云計(jì)算技術(shù)在檔案管理智能化發(fā)展中的實(shí)踐與保密性探索

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入全新的發(fā)展進(jìn)程，為了進(jìn)一步提升整體檔案管理的質(zhì)量與效率，有效促進(jìn)檔案管理工作的智能化發(fā)展，可以合理引入云計(jì)算技術(shù)，不僅可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于各類檔案數(shù)據(jù)的高效分類與檢索，還能在后續(xù)為相關(guān)用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，更好地滿足用戶的需求。文章明確了云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用特征與管理困境，深入分析了云計(jì)算技術(shù)在檔案管理智能化發(fā)展中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與發(fā)展前景，并在此基礎(chǔ)上提出其實(shí)踐應(yīng)用措施。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算；檔案管理智能化；實(shí)踐應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

目前，大多數(shù)檔案管理工作在實(shí)際開展中是以本地服務(wù)器為基礎(chǔ)來(lái)建立對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，會(huì)加大各類管理問(wèn)題的發(fā)生概率，還會(huì)對(duì)后續(xù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性與檢索效率造成不良影響。因此，需要在內(nèi)部引入云計(jì)算技術(shù)，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)對(duì)以往檔案管理系統(tǒng)的智能化升級(jí)，通過(guò)這種方式可以在穩(wěn)步提升檔案管理綜合效果的基礎(chǔ)上，為用戶帶來(lái)更加良好的體驗(yàn)。

一、云計(jì)算的應(yīng)用特征與管理困境

1.網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用特征

首先，通過(guò)對(duì)云計(jì)算技術(shù)的合理應(yīng)用，可以有效完成對(duì)各類檔案信息的合理分配，在這種管理模式中，用戶只需要選擇相應(yīng)的操作方式即可，并不需要額外關(guān)注云計(jì)算的運(yùn)行狀態(tài)，這種更加個(gè)性化的服務(wù)模式可以為后續(xù)智能化檔案的管理起到積極的促進(jìn)作用；其次，云計(jì)算技術(shù)還能對(duì)較為復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)規(guī)劃，并在后續(xù)對(duì)各類檔案進(jìn)行處理時(shí)，也能通過(guò)云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行針對(duì)性處理，滿足用戶的需求。同時(shí)，用戶在進(jìn)行操作時(shí)只需要連接云端，就可以對(duì)檔案資源進(jìn)行合理分配；最后，更加注重智能化操作，有利于提升檔案管理的便捷性。通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面整合來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的分類索引，從而穩(wěn)步提升檔案管理的準(zhǔn)確度。除此之外，網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算技術(shù)還可以提供各類完善的安全措施，對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，確保其不會(huì)被泄露或惡意篡改。

2.在檔案智能化管理中應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)的困境

由于檔案信息較為復(fù)雜，整體數(shù)據(jù)也處在一種較為分散的狀態(tài)，導(dǎo)致后續(xù)建立的信息檢索機(jī)制無(wú)法形成較為完整的體系。同時(shí)，檔案中各類信息的來(lái)源也比較混亂，再加上信息收集模式與管理方式并不相同，也會(huì)提升檔案管理的整體難度。在引入云計(jì)算技術(shù)的實(shí)際進(jìn)程中，通過(guò)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)共享以及集群應(yīng)用等功能的合理應(yīng)用，可以將不同部門產(chǎn)生的不同類型的檔案全面集合，從而展開更加高效的協(xié)同合作，還要對(duì)外提供業(yè)務(wù)訪問(wèn)與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等基本功能，但要避免發(fā)生隱私被泄露等問(wèn)題。在智能化檔案管理模式中，無(wú)論是檔案管理部門還是相關(guān)用戶，其都屬于一種網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，如果后續(xù)沒(méi)有采取較為完整的安全保護(hù)措施，系統(tǒng)很容易會(huì)受到木馬病毒的侵襲，會(huì)加大各類安全問(wèn)題的發(fā)生概率。

二、云計(jì)算在檔案管理智能化發(fā)展中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與發(fā)展前景

1.云計(jì)算在檔案管理智能化發(fā)展的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

首先，能夠高效存儲(chǔ)與共享檔案。在以往的檔案管理工作中，需要提供充足的物理空間來(lái)存儲(chǔ)各類檔案文件，但通過(guò)對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，能大幅度降低檔案所產(chǎn)生的空間消耗，使得各類檔案能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在云端中，不僅能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn)與高效共享，還有利于提高檔案信息的整體應(yīng)用效率。同時(shí)，云計(jì)算技術(shù)還提供了便捷化程度更高的共享平臺(tái)，通過(guò)云存儲(chǔ)以及云服務(wù)，可以確保相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)能夠與其他組織之間進(jìn)行信息共享，從而實(shí)現(xiàn)跨部門甚至跨地區(qū)的協(xié)同合作，并且云計(jì)算技術(shù)中所具備的權(quán)限管理功能，能夠有效保證檔案共享的安全性與穩(wěn)定性。

