行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理的主要風(fēng)險與對策探析

摘要：經(jīng)濟(jì)合同管理是行政事業(yè)單位制度建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，本文分析行政事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)合同管理中可能面臨的風(fēng)險，并提出相應(yīng)的防控策略。通過管理與防控經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險，行政事業(yè)單位可以更好地保護(hù)自身的利益，確保合同的有效履行，從而更好地實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；經(jīng)濟(jì)合同；風(fēng)險管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20242737

所謂合同是指當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人雙方根據(jù)某一事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商后的必然產(chǎn)物。行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)合同管理主要是為了合理實(shí)現(xiàn)本單位職能目標(biāo)、充分維護(hù)單位合法權(quán)益、有效降低合同風(fēng)險的發(fā)生、不斷提升行政事業(yè)單位公共服務(wù)效率、同時防止出現(xiàn)合同舞弊、預(yù)防腐敗問題發(fā)生的一項(xiàng)綜合性管理活動。

一、行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題

（一）重視合同簽訂，疏忽合同執(zhí)行

行政事業(yè)單位對經(jīng)濟(jì)合同的立項(xiàng)和簽訂環(huán)節(jié)往往比較重視，合同主辦部門、財(cái)務(wù)、采購、法律等相關(guān)職能部門都會參與管理和監(jiān)控，但對合同履行卻缺乏有效的管控舉措。主要表現(xiàn)在：一是未嚴(yán)格依據(jù)合同執(zhí)行，經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行主體不熟悉合同內(nèi)容，未及時組織生產(chǎn)運(yùn)輸，未及時開展收貨驗(yàn)收，不能精準(zhǔn)運(yùn)用合同處罰條款維護(hù)正當(dāng)利益。二是未規(guī)范履行合同變更手續(xù)，長期供應(yīng)合同未及時辦理合同續(xù)約，無法履行的經(jīng)濟(jì)合同未及時辦理解除手續(xù)，合同履約過程中的變更事項(xiàng)未及時辦理合同變更。三是未及時開展合同維權(quán)，對經(jīng)濟(jì)合同相對方的履約瑕疵未及時提起索賠，經(jīng)濟(jì)合同貨款未及時催收，經(jīng)濟(jì)合同糾紛形成訴訟時不能提供有效的經(jīng)濟(jì)合同履行憑證。

（二）缺乏經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部管理制度

由于單位的管理結(jié)構(gòu)模糊不清，或者沒有明確的合同集中管理部門，因此不能對本單位的合同進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在合同管理的各個環(huán)節(jié)中，合同歸口部門、承辦部門以及其他職能部門的管理職責(zé)并沒有在制度上得到明確規(guī)定[1]。缺乏有效的合同內(nèi)部控制制度，使合同管理流于形式。比如，應(yīng)該簽署經(jīng)濟(jì)合同卻未簽署的，認(rèn)為可以直接收貨驗(yàn)收付款，沒必要走正規(guī)流程簽訂合同，節(jié)約雙方的時間，這樣的操作不符合《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的要求，一旦發(fā)生糾紛，難以保護(hù)自身合法權(quán)益。同時，缺乏內(nèi)部管理制度也成為一些違法違紀(jì)行為的借口，違背了合同契約精神。單位如果沒有建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理和責(zé)任制度，對于違反合同規(guī)定的管理者，既沒有施加權(quán)利限制，也沒有進(jìn)行責(zé)任追究，不利于自身權(quán)益保護(hù)。此外，經(jīng)濟(jì)合同管理工作缺乏科學(xué)有效的監(jiān)督管理手段，合同的管理流程并不規(guī)范，并未明確規(guī)定合同執(zhí)行的每一個步驟。

（三）合同管理體系混亂

在執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同管理的過程中，各個責(zé)任主體的明晰性顯然不夠，各個職能部門的任務(wù)也未獲得明確劃分，這就造成了合同管理行為缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，因而在簽約方式、涵蓋的內(nèi)容以及范圍方面存在著一定程度的不規(guī)范。合同簽訂方式并未妥善實(shí)施，也沒有嚴(yán)格根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同條款來執(zhí)行。在經(jīng)濟(jì)合同完成并簽署后，通常要對其進(jìn)行備案和審查，確保其是有法律約束力的。若簽約方未依照《合同法》和其他相關(guān)法律規(guī)定來執(zhí)行，在沒有得到正式授權(quán)的情形下，當(dāng)行政事業(yè)單位考慮與外界簽署正式的合同，經(jīng)濟(jì)合同一經(jīng)簽署，未經(jīng)正式的備案和仔細(xì)的審查，其實(shí)際應(yīng)用功能可能面臨被侵害或被惡意濫用的風(fēng)險。在合同正式開始生效之前，合同管理部門可能會仔細(xì)審查合同的實(shí)施狀況，但是由于簽署經(jīng)濟(jì)合同的管理意識不足，主觀能動性意識不夠，監(jiān)管意識法律與合同風(fēng)險防范意識不足，這樣的審核過程往往只是走過場。同時，部分單位簽訂的合同內(nèi)容不完整，如未限定履約期限、未談及違約責(zé)任等，甚至部分合同無法人或委托代表人簽字且未加蓋單位公章。這導(dǎo)致合同法律效力不足，增加了法律風(fēng)險。

