行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究

［摘 要］做好檔案管理工作，對行政事業(yè)單位來說十分重要。在數(shù)字化轉型浪潮下，行政事業(yè)單位的檔案管理迫切需要信息化、智能化升級。文章首先闡述行政事業(yè)單位檔案管理主要內(nèi)容及信息化建設要求，然后分析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀，最后提出行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略，以期推動行政事業(yè)單位檔案管理向精細化、智能化方向發(fā)展。

［關鍵詞］行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.053

［中圖分類號］G270.7；D630.1 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

在信息化社會的大背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作經(jīng)歷著前所未有的變革。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新興技術的普及，檔案管理不再僅僅是紙質文件的保存與歸檔，而是向著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展。然而，現(xiàn)有的檔案管理模式在面對新興技術帶來的機遇與挑戰(zhàn)時暴露出諸多不足之處。加強電子文件的規(guī)范化管理，促進電子文件的有效利用和長期保存，對于行政事業(yè)單位來說既是政策導向，也是實際要求［1］。鑒于此，本文致力于探索行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑，旨在推動檔案管理工作更好地服務于單位的高效運轉和發(fā)展。

1" " "行政事業(yè)單位檔案管理主要內(nèi)容及信息化建設要求

行政事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容廣泛，涵蓋行政事業(yè)單位在運行過程中形成的具有保存價值的各類文件材料。隨著信息技術的發(fā)展，檔案的生成方式、載體形式都發(fā)生了深刻變化。以公共圖書館為例，在數(shù)字化浪潮的沖擊下，傳統(tǒng)的紙質文獻資源日益讓位于電子圖書、數(shù)字期刊等新型載體［2］。公共圖書館的采編、典藏、服務流程隨之被重塑，對檔案管理信息化建設提出了新的要求：首先，構建數(shù)字資源管理平臺，支持對電子書刊、學位論文、會議錄等多源異構資源的元數(shù)據(jù)標引、全文檢索和統(tǒng)一訪問。其次，引入語義分析、知識發(fā)現(xiàn)等人工智能技術，自動提取文獻檔案中蘊含的研究主題、學科分類、引文關系等語義信息，構建領域知識圖譜，輔助讀者進行關聯(lián)探索。同時，面對PB級的文獻數(shù)據(jù)，需要運用分布式存儲、并行計算等技術，提升檔案管理系統(tǒng)的處理性能和擴展能力，實現(xiàn)海量資源的實時檢索、分析和可視化呈現(xiàn)。最后，在信息安全方面，要增強數(shù)字版權保護意識，利用數(shù)字水印、數(shù)字版權管理（Digital Rights Management，DRM）等技術防止電子檔案被非法竄改、傳播，維護信息資源的完整性和可靠性。檔案管理的信息化建設已從單純的數(shù)字化管理延伸到智能化、精細化的運營與服務，需要運用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等前沿技術，實現(xiàn)檔案全生命周期的數(shù)字化賦能。

2" " "行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

2.1" "檔案數(shù)字化轉換質量參差不齊

近年來，行政事業(yè)單位不斷加大檔案管理信息化建設力度，將大量歷史檔案資料轉化為數(shù)字化檔案。然而，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范和嚴格質檢，檔案數(shù)字化轉換質量參差不齊，難以滿足后續(xù)管理和利用需求。在掃描設備選型方面，一些單位盲目追求高速掃描儀，忽視了掃描色彩還原度、曝光平衡度等參數(shù)，導致圖像失真、偏色等質量問題；還有一些單位采用過時的掃描設備，生成的圖像分辨率低，文字難以辨認。在圖像格式選擇上，部分單位對原文件進行過度壓縮，為節(jié)省存儲空間而忽略了圖像品質；也有單位未區(qū)分檔案種類，對紙質文書和工程圖紙采用同一格式，造成信息損失［3］。在文件命名與元數(shù)據(jù)方面，許多單位簡單沿用原檔案名稱，缺乏對檔號、責任人、密級等關鍵元素的標引，影響檔案的檢索與管理。同時，對于歷史檔案中的手寫體、繁體字識別，通用的光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術準確率不高，加之缺乏人工復核環(huán)節(jié)，大量文字信息遺漏或錯誤。此外，視頻檔案數(shù)字化過程中經(jīng)常出現(xiàn)音畫不同步、丟幀、斷音等技術問題，使得檔案資料的完整性大打折扣。

