大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理困境及創(chuàng)新策略

［摘 要］隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應新形勢對檔案管理的要求。文章通過分析當前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境，結合大數(shù)據(jù)技術特點和優(yōu)勢，提出事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略，包括轉變檔案管理理念、優(yōu)化檔案管理流程、引入大數(shù)據(jù)技術、加強檔案安全管理、提高檔案管理人員素質等方面。通過采取這些創(chuàng)新策略，可有效提升事業(yè)單位檔案管理水平，更好地服務于事業(yè)單位的中心工作。

［關鍵詞］大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.057

［中圖分類號］D630.1；G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

為加快推動政務信息系統(tǒng)互聯(lián)和公共數(shù)據(jù)共享，增強政府公信力，提高行政效率，提升服務水平，充分發(fā)揮政務信息資源共享在深化改革、轉變職能、創(chuàng)新管理中的重要作用，2016年9月國務院發(fā)布了《政務信息資源共享管理暫行辦法》，強調以共享為原則，不共享為例外。各政務部門形成的政務信息資源原則上應予共享，涉及國家秘密和安全的，按相關法律法規(guī)執(zhí)行。在此政策背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理如何轉變理念、優(yōu)化流程、運用新技術，已經(jīng)成為擺在檔案管理工作者面前的一項重要課題。本文將結合大數(shù)據(jù)環(huán)境，探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的可行策略。

1" " "事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.1" "檔案管理理念相對滯后

長期以來，許多事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，認為檔案只是歷史記錄，對單位當前工作幫助不大。檔案管理人員思想觀念陳舊，對檔案管理創(chuàng)新缺乏熱情。這種傳統(tǒng)的檔案管理理念很難適應當今的信息化、大數(shù)據(jù)環(huán)境［1］。

1.2" "檔案管理流程有待優(yōu)化

事業(yè)單位檔案從形成到歸檔、保管、利用，涉及多個業(yè)務環(huán)節(jié)。但目前許多事業(yè)單位的檔案管理流程還不夠科學合理，各環(huán)節(jié)銜接不夠緊密，時有斷檔、錯檔、延誤等問題發(fā)生。尤其是在檔案收集、整理、鑒定等方面，流程往往較為煩瑣，效率不高。

1.3" "檔案管理信息化水平不高

當前，雖然一些事業(yè)單位開始采用計算機等現(xiàn)代技術進行檔案管理，但總體上檔案電子化、數(shù)字化程度還比較低。很多珍貴檔案資料還是以紙質形式保存，查詢利用不便，安全風險也較大。檔案管理信息化建設相對滯后，與大數(shù)據(jù)時代要求還有較大差距。

1.4" "檔案安全管理壓力較大

在互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡安全形勢日趨嚴峻。事業(yè)單位的檔案資料中往往含有大量敏感信息，一旦泄露，就會對單位造成重大損失。然而，目前事業(yè)單位針對檔案數(shù)據(jù)的分級、加密、授權等安全管理措施還不夠完善，檔案信息泄密風險不容忽視。

1.5" "檔案管理隊伍建設亟須加強

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要熟悉檔案業(yè)務、掌握現(xiàn)代信息技術的復合型人才。但由于事業(yè)單位對檔案管理重視程度不夠，檔案管理人員待遇較低，很難吸引和留住高素質人才?，F(xiàn)有檔案管理人員知識結構老化，缺乏創(chuàng)新意識和能力，已成為制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要因素［2］。

2" " "大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案管理帶來的新機遇

大數(shù)據(jù)是指海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。其具有4V特征：容量（Volume）、多樣性（Variety）、速度（Velocity）和價值（Value）。通過先進的技術和算法，可以從海量、多樣和高速產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中提取有價值的信息。檔案作為社會活動痕跡的集合載體，天然具有海量、異構、動態(tài)等大數(shù)據(jù)屬性。大數(shù)據(jù)技術能為檔案管理賦能，為檔案管理創(chuàng)新提供有力的技術支撐。

