科技新時代醫(yī)院檔案管理模式探析

摘 要：在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的科技新時代，隨著醫(yī)療技術的不斷發(fā)展和信息化程度的提升，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。知識管理是企業(yè)數(shù)字化辦公進程中的基礎，為提高醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量提供了更多的選擇。文章通過分析醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀和問題，探討和分析了如何通過創(chuàng)新手段推動醫(yī)院檔案管理水平的優(yōu)化提升，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

關鍵詞：科技新時代 知識管理 醫(yī)院檔案 管理模式

中圖分類號：F062.5；G271" 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）03-235-03

隨著醫(yī)療技術的快速發(fā)展和信息化建設的不斷推進，醫(yī)院檔案管理工作面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的科技新時代下，知識管理成為企業(yè)數(shù)字化辦公進程中的基礎，企業(yè)通過知識管理工具，將分散的知識實現(xiàn)集中化管理，對凌亂的知識進行結(jié)構(gòu)化的分類管理，實現(xiàn)人和信息的有效互動，知識管理將知識作為企業(yè)發(fā)展的重要資源，即通過知識共享、知識運用推動企業(yè)穩(wěn)定進步。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的關鍵內(nèi)容，只有與時俱進與知識管理融合，才能在保證醫(yī)院檔案資源完整、安全的同時，有效提高檔案資源利用率。與此同時，隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，舊有的醫(yī)院檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療體系的需求，傳統(tǒng)的管理模式不能適應現(xiàn)代醫(yī)院對檔案管理的高效、安全和規(guī)范等方面的要求，為此，對醫(yī)院檔案管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化已經(jīng)成為迫在眉睫的任務，為了提高醫(yī)院整體運營效率和服務質(zhì)量，必須加快醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新步伐，通過先進的知識管理工具，積極實施檔案數(shù)字化管理，賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

一、實施醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的積極意義

在信息化時代，檔案作為重要的信息資源，其管理和利用方式直接影響到信息流通的效率和準確性，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化、智能化管理，對于醫(yī)院的高效發(fā)展具有非常重要的作用。

一是便捷檔案資料的存儲和管理。將醫(yī)院檔案資源通過電子掃描數(shù)字化處理，可以大大減少資料存儲空間，構(gòu)建數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，通過編碼管理檔案資源，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的快速搜索與查詢，可以極大地便利于檔案資料的存儲及管理。

二是提高檔案資料的安全性。對醫(yī)院檔案進行數(shù)字化處理，既能夠避免紙質(zhì)檔案資料受到蟲害、火災等物理性損毀影響，又可以通過采用密鑰及數(shù)據(jù)加密技術，在最大程度上有效防控與避免非法查閱使用，以確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。

三是實現(xiàn)檔案資源多元共享。在有效應用數(shù)字技術對檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新過程中，醫(yī)院檔案管理人員依托信息化平臺的應用，對檔案資源實施集成化管理，能在平臺共享系統(tǒng)的作用下促進檔案資源的多元化應用和共享交流，從而更好地服務于醫(yī)療、科研和服務等各項工作。

四是促進醫(yī)學研究和臨床決策。醫(yī)院進行檔案數(shù)字化管理，醫(yī)務人員可以對醫(yī)療數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，為醫(yī)學研究提供重要的數(shù)據(jù)支持。同時，可以通過分析病例數(shù)據(jù)和治療效果，改進醫(yī)療流程和提升醫(yī)療質(zhì)量，為決策提供科學依據(jù)。

二、我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

一是檔案管理體制與制度有待完善。其一，檔案管理體制不夠健全。目前，許多醫(yī)院的檔案管理體制不夠完善，缺乏統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范操作流程，檔案管理體制不健全會導致檔案的收集、整理、保管和利用等方面存在混亂和疏漏，檔案存儲分散，難以統(tǒng)一管理和檢索。其二，檔案管理制度不嚴格。有些醫(yī)院在檔案管理方面缺乏嚴格的制度約束，導致一些不規(guī)范的行為和操作出現(xiàn)。例如，醫(yī)療檔案借閱流程不規(guī)范、檔案歸還逾期，檔案安全性難以保障，存在丟失和損壞的風險。

二是檔案信息化水平存在不足。其一，信息化設施落后。部分醫(yī)院在檔案信息化方面的投入不足，導致信息化設施落后，人工操作繁瑣，效率低下，易出現(xiàn)人為錯誤，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需求。例如，檔案管理系統(tǒng)軟件版本過低、服務器容量不足等，紙質(zhì)檔案使用量大，管理成本高。其二，信息化應用程度不高。有些醫(yī)院雖然已經(jīng)引入了檔案管理系統(tǒng)，但是對信息化的應用程度并不高，僅停留在簡單的文檔存儲和查詢上，缺乏對檔案信息的深度挖掘和分析。