2.2" "檔案管理系統(tǒng)功能單一且集成度不足

雖然越來越多的行政事業(yè)單位開始重視檔案管理信息化建設，但由于對業(yè)務需求把握不準、缺乏頂層設計等因素，檔案管理系統(tǒng)的功能單一，與其他系統(tǒng)的集成度不高。一方面，許多單位的檔案管理系統(tǒng)只具備信息錄入和檢索功能，對檔案全生命周期管理缺乏統(tǒng)籌考慮。檔案形成、整理、鑒定、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)尚未實現(xiàn)有機串聯(lián)，業(yè)務協(xié)同層面存在斷點；在安全保密、開放利用等方面，也缺少必要的功能支撐，難以形成閉環(huán)。另一方面，檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)其他業(yè)務系統(tǒng)的集成度不足。檔案元數(shù)據(jù)未能與文書管理系統(tǒng)的公文屬性、人事管理系統(tǒng)的名冊信息等有效對接，導致檔案歸檔不及時或信息不完整；檔案利用系統(tǒng)與門戶網(wǎng)站、微信公眾號等載體的融合不夠緊密，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用水平［4］。從技術角度看，部分單位的系統(tǒng)架構陳舊，缺乏開放的應用程序接口（Application Program Interface，API），難以對接新的業(yè)務應用；一些單位在系統(tǒng)建設過程中沒有遵循通用的元數(shù)據(jù)標準，也未采用標準的交換格式，造成“信息孤島”［5］。此外，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各部門的系統(tǒng)常常不兼容，導致數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)互聯(lián)互通，既造成重復投資，又限制了檔案大數(shù)據(jù)的關聯(lián)分析潛力。

2.3" "檔案信息安全防護措施亟待優(yōu)化

在信息化浪潮的沖擊下，行政事業(yè)單位的檔案管理正從傳統(tǒng)的紙質管理模式邁向數(shù)字化管理模式。在這個過渡期，檔案信息安全防護措施難以完全應對新形勢下的挑戰(zhàn)。一是身份認證和權限控制體系仍存在薄弱環(huán)節(jié)。部分單位對檔案管理系統(tǒng)的賬號分配把關不嚴，普通工作人員可輕易獲得敏感檔案的查閱甚至修改權限；對外來人員的系統(tǒng)登錄行為監(jiān)管不力，極易釀成內(nèi)部人員串通外部人員竄改檔案的嚴重后果［6］。二是檔案數(shù)據(jù)的加密存儲和安全傳輸措施有待完善。不少行政事業(yè)單位將檔案原文以明文形式儲存于數(shù)據(jù)庫，一旦系統(tǒng)被入侵，檔案內(nèi)容將直接暴露；在跨部門數(shù)據(jù)共享過程中，由于缺乏安全套接層（Secure Sockets Layer，SSL）等安全通道，檔案信息在傳輸過程中被竊取的可能性大大增加。三是面對病毒、黑客入侵等網(wǎng)絡攻擊手段，單位內(nèi)網(wǎng)的隔離設置和入侵檢測手段還不夠健全，數(shù)字檔案庫的運行環(huán)境安全性不強。四是自然災害、基礎設施故障等意外因素，更凸顯了行政事業(yè)單位在檔案異地容災備份方面的短板。

3" " "行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

3.1" "建立檔案數(shù)字化轉換標準規(guī)范

行政事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化的過程中迫切需要制定一套標準規(guī)范來指導實踐，提升轉換質量。掃描設備選型不當，是導致圖像失真、偏色等問題的重要原因。因此，行政事業(yè)單位首先要針對不同檔案載體類型制定掃描參數(shù)標準，對分辨率、色彩還原度、曝光度等關鍵指標提出硬性要求，避免采購和使用不達標的設備。在文件格式選擇上，需要平衡永久保存需求和存儲成本，針對不同的檔案價值，制定差異化存儲策略，統(tǒng)一重要檔案的無損存儲格式，規(guī)范非永久檔案的壓縮算法和參數(shù)范圍，避免過度壓縮而損害檔案價值［7］。其次，元數(shù)據(jù)是檔案有序管理的關鍵，行政事業(yè)單位應盡快制訂涵蓋檔號、責任者、密級、主題、關鍵詞等要素的元數(shù)據(jù)方案，形成基于人工填寫和自動提取的著錄規(guī)范，既要突出檔案管理需求，也要兼顧檢索便捷度［8］。面對識別率不高的手寫體檔案，宜采取人工標注與智能識別相結合的策略，在積累訓練樣本的同時，引入適配手寫體特征的OCR算法，通過迭代優(yōu)化提升文字提取效果，將識別與人工復核有機結合，切實增強信息還原的完整性、準確性。最后，在音視頻檔案數(shù)字化方面，亟須規(guī)范視頻編碼、幀率、碼率等參數(shù)，保障畫質清晰度、音畫同步性，更要通過校驗手段嚴把質量關，一旦出現(xiàn)丟幀、斷音等問題，必須返工處理，決不允許不合格檔案流入管理系統(tǒng)。只有建立起完備的標準規(guī)范，才能切實解決當前行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化轉換質量參差不齊的問題，用制度和流程保障數(shù)字檔案的管理效率與利用價值。