其次，靈活性與安全性較強(qiáng)。云計(jì)算技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中能夠?qū)崿F(xiàn)更加靈活的資源調(diào)配，使得用戶完全可以結(jié)合基本需求來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行調(diào)整與計(jì)算，更好地保證檔案管理的綜合效率，也有利于減少檔案管理所產(chǎn)生的成本消耗。在實(shí)際檔案管理工作中，還要提升對(duì)信息安全的重視程度，尤其是對(duì)那些涉及機(jī)密信息以及個(gè)人隱私的檔案，更應(yīng)當(dāng)進(jìn)行針對(duì)性處理。目前，云計(jì)算技術(shù)的數(shù)據(jù)加密以及訪問(wèn)控制等安全技術(shù)措施，能夠更好地提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，還具備備份以及災(zāi)難恢復(fù)等重要功能，進(jìn)一步保證了檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.云計(jì)算在檔案管理智能化的應(yīng)用前景

一是大數(shù)據(jù)分析。在云計(jì)算與大數(shù)據(jù)等多種技術(shù)手段高速發(fā)展的背景下，能夠更加深入地挖掘各類檔案信息，結(jié)合云計(jì)算與大數(shù)據(jù)分析，能夠準(zhǔn)確找尋檔案管理的基本規(guī)律，為相關(guān)決策人員提供更加科學(xué)、合理的參考依據(jù)。同時(shí)，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)還能夠幫助管理人員準(zhǔn)確找出檔案內(nèi)部存在的異常問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的同步提升。

二是跨區(qū)域的協(xié)同共享。云計(jì)算技術(shù)為檔案管理工作的智能化發(fā)展提供了必要的協(xié)同化平臺(tái)，檔案管理工作在實(shí)際開展進(jìn)程中，需要靈活應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)來(lái)突破地區(qū)產(chǎn)生的限制，確保各類檔案信息能夠得到高效共享與應(yīng)用。在后續(xù)的發(fā)展中，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注跨部門與跨地區(qū)的合作交流，以有效滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)于信息資源的基本需求。

三是區(qū)塊鏈技術(shù)。在云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)程中，融入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)能夠進(jìn)一步提升檔案管理的整體安全性，保證檔案信息不會(huì)被隨意篡改，穩(wěn)步提升檔案信息的完整性。并且，區(qū)塊鏈技術(shù)還可以構(gòu)建完整的信任機(jī)制，有效促進(jìn)后續(xù)的檔案共享與合作，確保檔案管理的整體效率與質(zhì)量能夠得到同步提升。

三、云計(jì)算在檔案管理智能化發(fā)展中的實(shí)踐應(yīng)用措施

1.設(shè)計(jì)更加完善的智能化檔案管理系統(tǒng)

首先，能夠高效收集檔案。檔案是各社會(huì)組織在發(fā)展進(jìn)程中所形成的信息載體，在具體類型上相對(duì)較為復(fù)雜。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在明確檔案具體類型的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地收集各類檔案信息。目前，檔案管理智能化發(fā)展的主要目標(biāo)就是更加高效地將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，為后續(xù)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與檢索起到良好的促進(jìn)作用。例如，采用OCR等現(xiàn)代化技術(shù)手段，檔案管理人員可以針對(duì)原本檔案中的文字信息展開高效轉(zhuǎn)換，在保存好原本檔案信息的基礎(chǔ)上，提升后續(xù)信息獲取的便捷程度；再如，對(duì)于轉(zhuǎn)換部分較為特殊的音頻或視頻資料，必須避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損失或損壞等情況。

其次，方便檔案的借閱管理?？梢酝ㄟ^(guò)更加完善的智能化管理系統(tǒng)來(lái)優(yōu)化原本的借閱步驟。一是進(jìn)行智能化的用戶注冊(cè)。在系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)優(yōu)化用戶的注冊(cè)與登錄等多種功能，確保順利通過(guò)認(rèn)證的用戶可以進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，還要結(jié)合用戶的具體情況為其分配相應(yīng)權(quán)限，以此為基礎(chǔ)確定后續(xù)借閱檔案的具體類型與數(shù)量；二是提交對(duì)應(yīng)的檔案申請(qǐng)借閱表，仔細(xì)填寫表中的各類信息，比如檔案的節(jié)約理由以及檔案標(biāo)號(hào)等，而后就可以通過(guò)對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的合理應(yīng)用，將這部分信息傳送給審核人員，這樣，在經(jīng)過(guò)審核過(guò)后就可以通過(guò)檔案的借閱申請(qǐng)。三是檔案借閱的審核與批準(zhǔn)流程，在審核過(guò)后，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間將審核結(jié)果發(fā)送給對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)人，使其能夠進(jìn)一步明確檔案借閱的主要期限等多種信息。

