“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理體制優(yōu)化研究

[摘 要]隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域正面臨深刻變革與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)管理模式在信息化浪潮中暴露出資源孤島、流程復(fù)雜、數(shù)據(jù)安全隱患等問題，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高效、便捷檔案服務(wù)的需求。因此，優(yōu)化檔案管理體制，推動(dòng)技術(shù)融合與管理創(chuàng)新成為必然選擇。在此背景下，檔案管理體制須通過引入智能化技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)化流程、隱私保護(hù)機(jī)制以及多元服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)管理效能的提升、信息資源的共享與安全保障，推動(dòng)檔案服務(wù)邁向智慧化和互動(dòng)化發(fā)展，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案管理；體制優(yōu)化

“互聯(lián)網(wǎng)+”作為現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)深度融合的重要模式，正在加速各領(lǐng)域的數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型。在這一趨勢(shì)下，檔案管理不再僅是信息的靜態(tài)存儲(chǔ)，而是資源整合、知識(shí)共享和服務(wù)創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)檔案管理體制受限于信息孤島現(xiàn)象和煩瑣的管理流程，難以滿足社會(huì)對(duì)便捷、高效檔案服務(wù)的需求，同時(shí)，數(shù)字技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理帶來了新的契機(jī)與挑戰(zhàn)。一方面，智能化技術(shù)的引入推動(dòng)了檔案管理模式的革新，提升了信息資源利用的廣度和深度；另一方面，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題日益凸顯，對(duì)檔案管理提出了更高要求。在此背景下，通過優(yōu)化檔案管理體制，推動(dòng)技術(shù)融合與流程創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)安全、高效的信息資源管理和共享，已成為檔案管理現(xiàn)代化的核心目標(biāo)。要想加速檔案管理體制的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要強(qiáng)化多方協(xié)同與資源共享。通過構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案資源在不同系統(tǒng)和平臺(tái)間的互聯(lián)互通，徹底打破信息孤島。同時(shí)，要注重人才培養(yǎng)和組織文化的塑造，不斷提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，營(yíng)造創(chuàng)新氛圍。強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的加密、審計(jì)等安全技術(shù)，構(gòu)建可信的數(shù)據(jù)環(huán)境，從而確保檔案資源在全生命周期中的安全可控。唯有在技術(shù)與制度的雙重驅(qū)動(dòng)下，檔案管理才能真正迎來全面升級(jí)，為社會(huì)提供更加便捷、高效的服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)體制與新興技術(shù)的碰撞

檔案管理體制長(zhǎng)期依賴線下流程、實(shí)物存儲(chǔ)和人工操作，這種模式雖有完整的規(guī)范體系，但在數(shù)字化環(huán)境中表現(xiàn)出滯后性。新興技術(shù)的快速應(yīng)用推動(dòng)了信息處理效率的提升，但傳統(tǒng)管理理念與技術(shù)創(chuàng)新之間的沖突，使檔案管理難以實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同。部分機(jī)構(gòu)在技術(shù)升級(jí)中僅注重形式上的數(shù)字化，缺乏深度融合，導(dǎo)致資源冗余與系統(tǒng)不兼容。此外，缺乏跨平臺(tái)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使數(shù)據(jù)交換和流程對(duì)接效率低下，影響整體運(yùn)行效果。新興技術(shù)在推動(dòng)流程重塑的同時(shí)，也對(duì)傳統(tǒng)管理機(jī)制提出了轉(zhuǎn)型要求，需要實(shí)現(xiàn)技術(shù)與制度的深度融合，打破創(chuàng)新與體制僵化之間的壁壘。

（二）數(shù)據(jù)海洋中的信息孤島現(xiàn)象

檔案管理在信息化進(jìn)程中面臨數(shù)據(jù)分散化問題，大量數(shù)字資源分布在不同平臺(tái)和系統(tǒng)中，缺乏統(tǒng)一的整合機(jī)制，導(dǎo)致信息共享受阻。不同部門和系統(tǒng)因缺乏標(biāo)準(zhǔn)化接口，形成“數(shù)據(jù)孤島”，阻礙了跨部門、跨層級(jí)的數(shù)據(jù)流通。這種現(xiàn)象降低了資源利用效率，限制了業(yè)務(wù)協(xié)同和創(chuàng)新應(yīng)用。此外，部分檔案系統(tǒng)自成體系，平臺(tái)間協(xié)同能力較弱，難以形成高效的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。數(shù)據(jù)碎片化現(xiàn)象使檔案資源在不同系統(tǒng)間相互獨(dú)立、重復(fù)存儲(chǔ)，缺乏整體視角和關(guān)聯(lián)分析能力，嚴(yán)重制約了檔案管理服務(wù)水平的提升。