3.2" "開發(fā)檔案管理一體化平臺

為解決行政事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)存在的功能單一、集成度不足等問題，亟須開發(fā)檔案管理一體化平臺，實現(xiàn)對檔案全生命周期的精細化管控，以及與其他系統(tǒng)的無縫連接。平臺應圍繞檔案形成到利用的各個環(huán)節(jié)，提供覆蓋面廣、針對性強的管理功能。在檔案收集階段，可通過與辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)對接，自動提取文書的元數(shù)據(jù)并同步至檔案系統(tǒng)，減少人工錄入環(huán)節(jié)；在整理階段，引入批量編目工具，通過識別檔號規(guī)則自動劃分門類，提高檔案著錄效率；在鑒定階段，引入保管期限知識庫，結合相似案卷的歷史鑒定數(shù)據(jù)，實現(xiàn)保管期限的智能判定；在統(tǒng)計階段，可利用大數(shù)據(jù)分析工具，自動生成綜合統(tǒng)計報表，為管理者決策提供數(shù)據(jù)支撐。此外，平臺還應與門戶網(wǎng)站、微信公眾號等前端應用深度整合，探索基于自然語言理解的“智能檔案助手”，允許用戶以提問的方式檢索檔案，提升檔案開放的智能化水平。在架構設計上，應采用微服務架構和容器化部署，實現(xiàn)靈活擴展和彈性調(diào)度，滿足并發(fā)訪問的性能要求。在數(shù)據(jù)交換方面，則應嚴格遵循檔案元數(shù)據(jù)和版式格式的國家標準，并提供標準的API接口，便于與其他業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，消除“信息孤島”。同時，平臺宜對接數(shù)據(jù)采集與交換組件，匯聚單位運轉過程中產(chǎn)生的多源異構數(shù)據(jù)，利用知識圖譜、時間序列分析等技術，挖掘檔案大數(shù)據(jù)的關聯(lián)特征和演化規(guī)律，為單位制定決策提供新的視角。

3.3" "構建立體化的檔案信息安全防御體系

在數(shù)字化時代，行政事業(yè)單位的檔案信息安全正面臨著全新的威脅與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的單一防護手段已難以為繼，必須構建一套立體化的安全防御體系。身份認證與權限控制是檔案信息安全維護的第一道防線。因此，行政事業(yè)單位應建立嚴格的用戶分級管理制度，根據(jù)崗位職責劃分查閱、修改、下載等不同操作權限，并通過人臉識別、指紋認證等生物特征識別技術強化身份核驗，同時引入行為分析工具，及時發(fā)現(xiàn)越權操作行為。考慮到檔案管理系統(tǒng)外部人員訪問的現(xiàn)實需求，可采用雙因素認證技術，在賬號密碼的基礎上疊加手機令牌或硬件密鑰，從而增強身份鑒別的安全性。在檔案存儲和傳輸環(huán)節(jié)，必須采用符合國家標準的加密算法，對敏感檔案實施全生命周期加密保護，覆蓋檔案采集、傳輸、存儲等各個節(jié)點，避免明文存儲和明文傳輸［9］。針對檔案異地共享等外聯(lián)場景，應統(tǒng)一規(guī)劃建設傳輸專網(wǎng)，利用IPSec、SSL等成熟的安全協(xié)議，對檔案數(shù)據(jù)進行端到端的加密傳輸。在內(nèi)部網(wǎng)絡安全方面，應根據(jù)《信息安全技術—網(wǎng)絡安全等級保護基本要求》，分區(qū)域建設縱深防御體系，通過部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（Intrusion Detection Systems，IDS）、入侵防御系統(tǒng)（Intrusion Prevention System，IPS）等安全設備，對木馬病毒、異常行為等進行精準識別和快速阻斷，并結合威脅情報、漏洞庫動態(tài)更新等策略，將安全風險降到最低。此外，還應高度重視容災備份與恢復管理，綜合考慮異地容災、多副本備份、冷熱數(shù)據(jù)分層存儲等方式，制定周密的災難恢復預案，定期組織應急演練，確保在極端情況下仍能第一時間恢復檔案數(shù)據(jù)，以此最大限度減少損失。

4" " "結束語

通過對行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀的深入分析，本文提出了檔案管理信息化建設的有效策略，主要包括標準化數(shù)字轉換、開發(fā)檔案管理一體化平臺及構建檔案信息安全防御體系。這些措施能夠顯著提升檔案管理的精細化和智能化水平，滿足當前檔案管理數(shù)字化轉型的需求。未來，行政事業(yè)單位在檔案管理過程中要加強人工智能、大數(shù)據(jù)等新興技術的應用，推動檔案管理向更加智能化的方向發(fā)展，從而助力單位高效運作。

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