摘"要:互聯(lián)網(wǎng)+視角下高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理,為簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案管理流程與提升檔案管理效率提供有力保障。新時(shí)期高職院校依托互聯(lián)網(wǎng)+視角的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系建設(shè),要在有效分析學(xué)籍檔案管理平衡性不足、學(xué)籍檔案管理工作結(jié)構(gòu)單一等基礎(chǔ)問(wèn)題的同時(shí),利用動(dòng)態(tài)平衡數(shù)字化管理制度建設(shè)、建立一站式管理服務(wù)平臺(tái)等舉措,不斷提升學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量,完善基于數(shù)字化服務(wù)體系建設(shè)的學(xué)籍檔案管理工作環(huán)境。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;高職院校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理
中圖分類號(hào):G717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):2095-9052(2024)11-0155-03
引言
互聯(lián)網(wǎng)+教育的穩(wěn)步推進(jìn),為高職院校學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提供新的思路。高職院校則要基于數(shù)字化發(fā)展體系建設(shè),持續(xù)面向?qū)W籍檔案數(shù)字化管理做好服務(wù)平臺(tái)搭建及管理技術(shù)優(yōu)化,充分圍繞互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)籍檔案管理多元融合服務(wù),以提升學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的時(shí)效性、有效性,為高職院校更好地滿足新時(shí)期學(xué)籍檔案管理多元化需求夯實(shí)基礎(chǔ)。
一、互聯(lián)網(wǎng)+視角下高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理要求
2021年12月,全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)以電視電話會(huì)議形式召開(kāi),會(huì)上前國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)解津偉指出“要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則做好統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)推進(jìn)和監(jiān)督指導(dǎo)工作,通過(guò)強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、舉辦宣傳培訓(xùn)、加強(qiáng)人才建設(shè)、爭(zhēng)取資金保障等有效措施,因地制宜、精準(zhǔn)施策,有計(jì)劃、分步驟地全面推進(jìn)地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)?!币虼?,高職院校要根據(jù)職業(yè)人才培養(yǎng)的工作要求與職業(yè)發(fā)展要求,有的放矢地做好數(shù)字化學(xué)籍管理工作決策,結(jié)合學(xué)生學(xué)籍建檔、學(xué)生證辦理、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)學(xué)籍備案及電子學(xué)籍注冊(cè)等工作項(xiàng)目要求,科學(xué)地做好組織協(xié)調(diào)。在保證數(shù)字化學(xué)籍管理工作成果最大化的同時(shí),簡(jiǎn)化傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍管理結(jié)構(gòu)下的工作流程,細(xì)化各個(gè)階段學(xué)籍管理工作方案,進(jìn)一步發(fā)揮高職數(shù)字化學(xué)籍管理工作的核心優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí),2021年06月,中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,并在檔案管理數(shù)字建設(shè)與智慧服務(wù)方面指出“加強(qiáng)繼續(xù)教育師資隊(duì)伍建設(shè),推動(dòng)繼續(xù)教育形式多樣化,完善繼續(xù)教育學(xué)時(shí)制度,優(yōu)化繼續(xù)教育課程和教材,強(qiáng)化數(shù)字課程開(kāi)發(fā),推進(jìn)教育資源共享,促進(jìn)檔案教育培訓(xùn)和互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展。”由此可見(jiàn),數(shù)字檔案管理體系建設(shè),需要圍繞加強(qiáng)數(shù)字檔案管理人才培養(yǎng)與強(qiáng)化對(duì)教育事業(yè)的服務(wù)能力兩個(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行布局,既要從人才培養(yǎng)體系建設(shè)中,做好對(duì)高校、職業(yè)院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的服務(wù)指導(dǎo),也要依托現(xiàn)代化教育體系建設(shè),為數(shù)字檔案人才培養(yǎng)創(chuàng)造有利條件。
