審計部門給出減少企業(yè)賬外物資管理的全新思路

鐵路是構(gòu)建現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施體系的重要組成部分，是國家綜合立體交通網(wǎng)的主干，在暢通市場中發(fā)揮著巨大的作用。而物資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是鐵路運輸生產(chǎn)不間斷進(jìn)行的保證，是安全運輸生產(chǎn)的基礎(chǔ)防線，也是控制成本的重要環(huán)節(jié)。

本文圍繞物資管理，簡述鐵路企業(yè)物資管理模式，以賬外物資為基點，闡述物資管理中賬外物資的形式、成因，從審計查證視角分析賬外物資，并提出管理建議，以提高物資管理水平，真實反映企業(yè)物資管理情況。

企業(yè)目前物資管理現(xiàn)狀

目前，鐵路企業(yè)物資管理遵循的原則是：歸口管理、分級負(fù)責(zé)、分類指導(dǎo)、管采供分離。具體而言，歸口管理是指集團(tuán)公司、基層單位兩級物資部門分別負(fù)責(zé)集團(tuán)公司、基層單位的物資歸口管理工作；分級負(fù)責(zé)是指集團(tuán)公司、基層單位按照管理權(quán)限承擔(dān)各自物資管理責(zé)任；分類指導(dǎo)是指將鐵路物資按用途分為生產(chǎn)經(jīng)營物資和建設(shè)物資進(jìn)行分類管理；管采供分離是指按照管理、采購、供應(yīng)相分離的模式，建立權(quán)力制衡、協(xié)調(diào)高效的物資管理機(jī)制，統(tǒng)籌配置供應(yīng)鏈資源，構(gòu)建具有鐵路特色的現(xiàn)代企業(yè)物資管理體系。

審計視角下企業(yè)賬外物資的形成原因分析

從審計人員視角出發(fā)，結(jié)合物資管理審計查證內(nèi)容和方式，分析企業(yè)物資管理過程中容易產(chǎn)生物資失管失控風(fēng)險點的環(huán)節(jié)與節(jié)點，即從物資管理制度的健全性和有效性、物資采購與生產(chǎn)任務(wù)需求的匹配性、物資管理部門與業(yè)務(wù)部門的協(xié)同性等方面進(jìn)行考量。從提出采購需求、實施采購、物資領(lǐng)用，到廢舊物資回收與處置，每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險點。

制度管理其一，物資出入庫登記制度存在漏洞，造成物資實際已被領(lǐng)用消耗，卻未在物資管理系統(tǒng)做出庫處理，相應(yīng)的財務(wù)賬目因無記錄而無法反映，日積月累易形成賬外資產(chǎn)。

其二，物資盤點制度缺乏有效監(jiān)督，沒有嚴(yán)格按照盤點流程全面清點、核對賬實，導(dǎo)致賬實不符，形成賬外資產(chǎn)。

其三，對于一些特殊物資的核算，如捐贈、抵債收回的物資，企業(yè)未明確規(guī)定賬務(wù)處理方式，財務(wù)人員無據(jù)可依，不知如何記賬，就可能將這類物資擱置賬外，未納入資產(chǎn)核算體系。

其四，內(nèi)部審計未能實現(xiàn)全年全覆蓋，審計重點也不能全面兼顧，導(dǎo)致被審計單位物資管理混亂問題不能及時發(fā)現(xiàn)與糾正。當(dāng)遇到機(jī)構(gòu)組織改革、生產(chǎn)力布局調(diào)整等重大事項時，人員更迭，物資去向不明，形成大量賬外資產(chǎn)。

其五，在大數(shù)據(jù)時代，內(nèi)部審計人員僅依賴傳統(tǒng)的賬目核對方式，不與當(dāng)下審計環(huán)境相適應(yīng)，未采用實地觀察、模型分析、信息化數(shù)據(jù)分析等現(xiàn)代審計手段，導(dǎo)致難以發(fā)現(xiàn)被人為篡改或漏記的物資信息，使得賬外資產(chǎn)隱匿。

需求層面其一，生產(chǎn)應(yīng)急需求。企業(yè)由于突發(fā)情況而產(chǎn)生的物資需求，為保障企業(yè)安全生產(chǎn)，臨時采購計劃外物資，直接投入生產(chǎn)，來不及辦理入庫、請款、記賬等正規(guī)流程，形成賬外物資。

為滿足生產(chǎn)過程中的特定需求，利用單位原有物資進(jìn)行改造，或者進(jìn)行修舊利廢，但整個過程未進(jìn)行有效記錄。改造后成品投入使用，被挪用物資未從賬上核銷，造成賬實不符，形成賬外資產(chǎn)。

