新時代干部人事檔案數(shù)字化管理策略探究

摘 要：在新時代背景下，信息技術的蓬勃發(fā)展和廣泛應用為干部人事檔案管理指明了新的方向——數(shù)字化。以數(shù)字化為基礎構建干部人事檔案管理新體系，能夠有效補足傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的不足，推動干部人事檔案管理工作提質(zhì)增效。探究如何構建、完善以數(shù)字化為基礎的干部人事檔案管理模式，推動干部人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，已經(jīng)成為當前時期干部人事檔案工作的重要課題。

關鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；策略

隨著選人用人制度的不斷完善，干部人事檔案管理工作面臨新形勢與新任務，而傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案管理體系難以滿足當下干部人事檔案管理工作的新要求，推動干部人事檔案數(shù)字化管理勢在必行。構建以數(shù)字化為基礎的干部人事檔案管理模式，能夠有效提高干部人事信息的更新、存儲和在各地、各單位之間的交流，提高干部人事檔案管理質(zhì)效，為把好選人、用人關奠定堅實基礎。為加快推進干部人事檔案數(shù)字化管理，干部人事檔案管理單位應當著力制定一套標準化的管理模式，明確管理模型和方法，構建完善的管理體系和架構，使管理品質(zhì)和效率得到有效提升。

一、新時代干部人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.數(shù)字化投入不足

紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案需要投入大量的人力、物力和財力。特別是對于擁有大量紙質(zhì)檔案的單位來說，其轉(zhuǎn)換過程復雜且耗時耗力，成本高昂。一是部分檔案管理單位財力投入不足。紙質(zhì)文檔數(shù)字化設備設施和技術等達不到要求，導致存在圖像模糊、信息丟失等問題，也會影響檔案信息的完整性和可讀性，降低轉(zhuǎn)換效率；二是檔案管理人員數(shù)量少。以借用、返聘人員為主，業(yè)務水平較低，存在信息錄入錯誤、遺漏和重復等問題，檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性受到影響。

2.數(shù)字化進程緩慢

長汀縣干部人事檔案管理主要依賴于紙質(zhì)檔案管理方式，數(shù)字化進程緩慢。一是缺乏高效的人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)和專門的管理軟件，硬件配置投入不足，計算機管理環(huán)節(jié)限制較大；二是覆蓋面較窄，僅完成公務員檔案數(shù)字化，占干部人數(shù)比率較大的事業(yè)單位，包括教育和衛(wèi)生部門、國企均處在調(diào)研等準備階段，數(shù)字化覆蓋率低；三是在數(shù)字化應用上。無紙化閱檔并未廣泛實現(xiàn)，上下級管檔部門之間未實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查檔和數(shù)字檔案網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞，限制了數(shù)字檔案的實際應用效果，干部考核晉升、調(diào)動等審核檔案工作還需要借助紙質(zhì)檔案。

3.缺乏科學統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系

就當前干部人事檔案數(shù)字化情況來看，普遍存在數(shù)字化檔案管理不健全、不完善的問題，檔案管理單位各自為政，沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系。一是缺乏科學統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，不同的干部人事檔案管理單位、部門之間的檔案數(shù)據(jù)格式與編碼方式等存在差異，數(shù)據(jù)共享和交換困難，降低了檔案信息的使用效率；二是老舊檔案數(shù)字化缺乏有效手段，前期管理不規(guī)范導致的老舊檔案紙張老化、字體褪色等問題，造成整理和掃描過程數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。

4.安全管理欠缺

人事檔案涉及大量敏感信息，如身份證號、家庭地址、健康狀況等，干部人事檔案數(shù)字化必然面臨數(shù)據(jù)被泄露和濫用個人隱私等安全問題。隨著數(shù)字化進程的推進，干部人事檔案信息系統(tǒng)面臨越來越多的網(wǎng)絡安全威脅，如黑客攻擊、病毒入侵等。但許多單位仍然缺乏完善的系統(tǒng)建設、運行、維護、安全管理和數(shù)字化加工制度以及相應的應急管理預案，檔案信息安全管控不到位。

