關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及解決策略探析

摘 要：隨著我國信息技術(shù)水平不斷提高，企業(yè)在開展檔案管理工作時其信息化程度也在不斷提高，逐漸形成更為完善的檔案服務(wù)體系，使得檔案資源的檢索、整合與利用效率更高，也為企業(yè)內(nèi)部控制等一系列工作開展奠定堅實基礎(chǔ)。今后，企業(yè)應(yīng)該進一步在檔案數(shù)字化建設(shè)方面加大投入力度，構(gòu)建功能完善的數(shù)字化檔案館，促進企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)及管理工作的開展，與當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求更為吻合?；诖?，文章分析了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及解決策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；現(xiàn)狀分析；解決策略

對于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)而言，由于企業(yè)檔案資料豐富、類型繁多。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)體量較大。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，會涉及計算機、掃描技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等多項技術(shù)的聯(lián)合運用，需要相關(guān)工作人員具備極強的專業(yè)素質(zhì)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為更具現(xiàn)代化特征的數(shù)字信息，這也是保證檔案管理高效性的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)該充分挖掘數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，并正視當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的具體問題，如檔案數(shù)字化前期準備不足、檔案管理人員信息技術(shù)水平有待提高等，也正是因為這些問題客觀存在，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)成效受到影響。今后，應(yīng)該以上述問題為切入點，不斷提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，確定行之有效的應(yīng)對措施。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1.可以使企業(yè)檔案管理實現(xiàn)降本增效

企業(yè)通過切實開展檔案數(shù)字化建設(shè)，可以形成規(guī)范化的檔案庫房和基礎(chǔ)配套設(shè)施，使企業(yè)檔案管理工作在正式開展時所應(yīng)用的人力資源更少，工作效率更高，直接降低了檔案管理方面的資金成本。并且，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)還可以使工作人員在查找檔案時只需要利用信息系統(tǒng)檢索便可以知道檔案的具體內(nèi)容及相關(guān)信息，明顯提高了檔案管理及使用效率。

2.能夠最大程度地保護庫存檔案

檔案數(shù)字化模式在企業(yè)貫徹落實的重要目的之一是保護企業(yè)的庫存檔案原件。由于很多歷史檔案資料年代較為久遠，紙張已經(jīng)發(fā)黃、殘破，再加上相當(dāng)一部分檔案資料是手工書寫或繪制的，屬于孤本，一旦損毀，往往難以再得，甚至還會對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生一定影響。因為檔案年代久遠，紙張變脆，導(dǎo)致其存儲難度更大，如果時常查看與翻閱，勢必會加劇紙質(zhì)檔案的受損程度，進而影響其存放年限。通過檔案數(shù)字化建設(shè)，可以處理紙質(zhì)檔案，后續(xù)對檔案查看時可以直接通過信息系統(tǒng)檢索，不必翻閱實體資料。因此，更加有利于實體檔案資料的長期保存。

3.可以及時更新業(yè)務(wù)知識

檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作開展的重要方向，與數(shù)字化檔案模式可以實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)知識的及時更新有直接關(guān)系。就目前情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)將數(shù)字化檔案模式融入檔案管理工作體系中，但仍有很大一部分企業(yè)的檔案管理人員并沒有完全適應(yīng)數(shù)字化檔案管理模式，今后還需要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，提高檔案管理能力，積極了解業(yè)務(wù)要點。檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)，提高自身信息技術(shù)運用能力，保證企業(yè)檔案管理工作開展的成效。由于檔案數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)了對以往檔案管理模式、管理流程的有效優(yōu)化，尤其起到了及時更新檔案管理業(yè)務(wù)知識的作用，可以使檔案管理人員在開展本職工作時及時了解檔案管理的要點和注意事項，保證檔案信息更具真實性與可靠性。由此可以看出，檔案數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)了對檔案管理人員知識體系的有效更新，符合企業(yè)檔案管理需求及企業(yè)發(fā)展需求。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.存在檔案數(shù)字化建設(shè)前期準備工作不足的現(xiàn)象

