大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新路徑研究

中圖分類號(hào)：G721；D632 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都在積極探索與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合路徑，以提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。民政檔案管理作為公共服務(wù)體系的重要組成部分，同樣面臨著從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化和智能化管理轉(zhuǎn)型的迫切需求。

傳統(tǒng)的檔案管理模式存在數(shù)據(jù)分散、流程煩瑣和信息利用效率低等問題，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高效、便捷和智能化服務(wù)的需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和分析能力，為民政檔案管理提供了新的思路和方法。因而研究大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新路徑，對(duì)推動(dòng)民政檔案管理的現(xiàn)代化和智能化，提高公共服務(wù)水平具有重要意義。

一、大數(shù)據(jù)在創(chuàng)新民政檔案管理工作模式中的意義

在信息化高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)技術(shù)的崛起為各行各業(yè)帶來深刻的變革，民政檔案管理領(lǐng)域也不例外。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入對(duì)民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新具有深遠(yuǎn)的意義。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠大幅提高檔案管理效率，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式依賴于人工操作，不僅耗時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過自動(dòng)化與智能化的手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速處理、存儲(chǔ)和檢索，從而極大地提高檔案管理的效率。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的深度挖掘和利用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下可對(duì)檔案信息展開全面的分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和趨勢(shì)，為民政工作的決策提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠推動(dòng)民政檔案管理的現(xiàn)代化和智能化進(jìn)程。通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，使檔案管理更加便捷、高效和智能。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作中存在的不足

1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間有限

在民政檔案管理中，紙質(zhì)檔案一直占據(jù)著重要地位，但隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案的數(shù)量不斷增加，其存儲(chǔ)空間問題愈發(fā)凸顯。一方面，紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間，對(duì)于空間資源有限的檔案管理部門來說，無疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。另一方面，紙質(zhì)檔案的保存和管理也面臨著諸多困難。紙質(zhì)材料容易受到環(huán)境因素的影響，如潮濕、蟲蛀和火災(zāi)等，這些都可能導(dǎo)致檔案信息的損壞或丟失。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量爆炸式增長，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間更是顯得捉襟見肘，且紙質(zhì)檔案的查閱和復(fù)制也需要耗費(fèi)大量的人力和物力，不僅增加了檔案管理成本，還降低了工作效率。

此外，紙質(zhì)檔案空間有限的困境還體現(xiàn)在檔案信息的更新和維護(hù)上，由于紙質(zhì)檔案難以快速修改和更新，一旦檔案信息發(fā)生變化，就需要重新制作新的檔案，不僅浪費(fèi)了資源，還會(huì)增加檔案管理的復(fù)雜性，且紙質(zhì)檔案的查閱和復(fù)制過程也容易出錯(cuò)，影響檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

2.手動(dòng)檢索效率低下

在傳統(tǒng)的民政檔案管理中，檔案檢索主要依賴人工操作，這種手動(dòng)檢索方式不僅耗時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)，特別是在面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，手動(dòng)檢索的效率更是低下。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的快速檢索和精準(zhǔn)定位是基本要求，而手動(dòng)檢索顯然無法滿足這一需求。手動(dòng)檢索效率低下的瓶頸主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檢索速度慢。由于需要人工翻閱目錄和查找卡片等，手動(dòng)檢索的速度往往非常緩慢，無法滿足快速獲取檔案信息的需求。二是檢索準(zhǔn)確性低。手動(dòng)檢索過程中容易出現(xiàn)遺漏或重復(fù)的情況，導(dǎo)致檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性降低。三是檢索成本高。手動(dòng)檢索需要耗費(fèi)大量的人力和物力，增加檔案管理成本。

此外，手動(dòng)檢索還可能導(dǎo)致檔案信息的利用不充分，由于檢索效率低下，許多有價(jià)值的檔案信息可能被埋沒在海量數(shù)據(jù)中，無法得到有效的利用和開發(fā)，浪費(fèi)信息資源的同時(shí)，也影響民政工作的整體效率和效果。

3.檔案共享機(jī)制欠缺

在當(dāng)前的民政檔案管理中，各部門之間會(huì)因?yàn)槿狈τ行У男畔⒐蚕頇C(jī)制，且多數(shù)檔案信息分散存儲(chǔ)和管理，不同部門之間難以實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，造成信息資源浪費(fèi)，影響民政檔案管理工作的整體效率。檔案共享機(jī)制欠缺的難題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是信息共享渠道不暢。各部門之間缺乏有效的信息共享渠道和平臺(tái)，導(dǎo)致檔案信息無法及時(shí)傳遞和共享。二是部門之間存在一定的利益沖突和信息壁壘，信息共享意愿不足，影響檔案信息的共享和利用。三是信息共享標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。由于各部門之間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范存在差異，導(dǎo)致信息共享時(shí)存在兼容性問題，進(jìn)一步限制了檔案信息的共享和利用。