2.1" "豐富檔案資源，開闊管理視野

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案的范圍從傳統(tǒng)的文書、科技等類型進一步擴展到多媒體、輿情、感知等各類數(shù)據(jù)。檔案管理者需要跳出傳統(tǒng)檔案的框架，兼顧結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、移動智能終端等新渠道獲取檔案資源。大數(shù)據(jù)思維有助于檔案管理者開闊視野，主動融入信息社會，適應新形勢下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的要求。

2.2" "提高檔案處理效率，優(yōu)化管理流程

在傳統(tǒng)模式下，檔案收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)往往依靠人工操作，效率低下。引入大數(shù)據(jù)處理技術，可以借助機器學習、自然語言處理等手段自動完成檔案文本數(shù)字化、信息提取、分類組織等工作，大大提高檔案管理效率。同時，大數(shù)據(jù)還能為流程再造、科學決策提供依據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)管理漏洞與優(yōu)化空間，形成閉環(huán)式、精益化的檔案管理流程，提升管理效能［3］。

2.3" "強化檔案安全防護，消除“信息孤島”

大數(shù)據(jù)技術為檔案安全管理提供了新思路、新手段。運用分布式存儲、容災備份等技術，可有效防范檔案毀損、丟失等風險。建立統(tǒng)一權限管理和訪問審計等機制，能最大限度保護檔案的機密性、完整性。此外，大數(shù)據(jù)還有助于打破檔案管理中的“信息孤島”，實現(xiàn)跨部門、跨層級的信息共享與業(yè)務協(xié)同，優(yōu)化上下聯(lián)動、內外兼修的檔案安全防護體系。

2.4" "提高檔案服務水平，創(chuàng)新檔案利用方式

大數(shù)據(jù)為檔案利用與服務提供了廣闊空間。利用大數(shù)據(jù)技術，可以從海量檔案數(shù)據(jù)中快速檢索、關聯(lián)分析，從而滿足用戶多樣化、個性化的檔案利用需求。同時，可以借助數(shù)據(jù)可視化、知識圖譜等新穎方式，將檔案資源轉化為更易于理解和使用的形態(tài)，拓展檔案服務的廣度和深度。例如，可建設融合多源異構數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案館，為用戶提供沉浸式、交互式的檔案使用體驗。

2.5" "推動跨界融合應用，彰顯檔案價值

大數(shù)據(jù)時代，單一的檔案管理已難以滿足發(fā)展需要，必須主動尋求與相關學科領域的交叉融合。通過與計算機科學、管理學、社會學等學科的協(xié)同創(chuàng)新，可以拓展檔案管理的理論視野和應用場景。運用大數(shù)據(jù)分析發(fā)掘檔案價值，為機關單位提供決策參考，為社會公眾提供信息服務，為學術研究提供原始素材，充分釋放檔案資源的潛在效用，彰顯檔案的社會價值。

3" " "大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

3.1" "更新檔案管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位要適應檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新形勢、新要求，必須從根本上更新檔案管理理念。一方面，事業(yè)單位的管理層要充分認識到檔案管理在單位發(fā)展中的重要地位和作用，將其納入單位“十四五”發(fā)展規(guī)劃和信息化建設總體布局，給予人力、財力等方面的支持。另一方面，檔案管理部門要樹立與時俱進的大數(shù)據(jù)思維，主動了解大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等現(xiàn)代信息技術知識，以開放心態(tài)擁抱新生事物，應對環(huán)境變化，增強創(chuàng)新意識和能力，探索檔案管理與大數(shù)據(jù)技術融合的新思路、新方法。同時，要進一步轉變檔案管理服務理念，在切實維護檔案安全、保障信息機密的基礎上，秉持最大限度開放共享原則，創(chuàng)新服務模式，優(yōu)化利用流程，積極順應政府治理、社會公眾、學術研究等各界需求，充分釋放檔案資源的社會效用，不斷提升檔案的綜合價值［4］。唯有從思想深處革故鼎新，事業(yè)單位檔案管理工作才能真正適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展大勢，煥發(fā)新的生機與活力。

