高校代扣代繳個人所得稅業(yè)務(wù)管理研究

摘" "要：根據(jù)個人所得稅法的規(guī)定，高校作為扣繳義務(wù)人，在向校內(nèi)教職員工發(fā)放薪酬、向校外人員發(fā)放勞務(wù)過程中承擔(dān)著個人所得稅的代扣代繳義務(wù)。辦理代扣代繳業(yè)務(wù)，不僅要解決代扣金額和代繳金額不相等的問題，而且還要提高結(jié)算效率，保證稅額代收并及時上繳的同時，不得耽誤薪酬和勞務(wù)的發(fā)放。X大學(xué)采用的工作模式是校內(nèi)收入系統(tǒng)核算代扣金額，稅務(wù)系統(tǒng)核算代繳金額，雙系統(tǒng)并行核算，擇時核銷不同系統(tǒng)計算結(jié)果的差異，實現(xiàn)了“核算準(zhǔn)確、工作高效”雙重目標(biāo)。X大學(xué)協(xié)助教師完成年度個稅匯算清繳工作，重點關(guān)注五類人群，當(dāng)好政策解說員、進(jìn)程督查員和業(yè)務(wù)指導(dǎo)員。學(xué)校的服務(wù)工作做到“耐心細(xì)致加專業(yè)”，贏得了教師們的認(rèn)可與支持。

關(guān)鍵詞：代扣；代繳；個人所得稅業(yè)務(wù)管理；年度匯算；高校

中圖分類號：F812.42" " " "文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " 文章編號：1673-291X（2024）21-0097-04

高校代扣代繳個人所得稅業(yè)務(wù)主要包括每月在發(fā)放校內(nèi)師生員工的工資薪金、發(fā)放校外人員勞務(wù)過程中的代扣個稅業(yè)務(wù)，次月歸集代扣個稅數(shù)據(jù)信息并向稅務(wù)局申報上繳業(yè)務(wù)，每個納稅年度代扣代繳個稅金額結(jié)算業(yè)務(wù)，協(xié)助校內(nèi)員工完成個稅年度匯算清繳業(yè)務(wù)等。高校代扣代繳個人所得稅業(yè)務(wù)面臨核算系統(tǒng)無法統(tǒng)一，效率與準(zhǔn)確難以兼顧，服務(wù)對象復(fù)雜而工作人員精力有限等多重矛盾和壓力。高校深入挖掘不同核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的特點，采取積極措施貫通不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，允許代扣代繳稅額階段性差異的存在，不僅要保障勞資及時發(fā)放的民生，還要保障國家稅收足額上繳。

X大學(xué)自執(zhí)行國家個人所得稅代扣代繳政策以來，個人所得稅稅務(wù)系統(tǒng)客戶端（以下簡稱“個稅系統(tǒng)”）和校內(nèi)系統(tǒng)獨立核算，同時運行，堅持“逐筆結(jié)算，及時代扣；次月上繳，比對差異；按年結(jié)算，收支平衡”的工作思路，不斷優(yōu)化工作流程，保證了所得稅及時足額繳納；定時結(jié)算代扣代繳差異，工作效率令員工滿意。X大學(xué)全程關(guān)注并指導(dǎo)個稅匯算清繳工作，宣傳稅收政策，保障納稅人的合法權(quán)益，代扣工作也因此贏得校內(nèi)教職員工們的大力支持。

