在法治軌道上推動(dòng)人社部門(mén)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展探究

摘 要：人社部門(mén)檔案見(jiàn)證百姓就業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)保、矛盾調(diào)解等民生實(shí)事。全面依法治國(guó)背景下，我國(guó)檔案領(lǐng)域法律法規(guī)不斷完善，為在法治軌道上推動(dòng)人社檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了有力法制保障。本文從制度設(shè)計(jì)、工作機(jī)制、檔案利用和信息化建設(shè)方面詳細(xì)分析了《檔案法實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定的內(nèi)容和要求，并就落實(shí)這些規(guī)定和要求提出具體的對(duì)策措施，對(duì)提升人社部門(mén)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和實(shí)際參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：《檔案法實(shí)施條例》；法治軌道；檔案事業(yè)；高質(zhì)量發(fā)展

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“檔案治理體系”建設(shè)，把“走向依法治理”作為指導(dǎo)思想，將“依法治檔”作為基本原則之一，把“全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)、提升檔案治理效能”作為一項(xiàng)主要任務(wù)，努力實(shí)現(xiàn)“到2025年，檔案工作走向依法治理取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展”“到2035年檔案治理效能進(jìn)入世界前列”的發(fā)展目標(biāo)。2024年3月1日《檔案法實(shí)施條例》正式實(shí)施?！稒n案法實(shí)施條例》共8章52條，既是理解和適用《檔案法》相關(guān)原則規(guī)定和具體條文的一部重要行政法規(guī)，也是完善檔案法規(guī)體系的重要舉措，在推動(dòng)檔案工作走向依法治理和高質(zhì)量發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

福鼎市人力資源和社會(huì)保障綜合事務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”），為福鼎市人力資源和社會(huì)保障局直屬單位，承擔(dān)為城鎮(zhèn)失業(yè)人員/下崗職工提供勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)和短期培訓(xùn)服務(wù)等工作職能。中心在履行日常職能過(guò)程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的歷史記錄。這些記錄，既是人社部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的重要?dú)v史信息，也與當(dāng)事人利益密切相關(guān)，具有重要的“資政存史育人”功能。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)都離不開(kāi)檔案。因此，認(rèn)真落實(shí)《檔案法實(shí)施條例》，推動(dòng)人社部門(mén)檔案合法收集、整理、鑒定、保護(hù)、檢索及利用，切實(shí)提高檔案工作依法治理水平，也是實(shí)現(xiàn)人社部門(mén)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。

1 以規(guī)范的制度設(shè)計(jì)保障人社部門(mén)檔案收集的質(zhì)量

檔案作為人社部門(mén)業(yè)務(wù)開(kāi)展的歷史見(jiàn)證，通過(guò)檔案信息的分析，能夠總結(jié)各個(gè)時(shí)期人社部門(mén)業(yè)務(wù)開(kāi)展的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)提升人社部門(mén)治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)揮著十分重要的支撐作用。檔案收集工作是檔案管理的起點(diǎn)，在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理中占有十分重要的地位，也是一個(gè)關(guān)鍵性、基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案收集工作的水平?jīng)Q定今后檔案進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用的質(zhì)量[1]。《檔案法實(shí)施條例》第十八條、第十九條、第二十條、第二十一條、第二十三條明確規(guī)定檔案的收集主體、收集方式及收集后的管理要求等。作為人社部門(mén)，要認(rèn)真貫徹《檔案法實(shí)施條例》中的制度設(shè)計(jì)和要求，不斷提升人社檔案收集的質(zhì)量。

1.1 明確收集責(zé)任

人社部門(mén)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，設(shè)立檔案管理部門(mén)具體負(fù)責(zé)檔案的收集工作，建立檔案收集工作責(zé)任制，制定主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)檔案完整與安全第一責(zé)任人職責(zé)制度，明確檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、檔案室管理責(zé)任和專兼職人員的執(zhí)行責(zé)任。嚴(yán)密的檔案收集組織機(jī)構(gòu)、健全的檔案收集責(zé)任體系體現(xiàn)人社部門(mén)高質(zhì)量的檔案收集工作制度設(shè)計(jì)。

