《檔案法》實(shí)施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設(shè)研究

摘 要：新《檔案法》為醫(yī)院文書檔案管理提供了法律保障和制度規(guī)范。本文從《檔案法》對(duì)文書檔案管理的要求出發(fā)，指出醫(yī)院文書檔案管理存在管理模式傳統(tǒng)化、新技術(shù)運(yùn)用不成熟、治理體系建設(shè)不完善與管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)等短板弱項(xiàng)。為順應(yīng)數(shù)字時(shí)代的新要求，醫(yī)院要著力推進(jìn)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、做好檔案規(guī)范化頂層設(shè)計(jì)、推進(jìn)安全體系建設(shè)現(xiàn)代化、深化文書檔案開發(fā)利用和打造專業(yè)化管理隊(duì)伍，以文書檔案管理體系現(xiàn)代化賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；規(guī)范化；檔案法

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是辦好醫(yī)院的重要基礎(chǔ)工作，是提高醫(yī)院科學(xué)管理水平和工作效率的重要指標(biāo)，也是維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的專業(yè)工作。作為醫(yī)院發(fā)展的記錄載體，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院歷史沿革及改革與創(chuàng)新發(fā)展的重要見證，是提升醫(yī)院軟實(shí)力和資政育人的第一手資料。新《檔案法》頒布與施行以來，推進(jìn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理成為醫(yī)院檔案工作的重中之重。黨的十八大以來，醫(yī)院檔案工作取得了顯著成就，檔案信息化建設(shè)初具規(guī)模，但與新時(shí)代“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)要求相比，在資源建設(shè)、治理能力和資政水平等方面還存在短板弱項(xiàng)。面對(duì)新的時(shí)代任務(wù)，醫(yī)院要樹立創(chuàng)新思維，堅(jiān)持靶向施策、精準(zhǔn)用力，推動(dòng)文書檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務(wù)于醫(yī)院的改革發(fā)展。

1 《檔案法》實(shí)施背景下的醫(yī)院文書檔案建設(shè)的新要求

1.1 信息化建設(shè)與云存儲(chǔ)

《檔案法》第五章規(guī)定：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)?！彪S著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)包括數(shù)據(jù)的歸集、整理、分類與利用全流程，特別是云技術(shù)的發(fā)展為文書檔案提供了快捷、靈活與高效的存儲(chǔ)方式[1]。文書檔案信息化建設(shè)通過現(xiàn)代技術(shù)，促使文書檔案得到高質(zhì)量管理，減少了傳統(tǒng)模式帶來的空間和時(shí)間成本。信息化發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書檔案分析和挖掘的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院提供系統(tǒng)的信息服務(wù)。比如，信息化系統(tǒng)引入智能分類與標(biāo)簽化，能夠?qū)ξ臅鴻n案內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)分類，同時(shí)設(shè)置查詢權(quán)限管理，對(duì)不同用戶分別授權(quán)，保障信息利用過程的安全。云存儲(chǔ)技術(shù)拓展文書檔案存儲(chǔ)空間，為遠(yuǎn)程訪問和共享奠定基礎(chǔ)，同時(shí)云存儲(chǔ)具有較大可擴(kuò)容性，有助于應(yīng)對(duì)不斷增長(zhǎng)的文書檔案的數(shù)據(jù)量。

1.2 智能化應(yīng)用與自動(dòng)化處理

《檔案法》規(guī)定，國(guó)家鼓勵(lì)有條件的單位開展文字、語音和圖像識(shí)別工作，加強(qiáng)檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用。基于人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的智能化應(yīng)用程序，為醫(yī)院文書檔案智慧化管理提供了契機(jī)。比如，自然語言技術(shù)的自動(dòng)分類與語音識(shí)別可高效對(duì)文書檔案內(nèi)容與類別進(jìn)行檢索，減少檔案利用的環(huán)節(jié)，提升檔案利用的實(shí)效[2]。再比如，人工智能技術(shù)可根據(jù)用戶提出的問題進(jìn)行智慧化搜索，快速定位有關(guān)檔案，同時(shí)人工智能還具備定時(shí)提醒等功能，可根據(jù)文書檔案重要性發(fā)送提醒性指令，幫助醫(yī)院及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。智能化應(yīng)用有助于醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化治理體系的建設(shè)，在提高檔案資源收集與利用精準(zhǔn)度的基礎(chǔ)上，推動(dòng)文書檔案管理體系的規(guī)范化與現(xiàn)代化。