二、問題分析

1.干部人事檔案管理觀念落后

部分單位傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固，缺乏適應數(shù)字化管理的流程，干部人事檔案管理模式滯后，對新技術接受度低，缺乏足夠的技術支持和培訓，受此影響，資金、人力和設備設施的不足，數(shù)字化進程受阻，限制了數(shù)字化建設的規(guī)模和速度。

2.干部人事檔案信息源頭多，檔案內(nèi)容復雜多樣

干部人事檔案集中反映了一名干部的政治品質(zhì)、思想認識、道德品行、工作實績、工作作風、家庭狀況及學習工作經(jīng)歷等多方面的情況，其信息源頭單位少則幾個多則十幾個，信息來源相對復雜，數(shù)據(jù)體量較為龐大。在紙質(zhì)檔案的收集整理過程中容易出現(xiàn)檔案信息混亂、檔案信息不全面等問題，檔案整理、保管、傳遞、統(tǒng)計和查閱等工作缺乏完善的信息數(shù)據(jù)支持，大量的干部人事檔案資料影響了其數(shù)字化的高效推進。

3.行業(yè)內(nèi)尚未形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范

不同單位、部門之間、上下級之間的數(shù)據(jù)格式、編碼方式不一致，形成信息孤島，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。此外，人事檔案管理工作內(nèi)容繁復，需要較強的專業(yè)性。在實際工作中，許多單位檔案管理人員身兼多職，專業(yè)技術知識更新不及時，在數(shù)據(jù)錄入、整理過程中往往出現(xiàn)錯誤和被遺漏，直接影響數(shù)據(jù)的準確性和完整性，降低了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

4.對數(shù)據(jù)安全的形勢認識不足

干部人事檔案管理數(shù)字化在提升管理便捷性和高效性的同時，也給檔案管理帶來了一定的安全風險。當前，許多單位對檔案數(shù)字化管理安全形勢的認識不足，相關制度不夠健全和完善，信息安全應急預案仍然缺位，難以抵御當今形式多樣的信息安全威脅。此外，許多單位的檔案管理數(shù)字化以第三方外包為主開展工作，但對外包人員管理還不夠規(guī)范，存在一定的安全隱患。

三、新時代干部人事檔案數(shù)字化管理策略

1.樹立檔案數(shù)字化管理理念，構建數(shù)字化檔案管理體系

當前，推動干部人事檔案數(shù)字化管理工作的首要任務是轉(zhuǎn)變管理人員的認知和意識，增強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理理念，并將干部人事檔案數(shù)字化工作納入單位重點的工作規(guī)劃，在推進數(shù)字化過程要以問題為導向，加強人事檔案管理頂層設計，確保檔案管理數(shù)字化工作的資金、技術、設備設施和人力等要素投入，形成檔案資源數(shù)字化、檔案隊伍專業(yè)化、檔案管理安全化和檔案使用過程扁平化的全面管理體系。

一是明確數(shù)字化系統(tǒng)的建設目標，明晰系統(tǒng)功能定位。目前，許多檔案管理數(shù)字化工作仍然處于探索階段，各檔案管理單位在推動干部人事檔案數(shù)字化管理過程中可以引入第三方公司，共同探索與干部人事檔案管理工作實際契合的最優(yōu)方式。在此之前，需要全面梳理現(xiàn)有的干部人事檔案管理流程，明確其中存在的問題和痛點，如檔案管理效率低下、安全性不足或空間有限，依據(jù)分析結(jié)果，確定數(shù)字化系統(tǒng)的建設目標，根據(jù)目標分析結(jié)果來設定具體的功能模塊，以提高檔案數(shù)字化管理水平。在此過程中，需要對市場上的數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)開展調(diào)研，了解其功能特點、技術架構、用戶評價等各項信息，結(jié)合實際需求，對備選系統(tǒng)展開綜合評估，綜合性評審系統(tǒng)的應用性、穩(wěn)定性、安全性、兼容性以及后期維護服務，選擇符合需求的數(shù)字化系統(tǒng)。

