數(shù)字化檔案管理賦能高校教學(xué)科研的策略研究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案是學(xué)校寶貴的信息資源，在高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)中發(fā)揮著基礎(chǔ)性、資源性作用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時代，呈現(xiàn)存儲數(shù)字化、管理智能化以及服務(wù)個性化等新特征，不僅極大地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，還為推動高校教育教學(xué)改革創(chuàng)新、服務(wù)師生教學(xué)科研需求提供了新的契機(jī)。數(shù)字化檔案與教育教學(xué)和科技創(chuàng)新的有效融合，能夠更好地發(fā)揮檔案的史料價值、憑證價值和文化價值，為高校人才培養(yǎng)質(zhì)量提升、科技創(chuàng)新能力提高提供堅實的支撐。在新時代背景下，高校檔案工作人員要主動適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，更新工作理念，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，深人挖掘檔案資源，優(yōu)化檔案資源配置，豐富和創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，拓展服務(wù)渠道，為教育教學(xué)和科技創(chuàng)新提供精準(zhǔn)化、個性化的檔案信息服務(wù)，助力高校內(nèi)涵式發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展。

一、數(shù)字化時代高校檔案管理的特征

1.高校檔案資源數(shù)字化

近年來，各高校不斷加大信息化建設(shè)力度，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，優(yōu)化檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化是指通過掃描、數(shù)碼拍攝和電子文件歸檔等方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲。數(shù)字檔案具有存儲密度大、檢索速度快和遠(yuǎn)程利用方便等優(yōu)點。檔案數(shù)字化存儲，節(jié)省了檔案室的空間，降低了檔案存儲成本。數(shù)字檔案可長期、穩(wěn)定地保存，免受紙張老化、霉變等自然損毀的影響。數(shù)字檔案易于被檢索和查閱。用戶可以通過關(guān)鍵詞、分類號等途徑快速、精準(zhǔn)地查找所需檔案，滿足了用戶快速獲取檔案資源的需求，提高了檔案利用的效率。

2.高校檔案管理智能化

智能化是數(shù)字化發(fā)展的高級階段，以人工智能、大數(shù)據(jù)和5G等新一代信息技術(shù)為支撐，推動檔案管理從數(shù)字化向智能化躍升。智能化檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理與新興信息技術(shù)的高度融合，通過人工智能算法實現(xiàn)檔案資源的自動采集、智能審核、精準(zhǔn)檢索和關(guān)聯(lián)分析等，有利于提高檔案管理的智能化、精細(xì)化水平。在檔案收集與整理方面，通過應(yīng)用光符識別技術(shù)，可以自動識別、提取檔案文件中的關(guān)鍵信息，自動分類、組卷，實現(xiàn)檔案的自動化歸檔和整理。在檔案大數(shù)據(jù)分析方面，運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語言處理等技術(shù)，可多維度、關(guān)聯(lián)性分析檔案資源，深度挖掘檔案資源價值，為高校發(fā)展決策、學(xué)科專業(yè)建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持和情報服務(wù)。在人機(jī)交互方面，可利用語音識別和人臉識別等技術(shù)，實現(xiàn)人與檔案的智能交互，提供直觀、便捷和高效的檔案服務(wù)。運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案庫房環(huán)境的實時監(jiān)測和預(yù)警，智能化管控溫濕度和光照等因素，保障檔案的安全。檔案智能化管理可以使檔案工作人員從煩瑣的事務(wù)性工作中解放出來，從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，極大地提高了管理和服務(wù)效率。

3.高校檔案服務(wù)個性化

個性化服務(wù)是數(shù)字時代檔案服務(wù)創(chuàng)新的重要方向。個性化檔案服務(wù)能根據(jù)不同用戶的特點和需求，提供差異化、精準(zhǔn)化的信息資源和咨詢指導(dǎo)。高校不同類型的用戶，如教師、學(xué)生和管理人員等，對檔案資源的需求差異較大。教師可能需要教學(xué)檔案、科研檔案，學(xué)生可能需要學(xué)習(xí)檔案、就業(yè)檔案，管理人員可能需要行政管理檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案等。檔案數(shù)字化管理為實現(xiàn)檔案服務(wù)的精細(xì)化、個性化提供了條件。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可分析不同用戶群體的檔案利用偏好、興趣特點，并形成對應(yīng)的畫像，構(gòu)建用戶個人偏好模型，有針對性地給用戶推送檔案資源，為他們提供個性化的咨詢指導(dǎo)服務(wù)。檔案工作人員還可根據(jù)不同單位、部門的工作性質(zhì)，有側(cè)重地開發(fā)特色檔案信息產(chǎn)品，實現(xiàn)“一對一”的精準(zhǔn)服務(wù)。個性化服務(wù)是新時代檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的重要體現(xiàn)，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新工作路徑，增強(qiáng)服務(wù)的針對性和有效性。