對于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)而言，由于在建設(shè)過程中所涉及的內(nèi)容較為繁雜。因此，要保證前期準備工作到位，才能使檔案信息化建設(shè)成效得到保證。在上文中提到，開展檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目的之一就是方便檔案原件長久保存，并通過形成數(shù)字化檔案副本的方式更便捷地開展檔案檢索、整合與利用等相關(guān)工作。但是，由于所涉及的內(nèi)容龐雜及應(yīng)用的技術(shù)種類繁多，在開展數(shù)字化建設(shè)前期準備工作時，應(yīng)考慮到多方面情況，保證設(shè)備設(shè)施、技術(shù)和人員達到要求，但就目前情況來看，部分企業(yè)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時往往只停留在初級階段，只是掃描紙質(zhì)檔案，然后將其存儲到計算機中，并沒有對檔案規(guī)范化編目與整理，導(dǎo)致后續(xù)檔案檢索難度大，不利于檔案使用與開發(fā)工作進一步開展。

2.沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案數(shù)字化管理體系

企業(yè)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，想要使建設(shè)效率及成果得到保證，需要形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案數(shù)字化管理體系，要保證管理體系的建設(shè)與數(shù)字化檔案建設(shè)同步開展，使二者互相協(xié)調(diào)，這樣才能使數(shù)字化檔案系統(tǒng)更為完善，方便檔案部門開展一系列日常工作。并且，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)還需要考慮到多種現(xiàn)實因素對后續(xù)檔案管理工作的具體影響，如檔案資源獲取路徑、檔案類別和檢索模式等，這也需要有統(tǒng)一性的檔案數(shù)字化管理體系作為支持，從而實現(xiàn)對影響檔案管理具體因素的深入分析。但就目前情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)將數(shù)字化技術(shù)落實到檔案管理工作中，但在具體開展檔案數(shù)字化管理工作時往往沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范以及執(zhí)行性強的檔案數(shù)字化管理體系。

例如，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時，沒有將數(shù)字化技術(shù)與當(dāng)前企業(yè)實際情況有效融合，導(dǎo)致檔案管理中所涉及的技術(shù)參數(shù)及存儲格式等問題依然沒有得到有效解決。再例如，很多企業(yè)的檔案部門沒有考慮到現(xiàn)實因素對后續(xù)檔案管理工作的影響，雖然部分企業(yè)已經(jīng)開始著手建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系，但沒有充分發(fā)揮管理體系與檔案工作的呼應(yīng)作用。歸根結(jié)底，與企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)的時間不長、經(jīng)驗有限有直接關(guān)系，同時，也與企業(yè)沒有設(shè)定針對檔案數(shù)字化建設(shè)的專題培訓(xùn)有關(guān)，使得檔案管理信息化建設(shè)有流于形式之嫌，沒有真正發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。

3.企業(yè)檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的水平有待提高

想要保證企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)水平及其后續(xù)的工作成效，必須有高素質(zhì)的檔案管理人才作為支持，檔案管理人員尤其需要具備較高的信息技術(shù)應(yīng)用能力，能夠靈活操作計算機等硬件設(shè)備設(shè)施。但從整體來看，很多企業(yè)的檔案管理人員雖然具備較強的檔案管理專業(yè)素質(zhì)，有較為完善的專業(yè)知識儲備，但綜合能力有限，有相當(dāng)一部分檔案管理人員的計算機信息技術(shù)水平不高，在開展日常的檔案管理工作時，往往很難充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理效率不高，出現(xiàn)紕漏的可能性也有所增加。歸根結(jié)底，與企業(yè)檔案管理工作人員流動性較大有直接關(guān)系。由于企業(yè)檔案管理崗位的薪資待遇不高，晉升機會也相對有限，導(dǎo)致很多人不會將檔案管理作為一項長期的工作，通常是剛畢業(yè)的學(xué)生來應(yīng)聘企業(yè)的檔案管理工作，將其當(dāng)作今后就業(yè)及發(fā)展的跳板，也正是因為上述情況客觀存在，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理崗位存在“留不住人”的現(xiàn)象。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)策略分析