三是檔案管理人員素質(zhì)有待提高。其一，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。目前，許多醫(yī)院的檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓和學習，對檔案管理的基本理論和實踐技能掌握不足。這可能導致檔案管理的混亂和失誤。其二，管理人員的責任心和敬業(yè)精神有待提高，部分醫(yī)院的管理人員對工作缺乏責任心和敬業(yè)精神，對檔案管理工作不夠重視，這可能影響到檔案管理的質(zhì)量和效果。

三、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式方案探索

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，旨在實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息智能化管理，提高醫(yī)院檔案利用率，降低管理成本，針對當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的種種問題，需主要從如下幾方面著手采取探索措施。

一是建立健全檔案管理制度。其一，建立完善的檔案管理制度，包括檔案分類、歸檔范圍、保管期限、借閱規(guī)定等，確保檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有章可循。其二，制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范。強化檔案管理的規(guī)范化和科學化，確保檔案的安全和完整，制定檔案管理規(guī)范后，明確檔案管理流程和責任，使檔案管理流程更加規(guī)范，減少了檔案管理不當導致的問題。其三，設立專門的檔案管理部門和人員，負責檔案的日常管理和維護，使檔案管理工作更具可操作性和可持續(xù)性。

二是提高醫(yī)療檔案信息化水平。其一，加強數(shù)字化建設。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，可節(jié)省大量的存儲空間，在實施數(shù)字化管理后，可以快速檢索和查閱檔案，較大幅度地提升工作效率，提高檔案的查詢效率和利用價值。其二，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。通過電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索、整理和備份，方便醫(yī)院各相關部門的查閱和共享，提升醫(yī)院工作的整體效率。 其三，加強網(wǎng)絡安全防護。通過電子檔案系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案備份，避免了檔案丟失或損壞的風險，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，要確保電子檔案的安全性和完整性，防止信息泄露，大力提高醫(yī)療檔案安全性程度。

三是創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化方案目標。其一，實現(xiàn)數(shù)字化標識與分類。通過引入最新數(shù)字程序技術，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化標識與精細分類。每份檔案都配備獨特的系統(tǒng)標簽，系統(tǒng)自動識別并記錄檔案詳細信息，實現(xiàn)高效管理和便捷檢索。其二，實現(xiàn)快速檢索與調(diào)閱。借助數(shù)字系統(tǒng)智能檔案柜和自助調(diào)閱系統(tǒng)，醫(yī)護人員能夠迅速完成檔案的檢索與調(diào)閱。系統(tǒng)自動讀取標簽信息，快速定位檔案位置，縮短檢索時間，提升工作效率。其三，提升智能數(shù)據(jù)分析水平。在全面收集數(shù)據(jù)的基礎上進行智能數(shù)據(jù)分析。通過分析檔案的借閱記錄、使用頻率等信息，為醫(yī)院提供決策支持，優(yōu)化檔案管理流程，提高服務質(zhì)量。其四，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的安全可靠管理。通過設立醫(yī)院檔案的智能門禁系統(tǒng)，確保只有授權(quán)人員才能進入檔案管理區(qū)域。同時，系統(tǒng)采用嚴格的權(quán)限管理機制，保障醫(yī)療數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

四是醫(yī)院檔案管理優(yōu)化方案的核心管理流程。其一，檔案入庫。新檔案入庫時，通過智能系統(tǒng)超高頻讀寫器自動讀取檔案標簽信息并錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)自動分配存儲位置，并更新庫存狀態(tài)。其二，檔案借閱。借閱人員通過系統(tǒng)發(fā)起借閱請求，經(jīng)授權(quán)后通過智能系統(tǒng)通道門禁進入檔案庫。在系統(tǒng)智能工作站或手持機上快速定位所需檔案，并通過系統(tǒng)讀寫器讀取檔案標簽信息進行借閱登記。其三，檔案歸還。借閱人員將檔案歸還至指定位置，通過系統(tǒng)智能讀寫器自動讀取檔案標簽信息進行歸還登記。系統(tǒng)自動更新庫存狀態(tài)，并發(fā)送歸還通知給借閱人員和管理員。其四，檔案盤點。醫(yī)院檔案管理員可通過系統(tǒng)智能手持機對檔案進行快速盤點，核對庫存數(shù)量和狀態(tài)。盤點結(jié)果實時同步至后臺系統(tǒng)，生成盤點報告。其五，檔案調(diào)閱。管理員可通過系統(tǒng)發(fā)起檔案調(diào)閱請求，指定調(diào)閱的檔案和調(diào)閱目的。系統(tǒng)自動記錄調(diào)閱信息，并生成調(diào)閱報告。其六，實時監(jiān)控。系統(tǒng)實時監(jiān)控檔案庫存狀態(tài)，當超時未歸還時自動預警。醫(yī)院檔案管理員可通過系統(tǒng)查看庫存報告和預警信息，及時采取措施。