二、數(shù)字化檔案管理賦能高校教學(xué)科研的意義

1.加強(qiáng)思想政治教育

高校檔案蘊(yùn)含著豐富的思想政治教育資源。校史檔案真實地記錄了學(xué)校發(fā)展的光輝歷程，承載著學(xué)校的紅色基因，是開展理想信念教育和愛國主義教育的寶貴財富。

第一，用好革命歷史檔案，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，整合紅色資源檔案。例如，“西遷精神”檔案，其生動詮釋了西遷老一輩科學(xué)家胸懷祖國、無私奉獻(xiàn)的崇高精神，彰顯了知識分子的家國情懷，是開展形勢與政策教育的鮮活素材。將革命歷史檔案與思政課教學(xué)深度融合，引導(dǎo)大學(xué)生在革命先烈事跡中感悟信仰的力量。

第二，用好優(yōu)秀校友先進(jìn)事跡檔案，發(fā)揮榜樣的示范引領(lǐng)作用。結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，講好優(yōu)秀校友故事，引導(dǎo)學(xué)生樹立遠(yuǎn)大理想和砥礪奮斗的品格。

第三，用好重大歷史事件檔案，引導(dǎo)師生從歷史中汲取智慧和力量。利用數(shù)字化技術(shù)處理重大事件檔案，引導(dǎo)師生從中感悟中國共產(chǎn)黨的初心和使命，堅定他們對中國特色社會主義的信仰。

2.服務(wù)教學(xué)科研活動

高校檔案記錄了學(xué)校辦學(xué)治校、教書育人的方方面面，蘊(yùn)藏著豐富的育人元素和創(chuàng)新源泉，能夠為教學(xué)科研活動提供基礎(chǔ)性的信息資源和數(shù)據(jù)支持服務(wù)。

第一，高校檔案提供了豐富的教學(xué)案例和素材。高校檔案工作人員可以從學(xué)校發(fā)展歷程檔案、專業(yè)建設(shè)檔案、課程建設(shè)檔案和教學(xué)管理檔案中，發(fā)掘和整理形式多樣、內(nèi)容豐富的教學(xué)資源，為教師備課授課、更新教學(xué)內(nèi)容提供素材，增強(qiáng)教學(xué)的針對性和實效性。

第二，高校檔案為科研選題和研究提供數(shù)據(jù)支撐?？蒲羞x題的質(zhì)量一定程度上取決于前期調(diào)研資料的全面性和前沿性。學(xué)校將重大科研項目檔案、科研獎勵檔案和學(xué)術(shù)論文檔案等進(jìn)行系統(tǒng)化數(shù)字化處理，深度挖掘具有前瞻性、針對性的選題方向，為教師確定研究主題、設(shè)計技術(shù)路線提供數(shù)據(jù)支撐和情報服務(wù)。此外，檔案工作人員還應(yīng)跟蹤國內(nèi)外學(xué)術(shù)研究的最新趨勢，主動提供高質(zhì)量的文獻(xiàn)資料和咨詢服務(wù)。

第三，搭建學(xué)術(shù)交流平臺，促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化。檔案部門人員依托數(shù)字化技術(shù)，主動聯(lián)系校內(nèi)外相關(guān)單位，建立“產(chǎn)學(xué)研用”的協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制。檔案部門人員可以定期舉辦學(xué)術(shù)沙龍和科技成果交流會等，為科研人員交流最新學(xué)術(shù)動態(tài)、展示最新科研成果搭建平臺。高校檔案部門要積極推進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)學(xué)校與社會的良性互動。

3.助力創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育

創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新精神和實踐能力的重要途徑，高校要緊密結(jié)合檔案資源與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，努力構(gòu)建大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成長的“加速器”。