1.3 安全建設(shè)與隱私保護(hù)

《檔案法》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息的安全。隨著大量電子文書檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，文書檔案管理面臨著日益嚴(yán)重的安全問題。隱私保護(hù)技術(shù)包括數(shù)據(jù)脫敏、身份認(rèn)證和訪問控制等方式，保護(hù)文書檔案內(nèi)容不被非法泄露，確保信息絕對(duì)安全。這些技術(shù)的應(yīng)用，極大地改變了文書檔案保管環(huán)境，營(yíng)造了良好的開發(fā)利用氛圍。比如，醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)行體系較為繁雜，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)相互交織，文書檔案管理體系與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)鏈接后，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行安全存儲(chǔ)與驗(yàn)證，其防篡改功能有利于檔案數(shù)據(jù)的有序利用與開發(fā)，從而保障檔案數(shù)據(jù)的原始性與完整性。隨著安全防護(hù)技術(shù)的進(jìn)步與革新，文書檔案保護(hù)體系將日益成熟，防范和化解風(fēng)險(xiǎn)的能力將進(jìn)一步提高。

2 《檔案法》實(shí)施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 管理模式傳統(tǒng)化

醫(yī)院傳統(tǒng)的文書檔案管理以紙質(zhì)為主，多依賴人工處理與開發(fā)利用。信息化水平不高，管理效率較低。同時(shí)，有的醫(yī)院雖然引入檔案管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能不完善、實(shí)用性不強(qiáng)，未能充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)。檔案制度體系不夠健全。對(duì)于電子檔案管理的規(guī)范化建設(shè)顯得相對(duì)滯后，尚未構(gòu)建起系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度與操作流程。比如，電子檔案管理缺乏系統(tǒng)的規(guī)范制度，文書檔案管理導(dǎo)致管理邊界模糊，權(quán)限設(shè)置與控制機(jī)制不嚴(yán)密及檔案利用制度不完善，文書檔案在管理上的薄弱環(huán)節(jié)較為突出。上述問題，不僅削弱了文書檔案管理的整體效能，還給醫(yī)院信息安全管理工作埋下了重大隱患。

2.2 新技術(shù)運(yùn)用不夠成熟

新技術(shù)對(duì)文書檔案管理帶來革命性的變革，管理質(zhì)量和效率大幅度提升。但是醫(yī)院對(duì)新技術(shù)的運(yùn)用還存在差距，目前檔案管理人員按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，沿襲傳統(tǒng)手工整理方法，效率低、出錯(cuò)率高。人工智能技術(shù)可根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則或自定義分類，自動(dòng)整理和歸類采集的文書檔案信息，并根據(jù)文件屬性和內(nèi)容進(jìn)行歸檔[3]。通過自動(dòng)化處理，醫(yī)院可以確保檔案的分類和存儲(chǔ)更加規(guī)范和高效，解決傳統(tǒng)檔案管理中人工整理分類煩瑣及手動(dòng)操作錯(cuò)誤等問題，在企業(yè)人力成本的同時(shí)，保證了文書檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。造成這個(gè)問題的主要原因，一方面是技術(shù)應(yīng)用的成本較高，醫(yī)院需要投入大量的資金和培訓(xùn)成本進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)；另一方面，對(duì)新技術(shù)的理解和認(rèn)同缺乏必要的認(rèn)知，對(duì)新技術(shù)運(yùn)用存在抵觸情緒。

2.3 治理體系建設(shè)不完善

文書檔案治理結(jié)構(gòu)不夠優(yōu)化，醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，檔案室在指導(dǎo)、督導(dǎo)全院文書檔案歸集與利用方面職能較弱，難以發(fā)揮頭雁效應(yīng)。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不夠扎實(shí)，檔案資源建設(shè)體系不夠優(yōu)化，檔案歸集不完整、不齊全的現(xiàn)象較為突出，檔案標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行力度不夠。檔案利用的深度和力度差距明顯，文書檔案資政育人功能發(fā)揮空間有限。檔案安全建設(shè)體系滯后，文書檔案鑒定開放工作未能常態(tài)化開展，很多原本保密期限到期的檔案由于鑒定開放工作未能按期完成，難以提供公開的利用，在一定程度上制約了檔案工作的開展。以新技術(shù)引領(lǐng)安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度較弱，抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力不夠。

