新時(shí)期檔案現(xiàn)代化管理模式推進(jìn)企事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展

摘 要：檔案是企事業(yè)單位成立、發(fā)展、壯大過程中以文字、圖表、音視頻等形式記錄的各時(shí)期重要事件的信息資料。檔案管理工作作為企事業(yè)單位管理的重要組成部分和重要內(nèi)容之一，對企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)支持。隨著社會(huì)步入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代需求，其管理弊端影響了企事業(yè)單位管理工作的高效開展。文章分析了當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，通過信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式，以推進(jìn)企事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化模式；信息化建設(shè)；高質(zhì)量發(fā)展

檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容和組成部分，為企事業(yè)單位做出重大決策提供了重要的信息與數(shù)據(jù)支持，也是其他工作的重要參考依據(jù)。進(jìn)入信息化時(shí)代，各項(xiàng)信息技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，企事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作也在向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)信息平臺搭建等信息技術(shù)的應(yīng)用，有效提高了工作效率和質(zhì)量。作為企事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作也要緊隨時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代化管理模式，高質(zhì)量地開展檔案管理工作。

一、現(xiàn)代化檔案管理模式的基本內(nèi)容

1.信息化檔案管理模式

信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理模式的基礎(chǔ)，只有不斷地加強(qiáng)信息化建設(shè)，加快對原有紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，才能擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，提高檔案管理效率。此外，數(shù)字化平臺的搭建，可以方便、快捷地實(shí)行檔案資料的傳輸和調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，切實(shí)提高檔案資料的利用率，最大限度地體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值及應(yīng)用價(jià)值。

2.加強(qiáng)檔案安全防護(hù)

檔案具有真實(shí)性、完整性及較高的利用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，如何確保檔案的安全性和私密性一直是檔案管理工作中重點(diǎn)關(guān)注的問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管、存儲(chǔ)過程中，容易受到人為因素及環(huán)境的影響，出現(xiàn)檔案資料丟失、破損及被盜的情況，尤其是一些涉密檔案，發(fā)生上述情況會(huì)給企事業(yè)單位甚至國家造成不可估量的損失?，F(xiàn)代化檔案管理模式，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更方便存儲(chǔ)、備份，并通過防火墻及訪問權(quán)限的設(shè)置，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)。

3.管理流程規(guī)范化

檔案管理工作是由檔案資料收集、整理、分類、歸檔、儲(chǔ)存以及轉(zhuǎn)移等一系列流程組成，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要管理人員秉持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成，受人為因素影響較大，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，會(huì)對檔案資料的完整性、真實(shí)性產(chǎn)生不良影響。現(xiàn)代化檔案管理模式通過信息化管理，對檔案管理工作中每一個(gè)流程都有明確的規(guī)范和要求，以此避免人為因素造成的工作失誤，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

4.信息化管理工作模式

進(jìn)入信息化時(shí)代，各項(xiàng)信息技術(shù)日益成熟且得到了廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)為各項(xiàng)工作帶來的高效率和高質(zhì)量，是信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用的根本原因。現(xiàn)代化檔案管理模式正是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析以及云計(jì)算等信息技術(shù)，以取代傳統(tǒng)檔案管理中以人工為主的工作模式，有效規(guī)避了人工操作的風(fēng)險(xiǎn)，提高了檔案管理工作的效率，并通過信息化平臺，實(shí)現(xiàn)了跨越時(shí)間、空間的檔案資料傳遞與查閱，從而提高了檔案資料的利用率，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案管理模式現(xiàn)代化建設(shè)的重要意義

檔案管理歷來是企事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，對企事業(yè)單位乃至國家的健康發(fā)展起著重要作用。隨著時(shí)代發(fā)展，檔案中所記錄的信息及數(shù)據(jù)也越發(fā)龐大，加上根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)又分為文書檔案、科研檔案、基建檔案以及人事檔案等不同類型的管理。因此，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理現(xiàn)代化模式是時(shí)代發(fā)展的需要，是大勢所趨。尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代，只有加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能通過信息技術(shù)有效提高檔案傳遞和利用效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，有助于各單位和部門的信息溝通，進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.有效提高企事業(yè)單位管理效率和水平

作為企事業(yè)單位重要的管理工作之一，檔案管理工作質(zhì)量在一定程度上代表了企事業(yè)單位管理工作的水平。傳統(tǒng)人工檔案管理模式不僅會(huì)出現(xiàn)因人為因素導(dǎo)致的工作失誤，還浪費(fèi)了大量人力、物力，且工作效率不高。現(xiàn)代化檔案管理模式依托信息技術(shù)，有效規(guī)避了人為因素產(chǎn)生的管理風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化資源配置，構(gòu)建科學(xué)、合理的管理體制，減少了管理人員的工作量，并能有效確保檔案安全，進(jìn)一步提高了企事業(yè)單位整體管理工作的效率和水平。

