“三合一”制度背景下高校檔案工作質(zhì)效提升路徑探析

摘 要：在“三合一”制度背景下，高校檔案工作需要提升工作質(zhì)效，保障檔案管理質(zhì)量。文章分析了“三合一”制度及其對高校檔案工作的影響，充分結(jié)合高校檔案工作現(xiàn)狀，提出了“三合一”制度背景下高校檔案工作質(zhì)效的提升路徑，旨在推動高校檔案工作獲得新的成效。

關(guān)鍵詞：“三合一”制度；高校；檔案工作；工作質(zhì)效

在信息化飛速發(fā)展的今天，高校檔案工作迎來了空前的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。伴隨著“三合一”制度的進(jìn)一步推進(jìn)，高校檔案工作既要適應(yīng)新制度、新環(huán)境又要不斷探索提高質(zhì)效的新途徑?！叭弦弧敝贫戎傅氖菣n案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表實現(xiàn)三合一的新管理模式，該制度的推行是為了提高檔案管理效率和質(zhì)量，使其更好地為高校教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)。為此，現(xiàn)階段高校要實現(xiàn)“三合一”制度的高效落實，提高檔案工作質(zhì)效。

一、“三合一”制度解讀及其對高校檔案工作的影響

1.“三合一”制度的內(nèi)涵與特點

“三合一”制度在檔案管理中指的是將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限三者合而為一的管理制度。該制度全面規(guī)范了檔案的形成、收集、整理、歸檔、鑒定與銷毀等各個環(huán)節(jié)，是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要手段。其中，檔案分類是檔案管理的基礎(chǔ)，根據(jù)檔案的內(nèi)容、形式和形成時間等因素，將檔案劃分為不同的類別。在“三合一”制度中，分類方案更加科學(xué)、系統(tǒng)能夠確保各類檔案得到合理歸類，便于后續(xù)的查找和利用。文件材料歸檔范圍明確了哪些文件材料需要歸檔，哪些不需要歸檔。通過合理界定歸檔范圍，可以避免遺漏重要檔案，也能防止無用或重復(fù)檔案的堆積，從而確保檔案資源的精簡和有效性。另外，檔案的價值會隨著時間的推移而發(fā)生變化。因此，合理確定檔案的保管期限至關(guān)重要。保管期限根據(jù)檔案的價值、重要性和使用頻率等因素，為每一類檔案設(shè)定了合理的保存時長，既保證了檔案的有效利用，又避免了不必要的資源浪費。

“三合一”制度特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是整合性。“三合一”制度將檔案分類、歸檔范圍和保管期限三個核心管理環(huán)節(jié)整合在一起，形成了一個統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的管理體系，提高了檔案管理的整體效率和一致性；二是明確性。該制度對檔案管理的各個環(huán)節(jié)給出了明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案工作者能夠有章可循，減少了工作中的隨意性和不確定性；三是靈活性。雖然“三合一”制度提供了統(tǒng)一的管理框架，但它也允許根據(jù)實際情況適當(dāng)?shù)卣{(diào)整。這種靈活性使得該制度能夠更好地適應(yīng)不同單位和部門的實際需求；四是長期性。檔案管理是一項長期性的工作，“三合一”制度著眼于檔案的全生命周期管理，從檔案的生成到銷毀都有明確的規(guī)定，確保了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2.“三合一”制度對高校檔案工作的影響