（三）信息安全與隱私的雙重挑戰(zhàn)

數(shù)字化環(huán)境下的數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意入侵，增加了檔案數(shù)據(jù)泄露和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息的多維應(yīng)用提高了隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是涉及個(gè)人敏感信息和機(jī)構(gòu)機(jī)密內(nèi)容的檔案，面臨更高等級(jí)的安全需求。傳統(tǒng)安全策略如訪問權(quán)限控制和靜態(tài)加密手段，難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。部分機(jī)構(gòu)因技術(shù)設(shè)施建設(shè)不足和應(yīng)急響應(yīng)能力滯后，在面對(duì)信息安全威脅時(shí)缺乏及時(shí)應(yīng)對(duì)措施。此外，隱私保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)不完善和安全監(jiān)管機(jī)制滯后，進(jìn)一步加劇了信息泄露隱患，對(duì)檔案管理提出了更高要求。

（四）服務(wù)需求與供給的失衡狀態(tài)

檔案管理需滿足社會(huì)對(duì)便捷、精準(zhǔn)服務(wù)的多樣化需求。然而，現(xiàn)有檔案管理體制在服務(wù)供給側(cè)存在響應(yīng)速度慢、模式單一等問題，難以匹配不斷提升的用戶需求。部分系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)以內(nèi)部使用為導(dǎo)向，導(dǎo)致用戶獲取檔案資源流程復(fù)雜、效率低下。同時(shí)，缺乏多元服務(wù)方案，難以滿足不同群體和需求場(chǎng)景。此外，數(shù)字化平臺(tái)在遠(yuǎn)程查詢和跨區(qū)域調(diào)取等環(huán)節(jié)存在技術(shù)壁壘，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)響應(yīng)和精準(zhǔn)推送，制約了智能化服務(wù)發(fā)展。服務(wù)供需失衡已成為影響服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度的重要問題，需要引發(fā)重視與改進(jìn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理體制優(yōu)化的必要性

（一）提升管理效能的迫切需求

傳統(tǒng)檔案管理體制在處理大量數(shù)據(jù)和多維度需求時(shí)效率不足，難以支撐高效運(yùn)作和智能服務(wù)需求。煩瑣的審批流程與操作步驟延長(zhǎng)了檔案流轉(zhuǎn)和信息獲取周期，制約了服務(wù)響應(yīng)速度和業(yè)務(wù)拓展能力。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，減少人為干預(yù)、實(shí)現(xiàn)信息處理實(shí)時(shí)化和操作便捷化成為關(guān)鍵。優(yōu)化管理體制需打破系統(tǒng)壁壘，構(gòu)建高效的數(shù)據(jù)通道，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、快速檢索和精準(zhǔn)調(diào)取，提高資源利用效率。提升管理效能是業(yè)務(wù)協(xié)同和服務(wù)精準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，能夠增強(qiáng)檔案系統(tǒng)的靈活適應(yīng)性，滿足多場(chǎng)景服務(wù)需求，為實(shí)現(xiàn)信息流通和業(yè)務(wù)創(chuàng)新提供保障。

（二）促進(jìn)信息安全與隱私保護(hù)

信息化時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)面臨多重挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)管理模式缺乏針對(duì)復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的防護(hù)手段，難以有效應(yīng)對(duì)動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)，增加了數(shù)據(jù)泄露與篡改的風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)據(jù)涉及公眾和機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵信息，其安全性關(guān)系到業(yè)務(wù)連續(xù)性與系統(tǒng)信任度。優(yōu)化管理體制需建立高標(biāo)準(zhǔn)的信息保護(hù)機(jī)制，完善訪問控制、權(quán)限分配和操作追溯功能，降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，提高安全防御能力。在保障數(shù)據(jù)開放共享的同時(shí)，應(yīng)確保隱私保護(hù)機(jī)制健全，避免過度暴露用戶信息，實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)與信息安全的平衡，為系統(tǒng)穩(wěn)定性提供支撐。

（三）促進(jìn)信息資源共享與利用

檔案資源共享與高效利用是檔案管理發(fā)展的核心目標(biāo)，但傳統(tǒng)體制中數(shù)據(jù)資源分散于不同系統(tǒng)，形成數(shù)據(jù)孤島，阻礙信息流通與協(xié)作效率。體制優(yōu)化需以資源共享為導(dǎo)向，推動(dòng)跨部門、跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中管理和協(xié)同應(yīng)用。高效的數(shù)據(jù)共享體系提升了檔案在公共事務(wù)和社會(huì)服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用深度，使其從靜態(tài)存儲(chǔ)向動(dòng)態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息價(jià)值流通。通過完善數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)和提升資源互通能力，確保檔案資源在合法合規(guī)的前提下實(shí)現(xiàn)高效利用，有助于推動(dòng)檔案管理服務(wù)體系全面升級(jí)，增強(qiáng)整體管理效能與服務(wù)能力。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理體制優(yōu)化的策略建議