一、X大學(xué)代扣代繳個稅的工作流程

X大學(xué)日常核算員工收入使用的系統(tǒng)包括工資系統(tǒng)和收入系統(tǒng)。工資系統(tǒng)詳細(xì)記錄員工財政統(tǒng)發(fā)工資項目，包括崗位工資、薪級工資、物價補貼等發(fā)放明細(xì)，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、住房公積金、職業(yè)年金等扣除項目明細(xì)。收入系統(tǒng)核算校內(nèi)員工各項績效和校外人員勞務(wù)收入，每一筆發(fā)放業(yè)務(wù)遵循“確定應(yīng)納稅收入—扣除應(yīng)納稅額—發(fā)放稅后金額”的業(yè)務(wù)流程。每一個工作日，各項發(fā)放業(yè)務(wù)有序開展。月初，收入系統(tǒng)按工號歸并上月校內(nèi)員工的績效發(fā)放，導(dǎo)入工資系統(tǒng)“其他工薪收入”項。工資系統(tǒng)匯總統(tǒng)發(fā)工資收入和其他工薪收入，扣除可以免稅的獨生子女費，得到報稅收入。按照稅務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)的格式要求，導(dǎo)入應(yīng)稅收入、“三險兩金”信息，“其他”項填寫通訊費“400”元。個稅系統(tǒng)核算所得稅金額，學(xué)校據(jù)此金額上繳工薪稅。收入系統(tǒng)按居民身份證號、護(hù)照號或者港澳臺通行證號統(tǒng)計居民勞務(wù)和非居民勞務(wù)收入，導(dǎo)出備用；按照稅務(wù)系統(tǒng)的規(guī)定，添加居民和非居民人員信息，申報勞務(wù)稅。

學(xué)校發(fā)放工資薪金或勞務(wù)報酬時，代扣所得稅財務(wù)會計貸記“其他應(yīng)交稅費——應(yīng)交個人所得稅”；代繳所得稅時，從該項目直接沖銷。理論上，個稅系統(tǒng)和收入系統(tǒng)采用相同的計稅算法，代繳所得稅金額恒等于代扣金額。然而，全校每月的代扣額與代繳額不相等是常態(tài)。查找不等的原因，制定對策，確保一個納稅年度內(nèi)的代扣代繳匯總金額相等是工作目標(biāo)。

有的學(xué)校堅持稅務(wù)系統(tǒng)核算優(yōu)先的方案，一味地追求代扣代繳額絕對相等，導(dǎo)致當(dāng)月工資要延遲到次月才能發(fā)放。他們先是按月搜集各項發(fā)放信息，但是不做發(fā)放；次月將匯總的發(fā)放金額導(dǎo)入個稅系統(tǒng)，個稅系統(tǒng)使用實時獲取的專項附加扣除項信息，計算出應(yīng)納稅額。高校將個稅系統(tǒng)計算出的應(yīng)納稅額回傳到學(xué)校的收入系統(tǒng)，用收入總額減去應(yīng)納稅額得到實發(fā)金額，最后完成上月各類收入的匯總下發(fā)。堅持以稅務(wù)系統(tǒng)計算的應(yīng)納稅額為代扣稅金額的做法，可以保證學(xué)校代扣稅金額和代繳金額完全一致，個稅系統(tǒng)計算的應(yīng)納稅額足額代收。該方案的劣勢是稅務(wù)系統(tǒng)核算稅額存在滯后性，稅務(wù)系統(tǒng)核算的是上月收入應(yīng)繳的稅額。次月發(fā)放上月收入，不符合勞動工資及時發(fā)放的原則，長此以往，會累積民怨。X大學(xué)摒棄了上述做法，老師們非常認(rèn)可學(xué)校的勞資發(fā)放流程。

二、X大學(xué)積極查找代扣代繳稅額差異形成的原因，擇時核銷差異

個人所得稅的計稅算法不統(tǒng)一，不同系統(tǒng)獲取到的基礎(chǔ)信息不完全相同導(dǎo)致應(yīng)納稅額的差異。追根溯源，分類處理差異，可以極大減少財務(wù)手工核算的工作量。針對系統(tǒng)無法自動修正的永久性差異，要做到事前有預(yù)判，事后有補救；針對系統(tǒng)可以修復(fù)的暫時性差異，允許其合理的存在，差異在一個納稅年度內(nèi)自行消除。