1.2 規(guī)范收集方式

《檔案法實(shí)施條例》規(guī)定移交與主動(dòng)收集兩種收集方式。人社部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)要做好主動(dòng)收集，根據(jù)人社部門(mén)檔案歸檔范圍及保管期限，將本部門(mén)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案等收集齊全，規(guī)范整理，然后將收集到的檔案定期移交至檔案室或檔案工作人員。此外，人社部門(mén)也要根據(jù)實(shí)際情況，做好定期、提前或延期移交檔案工作。根據(jù)《檔案法實(shí)施條例》規(guī)定，專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)同級(jí)檔案主管部門(mén)同意，可延期移交至檔案館。因緊急情況，經(jīng)協(xié)商也可以提前移交，確保人社檔案安全。

1.3 夯實(shí)收集基礎(chǔ)

《檔案法實(shí)施條例》對(duì)檔案收集提出基礎(chǔ)性工作的要求，人社部門(mén)要嚴(yán)格落實(shí)工作要求，夯實(shí)收集基礎(chǔ)，提升檔案收集質(zhì)量。明確歸檔范圍和保管期限。制定《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》《文書(shū)材料歸檔范圍與保管期限》，完善機(jī)關(guān)檔案管理措施。配齊配強(qiáng)檔案收集隊(duì)伍，完善檔案收集基礎(chǔ)設(shè)施，為人社部門(mén)高質(zhì)量收集檔案提供良好支撐。

2 以明確的工作機(jī)制促進(jìn)人社部門(mén)檔案責(zé)任的落實(shí)

檔案工作法治化是依法治國(guó)在檔案管理領(lǐng)域的重要體現(xiàn)[2]。依據(jù)《檔案法實(shí)施條例》，人社部門(mén)需要以法治思維和法治方式完整、準(zhǔn)確地理解和貫徹落實(shí)，不斷提升人社檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.1 黨管檔案

全面依法治國(guó)，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化根本在于堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)。《檔案法實(shí)施條例》全面體現(xiàn)“檔案工作姓黨”和“黨管檔案”的政治屬性，提出要把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿于檔案工作全過(guò)程、各方面。條例的第三條規(guī)定“檔案工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)”。人社部門(mén)落實(shí)“黨管檔案”，機(jī)關(guān)黨組要切實(shí)扛起檔案工作的主體責(zé)任，強(qiáng)化黨的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案工作始終依法開(kāi)展。要把體現(xiàn)黨關(guān)于檔案管理工作、人社工作的一系列重大部署和要求落實(shí)到檔案管理工作的實(shí)踐，接受同級(jí)檔案主管部門(mén)的監(jiān)督檢查。一方面，要深刻認(rèn)識(shí)“黨管檔案”工作的政治屬性，堅(jiān)持為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)理念；另一方面，要嚴(yán)格履行“黨管檔案”工作的政治責(zé)任。把檔案工作納入部門(mén)工作整體布局，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核。此外，還要不斷提升“黨管檔案”工作的政治能力。按照“三個(gè)走向”目標(biāo)，加強(qiáng)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)知識(shí)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)做好人社檔案工作的政治判斷力、政治領(lǐng)悟力和政治執(zhí)行力。

2.2 開(kāi)放審核

檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)面向社會(huì)和人民的服務(wù)工作[3]。讓人民共享檔案事業(yè)發(fā)展的成果，滿足人民群眾需求是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力?！稒n案法實(shí)施條例》通篇體現(xiàn)了“以民為本、立法為本”理念。人社部門(mén)要與檔案館建立檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制，共同開(kāi)展檔案開(kāi)放審核工作。尚未移交進(jìn)館的檔案開(kāi)放審核，人社部門(mén)可通過(guò)邀請(qǐng)專家等形式負(fù)責(zé)具體的開(kāi)放審核，并通過(guò)適當(dāng)方式分期分批向社會(huì)開(kāi)放檔案，公布開(kāi)放檔案目錄，滿足人民群眾查檔用檔需求。總之，檔案開(kāi)放審核是落實(shí)“應(yīng)開(kāi)放盡開(kāi)放”的法治要求[4]，作為人社部門(mén)，要切實(shí)承擔(dān)起檔案開(kāi)放審核的主體職責(zé)，認(rèn)真落實(shí)《檔案法實(shí)施條例》，積極主動(dòng)與檔案館保持溝通聯(lián)系，共同做好檔案開(kāi)放審核工作。