（一）強(qiáng)化技術(shù)融合，提升智能化

技術(shù)融合是實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化的關(guān)鍵，通過整合大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的自動(dòng)化與智能化，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢和管理流程。智能化技術(shù)可提升信息傳輸效率與精度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的智能匹配與動(dòng)態(tài)更新，增強(qiáng)管理效能。技術(shù)融合還可構(gòu)建全生命周期管理體系，使檔案管理更系統(tǒng)、精準(zhǔn)，保障信息資源高效利用的同時(shí)提高安全性與穩(wěn)定性[1]。

在檔案管理平臺(tái)的升級(jí)過程中，可以通過引入智能化模塊，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)從歸檔到利用的全流程自動(dòng)化操作。系統(tǒng)可以利用自然語言處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多維度關(guān)鍵字的智能檢索，提高信息定位的精準(zhǔn)度。同時(shí)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶訪問行為進(jìn)行分析，智能化系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需求推薦相關(guān)檔案信息，提高查詢效率。智能歸檔系統(tǒng)可以自動(dòng)分類和存儲(chǔ)新生成的數(shù)據(jù)，并通過區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)操作記錄的可追溯性和防篡改功能，提升數(shù)據(jù)安全管理水平。在數(shù)據(jù)共享方面，融合云計(jì)算技術(shù)可實(shí)現(xiàn)跨部門的數(shù)據(jù)聯(lián)通，使檔案資源在不同平臺(tái)間實(shí)現(xiàn)同步更新，有效解決數(shù)據(jù)孤島問題。此外，通過引入智能語音交互功能，用戶可以通過語音命令進(jìn)行操作，提高檔案檢索和提取的便捷性。整體而言，技術(shù)融合為檔案管理提供了更加高效、安全的操作環(huán)境，有助于構(gòu)建高智能化的檔案服務(wù)體系，提高資源的利用率與管理效能。

（二）優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

優(yōu)化管理流程是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，旨在消除冗余環(huán)節(jié)、統(tǒng)一操作規(guī)范，從而提升管理效率與服務(wù)質(zhì)量。標(biāo)準(zhǔn)化體系能夠通過明確的制度規(guī)范和流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的高效銜接與精準(zhǔn)管控，避免因流程復(fù)雜、規(guī)則不一致而導(dǎo)致的操作混亂。通過對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的優(yōu)化和流程的自動(dòng)化改造，可以提高數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的透明度和一致性，確保檔案管理工作在不同部門和應(yīng)用場(chǎng)景中保持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與高效運(yùn)作[2]。

在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，可以通過流程重組和模塊化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化處理。檔案錄入環(huán)節(jié)可采用智能模板匹配技術(shù)，根據(jù)不同類型的檔案自動(dòng)填充必要字段，減少人工錄入錯(cuò)誤，并確保格式一致。在檔案審核與歸檔環(huán)節(jié)，可通過自動(dòng)化審批流程，將操作步驟細(xì)化為標(biāo)準(zhǔn)化節(jié)點(diǎn)，設(shè)定權(quán)限規(guī)則和操作時(shí)間，使整個(gè)流程透明可控。此外，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)可在不同系統(tǒng)之間無縫對(duì)接，避免格式不一致帶來的兼容性問題。針對(duì)多用戶協(xié)作場(chǎng)景，系統(tǒng)可根據(jù)既定規(guī)則分配任務(wù)，并通過實(shí)時(shí)進(jìn)度追蹤功能進(jìn)行反饋，提高協(xié)作效率。在檔案利用環(huán)節(jié)，可設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的訪問權(quán)限控制和日志記錄機(jī)制，保障查詢過程安全透明。標(biāo)準(zhǔn)化流程的優(yōu)化不僅能夠縮短檔案流轉(zhuǎn)周期，還可提升整體管理水平，使檔案管理具備可復(fù)制、可推廣的特性，從而實(shí)現(xiàn)更高效的數(shù)據(jù)流通和資源利用。

（三）加強(qiáng)信息安全，保障隱私權(quán)

信息安全與隱私保護(hù)是檔案管理體制優(yōu)化中的核心內(nèi)容，旨在確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改和泄露。通過建立多層次的安全防護(hù)體系，可以實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)訪問控制到行為追溯的全方位保護(hù)，確保信息在開放共享與隱私保護(hù)之間達(dá)到平衡。加強(qiáng)安全策略與技術(shù)手段的結(jié)合，有助于保障檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性與數(shù)據(jù)完整性，提升用戶對(duì)系統(tǒng)的信任度，為數(shù)字化檔案管理提供可靠支持[3]。