2.滿足時(shí)代發(fā)展要求

新時(shí)期，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，要求在各項(xiàng)管理工作中采用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效管理?，F(xiàn)代化技術(shù)在當(dāng)前時(shí)期主要是以信息技術(shù)為主，通過開展檔案管理信息化建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，以大數(shù)據(jù)分析和信息平臺搭建為主，完善檔案資料內(nèi)容和準(zhǔn)確性，提高了推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的服務(wù)水平，從而滿足時(shí)代發(fā)展要求。

3.促進(jìn)企事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作是企事業(yè)單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。傳統(tǒng)檔案管理模式造成了企事業(yè)單位大量人力、物力的浪費(fèi)，紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)了紙質(zhì)資源且受時(shí)間、環(huán)境的影響，容易出現(xiàn)破損、丟失的情況，給企事業(yè)單位帶來經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理工作效率偏低，直接影響企事業(yè)單位整體的管理水平。在新時(shí)期，采用檔案管理現(xiàn)代化模式，在降低企業(yè)管理成本的同時(shí)，提高了檔案資源利用率，構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，切實(shí)提高了工作效率，從而促進(jìn)企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理理念

現(xiàn)代化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式在管理理念上有著明顯區(qū)別?，F(xiàn)代化檔案管理模式依托信息技術(shù)，而傳統(tǒng)檔案管理模式則是以人工為主的紙質(zhì)檔案管理。就當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情況來看，由于深受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員對現(xiàn)代化管理理念接受和理解程度不足，對信息技術(shù)存在掌握性不夠，無法熟練操作，導(dǎo)致其對現(xiàn)代化檔案管理模式產(chǎn)生了一定的抵觸情緒，在工作中依舊采用傳統(tǒng)人工模式。對現(xiàn)代化檔案管理模式認(rèn)知上的不足與管理理念的落后，導(dǎo)致檔案管理人員在思想上仍然受傳統(tǒng)管理模式的束縛，在實(shí)際工作中，具體表現(xiàn)為工作效率偏低、人為因素工作失誤狀況頻發(fā)、檔案資料收集不完整、檔案真實(shí)性有待商榷等諸多問題。

2.檔案管理信息化建設(shè)資金少，信息化設(shè)備設(shè)施不完善

企事業(yè)單位管理層對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，是影響當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要因素。在檔案現(xiàn)代化管理模式中信息化建設(shè)是必不可少的環(huán)節(jié)，其建設(shè)過程中，需要企事業(yè)單位投入一定的資金，購置相應(yīng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)備。但是，由于部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)過于重視各項(xiàng)業(yè)務(wù)而忽視了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致在資金、人員配置上投入不足，影響了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.缺乏完善、合理的檔案管理制度

規(guī)范、合理的管理制度是保證各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)和保障。但目前情況來看，企事業(yè)單位缺乏對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度，因而在檔案管理制度上沒有結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，只是借鑒其他部門的管理制度，通過改頭換面強(qiáng)加于檔案管理部門。這樣缺乏與實(shí)際工作相結(jié)合的管理制度必然無法適用檔案管理工作，容易出現(xiàn)工作混亂、人員職責(zé)劃分不明確、工作效率低等諸多問題。

4.檔案管理人員素質(zhì)無法滿足新時(shí)代要求

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，是檔案管理工作順利開展的重要因素。檔案管理人員素質(zhì)和能力的高低直接決定了企事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。企事業(yè)單位檔案管理人員年齡上普遍偏高，且大部分缺乏檔案管理及信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)。在思想上對現(xiàn)代化管理模式?jīng)]有清晰的概念，由于缺乏自主學(xué)習(xí)能力，對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握能力不足，甚至?xí)械钟|情緒，依舊習(xí)慣性地采用傳統(tǒng)工作模式。企事業(yè)單位檔案管理工作中專業(yè)人才的匱乏會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，拉低單位整體現(xiàn)代化管理水平，甚至影響企事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

四、新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化模式的開展路徑

1.加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理意識

在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，諸多領(lǐng)域與信息技術(shù)實(shí)行了有效融合，并使部分傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型升級。在企事業(yè)單位的檔案管理中，若想促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，應(yīng)增強(qiáng)工作人員的檔案管理現(xiàn)代化意識。第一，利用網(wǎng)絡(luò)平臺，加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)重要性的宣傳，如某信公眾號、某博平臺、某音短視頻等，這些平臺的用戶較多，能夠有效提高宣傳力度。在宣傳的過程中，要充分體現(xiàn)各項(xiàng)信息技術(shù)對檔案管理的作用、優(yōu)勢及意義等，使工作人員認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的重要性，以此來給檔案管理人員樹立信息化意識奠定良好的基礎(chǔ)；第二，要規(guī)范檔案信息收集、整理與分類工作的流程，加強(qiáng)對檔案信息資源的管理與存儲(chǔ)，保障檔案資料的完整性、真實(shí)性和時(shí)效性；第三，企事業(yè)單位要根據(jù)各部門對檔案資料的實(shí)際需求，按照相關(guān)規(guī)定檢索，通過獲取相應(yīng)權(quán)限查閱、調(diào)取所需信息。