二、行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理的主要風(fēng)險分析

（一）經(jīng)濟(jì)合同存在違約和保管風(fēng)險

隨著行政事業(yè)單位運(yùn)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，總價與單價采購合同以及外包業(yè)務(wù)等需求量逐年上漲，經(jīng)濟(jì)合同的體量也逐年增長。在對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)管時，由于合同數(shù)量日益增多，工作人員審核量較大，涉及的范圍廣、數(shù)量多、文本較長，關(guān)鍵條款較為分散，并且合作條款比較多且復(fù)雜，細(xì)節(jié)區(qū)域容易出現(xiàn)風(fēng)險問題。如果缺少專業(yè)技術(shù)人員的審核和檢查，容易忽略部分關(guān)鍵要素，進(jìn)而會增加風(fēng)險問題發(fā)生概率及合同違約風(fēng)險。

除此以外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工合同管理的風(fēng)險問題也逐漸暴露出來，傳統(tǒng)的合同簽署一般都是一式兩份及以上，各部門各自留存，普遍存在因保管不當(dāng)而出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，在后續(xù)履約階段，財(cái)務(wù)科部分無法與原合同核實(shí)，只能參考合同復(fù)印件或者電子PDF版，但不能完全保證合同是否有篡改痕跡，進(jìn)而導(dǎo)致國有資產(chǎn)面臨流失的風(fēng)險。

（二）事中經(jīng)濟(jì)合同履約風(fēng)險

由于經(jīng)濟(jì)合同涉及各自的履約時間節(jié)點(diǎn)，存在“重簽署、輕執(zhí)行”的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為：履約逾期與合同逾期兩種情況。目前大部分單位采用手工合同收付款臺帳管理的形式，但是手工臺帳存在漏記或者重復(fù)記錄的風(fēng)險，不能及時準(zhǔn)確的反應(yīng)往來款進(jìn)度與實(shí)際情況，導(dǎo)致資金往來款進(jìn)度與合同約定的時間不一致，從而直接影響合同結(jié)算的財(cái)務(wù)風(fēng)險以及對單位收入造成損失。若是合同逾期未續(xù)簽，則直接導(dǎo)致合同失效，產(chǎn)生合同時效性風(fēng)險。此外，在對合同進(jìn)行履行期間，常見的風(fēng)險還存在陰陽合同和履行監(jiān)管力度不足等情況。陰陽合同是指比較特殊的合同履行風(fēng)險，這種合同屬于違法合同，如果行政事業(yè)單位存在相關(guān)行為，就要面臨法律處罰。因?yàn)殛庩柡贤械年幒贤⒉痪邆浞尚ЯΓ贤炗喼蟛淮嬖谌魏我饬x。如果對方出現(xiàn)違約行為或者提出過分要求，行政事業(yè)單位一味妥協(xié)就會面臨更加嚴(yán)重?fù)p失。

（三）末期經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險

末期經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險主要涉及到合同的有效性和執(zhí)行問題，末期經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險主要分為合同主體資格問題和價格風(fēng)險。合同主體資格問題是確保合同主體具備合法的資格進(jìn)行交易。如果合同一方不具備簽訂合同的資格，如未經(jīng)授權(quán)的科室或車間，或者行政事業(yè)單位已經(jīng)被注銷或撤銷，但仍然試圖簽訂合同，這可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同無效。從廣義上來講，合同風(fēng)險包括各種非正常損失，既包括可歸責(zé)于合同一方或雙方的事由所導(dǎo)致的損失，也包括不可歸責(zé)于合同雙方的事由所導(dǎo)致的損失；而狹義的風(fēng)險僅指因不可歸責(zé)于合同雙方的事由所帶來的非正常損失。