二、互聯(lián)網(wǎng)+視角下高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)借鑒
2022年6月,浙江大學(xué)依托“網(wǎng)上浙大2.0”積極探索打造數(shù)字化教育發(fā)展生態(tài),并將智云課堂、數(shù)字學(xué)籍等網(wǎng)絡(luò)服務(wù),納入學(xué)生管理的教育模塊,并借助高性能AI計(jì)算集群為教育科研、教育資源共享與數(shù)字學(xué)籍檔案管理服務(wù)平臺(tái)搭建提供多方面支持,有效提高學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的工作水平。2023年4月,湖南省通過(guò)推進(jìn)數(shù)字化學(xué)籍管理,為精準(zhǔn)幫扶教育體系建設(shè)提供教育支持,進(jìn)一步通過(guò)對(duì)對(duì)象人口、低保人口的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),為義務(wù)教育階段、高等教育階段學(xué)生提供經(jīng)濟(jì)、教育及就業(yè)等多個(gè)層面的教育服務(wù)幫扶[1]。從而,讓數(shù)字學(xué)籍檔案管理不再局限于單方面地人才培養(yǎng),而是能在精準(zhǔn)扶貧、教育幫扶等多個(gè)層面,更好地加速家庭困難學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)。2023年5月,浙江省湖州市進(jìn)一步運(yùn)用學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè),把檔案管理系統(tǒng)與學(xué)生心理健康管理系統(tǒng)進(jìn)行融合,通過(guò)對(duì)學(xué)生心理健康問(wèn)題的一鍵處置、一鍵干預(yù),充分實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生心理健康問(wèn)題的一對(duì)一幫扶,讓學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè),能打造健康學(xué)習(xí)環(huán)境、優(yōu)化心理環(huán)境等多個(gè)方面進(jìn)行教育延伸[2]。綜合以上各地區(qū)、各高校的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理措施來(lái)看,數(shù)字化檔案管理需要在服務(wù)功能拓展、動(dòng)態(tài)化管理對(duì)接、管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、管理服務(wù)信息資源共享及管理服務(wù)培訓(xùn)等多個(gè)層面共同發(fā)力,深入探索數(shù)字化學(xué)籍檔案管理新路徑。尤其是高職院校的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理,要以提升職業(yè)人才就業(yè)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力、加強(qiáng)職業(yè)人才管理服務(wù)保障及加強(qiáng)多元服務(wù)功能開(kāi)發(fā)等內(nèi)容,作為深化數(shù)字化學(xué)籍檔案管理工作成果轉(zhuǎn)化的內(nèi)在支撐。
三、基于互聯(lián)網(wǎng)+視角下高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理核心規(guī)范
國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)表》,雖然主要是面向數(shù)字檔案館提供管理服務(wù)支持,但對(duì)于高職學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理,仍然具有一定的參考意義[3]。其中,數(shù)字檔案管理主要分為一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)兩項(xiàng)內(nèi)容。一級(jí)指標(biāo)涉及基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源、保障體系及服務(wù)績(jī)效五項(xiàng)內(nèi)容。從高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的工作需求來(lái)看,在基礎(chǔ)設(shè)施方面,高職院校需要在二級(jí)指標(biāo)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)上,搭建具有可拓展性、可靠性及特征的服務(wù)平臺(tái),重點(diǎn)為學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的服務(wù)拓展提供支持[4]。在系統(tǒng)功能方面,高職院校應(yīng)基于二級(jí)指標(biāo)的管理、接收、保存及利用四項(xiàng)內(nèi)容,在有效拓展學(xué)籍檔案數(shù)字化服務(wù)功能的同時(shí),配置數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)共享、檔案信息校驗(yàn)、檔案數(shù)據(jù)收錄等系統(tǒng)功能,便于隨時(shí)針對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行查閱或信息修正。