2.3 監(jiān)督檢查

法無(wú)授權(quán)不可為，法定職責(zé)必須為?！稒n案法實(shí)施條例》作為一部行政法規(guī)，設(shè)置“監(jiān)督檢查”專章聚焦權(quán)責(zé)法定。其中第四十五條規(guī)定，人社部門(mén)要定期向同級(jí)檔案主管部門(mén)報(bào)送檔案工作，接受同級(jí)檔案主管部門(mén)的監(jiān)督。同時(shí)，還進(jìn)一步規(guī)定單位或個(gè)人違法行為應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任類型。人社部門(mén)及檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對(duì)檔案監(jiān)督檢查重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案監(jiān)督檢查的思想自覺(jué)和行為自覺(jué)。完善監(jiān)督檢查制度，規(guī)范檔案監(jiān)督檢查行為，始終做到合法合規(guī)檢查。積極探索，堅(jiān)持“線上+線下”“他查+自查”“綜合檢查+專項(xiàng)檢查”相結(jié)合[5]，豐富檔案監(jiān)督檢查模式，增強(qiáng)檔案監(jiān)督檢查實(shí)效。

3 以細(xì)致的利用規(guī)定推動(dòng)人社部門(mén)檔案作用的發(fā)揮

《檔案法實(shí)施條例》作為我國(guó)檔案領(lǐng)域第一部行政法規(guī)，第四章“檔案的利用和公布”專門(mén)就檔案利用提出具體規(guī)定，旨在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)和利用，推動(dòng)檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化[6]。收集、保管人社檔案的意義在于利用，發(fā)揮人社檔案“資政存史育人”功能和就業(yè)、養(yǎng)老及醫(yī)保等方面服務(wù)民生的重要作用。

3.1 健全檔案利用制度

《檔案法實(shí)施條例》為人社部門(mén)檔案利用提供了根本法律遵循，進(jìn)一步建立健全檔案利用制度體系。首先，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，加快推進(jìn)人社部門(mén)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，搭建人社檔案自助查詢平臺(tái)，將相關(guān)檔案信息上傳至檔案管理系統(tǒng)，在保證安全前提下適當(dāng)擴(kuò)大檔案查詢開(kāi)放的深度、廣度，滿足群眾人社檔案利用需求。其次，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。人社檔案多為民生類檔案，根據(jù)人社部門(mén)業(yè)務(wù)職能，進(jìn)一步統(tǒng)一檔案內(nèi)容及結(jié)構(gòu)，規(guī)范檔案著錄，提升檔案可查及性。再次，實(shí)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。按照《檔案法實(shí)施條例》的規(guī)定和要求，人社部門(mén)要建立檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，將人社部門(mén)檔案上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，切實(shí)優(yōu)化檢索語(yǔ)言，探索跨庫(kù)減速模式，提升檔案利用的能力和水平。

3.2 解決檔案利用的爭(zhēng)議

檔案利用過(guò)程中難免發(fā)生爭(zhēng)議或問(wèn)題，解決利用過(guò)程中的爭(zhēng)議問(wèn)題則同樣需要依法解決。一方面，要堅(jiān)持“應(yīng)公開(kāi)盡公開(kāi)”原則，人社部門(mén)館藏的檔案資源達(dá)到一定保管年限，經(jīng)審核后，及時(shí)通過(guò)網(wǎng)站、平臺(tái)等渠道向社會(huì)公開(kāi)。另一方面，探索建立檔案利用服務(wù)事項(xiàng)清單[7]。清單中列明人社檔案查詢范圍、查詢方式、爭(zhēng)議救濟(jì)途徑及解決方案等。在人社部門(mén)業(yè)務(wù)窗口設(shè)立“查檔咨詢處”提示牌，及時(shí)收集檔案利用過(guò)程中遇到的難題和爭(zhēng)議，統(tǒng)一向檔案部門(mén)反饋，及時(shí)做好爭(zhēng)議協(xié)調(diào)處理。

3.3 推動(dòng)檔案利用共享

《檔案法實(shí)施條例》第四十四條提出要“推進(jìn)本行政區(qū)域檔案數(shù)字資源共享利用工作”“促進(jìn)全國(guó)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門(mén)共享利用工作”。一方面，要積極打造“一網(wǎng)通辦”背景下人社檔案服務(wù)事項(xiàng)整合機(jī)制，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)將人社檔案信息整合至人社機(jī)構(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)，開(kāi)設(shè)檔案查詢專欄，滿足群眾查詢需要。另一方面，要打破信息壁壘，在檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌下，構(gòu)建各機(jī)構(gòu)、各部門(mén)之間的檔案信息共享協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”。此外，還要加強(qiáng)檔案利用共享宣傳，讓群眾知曉檔案查詢利用的渠道、方式和要求，提升檔案利用的效率。