一是附加扣除項人為調(diào)整變動引起應(yīng)納稅額的差異，這是大多數(shù)差異形成的原因。每一個納稅義務(wù)人可以通過個稅APP選擇附加扣除項通過單位扣除還是個人匯算清繳時一次性結(jié)算；每一個納稅義務(wù)人還可以通過個稅APP隨時增減變動附加扣除項信息。這個動態(tài)變化的信息，個稅系統(tǒng)可以實時接收并實時更新。然而，學(xué)校的收入系統(tǒng)沒有辦法也沒有必要實時同步個稅系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，學(xué)校選擇每月的月初手動更新當(dāng)月附加扣除信息。兩個系統(tǒng)基礎(chǔ)信息如果不一致，應(yīng)納稅額的計算結(jié)果一定會不同。如果個人在每年的十二月之前變動附加扣除信息，扣除項的差異導(dǎo)致的個稅計算結(jié)果差異基本都可以自動修復(fù)，這類差異一般不會影響全年代扣代繳總數(shù)的一致性。十二月初，學(xué)校收入系統(tǒng)更新附加扣除信息后就不再變動；如果納稅義務(wù)人再對附加扣除項做更改，兩個系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不一致，計算出的稅差無法自行修正，年度結(jié)束后財務(wù)處要與老師針對這部分差異逐個結(jié)算。

根據(jù)國家稅務(wù)總局制定的《個人所得稅專項附加扣除操作辦法》規(guī)定，納稅人在一年內(nèi)出現(xiàn)工作單位變更，他在原單位工作期間所享受的專項附加扣除不能在新雇主或職位里重復(fù)享有。所以要特別關(guān)注離職人員離職前后在稅務(wù)系統(tǒng)中手動取消在本單位的附加扣除的行為，避免學(xué)校少代扣多代繳，減少學(xué)校向離職人員追繳個稅差額引發(fā)的矛盾。

二是年收入6萬元以下的人群，每月執(zhí)行基本扣除額標(biāo)準(zhǔn)不完全一致引發(fā)的差異。根據(jù)現(xiàn)行稅法，為減輕低收入人群的納稅負(fù)擔(dān)，前一個年度累計收入低于6萬元的，個稅系統(tǒng)次年計稅時一次性扣除6萬元的基本扣除額。個稅系統(tǒng)統(tǒng)計的是個人在全國范圍內(nèi)的全年收入，具有絕對的權(quán)威性，對低收入人群直接扣減6萬元費用的做法無可厚非。然而，學(xué)校作為一個獨立的納稅單位，統(tǒng)計的收入無法作為個人年度納稅總收入的依據(jù)，不能根據(jù)本校的收入統(tǒng)計貿(mào)然做出扣減6萬元的決定；所以學(xué)校采用謹(jǐn)慎的計稅法，對所有人員按照人均每月扣減5 000元費用的算法更合理。兩個系統(tǒng)設(shè)計初衷不同，存在差異。低收入人群如果一月份收入超過5 000元，一、二月份累計收入超過10 000元，一二三月份累計收入超過15 000元，以此類推，都會存在學(xué)校代扣個稅而沒有代繳的情形。如果該類人群當(dāng)年應(yīng)稅收入超過6萬元，全年匯算結(jié)果就可能沒有差異；相反，如果該類人群只有前面少數(shù)幾個月的高收入，全年累計收入不到6萬元，則全年計稅代扣一定大于代繳，所以一年結(jié)束后必須對此類人群手工結(jié)算。

三是不同系統(tǒng)處理人員入職、離職時，對5 000元的基本扣除費用算法不同會導(dǎo)致計稅結(jié)果的差異。稅務(wù)系統(tǒng)對離職人員的重新入職，其中斷月份會中斷計算5 000元的扣除月份，不連續(xù)計算。稅務(wù)系統(tǒng)還可以直接識別員工是否為本年度首次就業(yè)并按年初至本月設(shè)置減除金額。學(xué)校收入系統(tǒng)計稅時，必須手工選擇是否為本年度首次就業(yè)項，選擇“是”才可以從年初至當(dāng)月累計減除每月的5 000元扣除額，否則只減除當(dāng)前一個月的5 000元扣減額。減除額的差異導(dǎo)致計稅結(jié)果的差異，年度結(jié)束后需要手工結(jié)算。