其二，企業(yè)經(jīng)營管理人為需求。單位經(jīng)營指標(biāo)完成情況不佳，進(jìn)而有意識、有目的地通過調(diào)整物資存量，暫估成本調(diào)節(jié)經(jīng)營指標(biāo)，將賬外物資作為調(diào)節(jié)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤的“蓄水池”。

由于資金預(yù)算卡控較嚴(yán)，且次年預(yù)算按上年預(yù)算來安排，資金有限，企業(yè)提前列支成本，實際未使用，形成賬外物資。

在企業(yè)物資清查過程中，各單位由于以前年度的物資需求與儲備不匹配，形成長期積壓無動態(tài)物資。為了實現(xiàn)庫存管理目標(biāo)，減少庫存，經(jīng)過不合理核銷，形成賬外物資等。

部門之間協(xié)同性層面其一，信息傳遞不暢。物資采購信息在物資管理部門未及時傳導(dǎo)，采購部門簽訂物資采購合同后，未及時將合同關(guān)鍵信息（如采購數(shù)量、到貨時間、特殊條款等）傳遞給倉庫和財務(wù)部門。倉庫驗收物資無據(jù)可依，財務(wù)部門無法準(zhǔn)確預(yù)估入賬金額與時間，容易造成物資已入庫但財務(wù)未入賬，形成賬外物資。

其二，職責(zé)劃分不清。業(yè)務(wù)部門、物資管理部門和財務(wù)部門之間職責(zé)界定模糊，在廢舊物資回收處置、物資調(diào)撥時，出現(xiàn)相互推諉扯皮、無法確定責(zé)任人的情況，業(yè)務(wù)流程銜接不順暢。調(diào)撥物資缺乏跟蹤監(jiān)督，調(diào)撥業(yè)務(wù)的雙方、財務(wù)部門都未及時進(jìn)行處理，導(dǎo)致賬實脫節(jié)，形成賬外資產(chǎn)。

審計視角下針對企業(yè)賬外物資的管理建議

通過對賬外物資形成原因的分析可以發(fā)現(xiàn)，由于物資管理部門、使用部門與財務(wù)部門三方分離，導(dǎo)致物資實物與價值相分離，為賬外物資的產(chǎn)生提供了空間。短期來看，賬外物資不可能完全消除，只能從審計視角提供優(yōu)化建議，以減少賬外物資的產(chǎn)生。

提高思想認(rèn)識要正確認(rèn)識物資管理在鐵路企業(yè)經(jīng)營管理中的重要地位，從思想上杜絕使用賬外物資調(diào)節(jié)庫存、調(diào)節(jié)當(dāng)期經(jīng)營成果的錯誤意識，在實際工作中貫徹物資管理實物與價值相統(tǒng)一的精神。此外，應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)宣傳工作。組織物資管理相關(guān)培訓(xùn)，宣傳物資管理規(guī)章制度、賬務(wù)處理流程以及賬外物資的危害等內(nèi)容，使員工了解物資管理的重要性和規(guī)范要求，強(qiáng)化責(zé)任意識。

加強(qiáng)部門協(xié)同首先，建立溝通機(jī)制。搭建跨部門溝通平臺，定期召開物資管理協(xié)調(diào)會；或者利用企業(yè)即時通訊工具建立專門群組，及時交流物資采購、使用、庫存等信息，解決部門間信息不暢的問題。

其次，明確協(xié)同流程。梳理物資管理全流程中各部門的工作銜接點，制定詳細(xì)的協(xié)同工作流程，明確物資管理部門、業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門之間的職責(zé)，確保各環(huán)節(jié)有序銜接，使物資采購、使用信息能夠及時傳遞，真實準(zhǔn)確地反映物資動態(tài)。

優(yōu)化庫存管理首先，采用信息化技術(shù)完善物資管理系統(tǒng)。引入先進(jìn)的物資管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物資出入庫、庫存盤點等操作的信息化管理，實時更新庫存數(shù)據(jù)，提高庫存信息的準(zhǔn)確性和及時性，便于及時發(fā)現(xiàn)賬外物資。

其次，定期清理庫存。制訂定期盤點計劃及庫存清理計劃，定期對積壓、廢舊物資進(jìn)行清理和評估。及時處理無使用價值的物資，對有價值的物資進(jìn)行合理調(diào)配或入賬管理，減少賬外物資產(chǎn)生的可能性。

加強(qiáng)監(jiān)督檢查其一，建立監(jiān)督檢查小組。由內(nèi)部審計、財務(wù)、物資管理等部門人員組成監(jiān)督小組，定期對物資管理情況進(jìn)行檢查。從賬外物資的形成源頭抓起，定期分析相關(guān)數(shù)據(jù)，促進(jìn)物資管理水平提高。

其二，加大懲處力度。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的賬外物資問題，嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，根據(jù)問題嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)處罰，以起到威懾警示作用，防止類似問題再次發(fā)生。

作者單位：大秦鐵路股份有限公司大秦審計辦公室