fā)展，有助于提升圖書館的管理效能和服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深人推進(jìn)，圖書館應(yīng)積極探索利用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)手段，提高內(nèi)部控制的智能化和自動化水平。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)桂林圖書館