由于數(shù)字化檔案在儲存、檢索與傳播等多個層面有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以比擬的優(yōu)勢，使得企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)成為當(dāng)前企業(yè)檔案工作最為重要的組成部分之一。企業(yè)方面在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，應(yīng)該積極挖掘數(shù)字檔案資源，使得數(shù)字化檔案建設(shè)獲得基礎(chǔ)，這就需要企業(yè)檔案部門有意識地打破以往的時空限制，從而使檔案資源獲取路徑更為豐富，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化與新增檔案數(shù)字化同步開展，當(dāng)二者同步推進之后，則可以使企業(yè)檔案部門形成結(jié)構(gòu)更為豐富的數(shù)字化檔案體系，為今后檔案管理工作開展奠定堅實的基礎(chǔ)。具體而言，應(yīng)該從確立規(guī)范的檔案數(shù)字化管理體系、加大檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入力度、構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫以及加強檔案資料數(shù)字化加工與處理等幾個方面入手。

1.確立規(guī)范的檔案數(shù)字化管理體系

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項持續(xù)性工作，想要保證其工作成效，應(yīng)該確立更為完善的管理體系，將其與企業(yè)發(fā)展有效銜接，具體涉及技術(shù)參數(shù)、檔案體量和存儲格式等多個方面，只有確定上述情況之后，才能構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系，為檔案管理工作開展提供必要的支持。在構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系時，還應(yīng)該加大對相關(guān)軟硬件的引進力度，并構(gòu)建以小組為基本單位的檔案數(shù)字化管理人員結(jié)構(gòu)，有效劃分各個小組及具體工作人員的責(zé)任，使檔案數(shù)字化管理流程更為規(guī)范，保證企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)及應(yīng)用成效。

2.加大在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的資金投入力度

從當(dāng)前很多企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展情況來看，在此方面的資金投入相對有限，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備設(shè)施配置不完善、人員綜合素質(zhì)不高的情況依然存在，使得檔案數(shù)字化管理工作的開展受到一定阻礙。今后，企業(yè)在開展檔案管理工作時應(yīng)該革新檔案管理理念，尤其要加大在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的資金投入力度，定期升級、維護計算機和掃描儀等設(shè)備設(shè)施，使其在工作過程中可以充分發(fā)揮作用，提升檔案管理工作質(zhì)量及效率。此外，在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時，容易受到外界病毒的攻擊或不法分子的入侵，導(dǎo)致重要資料丟失或被盜的情況。因此，企業(yè)必須優(yōu)化檔案數(shù)字化技術(shù)體系，設(shè)置專門的檔案數(shù)字化技術(shù)部門，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作開展實際需求設(shè)定相應(yīng)的防火墻裝置，盡量降低外界病毒及不法分子對企業(yè)數(shù)字化檔案安全的威脅。還應(yīng)該加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，尤其要注意在培訓(xùn)過程中提高其信息技術(shù)應(yīng)用水平，在檔案管理工作中可以靈活借助掃描儀等一系列設(shè)備設(shè)施，獲得更高清晰度的檔案信息，提高檔案管理的效率。上述措施需要一定的資金作為支持。因此，企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理工作的資金投入，使數(shù)字化檔案管理理念能夠真正落實到企業(yè)檔案管理工作中去。

3.構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫

企業(yè)想要確保檔案信息化建設(shè)成效，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為要點內(nèi)容，具體可以從目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩個方面入手。

首先，目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。從當(dāng)前國家檔案局數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準要求來看，在開展企業(yè)或機構(gòu)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，必須保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫功能完善，方便檔案管理人員分類及檢索各種類型的檔案，能夠提高其工作效率。具體而言，在開展檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要檔案管理人員根據(jù)檔案文本的具體內(nèi)容和名稱開展數(shù)據(jù)輸入工作，逐漸形成完善的目錄數(shù)據(jù)庫。企業(yè)還可以借助網(wǎng)絡(luò)傳輸方式來有效對接企業(yè)目錄數(shù)據(jù)庫，使目錄數(shù)據(jù)庫更新更為及時，可以明顯提高檔案管理工作的效率。

其次，專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。企業(yè)在開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，還應(yīng)該將專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重中之重，其主要目的是滿足特殊檔案數(shù)據(jù)的高效檢索需求。例如，館藏檔案需要構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，因為此類檔案不僅是企業(yè)的核心檔案，同時，其會隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展而發(fā)生變化，所以要單獨構(gòu)建數(shù)據(jù)庫對其存儲與更新，能夠更為及時地開展檔案信息的檢索及利用工作。在開展專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，應(yīng)該明確建設(shè)要點環(huán)節(jié)，針對專題內(nèi)容提取重要的數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)實際需求實施數(shù)據(jù)庫布局，保證專題數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)完善，使后續(xù)的檢索等工作開展精準程度及效率更高。