3.2" "優(yōu)化檔案管理流程

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位要立足實際，運用流程再造的理念和方法，充分利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術手段，對檔案管理各環(huán)節(jié)進行全面梳理優(yōu)化和流程再造。首先，要從宏觀上審視檔案管理工作涉及的文件材料形成、收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用等各業(yè)務環(huán)節(jié)，系統(tǒng)分析目前工作流程中存在的“數(shù)據(jù)孤島”、效率低下、責權不清等突出問題和薄弱環(huán)節(jié)。在此基礎上，按照優(yōu)化組合、合理集成的原則，對檔案管理流程進行科學的節(jié)點劃分、鏈條重組和運行機制再造，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)間的無縫銜接、高效協(xié)同和閉環(huán)管理。其次，要進一步簡化和優(yōu)化檔案收集、整理、移交、借閱等具體業(yè)務流程和操作規(guī)范，減少中間環(huán)節(jié)，創(chuàng)新服務模式，提高工作效率和管理水平。最后，事業(yè)單位要加大信息化建設投入力度，綜合運用條碼、電子標簽、射頻識別、電子簽名等先進技術，構建功能完備的一體化檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)從檔案形成到密集利用的全流程、動態(tài)化、智能化管控，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。通過體系化的檔案管理流程優(yōu)化再造，進一步挖掘大數(shù)據(jù)潛力，破解檔案管理難題，不斷提升管理效能，促進事業(yè)單位高質量發(fā)展。

3.3" "引入大數(shù)據(jù)技術

檔案管理要主動順應信息技術改革浪潮，加快數(shù)字化轉型步伐，充分運用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術手段提升管理效能。一方面，要全面推進館藏檔案數(shù)字化進程，綜合利用光學字符識別、語音識別、圖像處理等技術，將紙質文件、照片、錄音錄像等多媒體檔案轉化為文本、圖像和音視頻數(shù)字文件，實現(xiàn)檔案信息資源的采集、整合與規(guī)范化。另一方面，要加強數(shù)字檔案信息化系統(tǒng)建設，立足機構職能，完善頂層設計，開發(fā)形成集檔案管理、檢索、利用、統(tǒng)計等功能于一體的業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)對數(shù)字檔案全生命周期的規(guī)范化、精細化、一體化管控。同時，事業(yè)單位要積極引進分布式存儲、云計算、區(qū)塊鏈等新一代信息技術，構建起安全可控、高效穩(wěn)定、彈性擴展的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺，不斷提升檔案數(shù)據(jù)的存儲、計算和服務支撐能力。要大力發(fā)展智能檔案管理技術，綜合運用人工智能、知識圖譜、語義分析等前沿技術，加強檔案數(shù)據(jù)分析、關聯(lián)、挖掘、展示等智能應用，創(chuàng)新跨部門、跨行業(yè)、跨區(qū)域的數(shù)據(jù)融合模式，進一步釋放檔案數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)精準服務、智慧決策。通過加速數(shù)字化進程、完善信息化系統(tǒng)、創(chuàng)新大數(shù)據(jù)應用，事業(yè)單位檔案管理必將實現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向智能化的華麗轉變。