2.4 管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，多數(shù)文書檔案管理者年級(jí)大、兼職多、專業(yè)化程度低、創(chuàng)新思維欠缺。比如，運(yùn)用信息技術(shù)能力不足，無法發(fā)揮信息化在檔案分析、匯總和利用方面的優(yōu)勢(shì)，檔案管理方式不適應(yīng)現(xiàn)代文書檔案管理的需要。醫(yī)院需要對(duì)照人員短板弱項(xiàng)，配齊配強(qiáng)管理人員隊(duì)伍，著力提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的水平，為文書檔案規(guī)范化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

3 《檔案法》實(shí)施背景下的醫(yī)院文書檔案規(guī)范化建設(shè)的路徑分析

3.1 著力推進(jìn)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

醫(yī)院檔案信息化改革已進(jìn)入深水期，要按照《檔案法》關(guān)于信息化建設(shè)的總要求，推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施更新?lián)Q代，以結(jié)構(gòu)性改革提升文書檔案數(shù)據(jù)管理能力。一是積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于提升文書檔案的自動(dòng)化與智能化水平，推動(dòng)文書檔案“無紙化”，發(fā)揮文書檔案的利用價(jià)值。比如，在完成檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，通過OCR文字識(shí)別技術(shù)，逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可檢索和利用的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索，擴(kuò)大數(shù)據(jù)檢索范圍，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。二是著力推進(jìn)數(shù)據(jù)共享。文書檔案具有重要的治理價(jià)值和資政價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院管理具有重要作用。打造文書檔案與業(yè)務(wù)、病案和會(huì)計(jì)管理的有機(jī)整體，并建設(shè)與醫(yī)院其他數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的鏈接，依托信息化共享平臺(tái)的應(yīng)用，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化與集成化的管理，打造新的檔案共享治理模式，推動(dòng)文書檔案資源的多元化應(yīng)用和共享交流，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院中心大局。三是發(fā)揮數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢(shì)。數(shù)據(jù)分析是推進(jìn)文書檔案高質(zhì)量發(fā)展的“指揮棒”，利用AI技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，幫助醫(yī)院更好地理解和利用海量文書數(shù)據(jù)，從而為決策提供有力的支持。要梳理數(shù)據(jù)利用思維，在重大決策和醫(yī)院管理方面從文書檔案中找經(jīng)驗(yàn)、找方法，推動(dòng)文書檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3.2 做好檔案規(guī)范化頂層設(shè)計(jì)

一是完善體制機(jī)制。成立醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并將文書檔案工作納入重點(diǎn)管理內(nèi)容，明確檔案工作的總體目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)和主要舉措，建立上下貫通、執(zhí)行有力和運(yùn)行通暢的檔案工作體制機(jī)制。二是加強(qiáng)文書檔案的資源建設(shè)。進(jìn)一步建立和完善文書檔案的收集歸檔、安全保管、合理利用、借閱復(fù)印與鑒定銷毀等制度，并對(duì)文書檔案的歸檔范圍、移交時(shí)間、保管期限和借閱手續(xù)等做明確的規(guī)定，做到文書檔案資料應(yīng)收盡收、應(yīng)整盡整，應(yīng)歸盡歸。三是強(qiáng)化規(guī)范化整理。建立與各部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，督促相關(guān)人員按時(shí)移交檔案。嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)收集的檔案進(jìn)行審核與鑒定，確保其真實(shí)性、完整性和可用性。要依據(jù)文件的保存期限，按不同年份對(duì)收集的文書檔案進(jìn)行細(xì)致分類和有序整理，并同步規(guī)范裝訂及入盒。嚴(yán)格把好排列順序與編目信息準(zhǔn)確性等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保文件材料分類合理、標(biāo)題規(guī)范與目錄清晰，進(jìn)一步提高檔案的檢索效率，為后期檔案檢索、管理和查閱提供便利。