三、行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理主要風(fēng)險的應(yīng)對措施

（一）強(qiáng)化違約和保管風(fēng)險管控，降低合同管理風(fēng)險

管理人員須深化對相關(guān)政策的深度理解及其研究，強(qiáng)化與其有關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同違約管理體制，確立嚴(yán)格而有序的合同管理流程和準(zhǔn)則，確保能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理需求的可行性和適當(dāng)性。針對經(jīng)濟(jì)合同違約和保管風(fēng)險中存在最大發(fā)生概率及影響的風(fēng)險因素，采取有效措施將風(fēng)險源切斷，避免其發(fā)生?？赏ㄟ^放棄簽訂合同，在根源上將風(fēng)險源切斷，避免違約和保管風(fēng)險出現(xiàn)，當(dāng)然，這也同時放棄了獲利的機(jī)會。再如，可以在經(jīng)濟(jì)合同條款的擬定過程中加強(qiáng)商務(wù)溝通、談判，將不利風(fēng)險條款加以修改、補(bǔ)充，從源頭上規(guī)避違約和保管風(fēng)險，以收到良好的效果[2]。例如，可以通過借力打力的方式，將不利因素轉(zhuǎn)變?yōu)橛欣蛩?，可以雪中送炭，對支付條款進(jìn)行補(bǔ)充、說明，雖然通常情況而言，行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同就付款的方式、周期、條件等進(jìn)行了明確說明，防止在利潤爭取時找不到合理的依據(jù)。

（二）完善事中經(jīng)濟(jì)合同履約風(fēng)險制度

為確保經(jīng)濟(jì)合同管理的有序進(jìn)行，行政事業(yè)單位需在遵循最新的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)并考慮到目前經(jīng)濟(jì)合同管理的情況下，逐步更新管理體系，進(jìn)一步完善相關(guān)的執(zhí)行細(xì)節(jié)，同時強(qiáng)化集體決策、與專家進(jìn)行深入分析的決策方式以及技術(shù)咨詢的綜合議事流程，從而為該管理體系提供堅(jiān)實(shí)的制度支撐。為了確保行政事業(yè)單位活動的穩(wěn)定進(jìn)行和達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，在合同訂立前，行政事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)行充分的合同調(diào)查，了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人具備履約能力。這包括審查對方的民事權(quán)利能力和民事行為能力，以及特定資質(zhì)和授權(quán)情況，避免與不具備相應(yīng)能力或授權(quán)的對方簽訂合同。在合同簽訂前及履行過程中，應(yīng)持續(xù)關(guān)注對方的資信變化，防止因錯誤判斷對方的信用狀況而導(dǎo)致行政事業(yè)單位蒙受損失。這包括對對方履約能力的持續(xù)評估，以及在發(fā)現(xiàn)資信變化時采取相應(yīng)的風(fēng)險控制措施。

（三）強(qiáng)化末期經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管理，完善監(jiān)督評價機(jī)制

行政事業(yè)單位需對末期經(jīng)濟(jì)合同涉及的預(yù)算、資產(chǎn)、研究活動、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行全面管理，保障各部門能有效合作、均衡，并進(jìn)一步增強(qiáng)部門之間的交流與協(xié)作，以達(dá)到更加高效的聯(lián)合管理目的。為確保末期經(jīng)濟(jì)合同的全程受到有效的監(jiān)督，并與經(jīng)濟(jì)活動的進(jìn)展方向相對應(yīng)，管理人員必須建立一個完善的監(jiān)督評價機(jī)制。這涉及到明確組織管理的不足，找出各個部門和部門管理的核心與要點(diǎn)。這樣，相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動信息才會真實(shí)、全方位且準(zhǔn)確，這不僅有助于加深合同管理的層次，也能保障末期經(jīng)濟(jì)合同管理工資的流暢對接。

（四）建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理控制

經(jīng)濟(jì)合同管理人員須深化對經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管理預(yù)警的理解和掌握，構(gòu)建一個全面而合適的風(fēng)險預(yù)警管理體系，實(shí)行風(fēng)險層次控制，同時也要確立一個完善和健全的風(fēng)險評估及財(cái)務(wù)分析機(jī)制。此外，為加強(qiáng)對合同管理的有力控制，有必要定期進(jìn)行全面的風(fēng)險評估報告以管理收費(fèi)合同的各種風(fēng)險。經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險管理流程中，管理人員可以識別出可能的各種不穩(wěn)定因素，進(jìn)而事業(yè)單位需要建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制。同時，合同管理人員計(jì)劃使用信息技術(shù)來整合與經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險相關(guān)的預(yù)警系統(tǒng)，為此管理人員將設(shè)置一些關(guān)鍵的敏感度指標(biāo)和節(jié)點(diǎn)管理，從而確保審批過程具有預(yù)警能力和任務(wù)的自動化觸發(fā)，保障所有風(fēng)險源始終在一個持續(xù)的動態(tài)監(jiān)管模式內(nèi)。合同管理人員在日常管理過程中需要加強(qiáng)對事前、事中、事后全流程的持續(xù)追蹤、監(jiān)督以及整體管理工作，進(jìn)而提升行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同整體管理水平[3]。