“三合一”制度對高校檔案工作具有較大影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是促進(jìn)了檔案管理效率的提高?！叭弦弧斌w系通過對檔案分類、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限等方面的融合，使檔案管理流程得以簡化。高校檔案工作人員能夠根據(jù)該系統(tǒng)更有效地將檔案分類、存檔并保存起來。這一整合性管理方法，減少冗余環(huán)節(jié)，全面提高檔案管理效率，使檔案工作更有秩序和標(biāo)準(zhǔn)；二是確保檔案信息的質(zhì)量?！叭弦弧敝贫让鞔_了文件材料的歸檔范圍，有利于高校檔案部門更準(zhǔn)確地掌握檔案信息搜集、整理過程中的真實性和完整性。同時，合理制定檔案分類方案及保管期限的設(shè)定還有利于保證檔案信息能夠得到長久保存與有效使用，提升檔案信息的質(zhì)量；三是推進(jìn)檔案管理信息化?！叭弦弧敝贫鹊奶岢雠c實施常常伴隨著檔案管理信息化。高校在實施該制度時，有必要構(gòu)建一套完整的電子檔案管理系統(tǒng)來對檔案信息電子化儲存、查詢以及共享，既增強(qiáng)了檔案管理的便捷性，也為高校各個部門間的合作與信息共享提供強(qiáng)有力的支撐；四是強(qiáng)化檔案服務(wù)意識?！叭弦弧敝贫韧怀鰴n案的有效利用以及檔案的服務(wù)功能。高校檔案部門需加強(qiáng)對用戶需求的關(guān)注，為用戶提供方便的檔案查詢與利用服務(wù)。這一面向用戶的服務(wù)理念有利于增強(qiáng)高校檔案的社會價值與影響；五是推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化?！叭弦弧敝贫冉o高校檔案管理帶來統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。高校實施該制度需按設(shè)定分類方案、歸檔范圍及保管期限運(yùn)行，有利于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地開展檔案管理工作，提高檔案管理專業(yè)水平。

二、高校檔案工作現(xiàn)狀分析

1.高校檔案工作的主要內(nèi)容與特點

高校檔案工作的主要內(nèi)容涉及多個方面，是高校在教學(xué)、科研、管理以及其他活動中產(chǎn)生的真實記錄。高校檔案工作的主要內(nèi)容包括：第一，教學(xué)實踐檔案。包括與教學(xué)有關(guān)的各種文件資料，如教學(xué)日志、課程規(guī)劃、各類實習(xí)報告和畢業(yè)設(shè)計等。此外，還有與教學(xué)和畢業(yè)相關(guān)的規(guī)劃、綱要等材料；第二，專業(yè)建設(shè)檔案。涉及建設(shè)重點專業(yè)、學(xué)科和課程的申報資料、批復(fù)文件以及教研室、行政的年度總結(jié)計劃和會議紀(jì)要等；第三，學(xué)生檔案。主要包括學(xué)生的學(xué)籍資料，如入學(xué)記錄、成績單和獎懲記錄等，這些檔案對于學(xué)生未來的就業(yè)和升學(xué)具有重要意義；第四，科研檔案。記錄高?？蒲谢顒拥南嚓P(guān)檔案，包括科研項目申請書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)和研究成果等；第五，管理檔案。涵蓋高校行政管理的各個方面，如人事任免、財務(wù)管理和校園建設(shè)等相關(guān)的文件資料；第六，其他活動檔案。包括高校舉辦的各種活動、會議的記錄和資料以及對外交流與合作的相關(guān)文件等。

高校檔案工作的主要內(nèi)容決定了高校檔案工作具有以下特點：一是服務(wù)性。高校檔案工作本質(zhì)上是一項服務(wù)性工作，旨在為師生、學(xué)校管理和科研活動提供必要的檔案支持。檔案工作人員需要面對繁雜的檔案收集、整理、鑒定和保管等工作，以確保檔案的完整性和可用性；二是基礎(chǔ)性。檔案工作是高校管理的基礎(chǔ)性工作之一，記錄了高校的發(fā)展歷程和各項活動，是學(xué)校歷史和文化的重要載體。因此，做好檔案工作對于維護(hù)高校的連續(xù)性和穩(wěn)定性至關(guān)重要；三是專業(yè)性。高校檔案工作需要專業(yè)的檔案管理知識和技能。檔案工作人員需要具備扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)和實踐經(jīng)驗，以確保檔案的科學(xué)分類、妥善保管和有效利用；四是長期性。檔案工作是一項長期性工作。隨著時間的推移，高校檔案會不斷積累和增加，需要檔案工作人員持續(xù)的收集、整理保管和利用工作；五是保密性。部分高校檔案涉及敏感信息或知識產(chǎn)權(quán)等問題，需要嚴(yán)格保密。檔案工作人員需要遵守相關(guān)的保密規(guī)定，確保檔案的安全性和機(jī)密性。