在檔案資源上,高職院校要根據(jù)學(xué)生學(xué)籍檔案種類、檔案信息的不同,有效地做好信息內(nèi)容梳理與信息整合,保證檔案信息具有長(zhǎng)期保存的條件,并為學(xué)籍檔案信息的運(yùn)用創(chuàng)造便利條件,滿足學(xué)籍檔案數(shù)字格式轉(zhuǎn)換、鑒定、審核等工作需求。針對(duì)學(xué)籍檔案的保障體系建設(shè),則要根據(jù)二級(jí)指標(biāo)的制度制定與實(shí)施,重點(diǎn)圍繞檔案密鑰管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等做好服務(wù)管理對(duì)接,保證學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息管理的安全性、有效性與針對(duì)性。在服務(wù)績(jī)效方面,要根據(jù)校方、教師、用人單位的服務(wù)評(píng)價(jià),做好對(duì)檔案管理人員的績(jī)效考核評(píng)價(jià),滿足高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的多方面工作需求,提升檔案管理人員綜合性的數(shù)字化管理工作能力。
四、新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)+視角下高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理實(shí)踐困境
(一)高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理服務(wù)缺乏平衡性
高職學(xué)籍檔案管理工作項(xiàng)目?jī)?nèi)容相對(duì)較為豐富。但部分高職院校在學(xué)籍檔案管理工作任務(wù)的分配方面,未能按照檔案管理工作人員的工作優(yōu)勢(shì)、工作特點(diǎn)與工作項(xiàng)目強(qiáng)度,有針對(duì)性地做好管理協(xié)調(diào)。促使部分學(xué)籍檔案管理人員產(chǎn)生個(gè)別人員工作繁重或工作內(nèi)容過(guò)于單調(diào)的問(wèn)題。從而,導(dǎo)致高職在互聯(lián)網(wǎng)+視角下學(xué)籍管理數(shù)字化建設(shè),未能實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)與工作資源的平衡管理。從學(xué)籍管理的工作需求來(lái)看,職工個(gè)人工作精力相對(duì)較為有限,管理平衡的缺失實(shí)際上降低管理資源配置的科學(xué)性,使管理工作的推進(jìn)難以實(shí)現(xiàn)緊密銜接,部分職工由于學(xué)籍檔案管理工作任務(wù)較為繁重,通常無(wú)法按照績(jī)效考核要求完成檔案管理任務(wù)。最終,降低高職學(xué)籍檔案管理的工作質(zhì)量,使數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理體系建設(shè)流于形式,未能有效地為高職檔案管理工作的高質(zhì)量推進(jìn)提供系統(tǒng)化支持。
(二)高職學(xué)籍檔案管理人員的數(shù)字化管理工作能力有待提升
目前,高職學(xué)籍檔案管理人員雖然具有過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng),能勝任部分?jǐn)?shù)字化的學(xué)籍檔案管理工作,但在實(shí)際檔案管理工作實(shí)踐方面,往往存在數(shù)字化管理方法單一及管理服務(wù)時(shí)效性不足的問(wèn)題。部分高職學(xué)籍檔案管理人員,僅能運(yùn)用少量信息化設(shè)備與數(shù)字化設(shè)備開(kāi)展階段性的學(xué)籍檔案管理工作,難以基于學(xué)生學(xué)籍檔案管理的多元需求,做好與各類不同管理服務(wù)工作的對(duì)接。譬如,部分學(xué)籍檔案管理人員在學(xué)生學(xué)籍檔案信息的錄入方面,僅按照數(shù)字檔案系統(tǒng)的學(xué)籍編寫(xiě)頁(yè)碼進(jìn)行檔案信息校正,未能通過(guò)智能服務(wù)的數(shù)字校驗(yàn),簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案的管理工作流程。從而,使部分高職院校學(xué)籍檔案管理,雖然實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)體系的數(shù)字化建設(shè),但學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理工作效率卻未能實(shí)現(xiàn)有效提升。究其原因,部分高職院校未能面向?qū)W籍檔案管理人員,提供多方面的數(shù)字化管理服務(wù)培訓(xùn)支持。促使部分學(xué)籍檔案管理人員多數(shù)通過(guò)數(shù)字化知識(shí)的自學(xué)掌握數(shù)字化管理技能。從而,使高職學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理工作,難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化及高效化。
(三)高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的多元融合服務(wù)結(jié)構(gòu)單一