最后，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理信息的遠(yuǎn)程查詢。在各事業(yè)單位的日常工作開展過(guò)程，通常需要相關(guān)人員或單位提供檔案證明，在這種情況下，檔案管理部門就必須要提供針對(duì)性更強(qiáng)的服務(wù)內(nèi)容，在優(yōu)化遠(yuǎn)程查詢功能的基礎(chǔ)上滿足用戶的基本需求，提升檔案管理部門的綜合服務(wù)質(zhì)量，為單位后續(xù)的智能化檔案管理起到更好的促進(jìn)作用。

2.加大對(duì)智能化檔案檢索與定制服務(wù)的開發(fā)力度

首先，開發(fā)智能化檔案檢索功能。在結(jié)合云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案智能化管理的實(shí)際進(jìn)程中，檢索功能是關(guān)鍵所在，需要在后續(xù)工作中結(jié)合實(shí)際情況明確檔案信息所具備的基本性質(zhì)，以此為基礎(chǔ)完善和優(yōu)化數(shù)字化檢索功能。通過(guò)編號(hào)或關(guān)鍵詞檢索等多種方式，穩(wěn)步提升檔案信息檢索的準(zhǔn)確性與合理性。相關(guān)檔案管理部門也要靈活應(yīng)用各類技術(shù)措施實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索功能的持續(xù)優(yōu)化，其中可以通過(guò)合理應(yīng)用Solr或Elasticsearch技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類文本信息的全面處理，有利于提高數(shù)字化檢索的準(zhǔn)確程度。同時(shí)，還要在內(nèi)部設(shè)計(jì)出更加合理的檢索算法，通過(guò)對(duì)Web界面以及API接口的合理開發(fā)，提供準(zhǔn)確性更高的檢索選項(xiàng)與檢索參數(shù)，可以為用戶提供各類檢索方法。其中，還要建立對(duì)應(yīng)的搜索引擎集群，并合理配置檢索參數(shù)，確保智能化檔案管理所具備的檢索功能有更高的穩(wěn)定性，有效滿足檔案數(shù)據(jù)檢索方面所產(chǎn)生的基本需求，提高檔案工作的完成效率。

其次，提供個(gè)性化的定制服務(wù)。在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行智能化檔案管理時(shí)，利用智能化平臺(tái)可以有效提供各類個(gè)性化服務(wù)。尤其是在管理措施的落實(shí)階段，相關(guān)檔案管理人員必須明確用戶的個(gè)性化需求，結(jié)合用戶的具體情況進(jìn)行深層次調(diào)研，在明確檔案管理信息實(shí)際使用場(chǎng)景的同時(shí)，確定后續(xù)智能化檔案管理服務(wù)涉及的重點(diǎn)內(nèi)容。并且，在實(shí)際操作中也要靈活應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)優(yōu)化定制服務(wù)，幫助管理人員開發(fā)出多樣化的定制功能，確保后續(xù)可以在融合用戶需求的基礎(chǔ)上來(lái)完善對(duì)應(yīng)的檔案管理方式。其中，需要重點(diǎn)關(guān)注的是保證用戶操作界面的簡(jiǎn)潔性，使檔案使用人員能夠在短時(shí)間內(nèi)掌握相應(yīng)的操作技能，在根本上提升用戶的使用體驗(yàn)。除此之外，還要采取用戶喜愛和習(xí)慣的方式傳遞個(gè)性化的定制信息，如采用電子郵件發(fā)送等，用戶可以在高效獲取自身所需檔案信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合平臺(tái)的推送內(nèi)容來(lái)關(guān)注相關(guān)信息的最新動(dòng)態(tài)，對(duì)檔案智能化管理質(zhì)量的提升也起到了良好的促進(jìn)作用。

3.采用云計(jì)算積極完善智能化檔案管理制度

目前，在云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)程中，智能化檔案管理制度的完善優(yōu)化是其中涉及的重要內(nèi)容，在這一階段應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合目標(biāo)的設(shè)定原則來(lái)完善相關(guān)制度。結(jié)合實(shí)際情況可以看出，目前的智能化檔案管理主要涉及長(zhǎng)期和短期兩種目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在優(yōu)化用戶體驗(yàn)、保證檔案數(shù)據(jù)完整性的基礎(chǔ)上明確管理目標(biāo)，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，還要制定完善的檔案管理流程，并確定各工作環(huán)節(jié)的基本職責(zé)與要求。在確認(rèn)具體目標(biāo)后，檔案管理部門必須以此為基礎(chǔ)優(yōu)化智能化檔案管理制度。