2.高校檔案工作面臨的主要問題

從當(dāng)前情況來看，高校檔案工作中仍然存在較多問題，如檔案管理混亂與不規(guī)范、檔案管理數(shù)字化程度低、檔案保密性不足以及檔案利用率低等，這些問題嚴(yán)重影響著高校檔案工作的質(zhì)量。第一，檔案管理混亂與不規(guī)范。一些高校的檔案管理存在混亂現(xiàn)象，如檔案存放不規(guī)范、檔案歸檔不及時等。這些問題導(dǎo)致難以保證檔案的完整性和真實性，影響了高校的管理和服務(wù)質(zhì)量。例如，有的檔案沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致查找困難，或者檔案沒有及時歸檔，造成信息丟失或遺漏；第二，檔案管理數(shù)字化程度低。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高校檔案的數(shù)字化水平仍然較低。大量的檔案仍然以紙質(zhì)形式保存，不僅占用了大量的物理空間，還給查詢和利用檔案帶來了極大的不便。數(shù)字化檔案的缺失，使得遠(yuǎn)程查詢和數(shù)據(jù)共享變得困難，降低了檔案工作的效率；第三，檔案保密性不足。高校檔案中包含著大量的個人隱私和敏感信息，但部分高校在檔案管理方面的保密意識不強(qiáng)，存在檔案管理人員泄露個人隱私信息的現(xiàn)象。這種保密性的不足，不僅可能侵犯個人隱私權(quán)，還可能對學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生、教職工的權(quán)益造成損害；第四，檔案利用率低。很多高校的檔案被存放在角落里，很少被利用，與高校檔案的價值無法充分體現(xiàn)有關(guān)，也反映了高校對于檔案工作的重視程度不夠。檔案的利用率低，不僅浪費了高校資源，還制約了檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新；第五，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。部分高校的檔案管理人員并非檔案學(xué)專業(yè)出身，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，可能導(dǎo)致檔案的分類、整理和歸檔等工作不夠規(guī)范和專業(yè)，進(jìn)而影響檔案工作的整體質(zhì)量和效率；第六，檔案管理設(shè)備設(shè)施落后。一些高校的檔案管理設(shè)備設(shè)施比較落后，如檔案室的環(huán)境條件較差，缺乏先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)等，不僅會導(dǎo)致檔案信息丟失、無法讀取等問題，還會限制檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新，嚴(yán)重影響檔案的安全和長期保存。

三、“三合一”制度背景下高校檔案工作質(zhì)效提升的路徑

1.完善檔案管理制度體系

在“三合一”制度背景下，高校檔案工作質(zhì)效的提升需要通過完善檔案管理制度體系來實現(xiàn)。首先，高校需要制定全面的檔案管理制度。明確檔案管理的目標(biāo)、原則、流程和組織架構(gòu)。這些制度應(yīng)與高校的整體發(fā)展戰(zhàn)略相一致，并確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性；其次，優(yōu)化檔案管理流程。高校需要梳理和優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理流程。通過簡化流程、明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和銜接方式，可以減少工作重復(fù)和浪費，提高工作效率。同時，應(yīng)確保流程的透明度和可追溯性，便于監(jiān)控和管理；再次，建立檔案分類與歸檔標(biāo)準(zhǔn)。制定明確的檔案分類和歸檔標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)高效檔案管理的關(guān)鍵。高校應(yīng)根據(jù)實際需求，結(jié)合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，建立適合自身的檔案分類體系。此外，還應(yīng)制定詳細(xì)的歸檔范圍和保管期限，確保檔案的完整性和可檢索性；最后，定期召開檔案專題會議。高校需要針對與“三合一”制度相關(guān)的文件精神與規(guī)范，全面展開對檔案分類、歸檔范圍以及保管期限的認(rèn)真研讀與交流討論，找到工作中存在的難點與問題并當(dāng)場解決。

2.加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)

在“三合一”制度背景下，高校要想提升檔案工作質(zhì)效，需要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)。首先，高校需要嚴(yán)格把控檔案專業(yè)人才的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。高校在招聘檔案管理人員時，應(yīng)設(shè)定嚴(yán)格的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，不僅考察應(yīng)聘者的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識和技能，還要注重其信息化素質(zhì)、創(chuàng)新能力、溝通能力以及協(xié)作能力等多方面的綜合素養(yǎng)。