此外，檔案共享機(jī)制欠缺還可能導(dǎo)致信息孤島的出現(xiàn)，原因在于各部門之間缺乏有效的信息共享機(jī)制，一些重要的檔案信息被孤立在特定部門或地區(qū)內(nèi)，無法得到有效的利用和開發(fā)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新路徑

1.構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，民政檔案管理面臨的首要挑戰(zhàn)是如何高效地管理和利用海量的檔案數(shù)據(jù)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，是解決這一問題的有效途徑。

婚姻檔案是民政部門管理的重要檔案之一，記錄了公民的婚姻狀況，包括結(jié)婚和離婚等關(guān)鍵信息，傳統(tǒng)的婚姻檔案管理方式以紙質(zhì)檔案為主，存在存儲(chǔ)空間有限與檢索效率低等問題。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建婚姻檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，成為提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。構(gòu)建婚姻檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理和分析。首先，需通過數(shù)字化手段將紙質(zhì)婚姻檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集。其次，利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，深度挖掘和分析婚姻檔案數(shù)據(jù)，為民政決策提供數(shù)據(jù)支持。

以某市民政局為例，婚姻檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)帶來顯著的效果。一方面，在線查詢和檢索功能提高了檔案的利用效率，市民可以通過互聯(lián)網(wǎng)或移動(dòng)App等渠道，隨時(shí)隨地查詢自己的婚姻檔案，方便快捷。另一方面，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)，該局還可以對(duì)婚姻檔案數(shù)據(jù)展開深度挖掘和分析，為制定婚姻政策和優(yōu)化服務(wù)流程等提供數(shù)據(jù)支持。

2.開發(fā)智能檢索系統(tǒng)，提高檔案搜索效率

在民政檔案管理中，土地檔案記錄了公民的土地權(quán)益，是維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和公平正義的重要基礎(chǔ)，但傳統(tǒng)的土地檔案管理方式存在檢索效率低與準(zhǔn)確性差等問題，如何開發(fā)智能檢索系統(tǒng)，提高檔案搜索效率，成為解決此類問題的關(guān)鍵。

以土地檔案管理為例，智能檢索系統(tǒng)的開發(fā)需要實(shí)現(xiàn)自然語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。首先，通過自然語言處理技術(shù)，協(xié)助系統(tǒng)理解用戶的查詢意圖，提取關(guān)鍵信息，并將其與土地檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)匹配。其次，利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，系統(tǒng)可以不斷優(yōu)化檢索算法，提高檢索的準(zhǔn)確性和效率的同時(shí)，智能檢索系統(tǒng)還可以提供多種查詢方式，如關(guān)鍵詞查詢與模糊查詢等，滿足不同用戶的需求。

以某縣民政局為例，土地檔案智能檢索系統(tǒng)開發(fā)后，快速檢索提高了檔案的利用效率，使得用戶可以在短時(shí)間內(nèi)快速找到所需信息，避免傳統(tǒng)檢索方式中煩瑣的查找過程。另外，精準(zhǔn)定位提高了檔案的準(zhǔn)確性，借此準(zhǔn)確匹配用戶的查詢意圖和檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，以防傳統(tǒng)檢索方式中可能出現(xiàn)的誤檢和漏檢情況。此外，智能檢索系統(tǒng)還可以根據(jù)用戶的查詢歷史和行為習(xí)慣，推薦相關(guān)的土地檔案信息，為用戶提供更加個(gè)性化的服務(wù)。

3.建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，強(qiáng)化跨部門協(xié)作能力

在民政檔案管理工作中，退伍軍人檔案記錄了退伍軍人的基本信息及其服役經(jīng)歷，構(gòu)成了保障退伍軍人合法權(quán)益和助力其就業(yè)創(chuàng)業(yè)的堅(jiān)實(shí)基石。傳統(tǒng)的退伍軍人檔案管理方式存在部門間信息孤島和數(shù)據(jù)共享不暢等問題，建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，強(qiáng)化跨部門協(xié)作能力很有必要。

以退伍軍人檔案為例，數(shù)據(jù)共享機(jī)制的建立需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、整合和共享，此過程需通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各部門之間的數(shù)據(jù)格式和內(nèi)容一致，便于數(shù)據(jù)的整合和共享，并利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)等技術(shù)手段，整合和存儲(chǔ)各部門的退伍軍人檔案數(shù)據(jù)，形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)也很重要，更利于實(shí)現(xiàn)各部門之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和共享利用。