首先，制定管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。其中，需要結(jié)合云計(jì)算技術(shù)來(lái)構(gòu)建統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以將檔案數(shù)據(jù)信息的編碼、命名以及分類情況作為標(biāo)準(zhǔn)，能夠在根本上提升檔案數(shù)據(jù)信息所具備的規(guī)范性。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立與之對(duì)應(yīng)的質(zhì)量控制機(jī)制，定期對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)展開合理的檢查與評(píng)估，從而保證檔案信息的時(shí)效性不會(huì)受到影響。

其次，提高檔案管理流程的規(guī)范性。在檔案管理的智能化發(fā)展進(jìn)程中，最為重要的就是制定更加詳細(xì)的管理流程，重點(diǎn)明確檔案信息收集、整理以及存儲(chǔ)等方面要求，必要情況下還要建立專業(yè)化的檔案管理崗位，明確不同工作環(huán)節(jié)的基本職責(zé)與權(quán)限，從而保證智能化檔案管理工作能夠更加順利開展，并通過(guò)完整的管理審核機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)針對(duì)性更強(qiáng)的審核把關(guān)。

最后，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過(guò)對(duì)各類智能化設(shè)備與軟件的合理應(yīng)用，能夠在充分發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步提升檔案管理整體智能化轉(zhuǎn)換質(zhì)效，并對(duì)已經(jīng)采用云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行智能化處理的檔案，也要展開全方位的質(zhì)量檢查，從而保證檔案數(shù)據(jù)有著更高的準(zhǔn)確性。

4.充分發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)在智能化檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

首先為檔案儲(chǔ)存以及檔案共享。在以往的檔案管理工作中，需要消耗較多的物理空間來(lái)存放各類與檔案相關(guān)的紙質(zhì)文件，而通過(guò)對(duì)于云計(jì)算技術(shù)的合理應(yīng)用就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于儲(chǔ)存空間的全面拓展，這樣即便檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出一種持續(xù)增長(zhǎng)的狀態(tài)，也可以利用云計(jì)算技術(shù)展開高效儲(chǔ)存。應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)可以將檔案信息以數(shù)字化形式直接保存在云端，也有利于后續(xù)直接訪問(wèn)，在根本上提升檔案自身的利用效率與利用質(zhì)量。同時(shí)，云計(jì)算技術(shù)也為智能化檔案管理提供了便捷性更高的共享平臺(tái)，利用云服務(wù)與云儲(chǔ)存等多種功能，檔案機(jī)構(gòu)完全可以與其他各類專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息共享，以此來(lái)促進(jìn)跨部門協(xié)同工作的順利開展，并且云計(jì)算的權(quán)限管理功能也能夠有效提升檔案共享的安全性與穩(wěn)定性。

其次是檔案安全與成本消耗。在智能化檔案管理工作的開展進(jìn)程中，起步需要提高對(duì)信息安全方面的重視程度，尤其是那些與機(jī)密信息或是個(gè)人隱私信息相關(guān)的檔案，更應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)管理，而云計(jì)算技術(shù)能夠在多個(gè)層次上進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，并通過(guò)訪問(wèn)控制以及身份認(rèn)證等多種措施的合理應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)更加完整，降低各類安全問(wèn)題的發(fā)生概率。并且云計(jì)算平臺(tái)還可以對(duì)各類信息進(jìn)行備份與恢復(fù)，從而穩(wěn)步提升檔案信息的持久性。云計(jì)算技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用進(jìn)程中可以逐步減少智能化檔案管理所產(chǎn)生的成本消耗，為后續(xù)檔案管理工作的順利開展提供必要的資金支撐。

最后是智能化處理。通過(guò)人工智能與云計(jì)算技術(shù)的全面融合，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于各類檔案信息的智能化處理與分析，在智能化檔案管理中合理地引入機(jī)器學(xué)習(xí)以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，可以有效挖掘檔案內(nèi)部所隱藏的各類信息，為后續(xù)的決策提供必要支撐。同時(shí)，智能化處理還能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行高效的檢索與分類，確保檔案管理質(zhì)量與管理效率能夠?qū)崿F(xiàn)同步提升。

四、結(jié)論

綜上所述，在目前的社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，云計(jì)算技術(shù)已經(jīng)得到了較為全面的發(fā)展，為了進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理工作的智能化轉(zhuǎn)型，可以通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算技術(shù)的合理應(yīng)用，持續(xù)完善智能化檔案管理工作的細(xì)節(jié)，為相關(guān)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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作者單位：棗莊市婦女聯(lián)合會(huì)