3.3 推進(jìn)安全體系建設(shè)現(xiàn)代化

按照《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》與《個(gè)人信息保護(hù)法》等法律要求，探索文書檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)新應(yīng)用，提升安全防護(hù)能力。一是做好檔案數(shù)據(jù)備份及保管。根據(jù)《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》的要求，將文書檔案數(shù)字化成果備份到硬磁盤中，按照規(guī)范要求對(duì)硬磁盤進(jìn)行定期加電并存放于防磁柜，確保數(shù)字檔案的安全，防止介質(zhì)被磁化造成數(shù)據(jù)丟失。二是深化安全制度建設(shè)。完善檔案室安全管理制度，針對(duì)不同的工作環(huán)節(jié)，完善與細(xì)化檔案管理規(guī)章制度與突發(fā)事件應(yīng)對(duì)制度，確保規(guī)章制度落到實(shí)處，把安全至上的理念物化到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。三是提升網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)能力。適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)防火墻與殺毒軟件同步升級(jí)，進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)漏洞掃描與網(wǎng)站安全掃描，更好地保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受惡意軟件或未經(jīng)授權(quán)的訪問等網(wǎng)絡(luò)威脅與侵害[1]。逐步引入?yún)^(qū)塊鏈等技術(shù)，提高文書檔案數(shù)據(jù)共享安全水平。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全防范等方面的檔案信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，提升檔案信息安全的“軟實(shí)力”。四是做好實(shí)體檔案安全。常態(tài)化第開展風(fēng)險(xiǎn)隱患排查治理，定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行巡查，及時(shí)消除存在的問題。

3.4 深化文書檔案的開發(fā)利用

文書檔案是醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展歷程的全紀(jì)錄，是服務(wù)好醫(yī)院中心大局的重要參考，做好檔案開發(fā)利用有助于挖掘文書檔案時(shí)代的價(jià)值，賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。一是做好文書檔案的資政服務(wù)。圍繞醫(yī)院發(fā)展、科研和患者，需求開展檔案資源挖掘，將檔案中蘊(yùn)含的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、治理模式和有益經(jīng)驗(yàn)提煉出來，成為新時(shí)代醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的推動(dòng)力。二是做好與醫(yī)院文化的結(jié)合。文書檔案蘊(yùn)含著醫(yī)院特有的文化特質(zhì)，有助于提高醫(yī)院軟實(shí)力。要把檔案開發(fā)與醫(yī)院宣傳教育結(jié)合起來，挖掘好醫(yī)院的感人故事和職業(yè)精神，賦能醫(yī)院精神文明建設(shè)。比如，通過對(duì)文書檔案中突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理，展示醫(yī)院在維護(hù)人民生命安全上的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，樹立醫(yī)院良好的社會(huì)形象。再比如，舉辦檔案文獻(xiàn)展、拍攝專題片等形式，借助新媒體平臺(tái)，將文書檔案中的發(fā)展歷程、文化基因和醫(yī)者精神展示出來，多維度、多手段、全視角地反映醫(yī)院的歷史變遷、發(fā)展成就和未來愿景。

3.5 打造專業(yè)化管理隊(duì)伍

一是用常態(tài)化的培訓(xùn)提升“內(nèi)功”。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》與《歸檔文件整理要求》，重點(diǎn)從文件材料歸檔范圍、保管期限劃分與歸檔文件整理步驟等方面作全面、系統(tǒng)的講解，對(duì)歸檔文件的收集、歸檔、分類、排列、裝訂、編號(hào)、編目和裝盒等整理環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)操演示，讓管理人員系統(tǒng)掌握文書檔案整理的操作方法和步驟。二是配齊配強(qiáng)專業(yè)人才。將具有計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)管理與檔案學(xué)知識(shí)背景的人才引入文書檔案管理隊(duì)伍，打通晉升通道，讓檔案管理人員在職位晉升、職稱評(píng)審上有奔頭，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的內(nèi)生動(dòng)力。三是堅(jiān)持“走出去”和“內(nèi)部學(xué)”相結(jié)合。通過組織人員參加上級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、與兄弟單位交流學(xué)習(xí)或開設(shè)專題課堂等方式提升文書檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)水平。

結(jié)語

文書檔案是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)和主體。醫(yī)院要按照《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展》的要求，推進(jìn)文書檔案治理體系和治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。要深入學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，認(rèn)真研究文書檔案工作，切實(shí)履行好檔案管理責(zé)任，積極推動(dòng)數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)，持續(xù)做好文書檔案整理歸集，推動(dòng)建成高水平的檔案工作治理體系。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、要素保障和隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，構(gòu)建運(yùn)行暢通的檔案工作體制機(jī)制，強(qiáng)化文書檔案工作物資、經(jīng)費(fèi)和人才支撐，為文書檔案工作營(yíng)造良好的氛圍，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：魯文博（1987.08—），大學(xué)學(xué)歷，長(zhǎng)春市口腔醫(yī)院院辦負(fù)責(zé)人。