通過這樣的標(biāo)準(zhǔn)，可以篩選出既具備專業(yè)知識又擁有良好綜合素質(zhì)的優(yōu)秀人才，為檔案專業(yè)人才隊伍的建設(shè)奠定基礎(chǔ)；其次，高校需要加強(qiáng)崗前培訓(xùn)與在職教育。對于新入職的檔案管理人員，高校應(yīng)提供系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，幫助他們熟悉和掌握“三合一”制度下的檔案管理要求、操作流程以及電子檔案管理系統(tǒng)的使用等。同時，對于在職的檔案管理人員，也應(yīng)定期開展在職教育和培訓(xùn)，更新其知識和技能，以適應(yīng)檔案管理領(lǐng)域的新發(fā)展和新要求；最后，實施檔案管理人員輪崗與交流制度。為了提升檔案管理人員的全面素質(zhì)，高?？梢詫嵤┹啀徍徒涣髦贫?。通過在不同崗位上的實踐和學(xué)習(xí)，檔案管理人員可以更加全面地了解檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高其綜合能力和應(yīng)變能力。同時，交流制度也可以促進(jìn)檔案管理人員之間的經(jīng)驗分享和知識傳遞，有利于提高整個隊伍的專業(yè)水平。

3.推動檔案工作的信息化發(fā)展

在“三合一”制度背景下，高校推動檔案工作的信息化發(fā)展對提升檔案工作質(zhì)效至關(guān)重要。首先，高校應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢和共享，能夠極大地提高檔案檢索與利用的效率；其次，利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)對檔案信息深度挖掘和分析，為高校決策提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持；再次，加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)。通過采用先進(jìn)的加密技術(shù)和備份機(jī)制，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，高校還應(yīng)培養(yǎng)一支具備信息技術(shù)和檔案管理知識的復(fù)合型人才隊伍，通過定期培訓(xùn)和技能提升，使他們能夠適應(yīng)信息化發(fā)展的需要；最后，高校應(yīng)積極探索與其他信息系統(tǒng)的整合與對接，實現(xiàn)檔案信息的互通互聯(lián)，進(jìn)一步提高檔案工作的整體效率。通過這些方式，高校能夠在“三合一”制度背景下有效推動檔案工作的信息化發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案工作質(zhì)效的顯著提升。

4.強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督與考核

在“三合一”制度背景下，高校強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督與考核對提升檔案工作質(zhì)效尤為關(guān)鍵。首先，高校應(yīng)建立完善的檔案工作監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督責(zé)任、頻次和方法，確保各項檔案工作規(guī)范執(zhí)行；其次，制定細(xì)致的檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分類、歸檔和保存等各環(huán)節(jié)納入考核體系，量化工作成果，客觀評價檔案管理人員的工作績效；最后，高校應(yīng)定期開展檔案工作檢查與評估，通過自查、互查和專項檢查等方式，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。對檔案工作表現(xiàn)突出的個人或團(tuán)隊給予表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新精神。通過這些措施，高校能夠在“三合一”制度背景下有效強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督與考核，推動檔案工作質(zhì)效的顯著提升，為高校的整體發(fā)展提供有力保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在“三合一”制度背景下，高校檔案工作的質(zhì)效提升不僅關(guān)乎檔案管理工作的專業(yè)化與規(guī)范化，還是高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。通過完善檔案管理制度體系、加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)、推動檔案工作的信息化發(fā)展以及強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督與考核，可以為高校構(gòu)建一個高效、安全與便捷的檔案管理環(huán)境。因此，在“三合一”制度基礎(chǔ)之上，將有力推動高校檔案工作邁向新的臺階，為高校的學(xué)術(shù)研究、教育教學(xué)以及行政管理提供更加堅實的支撐，促進(jìn)高校的全面發(fā)展和創(chuàng)新進(jìn)步。

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作者單位：山西藥科職業(yè)學(xué)院

作者簡介：龔李靜（1982—），女，漢族，山西襄垣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。