四是學(xué)校根據(jù)管理需要調(diào)整變動人員身份的時間與個稅系統(tǒng)變更身份的時間不一致導(dǎo)致計稅結(jié)果有差異，情況復(fù)雜，要據(jù)實解決差異。

學(xué)校的收入系統(tǒng)以身份信息作為基礎(chǔ)計稅依據(jù)。在職在崗人員一律按工薪計稅，每月享受5 000元的稅收基本扣除，校外人員、退休人員納入勞務(wù)計稅的范疇。身份信息變動具有實時性，一旦變動，立即生效。

學(xué)校每月代扣代繳個人所得稅，個稅系統(tǒng)中的人員信息必須與學(xué)校工資庫中的人員信息一致。財政統(tǒng)發(fā)工資在月初發(fā)放，準(zhǔn)備工作在前一個月完成。因此，每月下旬做次月工資核算時，必須先完成下個月人員信息的變動，主要包括退休、離職、人員新增等人事變動，然后生成下一個月工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。老師的身份一旦變更，收入系統(tǒng)的計稅依據(jù)立即發(fā)生變化。退休和離職老師在退休離職前一月本應(yīng)該正常計入工薪稅的部分收入，因為身份信息的變動而按照勞務(wù)計稅。此類代扣與代繳金額不相等無法自動調(diào)整，所以差異在報稅時一旦發(fā)現(xiàn)，需要立即與相關(guān)老師手工結(jié)算。

新入職人員在入職當(dāng)月，身份信息立即入庫，當(dāng)月各項發(fā)放均按雇員工薪計稅；次月統(tǒng)發(fā)工資起薪，基本信息在次月進(jìn)入稅務(wù)系統(tǒng)。新入職人員在入職當(dāng)月預(yù)扣的所得稅，會因工資系統(tǒng)中身份的缺失而無法上繳。由于新入職人員將在校內(nèi)持續(xù)工作，此類差異，可一次性匯總?cè)晷氯肼毴藛T的收入信息，在稅務(wù)系統(tǒng)中做補繳處理，不必每月處理。

具體的時間節(jié)點和代扣代繳關(guān)系見表1：

五是賬務(wù)調(diào)整導(dǎo)致代扣代繳出現(xiàn)差異。收入系統(tǒng)接受多筆發(fā)放業(yè)務(wù)時，計算出累計收入，根據(jù)累計收入計算總扣稅，減去已納稅從而得到本筆收入的應(yīng)納稅。如果后提交的業(yè)務(wù)發(fā)放完畢再撤回先提交的業(yè)務(wù)，代扣的所得稅金額可能計算不準(zhǔn)確。比如，向同一個人錄入了兩筆勞務(wù)的發(fā)放，第一筆800元，第二筆2 000元，系統(tǒng)自動按照勞務(wù)扣稅800元免征的規(guī)則，第一筆不扣稅，第二筆按收入的20%扣稅400元。因為某種原因，在發(fā)放了第二筆2 000元后撤銷第一筆800元的發(fā)放，收入系統(tǒng)按400元代扣稅。對外報稅時，個稅系統(tǒng)接收到勞務(wù)總計2 000元，因此扣稅240元，代扣與代繳形成差額160元。勞務(wù)稅是針對校外人員代收的，要每月逐筆核對代扣代繳。一旦發(fā)現(xiàn)差異，要立即與相關(guān)人員結(jié)算。

三、X大學(xué)全程參與并指導(dǎo)個人所得稅的年度匯算工作

學(xué)校代扣代繳個人所得稅，財務(wù)處完成代扣額與代繳額的差異清算工作。個人所得稅的年度匯算工作則是由納稅義務(wù)人通過個稅APP結(jié)算個人全年的應(yīng)繳與已繳所得稅，多退少補。匯總?cè)旯べY薪金含年終獎、勞務(wù)、稿酬及偶然所得等各項收入，減除專項扣除和專項附加扣除形成應(yīng)納稅額，確定最終執(zhí)行的稅率及年終獎的計稅方式，得到準(zhǔn)確的應(yīng)納稅額。年度匯算為納稅人提供了“檢查和彌補遺漏”的機(jī)會，確保每個納稅義務(wù)人能夠充分享受個稅改革的紅利，更好地反映可負(fù)擔(dān)性和公平稅收的原則。校財務(wù)處要全程支持個人所得稅的匯算清繳工作，當(dāng)好政策解說員、進(jìn)程督察員和業(yè)務(wù)指導(dǎo)員。