第一，加強(qiáng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)案例的挖掘與分析。結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)有創(chuàng)業(yè)檔案，利用數(shù)字化技術(shù)，形成案例庫。引導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)優(yōu)秀創(chuàng)業(yè)事跡，了解創(chuàng)業(yè)歷程和創(chuàng)業(yè)規(guī)律。開展創(chuàng)業(yè)案例研究，找出創(chuàng)業(yè)成功的因素，總結(jié)創(chuàng)業(yè)成功的經(jīng)驗，啟發(fā)學(xué)生的創(chuàng)業(yè)思路，提高其創(chuàng)業(yè)成功率。

第二，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目孵化提供支持。鼓勵學(xué)生申報各類創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目，為優(yōu)秀創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目提供多方面的支持。建立重點項目的立項、中期檢查和結(jié)題驗收等環(huán)節(jié)的檔案，借助數(shù)字化技術(shù)記錄項目運(yùn)行全過程。及時總結(jié)項目實施效果，提煉推廣經(jīng)驗，為后續(xù)項目開展提供借鑒。

第三，做好知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與管理的檔案服務(wù)。引導(dǎo)學(xué)生樹立知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，規(guī)范申請專利、軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)，做好知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、統(tǒng)計和保管工作，為知識產(chǎn)權(quán)的申請、維護(hù)、運(yùn)用和保護(hù)等提供支撐。開展知識產(chǎn)權(quán)檔案的分析研究，挖掘?qū)W校知識產(chǎn)權(quán)的特色和優(yōu)勢，為制定知識產(chǎn)權(quán)管理政策、完善知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)體系提供參考。加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)信息的推送服務(wù)，引導(dǎo)師生及時了解掌握知識產(chǎn)權(quán)動態(tài)，提高知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、運(yùn)用、管理和保護(hù)能力。

三、數(shù)字化時代高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的策略

1.挖掘檔案資源，構(gòu)建文化育人體系

高校檔案蘊(yùn)藏著鮮活的思政教育素材，承載著學(xué)校的光榮傳統(tǒng)、優(yōu)良校風(fēng)。新時代高校檔案工作要進(jìn)一步強(qiáng)化育人職能，深入挖掘檔案資源的思想內(nèi)涵和育人價值，在文化育人中彰顯檔案新作為。

第一，加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。采用信息技術(shù)，加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，將散落的紙質(zhì)檔案資料系統(tǒng)集成和規(guī)范整合。

第二，推動檔案資源跨部門、跨學(xué)科整合。注重發(fā)揮檔案資源的綜合效應(yīng)，加強(qiáng)與校史館、博物館等部門資源的整合，達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)和關(guān)聯(lián)利用的目的。促進(jìn)檔案學(xué)與歷史學(xué)、教育學(xué)等學(xué)科的交叉融合，拓展檔案資源的學(xué)術(shù)研究和教育應(yīng)用價值。

第三，構(gòu)建高校檔案資源共享平臺。在現(xiàn)有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善功能，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)館藏檔案資源的網(wǎng)上發(fā)布、檢索和利用。推動學(xué)校各類專題檔案數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案資源的共建共享。積極推進(jìn)館校合作、校際合作，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案資源的共享共用，擴(kuò)大檔案資源的輻射帶動效應(yīng)。

2.加快信息平臺建設(shè)，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型

第一，嵌入式檔案服務(wù)融入教學(xué)科研全流程。主動適應(yīng)教育教學(xué)改革和信息技術(shù)發(fā)展需求，將檔案數(shù)字化服務(wù)嵌入教學(xué)科研活動的各環(huán)節(jié)。比如，在教學(xué)檔案方面，利用數(shù)字化手段記錄教學(xué)全過程，及時收集整理教學(xué)大綱、教案和教學(xué)日志等資料，動態(tài)反映教學(xué)狀態(tài)。在科研檔案方面，全程跟蹤科研項目的立項、實施到結(jié)題環(huán)節(jié)，提供科研成果的數(shù)字化管理服務(wù)。建立基于教學(xué)科研過程產(chǎn)生的動態(tài)檔案，為教學(xué)診斷和科研管理提供數(shù)據(jù)參考。

第二，開展基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案增值服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，深加工檔案館藏數(shù)據(jù)，發(fā)掘新的應(yīng)用價值。通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析、可視化呈現(xiàn)等技術(shù)，形成反映學(xué)校辦學(xué)水平、學(xué)科實力和師資狀況等方面的分析報告，為學(xué)校發(fā)展決策、學(xué)科專業(yè)評估提供參考。針對不同類型的檔案用戶，為他們提供個性化的檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)，提高服務(wù)的精準(zhǔn)度。