在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，可以通過部署多因子身份認(rèn)證技術(shù)，對(duì)用戶登錄實(shí)施動(dòng)態(tài)身份驗(yàn)證，有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問行為。針對(duì)數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)，應(yīng)采用端到端加密協(xié)議，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性，避免被惡意截取或篡改。同時(shí)，檔案存儲(chǔ)可引入分布式存儲(chǔ)和區(qū)塊鏈技術(shù)，通過分段存儲(chǔ)和鏈?zhǔn)叫ｒ?yàn)，保障數(shù)據(jù)不可篡改且具備高可靠性。在操作日志管理中，系統(tǒng)應(yīng)記錄用戶操作行為并設(shè)置權(quán)限等級(jí)，通過實(shí)時(shí)監(jiān)控和異常檢測(cè)功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并響應(yīng)潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)核心檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，提高在突發(fā)事件中的數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。在用戶隱私保護(hù)方面，通過最小化數(shù)據(jù)采集原則和訪問權(quán)限最小化策略，確保用戶僅能獲取必要信息，減少隱私數(shù)據(jù)暴露的風(fēng)險(xiǎn)。通過多維度安全機(jī)制的聯(lián)動(dòng)，能夠有效提升檔案管理系統(tǒng)的信息安全等級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶隱私的全面保護(hù)，確保系統(tǒng)安全高效運(yùn)行。

（四）創(chuàng)新服務(wù)模式，增強(qiáng)互動(dòng)性

創(chuàng)新服務(wù)模式是提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量和用戶體驗(yàn)的關(guān)鍵，通過構(gòu)建智能化、個(gè)性化的交互機(jī)制，可以增強(qiáng)用戶與檔案系統(tǒng)之間的互動(dòng)性，提升檔案服務(wù)的響應(yīng)速度與精準(zhǔn)度?；谟脩粜枨蟮闹鲃?dòng)式服務(wù)模式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)從被動(dòng)響應(yīng)向主動(dòng)推送的轉(zhuǎn)變，還能通過多渠道互動(dòng)平臺(tái)提升用戶獲取檔案資源的便捷性和滿意度[4]。

在檔案管理系統(tǒng)中，可以通過集成智能客服模塊，實(shí)現(xiàn)用戶實(shí)時(shí)咨詢和問題解答功能，提升檔案服務(wù)的響應(yīng)效率。系統(tǒng)可基于大數(shù)據(jù)分析用戶的訪問記錄和查詢偏好，通過推送相關(guān)信息與更新提醒，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案服務(wù)。引入多端互聯(lián)模式，用戶可以通過移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案查詢、下載和上傳，提高使用便捷性。此外，通過構(gòu)建線上線下結(jié)合的互動(dòng)平臺(tái)，用戶在查詢檔案過程中遇到疑問時(shí)，可以發(fā)起實(shí)時(shí)互動(dòng)請(qǐng)求，與系統(tǒng)或管理員進(jìn)行在線溝通，獲得即時(shí)幫助?；?dòng)功能還可以通過設(shè)置用戶反饋通道和滿意度評(píng)價(jià)模塊，及時(shí)收集用戶建議和意見，便于持續(xù)優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。檔案系統(tǒng)可根據(jù)用戶反饋進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和內(nèi)容更新，使系統(tǒng)服務(wù)更貼近用戶需求，進(jìn)一步提升用戶的參與感和互動(dòng)體驗(yàn)。創(chuàng)新的服務(wù)模式不僅能提高檔案利用率，還能增強(qiáng)用戶對(duì)檔案系統(tǒng)的信任和黏性，實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)與人性化體驗(yàn)的有機(jī)融合。

結(jié)束語

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理體制優(yōu)化是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化、智能化的必然選擇。在技術(shù)不斷革新的背景下，檔案管理需在提升效能、保障安全和滿足多樣化服務(wù)需求等方面進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，通過強(qiáng)化技術(shù)融合、優(yōu)化管理流程、加強(qiáng)信息安全和創(chuàng)新服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)高效、安全、便捷的檔案管理體系。體制優(yōu)化不僅能夠提升信息資源的利用效率，還能構(gòu)建更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)平臺(tái)，以滿足社會(huì)和用戶多層次的需求。通過完善的制度和技術(shù)手段協(xié)同推進(jìn)，檔案管理將實(shí)現(xiàn)從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)服務(wù)的全面升級(jí)，有效提高整體運(yùn)行質(zhì)量與服務(wù)水平，進(jìn)一步推動(dòng)信息資源共享與管理效能提升。

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作者簡(jiǎn)介：張明（1982— ），女，漢族，湖南平江人，平江縣自然資源局，館員，本科。

研究方向：檔案學(xué)。