五是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)勢與價值。其一，大幅度提升醫(yī)院檔案管理效率。通過檔案管理智能技術的全面應用，實現(xiàn)檔案的自動化識別和管理，簡化操作流程，提高管理效率。其二，可確保醫(yī)院檔案安全。采用多種安全保障措施，確保檔案庫的安全有序，降低檔案丟失和損壞的風險。其三，可大力提高醫(yī)院檔案利用率。優(yōu)化醫(yī)院檔案管理模式可實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，提高醫(yī)院檔案的使用價值。其四，可大幅度降低醫(yī)院檔案管理成本。通過智能化管理，減少人工干預和紙質(zhì)檔案的使用，降低管理成本，提升醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)濟效益。

四、加強醫(yī)院檔案管理人員培訓和素質(zhì)提升

黨的二十大報告指出，“教育、科技、人才是全面建設社會主義現(xiàn)代化國家的基礎性、戰(zhàn)略性支撐?！卑殡S著新時代我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，高質(zhì)量推進檔案人才隊伍建設是未來一段時間我國檔案事業(yè)內(nèi)涵式發(fā)展的根本保障。在科技新時代要提升醫(yī)院檔案管理水平，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，務必深耕人才隊伍建設，大力實施“人才強檔”工程，著力建設一支高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人才隊伍。其一，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要研判賦能，系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案管理干部隊伍現(xiàn)狀，繪好育才“規(guī)劃圖”，制定檔案業(yè)務培訓計劃，積極開展“大學習、大調(diào)研、大比武”活動， 要針對醫(yī)院檔案管理問題，定期開展培訓，做到培訓蓄能，搭好增才“練兵臺”，提高醫(yī)院檔案管理人員的技能和意識，組織全員全覆蓋參加業(yè)務培訓，掌握前沿方向、拓展系統(tǒng)思維，提升視野格局，切實提升檔案工作人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理團隊。其二，要實踐強能，用好成才“實訓場”。將醫(yī)院檔案立卷歸檔工作責任到人，組織開展醫(yī)院檔案資源清查，在嚴格清查中練好檔案管理人員專業(yè)內(nèi)功，在實踐中增強本領成長成才。其三，加強職業(yè)道德教育。強化檔案管理人員的責任意識和保密意識，確保檔案信息的安全和保密性。其四，是建立激勵機制。鼓勵檔案管理人員積極創(chuàng)新和進取，提高他們的工作積極性和創(chuàng)造力。

五、科技新時代檔案管理創(chuàng)新面臨的新挑戰(zhàn)

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，人民群眾對于醫(yī)院信息資源的需求越來越大，伴隨著信息技術的日趨成熟，在大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技時代，在數(shù)字化浪潮的推動下，醫(yī)院檔案管理工作正經(jīng)歷著前所未有的變革，醫(yī)院檔案紛繁復雜，涵蓋醫(yī)院管理的方方面面，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足當前社會對信息高效、精準檢索的需求。近年來，我國許多醫(yī)院對創(chuàng)新醫(yī)療檔案管理模式進行了非常積極的嘗試，也取得了不少醫(yī)療檔案管理創(chuàng)新實踐的成果，包括采用數(shù)字化技術、建立檔案信息管理系統(tǒng)、實施檔案分類管理等，這些創(chuàng)新實踐不僅提高了檔案管理效率，還為醫(yī)療服務提供了更加準確、及時的信息支持。與此同時，從知識管理的視角來看，我國醫(yī)療檔案管理創(chuàng)新仍存一些挑戰(zhàn)和問題。例如，一些醫(yī)院在推進醫(yī)療檔案信息化管理過程中缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設計，從而導致檔案管理混亂；一些醫(yī)院由于技術水平和資金投入不足，無法實現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化；還有一些醫(yī)院在檔案管理過程中缺乏標準化和規(guī)范化，導致信息共享和利用困難。

綜上所述，在科技新時代，知識管理能夠有力促進我國醫(yī)院檔案管理工作向科學化、規(guī)范化和標準化發(fā)展，有利于醫(yī)院檔案信息的深度挖掘與分析，是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。展望未來發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作將更加日趨依賴于數(shù)字化技術，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將成為醫(yī)院管理的重要組成部分。為此，醫(yī)療檔案管理還需深入推進數(shù)字化建設，提高數(shù)字化技術的應用水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的全面數(shù)字化，提高檔案檢索效率與準確性，檔案數(shù)字化管理能促進醫(yī)院檔案資源的高效化利用。同時，要建立完善數(shù)字化檔案管理體系，確保檔案信息的準確性和安全性，從而切實提升我國醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。當前，隨著人工智能技術的快速發(fā)展，特別是大模型技術的崛起，為醫(yī)院檔案數(shù)智化升級提供了強有力的支持。在這樣的大背景下，應該充分認識醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新的重要意義，進一步推動醫(yī)院檔案數(shù)智升級，促進檔案信息的跨平臺共享與遠程訪問，為醫(yī)院各項工作的開展提供強有力的檔案信息資源支持，最大限度地滿足醫(yī)生與患者的利用需求和利用效率，助推我國智慧醫(yī)院建設，賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 050000）

[第一作者簡介：曹文波（1975—），男，研究館員；*通訊作者：何蕾（1982—），副研究館員。]

（責編：若佳）