（一）匯算之前，向全校發(fā)出工作開展的通知

個人所得稅的年度匯算清繳工作于每年的3—6月展開，共有4個月。2023年，納稅人如需在3月1—20日之間辦理年度匯算，可在2月16日至3月20日每天的早6點至晚10點登錄手機(jī)個人所得稅APP進(jìn)行預(yù)約。納稅人沒有預(yù)約到合適的日期也無須著急，可以選擇其他日期進(jìn)行預(yù)約，也可以不預(yù)約，3月21日后即可直接登錄個人所得稅APP或自然人電子稅務(wù)局網(wǎng)頁端辦理匯算申報。如納稅人確有緊急情況，又沒有預(yù)約到合適日期，還可以到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦稅服務(wù)廳直接辦理。3月21日以后辦理個稅的匯算清繳，不再預(yù)約，直接辦理。由于有4個月的辦理時間，所以無特殊情況，可以選擇3月21日以后直接辦理。每年3月份，學(xué)校通知全校老師做好匯算清繳的準(zhǔn)備工作。

（二）匯算清繳過程中，跟蹤進(jìn)度，指導(dǎo)教師辦理個稅

匯算清繳過程中，跟蹤學(xué)校老師工作推進(jìn)的整體進(jìn)度，集中或個別輔導(dǎo)老師操作個稅APP，幫助老師達(dá)到節(jié)稅目標(biāo)。五類人群是關(guān)注重點，唯有耐心細(xì)致加專業(yè)，才能做好服務(wù)工作。

一是高收入人群。該類人群應(yīng)納稅額高，退補的金額大，是稅務(wù)局重點關(guān)注對象。稅務(wù)局會點對點通知老師本人辦理匯算，財務(wù)人員只需要協(xié)助老師配合稅務(wù)局工作即可。

二是低收入人群。學(xué)校的低收入人群，每月收入無法達(dá)到納稅最低標(biāo)準(zhǔn)，年終獎單獨計稅未必能節(jié)稅。所以，要特別指導(dǎo)他們選擇最優(yōu)年終獎計稅方案。在個稅APP上比較年終獎合并計稅與單獨計稅得出的全年應(yīng)納稅額，選擇結(jié)稅的方式完成匯算。

三是年齡較大的人群。他們操作個人所得稅APP有困難，僅僅是登錄密碼設(shè)置，“特殊符號字符大小寫加數(shù)字”的設(shè)置要求，已經(jīng)讓老同志望而生畏。還有部分老師對該匯算工作有抵觸情緒，他們認(rèn)為學(xué)校既然按月扣了稅，本人又沒有特殊收入，該項工作純粹是多此一舉。財務(wù)人員除了思想疏通外，還要手把手的指導(dǎo)，雙管齊下，才能解決問題。

四是校外有兼職人群。一個納稅義務(wù)人只能歸屬于一個單位，每個月只能減少5 000元的計稅基數(shù)。有校外兼職的納稅義務(wù)人，其他單位為了暫時減少稅賦，直接將該納稅義務(wù)人視為該單位的雇員，每月做5 000元的抵減，這部分納稅義務(wù)人在全年匯算時面臨補稅。

