檔案電子化風(fēng)險(xiǎn)管控與應(yīng)對(duì)策略探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案電子化已成為檔案管理的重要趨勢(shì)。電子檔案在提高檔案管理效率、方便信息檢索與利用等方面展現(xiàn)出顯著優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也帶來(lái)了諸多風(fēng)險(xiǎn)，如數(shù)據(jù)安全、技術(shù)依賴、法律合規(guī)及人為操作等問(wèn)題。文章旨在探討檔案電子化過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管控與應(yīng)對(duì)策略，從數(shù)據(jù)安全、技術(shù)保障、法律合規(guī)及人為操作等方面提出具體建議，以期為檔案電子化管理的健康發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案電子化；風(fēng)險(xiǎn)管控；應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在信息化時(shí)代背景下，檔案電子化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。電子檔案以其高效、便捷和易存儲(chǔ)等特點(diǎn)，逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，成為企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)管理檔案的主要方式。然而，電子檔案在帶來(lái)便利的同時(shí)，也面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。如何有效管控這些風(fēng)險(xiǎn)，確保電子檔案的安全與可靠，是當(dāng)前檔案電子化管理工作的重要課題。

一、檔案電子化風(fēng)險(xiǎn)分析

1.數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)安全是檔案電子化管理的首要風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案以數(shù)字形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，極易受到黑客攻擊、病毒入侵等外部威脅，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露、篡改或丟失。此外，內(nèi)部人員的不當(dāng)操作或故意破壞也是數(shù)據(jù)安全的重要隱患。

2.技術(shù)依賴風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案高度依賴于信息技術(shù)系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或升級(jí)不當(dāng)，就可能導(dǎo)致電子檔案無(wú)法正常訪問(wèn)或使用。技術(shù)更新?lián)Q代迅速，舊系統(tǒng)的淘汰和新系統(tǒng)的引入也可能給電子檔案的管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。

3.法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的管理需要符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，如數(shù)據(jù)隱私保護(hù)、電子簽名認(rèn)證等。若未能嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，可能面臨法律訴訟和處罰。

4.人為操作風(fēng)險(xiǎn)

人為操作失誤或惡意操作是電子檔案管理中不可忽視的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員在操作過(guò)程中可能因疏忽大意導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞，或故意篡改、泄露檔案內(nèi)容。

二、檔案電子化風(fēng)險(xiǎn)管控策略

1.數(shù)據(jù)安全管控策略

（1）加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密與訪問(wèn)控制

在檔案電子化的過(guò)程中，數(shù)據(jù)加密與訪問(wèn)控制是確保數(shù)據(jù)安全性的兩道重要防線。隨著量子計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的加密方法可能面臨被破解的風(fēng)險(xiǎn)。因此，應(yīng)積極引入并應(yīng)用最新的加密算法，如AES-256位加密、RSA非對(duì)稱加密等，這些算法具有較高的安全性，能夠有效抵御外部攻擊和非法訪問(wèn)。通過(guò)對(duì)電子檔案采取加密處理，可以確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性，即使數(shù)據(jù)被截獲，攻擊者也無(wú)法輕易獲取其真實(shí)內(nèi)容。同時(shí)，建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制也是防止數(shù)據(jù)被泄露的關(guān)鍵。訪問(wèn)控制機(jī)制應(yīng)基于角色和權(quán)限重點(diǎn)管理，明確不同用戶或用戶組對(duì)電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限。通過(guò)身份認(rèn)證、權(quán)限分配和訪問(wèn)審計(jì)等手段，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案。此外，還應(yīng)建立動(dòng)態(tài)權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)用戶的職責(zé)變化及時(shí)調(diào)整其訪問(wèn)權(quán)限，避免權(quán)限濫用和誤操作導(dǎo)致的泄露數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，可以有效限制非授權(quán)人員對(duì)電子檔案的訪問(wèn)，保護(hù)檔案信息的機(jī)密性和完整性。