二是加強人才培養(yǎng)，確保數(shù)字化系統(tǒng)平穩(wěn)運行。穩(wěn)步高效推進干部人事檔案系統(tǒng)建設，人才培養(yǎng)、資源投入是關鍵。數(shù)字化系統(tǒng)建立之后，必須在數(shù)據(jù)遷移整理、系統(tǒng)安裝與配置、人員培訓與考核等方面做足功夫，保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，并定期開展數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)維護、升級以及數(shù)據(jù)備份安全檢測，不斷優(yōu)化管理流程，提高系統(tǒng)性能，滿足實際工作需求。

例如，長汀縣為進一步提高檔案管理水平，決定建立檔案管理工作提升工作組，建設干部人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。經(jīng)工作組全面排查，發(fā)現(xiàn)單位檔案管理工作還存在查詢檔案平均耗時超過30分鐘，且頻繁出現(xiàn)檔案資料丟失或損壞等情況。通過分析，工作組明確了建設數(shù)據(jù)采集能力全面、檔案管理功能靈活、網(wǎng)絡平臺高效、安全控制機制嚴格的數(shù)字化平臺的目標。在開展充分的市場調(diào)查后，長汀縣最終選定某第三方公司共同建設檔案數(shù)字化管理平臺。完成了3000余卷干部人事檔案的數(shù)字化掃描，實現(xiàn)了檔案信息的電子化存儲，并實施了系統(tǒng)的安裝與配置，確保各項功能正常運行。同時，加強人才培養(yǎng)，開展檔案管理人員數(shù)字化管理培訓，確保每位管理人員都能熟練開展檔案數(shù)字化工作。經(jīng)過數(shù)字化改造，單位干部人事檔案管理水平顯著提高，檔案查詢時間平均2分鐘內(nèi)完成，檔案信息安全得到了有效保障，再未發(fā)生檔案資料丟失或損壞事件，大幅提高了工作效率。

2.統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，促進數(shù)字化平臺共建共享

在新時代背景下，人才培養(yǎng)力度不斷加大，隨之而來的人才交流也逐漸頻繁，在此過程中，必須保證人才信息在單位間的高效流通，在單位不同部門、不同系統(tǒng)之間實現(xiàn)有效的信息共享。統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準可以打破信息孤島，促進干部人事檔案信息跨部門、跨系統(tǒng)共享，提高信息利用效率，并避免在數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一的情況下，每個系統(tǒng)獨立開發(fā)接口或依靠轉(zhuǎn)換工具來實行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，降低系統(tǒng)使用成本和維護難度。

在具體實施過程中，可以參考國家頒布的《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》制定明確的數(shù)據(jù)標準，結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范，對數(shù)據(jù)分類、編碼、格式、存儲方式精準定位。同時，在制定數(shù)據(jù)標準的過程中需要遵循相關部門的建議，確保數(shù)據(jù)標準能夠得到廣泛認可。

長汀縣參考國家頒布的《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，結(jié)合自身實際情況，對干部檔案信息收集制定了詳細標準，對檔案信息的分類、編碼規(guī)則、文件格式及存儲路徑等都做出了具體要求，如所有檔案材料均需采用JPG格式存儲，文件名格式為“姓名-職務-材料類型-日期.pdf”等。同時，通過多次會議討論和征求基層意見，并開展各單位檔案管理人員輪訓工作，確保了數(shù)據(jù)標準的科學性和可操作性。

3.加強紙質(zhì)檔案整理，完善檔案數(shù)字化全流程制作

在干部人事檔案管理過程中，單位要完善檔案管理以及數(shù)字化全程制作模式，推動干部人事檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型升級，形成干部人事檔案“紙質(zhì)”+“電子”的雙向管理模式，有效提升檔案管理效能。

一是推動檔案資料收集與標準化整理。嚴格按照“以我為主，以本級為主，以本機關為主”的基本原則，優(yōu)先完善干部人事檔案信息資料的收集分類。相關資料應當覆蓋基本信息、工作經(jīng)歷、教育培訓和獎懲情況等各方面材料，并按照數(shù)據(jù)格式標準一致性描述和評價。在全流程制作過程中，包括檔案編碼、檔案查缺、信息錄入、檔案裱糊、打印裝訂、檔案掃描以及原始圖像制作等多個步驟，需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔同步管理。并且，在正式掃描前，對老舊檔案展開細致的前期處理，包括紙張修復，如裱糊、去污和壓平等，以恢復檔案的可讀性和耐久性。設立專門的工作小組或委托專業(yè)機構，對檔案初步評估，分類處理不同狀況的檔案，確保每份檔案都能夠得到最適合的處理方式。