（五）加快信息系統(tǒng)建設(shè)，提高經(jīng)濟(jì)合同管理水平

行政事業(yè)單位需充分采納先進(jìn)的信息技術(shù)，把經(jīng)濟(jì)合同里的風(fēng)險管理元素融入信息系統(tǒng)當(dāng)中，建立預(yù)警與提醒系統(tǒng)，目的在于防止合同相關(guān)風(fēng)險，確保工作流程的規(guī)范性和審批流程的效率，同時保留審計(jì)結(jié)果和隨附的附加資料，并確保責(zé)任直接落在相關(guān)責(zé)任人身上，以此提高管理的效果。與此同時，管理人員需要積極運(yùn)用各種信息技術(shù)工具，構(gòu)筑一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，從而打造一套以合同管理為核心，全面、分層、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)濟(jì)合同管理信息平臺。通過這一信息化系統(tǒng)，管理人員可以進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)合同的管理效率。在使用信息系統(tǒng)的幫助下，管理人員將多項(xiàng)商業(yè)和財(cái)務(wù)信息融合在一起，成功地建立了一個覆蓋合同從開始到結(jié)束的全方位管理框架。該體系確保了經(jīng)濟(jì)合同管理與預(yù)算、資產(chǎn)管理、科研活動、財(cái)務(wù)報銷和績效考核等多個領(lǐng)域的緊密整合，從而達(dá)成了實(shí)時信息共享。此外，該體系在經(jīng)濟(jì)合同從采購到整理和歸檔的全過程中，都進(jìn)行了動態(tài)的管理和高效的監(jiān)控。利用信息技術(shù)平臺，管理人員加強(qiáng)了對合同的持續(xù)監(jiān)控，確保當(dāng)發(fā)現(xiàn)任何問題時，迅速為之反饋和修正。除此之外，管理人員還能借助信息系統(tǒng)來搜集、融合、匯聚以及深入分析與經(jīng)濟(jì)合同有關(guān)的各類數(shù)據(jù)資料，同時對這些合同進(jìn)行詳盡的解讀與評價。尤其針對大型設(shè)備以及關(guān)鍵資產(chǎn)的相關(guān)花費(fèi)，管理人員能執(zhí)行成本分析，這樣可以為行政事業(yè)單位在設(shè)備購買、采購策略及其未來的發(fā)展方向上給出及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)援助。

（六）積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高經(jīng)濟(jì)合同管理能力

經(jīng)濟(jì)合同管理人員應(yīng)該加深對經(jīng)濟(jì)合同管理的了解，增強(qiáng)法律認(rèn)識，為所有在行政事業(yè)單位涉及合同的職員提供培訓(xùn)，邀請行業(yè)內(nèi)的專家組織關(guān)于合同管理、風(fēng)險管理及內(nèi)部監(jiān)控的專題討論，并周期性地召開合同管理經(jīng)驗(yàn)分享大會，從而提高他們對風(fēng)險管理的認(rèn)識。為了更深入地掌握合同中的條款，提升溝通效率以及合同簽訂的整體質(zhì)量，管理人員必須對采購團(tuán)隊(duì)和合同申購部門的員工特別進(jìn)行關(guān)于合同法、知識產(chǎn)權(quán)法等相關(guān)法規(guī)的法律培訓(xùn)。為了更好地管理合同，需要構(gòu)建完備的經(jīng)濟(jì)合同管理體制。要提高各界專家對法律的了解。業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作通過制度的完善和強(qiáng)化宣傳活動來進(jìn)行。提升與合約管理相關(guān)職位的員工在職業(yè)技能方面。通過制定一套全面而精確的合同管理體系，管理人員可以規(guī)范化行政事業(yè)單位服務(wù)的執(zhí)行。

四、結(jié)束語

從宏觀角度看，行政和事業(yè)單位在合同管理的每一個步驟中，都必須識別出可能的風(fēng)險點(diǎn)，并根據(jù)這些風(fēng)險點(diǎn)來制定相應(yīng)的風(fēng)險管理策略。此外，由于我國的法律法規(guī)體系還不夠完善，因此，對于行政事業(yè)單位而言，需要加強(qiáng)對合同條款的審核力度，從而有效控制合同中存在的風(fēng)險。為了降低合同中的潛在風(fēng)險并確保單位的經(jīng)濟(jì)效益得到合法化，管理人員應(yīng)該利用信息技術(shù)，將各種風(fēng)險管理策略具體化為一個統(tǒng)一且固定的操作流程，從而防止國有資產(chǎn)流失，實(shí)現(xiàn)最大化經(jīng)濟(jì)收益。

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作者簡介：畢瀟云（1992），女，浙江杭州人，碩士，中級會計(jì)師，研究方向?yàn)闀?jì)與金融。