（2）建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制

在檔案電子化管理中，建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制是確保數(shù)據(jù)連續(xù)性和可用性的重要舉措。首先，定期對(duì)電子檔案內(nèi)容備份。備份的頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要性和更新頻率來(lái)確定，對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和頻繁變動(dòng)的數(shù)據(jù)，應(yīng)實(shí)施更為頻繁的備份策略。通過(guò)定期備份，可以確保在數(shù)據(jù)發(fā)生意外丟失或損壞時(shí)，有可靠的備份數(shù)據(jù)可供恢復(fù)；其次，將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同地理位置的服務(wù)器上，是防止單點(diǎn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的關(guān)鍵措施。這種做法可以有效避免因自然災(zāi)害、設(shè)備故障或人為破壞等不可預(yù)見(jiàn)因素導(dǎo)致的單點(diǎn)故障，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可用性。同時(shí)，跨地域的備份存儲(chǔ)還能夠提高數(shù)據(jù)的容災(zāi)能力，為業(yè)務(wù)的連續(xù)性提供有力保障；最后，制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃是確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃應(yīng)明確恢復(fù)流程、恢復(fù)時(shí)間和恢復(fù)責(zé)任人等關(guān)鍵要素，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠迅速啟動(dòng)恢復(fù)流程，將損失降到最低。此外，還應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)進(jìn)行演練，以檢驗(yàn)恢復(fù)計(jì)劃的可行性和有效性，確保在真正需要時(shí)能夠順利執(zhí)行。通過(guò)建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，可以極大地提高電子檔案的安全性和可靠性，為檔案電子化管理的穩(wěn)健運(yùn)行提供有力支持。

（3）加強(qiáng)安全審計(jì)與漏洞修補(bǔ)

在檔案電子化管理中，加強(qiáng)安全審計(jì)與漏洞修補(bǔ)是維護(hù)系統(tǒng)安全性的重要環(huán)節(jié)。首先，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)采取全面的安全審計(jì)。安全審計(jì)不僅包括對(duì)系統(tǒng)日志的審查，還應(yīng)涵蓋對(duì)系統(tǒng)配置、訪問(wèn)權(quán)限及數(shù)據(jù)完整性等方面的檢查。通過(guò)安全審計(jì)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的安全隱患和潛在漏洞，為后續(xù)的修復(fù)工作提供有力支持；其次，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全漏洞必須迅速修復(fù)。漏洞修補(bǔ)工作應(yīng)遵循“及時(shí)、準(zhǔn)確、全面”的原則，確保所有已知漏洞得到及時(shí)修復(fù)，防止攻擊者利用這些漏洞對(duì)系統(tǒng)發(fā)起攻擊。同時(shí)，還應(yīng)建立漏洞修復(fù)跟蹤機(jī)制，對(duì)漏洞的修復(fù)情況可以持續(xù)跟蹤和驗(yàn)證，確保漏洞得到徹底修復(fù)；最后，建立安全事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制也是至關(guān)重要的。應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制應(yīng)明確應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊(duì)以及應(yīng)急資源等關(guān)鍵要素，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速響應(yīng)并有效處理。應(yīng)急響應(yīng)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備專業(yè)的技術(shù)能力和豐富的應(yīng)急處理經(jīng)驗(yàn)，能夠迅速定位問(wèn)題、評(píng)估影響并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，形成合力應(yīng)對(duì)安全事件。

2.技術(shù)保障策略

（1）引入先進(jìn)的信息技術(shù)

在檔案電子化的進(jìn)程中，積極引入并深度融合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)及人工智能等先進(jìn)技術(shù)，是推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)智能化升級(jí)的關(guān)鍵。首先，云計(jì)算技術(shù)以其強(qiáng)大的彈性擴(kuò)展能力和高可用性，為電子檔案的存儲(chǔ)和處理提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)構(gòu)建基于云的電子檔案管理平臺(tái)，可以靈活應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，確保電子檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。同時(shí)，云計(jì)算的分布式架構(gòu)還能有效分散數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，提高系統(tǒng)的容錯(cuò)能力；其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用則為電子檔案的深度挖掘和高效利用開(kāi)辟了新的途徑。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以對(duì)海量的電子檔案采取快速檢索、關(guān)聯(lián)分析和智能推薦，幫助用戶迅速找到所需信息，提升檔案的利用價(jià)值。此外，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)中的潛在規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理決策提供支持；最后，人工智能技術(shù)的引入給電子檔案管理帶來(lái)了革命性的變化。利用自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等人工智能技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能分類、自動(dòng)標(biāo)引和智能摘要，極大地減輕人工負(fù)擔(dān)，提高檔案管理效率。同時(shí)，人工智能技術(shù)還能輔助檔案內(nèi)容的理解和分析，為檔案資源的深度開(kāi)發(fā)和利用提供有力支持。