4 以周密的法律規(guī)范促進(jìn)人社部門(mén)檔案信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，《檔案法》以法律的形式認(rèn)可單套制，使電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力?！稒n案法實(shí)施條例》第五章“檔案信息化建設(shè)”進(jìn)一步細(xì)化《檔案法》的“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，以周密的法律規(guī)范保障檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)始終在法治軌道上闊步前行。

4.1 強(qiáng)化檔案信息化頂層規(guī)劃

《檔案法實(shí)施條例》明確提出要把檔案信息化建設(shè)納入“本單位”信息化建設(shè)規(guī)劃。因此，人社部門(mén)要高度重視檔案信息化工作，把檔案信息化納入人社部門(mén)，乃至地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，要把檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入部門(mén)預(yù)算。在數(shù)字福鼎建設(shè)大框架下，推動(dòng)人社部門(mén)檔案信息化建設(shè)，明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)、實(shí)施步驟和保障措施等。要打通信息系統(tǒng)之間的壁壘，做好不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息銜接，將行政辦公系統(tǒng)與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)有機(jī)銜接，構(gòu)建市縣二級(jí)人社檔案信息資源互信互認(rèn)、合作共享機(jī)制。頂層規(guī)劃要堅(jiān)持著眼人社部門(mén)檔案實(shí)際，兼顧適度超前原則，堅(jiān)持安全與發(fā)展并重原則，堅(jiān)持以惠民為宗旨，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)頂層規(guī)劃的科學(xué)性、合理性和可執(zhí)行性。

4.2 推進(jìn)檔案信息化內(nèi)容建設(shè)

首先，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)。《檔案法實(shí)施條例》提出電子檔案條件要求，數(shù)據(jù)移交及備份等。作為民生檔案的重要組成部分，人社部門(mén)檔案與群眾的切身利益息息相關(guān)，要嚴(yán)格按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，協(xié)助人社部門(mén)共同推進(jìn)館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案、實(shí)物檔案的數(shù)字化。按照單套制要求，圍繞“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)，做好新增電子檔案“四性”檢測(cè)。其次，加強(qiáng)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)系統(tǒng)平臺(tái)的支持。根據(jù)人社部門(mén)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，配置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀，數(shù)字化設(shè)備及檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。為人社部門(mén)電子檔案運(yùn)行管理提供支撐。

4.3 守牢檔案信息化安全底線

人社部門(mén)檔案信息化使其面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，在信息化建設(shè)過(guò)程中要守牢安全底線?！稒n案法實(shí)施條例》12次提及“安全”，在“檔案信息化建設(shè)”中也數(shù)次提及安全，如網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)安全。要貫徹總體國(guó)家安全觀，將安全保密要求融入檔案產(chǎn)生、移交、接收、保存和管理全過(guò)程及各領(lǐng)域。要從人防、物防和技防等方面全面筑牢人社部門(mén)檔案信息化安全屏障。加強(qiáng)《安全法》《保密法》及信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)，切實(shí)在思想上重視安全，在能力上適應(yīng)新時(shí)代檔案安全管理需求。添置消磁柜、密鑰，安裝正版殺毒軟件，定期做好系統(tǒng)升級(jí)。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)備份、物理隔離、系統(tǒng)密碼登錄和身份審核認(rèn)證等，不斷增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和可靠性。

參考文獻(xiàn)

[1]林韻濤.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作之我見(jiàn)[J]就業(yè)與保障，2024（6）：52-54.

[2]丁晶晶.依法治國(guó)視閾下檔案工作機(jī)制創(chuàng)新的發(fā)展趨勢(shì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：86-87.

[3]楊亞瓊.新時(shí)代背景下檔案事業(yè)的發(fā)展路徑探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（8）：73-75.

[4]陳強(qiáng).國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放審核的法治進(jìn)路[J].檔案與建設(shè)，2024（4）：79-85.

[5]高沛娟.論新《中華人民共和國(guó)檔案法》視角下檔案監(jiān)督檢查職能的強(qiáng)化[J].檔案天地，2023（1）：34-36.

[6]董瑞玲.《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》背景下檔案法制建設(shè)路徑研究[J].山西檔案，2024（2）：128-130.

[7]李嵋，馮天予，彭豫群等.開(kāi)放共享協(xié)同：《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》背景下綜合檔案館利用服務(wù)能力提升研究[J].北京檔案，2024（5）：20-25.

作者簡(jiǎn)介：敖川野（1983.12—），大學(xué)學(xué)歷，福鼎市人力資源和社會(huì)保障綜合事務(wù)中心館員，主要從事人力資源和社會(huì)保障檔案管理。