第三，提供多樣化的檔案利用培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案工作人員要更新服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案工作人員要組織形式多樣的檔案利用培訓(xùn)活動，提升師生的檔案素養(yǎng)和信息技能。編制簡明易懂的數(shù)字檔案使用指南，方便師生查找利用檔案資源。建立網(wǎng)上咨詢平臺，及時解答師生在檔案利用中遇到的問題。構(gòu)建線上線下相結(jié)合的新型服務(wù)模式，擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率和水平。

3.豐富線上線下服務(wù)，優(yōu)化資源共享體系

檔案工作人員要堅持線上服務(wù)與線下服務(wù)并重，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和形式。組織線下活動時，檔案工作人員可以依托檔案館、校史館等實體場館，定期開展檔案文獻(xiàn)展和專題講座等。學(xué)校組織重大活動時，檔案工作人員要適時舉辦檔案展，全方位展示學(xué)校發(fā)展的恢宏歷程。在重要紀(jì)念日、傳統(tǒng)節(jié)日時，檔案工作人員要組織檔案文化活動，傳播校園文化。在線上，檔案工作人員要充分利用門戶網(wǎng)站、某博和某信等新媒體平臺，及時發(fā)布檔案信息，解讀檔案政策。開設(shè)網(wǎng)上展廳、數(shù)字檔案庫，提供在線檢索、瀏覽和咨詢等功能。開發(fā)移動客戶端，實現(xiàn)檔案服務(wù)的移動化、泛在化。針對師生關(guān)注的熱點內(nèi)容，檔案工作人員可以組織在線檔案知識競賽和有獎問答等活動，調(diào)動師生參與檔案活動的積極性。還要注重線上線下的互動融合，將線下講座、展覽的精彩內(nèi)容制作成視頻，并在線上平臺發(fā)布。將線上收集的師生建議和意見，在線下活動中努力改進(jìn)，構(gòu)建全方位、多層次和寬領(lǐng)域的新型服務(wù)體系。

4.加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高服務(wù)保障能力

第一，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)。完善檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，大力開展在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育。突出數(shù)字化技能培訓(xùn)，提升檔案工作人員的信息化素養(yǎng)，培養(yǎng)他們檔案數(shù)字化管理、大數(shù)據(jù)分析及知識挖掘等方面的能力。同時，注重加強(qiáng)職業(yè)精神和職業(yè)道德教育，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感和使命感。

第二，建設(shè)復(fù)合型檔案工作團(tuán)隊。高校要適應(yīng)檔案工作數(shù)字化發(fā)展需求，科學(xué)設(shè)置崗位，配齊配強(qiáng)檔案專業(yè)人員、計算機(jī)技術(shù)人員和相關(guān)學(xué)科專業(yè)人員，促進(jìn)多學(xué)科人才的交叉融合，形成專業(yè)互補(bǔ)、優(yōu)勢疊加的復(fù)合型工作團(tuán)隊。制定科學(xué)合理的人員聘用、管理制度，完善考核評價和職業(yè)發(fā)展通道，調(diào)動檔案工作人員的積極性和主動性。

第三，完善績效考核和激勵機(jī)制。將檔案數(shù)字化建設(shè)、服務(wù)創(chuàng)新和育人效果等納人考核指標(biāo)，建立科學(xué)規(guī)范的績效考核評價體系。將考核結(jié)果與職稱評聘、崗位晉升和薪酬分配等掛鉤，形成能者上、優(yōu)者獎的正向激勵機(jī)制。同時，加大人才引進(jìn)力度，完善高層次人才引進(jìn)政策，為數(shù)字化檔案管理服務(wù)創(chuàng)新提供堅實的人才支撐。

四、結(jié)語

數(shù)字時代，檔案工作從單純的文獻(xiàn)管理向知識服務(wù)轉(zhuǎn)型，從封閉保管向開放利用拓展。高校檔案工作人員要順應(yīng)檔案信息化發(fā)展大勢，以服務(wù)育人為宗旨，以推動學(xué)校改革發(fā)展為己任，加快檔案資源數(shù)字化進(jìn)程，更新服務(wù)理念，優(yōu)化資源配置，豐富服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)方式，在文化育人、教學(xué)科研和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等方面彰顯新作為，為提升人才培養(yǎng)質(zhì)量、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展作出新的更大貢獻(xiàn)。高校檔案工作者要以檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機(jī)，不斷開創(chuàng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的新局面，為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展提供堅實的檔案信息支撐和服務(wù)保障。

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作者單位：濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院