3.4" "加強檔案安全管理

在大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡安全形勢日益嚴峻，檔案數(shù)據(jù)面臨著前所未有的潛在威脅和風險挑戰(zhàn)。鑒于此，事業(yè)單位必須高度重視檔案安全管理，將其作為檔案管理工作的生命線，切實采取有力措施和手段維護數(shù)據(jù)安全。首先，要健全檔案信息安全管理制度體系，明確安全管理職責，制定操作規(guī)程，細化管控措施，構建起事前防范、事中控制、事后處置的閉環(huán)管理機制。其次，在夯實制度的基礎上，要從物理、網(wǎng)絡、系統(tǒng)、應用等層面構建縱深防御、多重保障的立體化安全防護體系，全方位消除安全隱患。要加強網(wǎng)絡邊界防護，合理配置防火墻、入侵檢測等安全設施，嚴格落實身份認證、權限管理、行為審計、日志分析等關鍵措施。要建立健全檔案異地備份機制和災難恢復體系，最大限度降低災害事故風險。再次，事業(yè)單位要充分利用大數(shù)據(jù)安全監(jiān)測預警平臺，及時感知和定位系統(tǒng)薄弱環(huán)節(jié)，持續(xù)跟蹤內外部安全態(tài)勢，對可疑行為、潛在威脅進行實時告警，快速啟動應急預案，最小化安全事件影響。針對檔案數(shù)據(jù)中的敏感信息，要積極采用數(shù)據(jù)分級、脫敏、加密等技術，防止隱私泄露、信息濫用。最后，要加強從業(yè)人員網(wǎng)絡安全意識教育培訓，提高其安全防范能力，筑牢檔案安全人防屏障。唯有從技術、管理、人員等方面構筑起堅實可靠的網(wǎng)絡安全防線，事業(yè)單位的檔案資源才能免受侵害，持續(xù)煥發(fā)數(shù)據(jù)生產(chǎn)力。

3.5" "提高管理人員素質

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的內涵外延不斷拓展，對檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)能力提出了更高的要求。事業(yè)單位要立足長遠，加強檔案管理隊伍建設，大力培養(yǎng)一支適應時代發(fā)展的高素質專業(yè)化人才隊伍。要根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新特點、新內涵，重新審視并科學設置管理崗位，優(yōu)化人員配置，加強復合型、創(chuàng)新型人才引進。要著眼于人才的專業(yè)素養(yǎng)和發(fā)展?jié)摿?，從計算機、信息管理等相關專業(yè)有針對性地引進急需、緊缺人才，并建立健全檔案專業(yè)技術職務評聘標準和程序，完善人才選拔任用機制，為優(yōu)秀人才脫穎而出提供制度保障。同時，事業(yè)單位要主動借助高校、科研院所等創(chuàng)新平臺資源，探索“產(chǎn)學研用”協(xié)同育人新模式，與檔案、圖書情報、計算機等相關學科開展聯(lián)合培養(yǎng)，推動教學科研和生產(chǎn)實踐深度融合，培育一批儲備人才［5］。要進一步完善檔案管理人員教育培訓體系，創(chuàng)新方式和方法，優(yōu)化課程設置，有針對性地提升員工的信息化素養(yǎng)、創(chuàng)新意識、大數(shù)據(jù)分析利用等關鍵能力。要建立科學合理的績效考核評價和獎懲激勵機制，將數(shù)字化轉型、創(chuàng)新發(fā)展成效與個人利益直接掛鉤，以此充分調動檔案工作者的積極性與創(chuàng)造性，激發(fā)學習熱情、崗位活力。

4" " "結束語

大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新面臨諸多挑戰(zhàn)，但也帶來難得的發(fā)展機遇。事業(yè)單位要以開放進取的態(tài)度積極順應時代發(fā)展潮流，將大數(shù)據(jù)作為檔案管理變革的助推器。通過轉變理念、優(yōu)化流程、引入新技術、強化安全、提升隊伍素質等措施，不斷探索符合時代要求的檔案管理新模式、新路徑，推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，從而更好地服務于國家治理、經(jīng)濟建設和社會進步。

主要參考文獻

［1］梁夕雯.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新［J］.環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2023（4）：138-140.

［2］田曉光.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略探討

［J］.黑龍江檔案，2022（6）：227-229.

［3］荊雷.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法分析

［J］.蘭臺內外，2024（14）：55-57.

［4］趙姣云.大數(shù)據(jù)下的事業(yè)單位人力資源檔案管理創(chuàng)新探究［J］.現(xiàn)代商貿工業(yè)，2024（7）：119-121.

［5］楊亦楠.淺談建筑企業(yè)成本管控的優(yōu)化［J］.山西財經(jīng)大學學報，2021（增刊2）：32-34.