（2）建立備用系統(tǒng)與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃

在電子檔案管理中，面對(duì)潛在的系統(tǒng)故障和自然災(zāi)害等風(fēng)險(xiǎn)，建立備用系統(tǒng)與制訂災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃是確保業(yè)務(wù)連續(xù)性和數(shù)據(jù)完整性的重要策略。首先，備用系統(tǒng)的建設(shè)是保障電子檔案連續(xù)性的關(guān)鍵一環(huán)。備用系統(tǒng)應(yīng)與主系統(tǒng)保持高度的同步性和一致性，確保在主系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠無(wú)縫切換至備用系統(tǒng)，繼續(xù)提供電子檔案的訪問(wèn)和管理服務(wù)。因此，在系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)就應(yīng)考慮冗余性和可擴(kuò)展性，確保備用系統(tǒng)能夠承擔(dān)主系統(tǒng)的全部功能；其次，災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃的制定是應(yīng)對(duì)重大災(zāi)難事件的必要準(zhǔn)備。災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)規(guī)定在災(zāi)難發(fā)生后，從數(shù)據(jù)恢復(fù)、系統(tǒng)重建到業(yè)務(wù)恢復(fù)的全套流程和操作步驟。包括明確數(shù)據(jù)備份的存儲(chǔ)位置、恢復(fù)方式、恢復(fù)時(shí)間等關(guān)鍵信息以及系統(tǒng)重建所需的硬件資源、軟件環(huán)境和人員配置等要素。同時(shí)，災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃還應(yīng)包括定期的演練和測(cè)試，以確保在真正需要時(shí)能夠迅速、準(zhǔn)確地執(zhí)行。

3.法律合規(guī)策略

（1） 了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)

在電子檔案的管理過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)。首先，《中華人民共和國(guó)檔案法》作為檔案管理的基本法律，為電子檔案的管理提供了明確的法律依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)全面掌握該法中關(guān)于檔案收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等方面的規(guī)定，確保電子檔案的管理流程與法律規(guī)定相一致；其次，《電子簽名法》等與電子信息技術(shù)緊密相關(guān)的法律法規(guī)也是檔案管理人員必須掌握的重要內(nèi)容。這些法律明確了電子簽名、電子數(shù)據(jù)交換等電子交易行為的法律效力，為電子檔案的法律地位提供了有力支持。檔案管理人員應(yīng)了解并掌握電子簽名的生成、認(rèn)證和存儲(chǔ)等關(guān)鍵技術(shù)，確保電子檔案的簽署和驗(yàn)證過(guò)程符合法律要求；最后，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和法律體系的不斷完善，新的法律法規(guī)和政策文件也會(huì)不斷涌現(xiàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)保持對(duì)法律法規(guī)的持續(xù)關(guān)注和學(xué)習(xí)，及時(shí)了解并適應(yīng)新的法律要求和管理規(guī)范。

（2） 建立合規(guī)的數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)流程

在電子檔案的管理實(shí)踐中，建立合規(guī)的數(shù)據(jù)管理與存儲(chǔ)流程是確保檔案信息安全、提高管理效率的關(guān)鍵。這一流程應(yīng)全面覆蓋電子檔案的整個(gè)生命周期，從收集、整理、歸檔到利用，每一步都需有明確的操作規(guī)范。首先，在收集階段，應(yīng)明確電子檔案的來(lái)源、格式和質(zhì)量等要求，確保收集的電子檔案真實(shí)、完整及可用。同時(shí)，對(duì)于涉及敏感信息的電子檔案，應(yīng)特別注明并采取相應(yīng)的保護(hù)措施；其次，整理與歸檔階段要求檔案管理人員對(duì)收集的電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和編目等處理，以便于后續(xù)的檢索和利用。在這一過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔規(guī)則，確保電子檔案的整理與歸檔工作有序開(kāi)展。在利用階段，應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的復(fù)制、傳播等行為也應(yīng)采取嚴(yán)格的監(jiān)控和管理，防止敏感信息被泄露；最后，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)隱私的保護(hù)與監(jiān)控也是構(gòu)建合規(guī)框架的重要一環(huán)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案采取安全審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)控和管理，確保電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性和穩(wěn)定性。