無論是目錄數(shù)據(jù)庫還是專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都應(yīng)該結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展情況，實現(xiàn)與企業(yè)現(xiàn)狀的有效對接，使數(shù)字化檔案系統(tǒng)完善程度更高，使企業(yè)在開展檔案管理工作時，其管理形式與管理路徑更具現(xiàn)代化特征。

4.加強對檔案資料的數(shù)字化加工與處理

當(dāng)前，數(shù)字化理念已經(jīng)在我國企業(yè)檔案管理工作中得到較為廣泛的落實，但其實際應(yīng)用成效各不相同，與企業(yè)對檔案資料的數(shù)字化加工與處理方式與力度不同有直接關(guān)系。企業(yè)在開展數(shù)字化檔案加工處理時，應(yīng)該將紙質(zhì)檔案的處理作為重點，通過對紙質(zhì)檔案內(nèi)容的開發(fā)，可以形成更為完善的數(shù)字化檔案體系，使接下來的檔案管理工作獲得堅實基礎(chǔ)。在將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化時，往往會消耗很長時間，且工作總量較為龐大，對相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出更高要求，需要其在正式開展檔案數(shù)字化處理工作之前，對檔案進行甄別與分類，保證檔案管理工作有序開展。具體而言，需要在檔案數(shù)字化處理前期確定哪些檔案是重點、哪些檔案容易損壞以及哪些檔案會在近期發(fā)揮效用等，以此為基礎(chǔ)來確定檔案存儲和整理的方式，使得檔案數(shù)字化處理更具針對性。企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化以往的檔案數(shù)字化加工與處理流程，尤其要保證檔案掃描、整理、存儲、備份和檢索等環(huán)節(jié)的工作細節(jié)，保證檔案管理工作的成效。還應(yīng)該確立與當(dāng)前企業(yè)發(fā)展情況及檔案資料體量匹配程度更高的數(shù)字化檔案加工方式，可以在檔案管理人員培訓(xùn)過程中向其傳遞最新的檔案信息化管理方向及理念，使檔案管理人員更為適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)崗位需求。并且，企業(yè)還應(yīng)該適當(dāng)提高檔案管理人員的薪資待遇水平，并為其提供深造與晉升的機會，有利于為企業(yè)儲備更多高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。未來，還應(yīng)該為檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作人員制定保密承諾書，使其履行保密承諾，清晰地認知本職工作的重要性，降低核心檔案資料出現(xiàn)丟失、被泄露等問題的可能性，保證檔案信息的安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前社會快速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)在開展檔案管理工作時，應(yīng)該秉持與時俱進的基本原則，不斷創(chuàng)新以往的檔案管理模式及理念，確定符合當(dāng)前行業(yè)發(fā)展及企業(yè)發(fā)展實際情況的檔案管理方案，而開展檔案數(shù)字化建設(shè)則是關(guān)鍵入手點，需要企業(yè)靈活運用信息技術(shù)、掃描技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案資料的歸類、整理與檢索效率更高，精準程度也明顯提升?？梢钥闯觯瑪?shù)字化、信息化的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式相比其錄入、檢索便捷程度明顯提高，符合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求。但就目前情況來看，企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)依然存在一些不足之處，應(yīng)該正視檔案數(shù)字化建設(shè)中的不足，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)模式，明確更為具體的建設(shè)方向及建設(shè)目標。具體可以從確立規(guī)范的檔案數(shù)字化管理體系、加大在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的資金投入力度以及強化對數(shù)字檔案資料的數(shù)字化加工與處理等方面入手，提升檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，保證檔案信息安全。

參考文獻：

[1]錢 偉.大數(shù)據(jù)背景下國有集團企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的完善策略[J].黑龍江檔案，2023，17（04）： 111-113.

作者單位：神木富油能源科技有限公司

作者簡介：崔姣（1988—），女，漢族，陜西米脂人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。