例如，某省退役軍人事務(wù)廳建立退伍軍人檔案數(shù)據(jù)共享機(jī)制后，可實(shí)現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)共享和協(xié)作，在工作中制定了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，整合和存儲(chǔ)各部門的退伍軍人檔案數(shù)據(jù)，并建立了數(shù)據(jù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與公安、人社和教育等部門的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。一方面，數(shù)據(jù)共享打破了部門間的信息孤島，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享利用，且各部門可通過數(shù)據(jù)共享平臺(tái)獲取所需的退伍軍人檔案信息，避免重復(fù)采集和錄人，提高了工作效率。另一方面，跨部門協(xié)作也提升了服務(wù)的精準(zhǔn)性和針對(duì)性，且通過數(shù)據(jù)共享和協(xié)作，各部門還可共同制定針對(duì)退伍軍人的優(yōu)惠政策和服務(wù)措施，為退伍軍人提供更加精準(zhǔn)和貼心的服務(wù)。此外，數(shù)據(jù)共享還可以為制定退伍軍人政策和優(yōu)化服務(wù)流程等提供數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)退伍軍人事務(wù)工作的科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。

4.加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全無虞

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，民政檔案管理工作不僅面臨著數(shù)據(jù)量激增和管理難度加大的挑戰(zhàn)，還承擔(dān)著保護(hù)個(gè)人隱私和敏感信息的重任，特別是計(jì)生檔案類涉及個(gè)人生育情況和家庭關(guān)系等敏感信息的檔案，其信息安全防護(hù)工作尤為重要。

以計(jì)生檔案管理為例，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作中加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)的創(chuàng)新路徑。一方面，需構(gòu)建完善的檔案信息安全防護(hù)體系，包括制定嚴(yán)格的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息的收集、存儲(chǔ)、使用和銷毀等各環(huán)節(jié)的安全要求的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)防護(hù)，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和防火墻技術(shù)等手段，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)和處理過程中的安全性。另一方面，則應(yīng)強(qiáng)化檔案信息安全意識(shí)教育，針對(duì)民政檔案管理人員定期開展檔案信息安全培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案信息安全重要性的認(rèn)識(shí)和防范能力，并加強(qiáng)對(duì)公眾的檔案信息安全宣傳，引導(dǎo)公眾了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)，共同維護(hù)檔案信息安全。

以某民政局為例，該局在加強(qiáng)計(jì)生檔案信息安全防護(hù)方面采取了多項(xiàng)創(chuàng)新措施。一方面，該局建立完善的檔案信息安全管理制度，明確檔案信息的收集、存儲(chǔ)、使用和銷毀等流程的安全要求，并設(shè)立了專門的檔案信息安全管理崗位，負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理檔案信息安全工作。另一方面，該局引入了先進(jìn)的加密技術(shù)和防火墻技術(shù)，對(duì)計(jì)生檔案數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)和傳輸，有效防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。此外，該局還注重加強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)教育，針對(duì)檔案管理人員，該局定期舉辦檔案信息安全培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家授課，提高管理人員的檔案信息安全意識(shí)和防范能力。同時(shí)，還通過宣傳欄和某信公眾號(hào)等渠道，向公眾普及檔案信息安全知識(shí)，引導(dǎo)公眾了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)，不僅有效防正數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問等安全事件的發(fā)生，還提高了檔案管理人員和公眾的檔案信息安全意識(shí)，最終為民政檔案管理工作的順利開展提供了有力保障。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代為民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新提供了廣闊的空間和無限的可能。一方面，可通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，以此有效解決紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間有限的問題。同時(shí)，還可開發(fā)智能檢索系統(tǒng)，大幅提高檔案的搜索效率，使檔案信息的獲取更加便捷。另一方面，需建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，強(qiáng)化跨部門協(xié)作能力，為打破信息孤島和實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置起到促進(jìn)作用，全面推動(dòng)民政檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉明強(qiáng).大數(shù)據(jù)背景下民政檔案管理與文化建設(shè)分析[J].智庫時(shí)代，2023（26）：76-78.

[2]趙新星.大數(shù)據(jù)背景下強(qiáng)化檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（02）：13-15.

[3]耿畫青.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2024（02）：106-108.

[4]劉巍.基于大數(shù)據(jù)背景試析如何優(yōu)化與創(chuàng)新民政檔案管理工作[J].中文信息，2022（04）：91-93.

[5]陳明玉.大數(shù)據(jù)時(shí)代民政檔案管理工作模式的創(chuàng)新策略研究[J].山東檔案，2022（06）：40.

[6]鄧增月.大數(shù)據(jù)時(shí)代下提升檔案管理工作質(zhì)量的路徑探索[J].名匯，2024（05）：29-31.

[7]韓新芝，劉述田.探索大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作質(zhì)量提升路徑[J].城市情報(bào)，2023（14）：94-96.

[8]劉英志.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路[J].中文信息，2022（12）：37-39.

[9]項(xiàng)璞.“數(shù)字民政”視域下民政專業(yè)檔案信息化管理工作探析[J].黑龍江檔案，2022（05）：137-139.

[10]姜東艷.大數(shù)據(jù)技術(shù)在基層檔案工作中的應(yīng)用探索[J].蘭臺(tái)世界，2022（03）：87-89.

作者單位：山東省日照市嵐山區(qū)黃墩鎮(zhèn)人民政府