高職學(xué)籍檔案管理工作涉及檔案的收集、分類、整理、編制、裝訂、掃描、入庫(kù)、保管、出庫(kù)及檔案信息統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)內(nèi)容。數(shù)字化檔案管理服務(wù)的推進(jìn),實(shí)際上有效地簡(jiǎn)化學(xué)籍檔案管理流程,提升學(xué)籍檔案管理的及時(shí)性與時(shí)效性。然而,從當(dāng)前高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀來(lái)看,雖然部分高職院校針對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行充分強(qiáng)化,同時(shí),也建立完善的數(shù)字化檔案管理服務(wù)體系。但部分?jǐn)?shù)字化管理工作項(xiàng)目,仍然僅限于學(xué)籍檔案管理的內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng),在對(duì)外服務(wù)對(duì)接方面,則存在管理質(zhì)量不高、管理服務(wù)針對(duì)性不強(qiáng)與管理效率下降的問(wèn)題。譬如,部分高職學(xué)籍檔案管理與企業(yè)的服務(wù)對(duì)接,則在檔案信息掃描、檔案編制方面,未能面向企業(yè)做好檔案信息統(tǒng)計(jì),而是單方面地根據(jù)教師或企業(yè)方面提供信息數(shù)據(jù),針對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行校正或錄入。由于企業(yè)信息存在一定的滯后性,促使部分學(xué)生學(xué)籍檔案信息的錄入缺乏內(nèi)容完整性,難以有效地提升學(xué)籍檔案信息錄入的全面性。最終,使高職學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化建設(shè),未能依托多元融合服務(wù)體系的構(gòu)建,做好對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。
五、依托互聯(lián)網(wǎng)+視角的高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理科學(xué)策略
(一)構(gòu)建動(dòng)態(tài)平衡的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理制度
構(gòu)建動(dòng)態(tài)平衡的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理制度,是指通過(guò)對(duì)高職學(xué)籍檔案管理任務(wù)的統(tǒng)籌管理實(shí)踐,統(tǒng)一地做好學(xué)籍檔案管理任務(wù)、管理要求的發(fā)布,根據(jù)各個(gè)不同崗位的工作需求及管理人員工作能力、特點(diǎn),有針對(duì)性地做好管理工作任務(wù)的布置,并適當(dāng)?shù)貎?yōu)化針對(duì)職工的績(jī)效考核內(nèi)容,提升部分工作量較高、工作難度較大等學(xué)籍檔案管理工作的福利待遇、薪資待遇,保證數(shù)字化學(xué)籍檔案管理工作的平衡性,加強(qiáng)數(shù)字化管理服務(wù)資源轉(zhuǎn)化,有效基于互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字化資源管理的模式,靈活地做好學(xué)籍檔案管理資源優(yōu)化。從而,使高職院校能通過(guò)平衡管理資源、管理任務(wù),更好地加強(qiáng)各個(gè)階段、各個(gè)崗位學(xué)籍檔案管理銜接緊密性,為高職院校更好地做好學(xué)籍檔案信息錄入、建檔、歸檔及檔案信息檢索等相關(guān)工作提供保障。此外,高職院校應(yīng)按照各個(gè)階段學(xué)籍檔案管理任務(wù)的不同,做好對(duì)線上數(shù)字化管理系統(tǒng)的優(yōu)化,開(kāi)通線上數(shù)字檔案管理工作問(wèn)題反饋渠道,不斷做好對(duì)檔案管理人員工作意見(jiàn)的收集,為高職院校更好地控制學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的平衡性提供內(nèi)容參考。
(二)強(qiáng)化高職學(xué)籍檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)
高職院校需要定期面向?qū)W籍檔案管理人員做好數(shù)字化管理培訓(xùn),并通過(guò)線上管理培訓(xùn)服務(wù)考核,將數(shù)字化檔案管理效率、管理質(zhì)量及管理服務(wù)評(píng)價(jià)等,納入績(jī)效考核的管理機(jī)制,持續(xù)提升高職院校對(duì)檔案管理人員的數(shù)字化服務(wù)培訓(xùn)幫扶能力,拓展檔案管理人員數(shù)字化管理工作視野,豐富檔案管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,充分圍繞互聯(lián)網(wǎng)+動(dòng)態(tài)化學(xué)籍檔案機(jī)制建設(shè),提升檔案管理工作人員的數(shù)字化管理服務(wù)能力,并為檔案管理人員數(shù)字化管理服務(wù)技能的運(yùn)用提供教育培訓(xùn)保障。譬如,在學(xué)生學(xué)籍檔案信息歸檔的數(shù)字化培訓(xùn)方面,高職院校要根據(jù)檔案管理人員服務(wù)端的系統(tǒng)功能,做好對(duì)檔案信息歸檔流程的講解,進(jìn)一步運(yùn)用線上數(shù)字檔案模擬,幫助檔案管理人員模擬檔案歸檔操作場(chǎng)景[5]。同時(shí),高職院??