2.制定嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度

制定科學(xué)、合理、嚴(yán)格以及規(guī)范的檔案管理制度，有助于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。首先，要制定嚴(yán)格、規(guī)范的工作制度，從檔案資料收集到整理、分類到保管，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并安排專人負(fù)責(zé)，確保工作流程準(zhǔn)確無誤；其次，要制定科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲制度。對在檔案管理工作中有突出貢獻(xiàn)的人員給予物質(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，對在工作中因玩忽職守、出現(xiàn)重大工作失誤的人員，可以采取調(diào)崗、降薪等相應(yīng)的處罰。通過獎(jiǎng)懲制度的建立，提高檔案管理人員的工作積極性和工作效率。

3.重視檔案管理工作信息化建設(shè)

企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性。信息技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，充分證明了信息技術(shù)已經(jīng)成為一種成熟的現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)。在檔案管理中，要積極采用各項(xiàng)信息技術(shù)，以滿足時(shí)代發(fā)展的需要。首先，企事業(yè)單位管理層要加大對檔案管理信息化建設(shè)資金的投入，采購計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印一體機(jī)和網(wǎng)絡(luò)軟件等設(shè)備設(shè)施，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并確保電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性；其次，搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺，確保單位各部門之間通過平臺能夠快速溝通，實(shí)時(shí)信息資源共享，保障企事業(yè)單位各部門的協(xié)同合作，提高單位管理工作整體的質(zhì)效。

4.組建一支高水平、高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)

企事業(yè)單位要重視檔案管理工作發(fā)揮的積極作用，可以通過內(nèi)部人事檔案甄選有學(xué)歷、有能力的工作人員作為檔案管理團(tuán)隊(duì)骨干培養(yǎng)。一方面，可以將選拔出來的骨干人員派送至相關(guān)高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案與信息技術(shù)等方面的深造學(xué)習(xí)；另一方面，可以聘請行業(yè)專家來單位，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對檔案管理人員開展有針對性的培訓(xùn)。除了從內(nèi)部選拔、培養(yǎng)檔案管理人才外，企事業(yè)單位也要從自身實(shí)際需要出發(fā)，從社會(huì)聘請高級人才加入管理團(tuán)隊(duì)，尤其是精通信息技術(shù)又受過檔案專業(yè)培訓(xùn)的復(fù)合型人才，是企事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)中不可或缺并亟須引進(jìn)的人才。只有打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，才能確保在新時(shí)期充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，保障企事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

5.重視信息化時(shí)代的檔案安全保密工作

檔案資料的真實(shí)性與完整性使其具有極高的利用價(jià)值。因此，會(huì)受到不法分子的覬覦。作為檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案的安全保密工作要引起企事業(yè)管理層的高度重視。首先，要從思想意識上重視檔案管理中的安全保密工作，上至管理層，下至檔案管理人員要時(shí)刻保持警惕；其次，要加強(qiáng)工作人員對《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，站在法律法規(guī)的高度上重視檔案安全管理工作；最后，要格外重視網(wǎng)絡(luò)安全。尤其是在信息技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，網(wǎng)絡(luò)安全歷來是社會(huì)焦點(diǎn)問題。在企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，要防范網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵等重點(diǎn)問題。一方面，要加大資金投入，采購先進(jìn)的殺毒軟件及防火墻，在信息平臺訪問中設(shè)置權(quán)限，重點(diǎn)檔案信息訪問要設(shè)置專訪密碼乃至人臉識別等功能；另一方面，要引入專業(yè)的信息安保人員，定期開展軟硬件安全性能檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。通過全方位的安全防護(hù)，確保檔案信息安全，避免出現(xiàn)因檔案丟失、被盜而產(chǎn)生的重大損失。

五、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期，我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，對企事業(yè)單位檔案管理工作提出了新的要求。企事業(yè)單位檔案管理工作需要引起管理層高度重視，通過資金投入、完善檔案管理制度、建立專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)、積極開展檔案管理信息化建設(shè)等手段，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，解決目前管理模式落后、管理人員欠缺專業(yè)素養(yǎng)等問題，切實(shí)有效地提升檔案管理工作質(zhì)量和水平，從而確保企事業(yè)單位整體管理工作質(zhì)量的提升，有效促進(jìn)企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、可持續(xù)性發(fā)展。

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作者單位：濱州市工人文化宮

作者簡介：趙淑美（1971—），女，漢族，濱州惠民人，本科，副研究館員，研究方向：檔案類。