五是本年度附加扣除項有變動的人群。附加扣除項包括七個項目，涉及教育、醫(yī)療、住房、贍養(yǎng)老人以及撫育幼小等生活相關(guān)的多個方面，具體涉及的內(nèi)容包括：家庭成員發(fā)生變化，如嬰幼兒出生；父母贍養(yǎng)信息變化；子女成長過程中受教育階段升級與子女受教育階段的結(jié)束，含幼兒園升小學(xué)，小學(xué)初中義務(wù)教育階段與高中大學(xué)研究生教育等；納稅人本人參加本科、研究生或博士學(xué)歷教育以及參加國家認(rèn)定的職業(yè)資格考試并合格屬于繼續(xù)教育的扣除項；納稅人及家庭成員突生大病產(chǎn)生了高額的醫(yī)療費用；與家庭房屋相關(guān)的信息，除了購買房屋新增住房貸款或是一次性還清房屋貸款，還包括租賃住房信息的變化等。

附加扣除信息默認(rèn)為繼承上一年的數(shù)據(jù)。由于附加扣除信息的使用有特殊性，它是以一個自然年度為適用年度，錯過年度難以調(diào)整。個稅APP操作不熟練，信息填寫不正確、不完整都可能導(dǎo)致納稅金額不準(zhǔn)確。接受當(dāng)事人委托，摸清其實際情況，指導(dǎo)老師填寫提交，是財務(wù)人員的職責(zé)。凡是當(dāng)年有附加信息變動的，納稅人可以手工計算個人的附加扣除金額總和并與個稅系統(tǒng)計算結(jié)果比較，從而判斷信息是否填寫完整。

2022年度新增個人養(yǎng)老保險金在年度匯算個人所得稅時進(jìn)行專項扣除，扣除金額最高為12 000元/人/年，2023年匯算時老師咨詢較多。

（三）匯算清繳結(jié)束前，集中催促全校教師辦理退稅、補稅工作

以X大學(xué)為例，共有老師員工2 400人，5月中旬以后，稅務(wù)局持續(xù)不斷地發(fā)出催促辦稅人員名單，學(xué)校及時轉(zhuǎn)發(fā)通知到個人。2023年分別于5月16日、5月26日、5月30日、6月8日、6月9日、6月29日6次轉(zhuǎn)發(fā)通知，涉及人數(shù)累計達(dá)760余人。通知方式包括通過辦公群書面通知、電話通知、微信通知等多種聯(lián)系方式，告知到納稅人。

（四）匯算清繳結(jié)束后，按稅務(wù)局要求通知相關(guān)人員補辦匯算

6月30日是上一年度個稅匯算清繳結(jié)束日，但不是代扣代繳單位催促個人辦理匯算工作的終點。稅務(wù)系統(tǒng)自動定期掃描，清理出個稅匯算存在問題的人員名單，學(xué)校必須配合稅務(wù)局，通知具體人員，指導(dǎo)其補辦匯算。

參與老師的個稅匯算工作，對于普及稅法，幫助老師厘清個人收入結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)老師對財務(wù)工作的理解和支持都將產(chǎn)生積極的影響。

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Research on the Management of Personal Income Tax Withholding and Payment in Universities

—A Case Study on X University

HUANG Yayan

（Finance Office， Chongqing Normal University， Chongqing 401331， China）

Abstract： According to the provisions of the Personal Income Tax Law， universities， as withholding agents， bear the obligation of withholding and remitting personal income tax in the process of paying salaries to faculty and staff on campus and providing labor services to external personnel. To handle withholding and payment services， it is not only necessary to solve the problem of unequal withholding and payment amounts， but also to improve settlement efficiency， ensure tax collection and timely payment， and not delay the payment of salaries and services. The working mode adopted by X University is to calculate the withheld amount through the on campus income system， calculate the paid amount through the tax system， and perform parallel accounting through dual systems. The differences in calculation results between different systems are verified at the appropriate time， achieving the dual goals of “accurate accounting and efficient work”. X University assists teachers in completing the annual personal income tax settlement and payment work， focusing on five groups of people and serving as policy commentators， process inspectors， and business instructors. The school’s service work has achieved “patience， meticulousness， and professionalism”， winning the recognition and support of teachers.

Key words： Withholding; Proxy payment; Personal income tax business management; Annual settlement; Universities and colleges

[責(zé)任編輯" "文" "欣]