梢曰诨ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理服務(wù)的模式,在線上實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目中加入數(shù)字檔案數(shù)據(jù)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄等數(shù)字化管理操作規(guī)程,幫助檔案管理人員持續(xù)提升數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理工作質(zhì)量,滿足新時(shí)期職業(yè)人才學(xué)籍檔案管理工作的多方面需求。所以,面向?qū)W籍檔案管理人員做好數(shù)字化管理服務(wù)培訓(xùn),是提升高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的關(guān)鍵,實(shí)現(xiàn)高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn),為高職院校在新時(shí)期教育背景下持續(xù)做好學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的推陳出新夯實(shí)基礎(chǔ)。
(三)建立一站式的多元融合學(xué)籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)
建立一站式的多元融合學(xué)籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái),主要目的是通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案學(xué)籍管理體系的內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)與外部服務(wù)模塊雙向融合,打造一體化的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理服務(wù)機(jī)制,進(jìn)一步利用對(duì)數(shù)字化管理服務(wù)平臺(tái)資源的整合,為高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理服務(wù)提供多方面支持。譬如,在與企業(yè)開(kāi)展服務(wù)對(duì)接的過(guò)程中,高職院??梢越梃b互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字留言板的檔案管理模式,加強(qiáng)對(duì)職業(yè)人才赴企實(shí)訓(xùn)信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),結(jié)合教師對(duì)赴崗指導(dǎo)工作反饋,有針對(duì)性地做好學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息歸類。從而,運(yùn)用高職學(xué)籍管理數(shù)字化平臺(tái)與校企合作服務(wù)平臺(tái)的有效對(duì)接,依托多元融合服務(wù)管理體系,加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量,讓高職院校能利用互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字留言板的檔案管理模式,加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)治理與信息共享,充分提升高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的服務(wù)對(duì)接能力,為高職院校更好地做好學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系建設(shè),提供基于一站式數(shù)字化管理服務(wù)的內(nèi)容、平臺(tái)及技術(shù)支持。所以,建立一站式多元融合學(xué)籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái),有效強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理的靈活性,讓高職院校能根據(jù)職業(yè)人才培養(yǎng)、發(fā)展需求與教育、實(shí)訓(xùn)情況,科學(xué)地做好動(dòng)態(tài)化服務(wù)管理體系建設(shè),保證高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理服務(wù)有效性與信息全面性、完整性,解決學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的多元融合服務(wù)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
結(jié)語(yǔ)
互聯(lián)網(wǎng)+視角下的高職院校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理,要基于數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化平臺(tái)系統(tǒng)化地做好檔案管理實(shí)踐,持續(xù)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)+學(xué)籍檔案多元服務(wù)體系建設(shè),保證高職學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的有效性,為高職互聯(lián)網(wǎng)+視角下學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的高水平推進(jìn)奠定良好根基。
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