4.人為操作風(fēng)險(xiǎn)管控策略

（1） 建立完善的操作規(guī)范與流程

在電子檔案管理的日常運(yùn)作中，建立完善的操作規(guī)范與流程是確保管理效率與信息安全的關(guān)鍵，不僅為檔案管理人員提供了明確的工作指南，還明確了各自的職責(zé)與權(quán)限，促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)協(xié)作與責(zé)任落實(shí)。首先，操作規(guī)范應(yīng)詳盡具體，覆蓋檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。從電子檔案的接收、登記、整理、存儲(chǔ)、利用以及銷毀，每一步都應(yīng)有明確的操作步驟和注意事項(xiàng)，有助于減少人為錯(cuò)誤和疏忽，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性；其次，流程設(shè)計(jì)應(yīng)科學(xué)合理，注重效率與安全的平衡。通過(guò)優(yōu)化流程，可以簡(jiǎn)化不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。同時(shí)，流程中應(yīng)融入風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)判和防范，確保電子檔案的安全性和完整性；最后，定期培訓(xùn)和考核是提高檔案管理人員操作技能和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的重要手段。通過(guò)培訓(xùn)，可以使檔案管理人員掌握最新的檔案管理知識(shí)和技能，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。考核是對(duì)培訓(xùn)效果的檢驗(yàn)和反饋，有助于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改正不足，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。

（2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督與審計(jì)日志記錄

在電子檔案管理的復(fù)雜環(huán)境中，加強(qiáng)員工監(jiān)督與審計(jì)日志記錄是維護(hù)數(shù)據(jù)安全、防止人為失誤或惡意行為的重要措施，不僅強(qiáng)化了檔案管理人員的職責(zé)，還提升了檔案管理系統(tǒng)整體的安全性。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日常監(jiān)督，是預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)的第一道防線。通過(guò)實(shí)施定期的工作檢查、績(jī)效評(píng)估以及不定期的抽查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理人員在工作中的不當(dāng)行為。這種監(jiān)督機(jī)制有助于培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感和敬業(yè)精神，確保他們始終按照規(guī)范流程操作，減少數(shù)據(jù)丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)；其次，建立審計(jì)日志記錄機(jī)制是確保電子檔案管理可追溯的關(guān)鍵。審計(jì)日志詳細(xì)記錄了系統(tǒng)發(fā)生的所有操作行為，包括訪問(wèn)、修改和刪除等敏感操作。這些記錄不僅為問(wèn)題發(fā)生后的調(diào)查提供了有力證據(jù)，還有助于管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常行為，從而采取相應(yīng)的措施進(jìn)行干預(yù)和糾正。此外，審計(jì)日志還可以用于分析系統(tǒng)使用情況，為優(yōu)化管理流程、提高管理效率提供數(shù)據(jù)支持。

（3） 增強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

在電子檔案管理領(lǐng)域，增強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)是確保檔案信息安全、構(gòu)建安全管理體系的基石，不僅需要員工個(gè)人對(duì)自身職責(zé)有深刻的認(rèn)識(shí)，還需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)電子檔案管理的重要性和潛在風(fēng)險(xiǎn)保持高度的警覺(jué)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可以通過(guò)多種方式來(lái)宣傳教育。首先，組織定期的安全培訓(xùn)，向員工傳授電子檔案管理的基本知識(shí)、安全規(guī)范以及風(fēng)險(xiǎn)防范技巧。通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，讓員工直觀感受安全風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的嚴(yán)重后果，從而增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；其次，利用單位內(nèi)部的通訊平臺(tái)、宣傳欄等渠道，發(fā)布關(guān)于電子檔案管理安全的信息和提示，營(yíng)造濃厚的安全文化氛圍。同時(shí)，鼓勵(lì)員工積極分享在工作中遇到的安全問(wèn)題和解決方案，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的交流與學(xué)習(xí)；最后，建立激勵(lì)機(jī)制。對(duì)在電子檔案管理工作中表現(xiàn)突出、積極參與風(fēng)險(xiǎn)防控工作的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，不僅可以激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力，還可以進(jìn)一步鞏固和增強(qiáng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)管控與應(yīng)對(duì)策略是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從多個(gè)維度出發(fā)，綜合運(yùn)用技術(shù)手段與管理措施，以確保電子檔案的安全、可靠與合規(guī)。未來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和法律法規(guī)的日益完善，檔案電子化管理將面臨更多新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。因此，持續(xù)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控與應(yīng)對(duì)策略的研究與實(shí)踐，不斷提高電子檔案管理的水平與效能，將是推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。

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作者單位：云南省林業(yè)調(diào)查規(guī)劃院營(yíng)林分院

作者簡(jiǎn)介：陳燕秋（1974—），女，漢族，湖南懷化人，本科，館員，研究方向：檔案管理。