二是加快紙質(zhì)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在完成對紙質(zhì)文檔的整理梳理之后，相關單位需要借助數(shù)字化技術，對檔案資料實行全面掃描，并調(diào)整掃描參數(shù)。再利用文本提取和OCR識別技術，準確提取文本資料，為數(shù)字化檔案添加原數(shù)據(jù)，包含文件名、關鍵詞和日期，以便于后續(xù)的檢索和管理。同時，同步實行適當?shù)乃饕到y(tǒng)，對數(shù)字化檔案資料分類備份，提高檢索效率和安全性。相關單位需投資采購先進的數(shù)字化掃描設備，如高分辨率掃描儀，能夠更有效地捕捉老化紙張上的細微字跡，減少因字體褪色導致的數(shù)據(jù)丟失。此外，還可以采用圖像增強技術，如自動色彩校正、去噪和銳化等，在掃描過程中即時優(yōu)化圖像質(zhì)量，提升老舊檔案的數(shù)字化效果。

4.加強系統(tǒng)安全建設，嚴守檔案安全底線

檔案數(shù)字化管理給干部人事檔案管理工作帶來便利的同時，也帶來了信息安全問題，為此，相關單位需要加強干部人事檔案安全管理，嚴守干部人事檔案信息安全底線。

一是強化“人防”。要制定嚴格的權限管理制度，根據(jù)不同崗位職責，為不同人員分配不同的訪問權限。要加強檔案管理人員，尤其是第三方外包人員的管理，制定管理規(guī)范，明確工作程序和紀律要求，簽訂保密協(xié)議等。

二是強化“技防”。要建設安全管理系統(tǒng)，集成數(shù)據(jù)加密、訪問控制及日志審計等多種安全功能，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中始終處于加密狀態(tài)，防止未經(jīng)授權的訪問。在系統(tǒng)中設置嚴格的權限管理，結(jié)合登錄密碼、指紋識別等驗證方式，限制對敏感信息的訪問。日志審計則記錄所有用戶活動，為安全事件的追溯和調(diào)查提供有力支持。還要與第三方建立長期合作關系，定期維護和更新系統(tǒng)，并組織安全培訓，要求第三方派遣專業(yè)團隊對系統(tǒng)展開全面檢查，修復已知漏洞，根據(jù)最新安全威脅動態(tài)更新防護策略。所有檔案管理相關人員應定期更新個人計算機和移動設備上的安全防護軟件，以防止病毒和惡意軟件的入侵。

為確保系統(tǒng)的持續(xù)安全和高效運行，長汀縣與第三方公司建立了長期合作關系，定期維護和更新系統(tǒng)。每個季度，軟件提供商會派遣專業(yè)團隊對系統(tǒng)實行全面檢查，修復已知漏洞，并根據(jù)最新安全威脅動態(tài)更新防護策略。此外，第三方公司通過內(nèi)部通知和郵件提醒的方式，要求用戶定期更新個人計算機和移動設備上的安全防護軟件，每個月發(fā)布一次安全公告，提醒用戶更新操作系統(tǒng)補丁及殺毒軟件等，以防止病毒和惡意軟件的入侵。此外，通過定期組織安全培訓，增強用戶的安全意識和自我保護能力。

四、結(jié)束語

總之，干部人事檔案管理數(shù)字化是應對新時代干部人事檔案管理工作新要求的重要方式，各單位要樹立檔案數(shù)字化管理理念，加大對檔案數(shù)字化管理工作的投入，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)細節(jié)、內(nèi)容和方法，建立好用、高效、安全的數(shù)字化管理體系，提升干部人事檔案管理質(zhì)效。

參考文獻：

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作者單位：中共長汀縣委組織部人才信息中心

作者簡介：賴六英（1976—），女，漢族，福建上杭人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案管理。