學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)融合建設(shè)的可行性研究

摘要：學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設(shè)，根本目的是確保學(xué)生資助工作的公平性和準(zhǔn)確性。本文探討了學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設(shè)在實(shí)際操作中的可行性，分析了融合建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，并結(jié)合福建省明溪縣學(xué)生資助工作要求，構(gòu)建了自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、接口層和功能層構(gòu)成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架。結(jié)果顯示，該檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的可行性得到了充分驗(yàn)證。希望通過本文的研究，讓教育資源得到更加合理的分配和利用，提升管理效率和智能化水平。

關(guān)鍵詞：學(xué)生資助；檔案管理系統(tǒng)；歸檔集成；歸檔功能

DOI：10.12433/zgkjtz.20242648

在現(xiàn)代教育管理體系中，學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無疑是最關(guān)鍵的組成部分。學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要承擔(dān)著對(duì)學(xué)生資助資金進(jìn)行合理分配與嚴(yán)格監(jiān)管的重要任務(wù)，確保每一分資金都能準(zhǔn)確無誤地到達(dá)需要幫助的學(xué)生手中，保障資金使用的透明性和效率。檔案管理系統(tǒng)是記錄學(xué)生個(gè)人信息、教育背景、成績(jī)表現(xiàn)等關(guān)鍵數(shù)據(jù)的平臺(tái)，它對(duì)維護(hù)教育秩序、促進(jìn)教育公平起著基礎(chǔ)性作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，這兩種系統(tǒng)之間的融合建設(shè)得以深入推進(jìn)，展現(xiàn)出巨大的發(fā)展?jié)摿蛯?shí)際應(yīng)用價(jià)值。

一、學(xué)生資助業(yè)務(wù)與檔案管理融合建設(shè)的可行性分析

（一）技術(shù)可行性

信息化時(shí)代，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等前沿互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的成熟運(yùn)用，為各行各業(yè)的深度融合和創(chuàng)新發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐和保障。這些技術(shù)的綜合運(yùn)用，能夠有效應(yīng)對(duì)和解決大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、高速數(shù)據(jù)處理、高效數(shù)據(jù)傳輸、深度數(shù)據(jù)分析、嚴(yán)格數(shù)據(jù)安全等方面的問題，從而保障系統(tǒng)運(yùn)行的高效性、穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、可靠性[1]。

（二）制度可行性

2023年7月30日，國家檔案局、國務(wù)院辦公廳頒布實(shí)施《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，規(guī)范了電子檔案管理系統(tǒng)制度性建設(shè)。同時(shí)，福建省教育廳聯(lián)合福建省檔案館發(fā)布了《福建省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法（試行）》、《福建省學(xué)生資助檔案管理辦法》，規(guī)范福建省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，明確了檔案管理的基本原則、適用范圍、責(zé)任分工、電子檔案的分類登記管理、安全管理等內(nèi)容，為學(xué)生資助業(yè)務(wù)和檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提供了依據(jù)。

（三）應(yīng)用可行性

融合建設(shè)后的系統(tǒng)將大幅提高資助工作的效率，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置，顯著降低因人工操作可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)和誤差，減少工作中不必要的重復(fù)環(huán)節(jié)。此舉不僅提高了流程的流暢性，也為工作人員提供了更加清晰明確的工作指引，從而降低了工作負(fù)擔(dān)。此外，系統(tǒng)通過打造更加便捷的服務(wù)通道，提供高度個(gè)性化的服務(wù)體驗(yàn)，有效提升了學(xué)生和家長的使用滿意度以及對(duì)資助政策的信任感。

二、構(gòu)建與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融合的檔案管理系統(tǒng)態(tài)勢(shì)分析

（一）優(yōu)勢(shì)分析

1.數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

融合建設(shè)的實(shí)施，打破了數(shù)據(jù)之間的孤立狀態(tài)，使資助業(yè)務(wù)和檔案管理數(shù)據(jù)能夠相互交流和互通有無。通過這種方法，數(shù)據(jù)的共享性和利用率得到了顯著提高，為精準(zhǔn)資助提供了有力的科學(xué)支持。這一舉措不僅優(yōu)化了數(shù)據(jù)管理流程，還進(jìn)一步提高了工作效率，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門可以便捷地獲取所需信息，從而作出更加精確的決策。

2.提升工作效率

自動(dòng)化和智能化處理方式大大降低了人工操作的需求，減少了紙質(zhì)材料在流轉(zhuǎn)過程中的復(fù)雜性，這不僅提升了工作效率，也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了積極影響。另外，這些系統(tǒng)還具備實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)的功能，可確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，為決策者提供更可靠、更及時(shí)的數(shù)據(jù)支持。這樣一來，無論是資助工作的管理，還是檔案的管理，都可以更加精準(zhǔn)、高效地完成，從而提高了整體的工作質(zhì)量。

3.優(yōu)化資源配置

通過對(duì)學(xué)生資助數(shù)據(jù)的全面、深入分析，系統(tǒng)能夠精確地識(shí)別出真正需要資助的學(xué)生，確保資助資源被合理地分配到最需要的地方，從而極大地提升教育資源的優(yōu)化配置和公平分配，使學(xué)生專心致志地投入學(xué)業(yè)，無需為經(jīng)濟(jì)問題分心。這不僅是對(duì)個(gè)體命運(yùn)的改善，更是社會(huì)整體公平正義的體現(xiàn)，是國家教育公平理念的具體實(shí)踐。

（二）劣勢(shì)分析

1.技術(shù)復(fù)雜程度高

融合建設(shè)是指將多種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)深度整合，實(shí)現(xiàn)各種技術(shù)間的無縫銜接和協(xié)同工作的過程。這種建設(shè)方式不僅涉及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，還涉及各種信息技術(shù)的集成和融合，因此，技術(shù)難度相對(duì)較高。為了保證融合建設(shè)的順利進(jìn)行，需要一個(gè)具備豐富的技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練運(yùn)用各種互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)開發(fā)和維護(hù)工作，以滿足融合建設(shè)的需求。

2.資金投入大

實(shí)施融合建設(shè)需要技術(shù)革新并整合教育資源。然而，在這一工作的推進(jìn)過程中，教育機(jī)構(gòu)需要面對(duì)的一個(gè)重要問題便是經(jīng)費(fèi)[2]。具體而言，融合建設(shè)要求教育機(jī)構(gòu)投入大量的資金用于技術(shù)研發(fā)，以保證教育資源的更新和升級(jí)，滿足現(xiàn)代化教育的需求。同時(shí)，還需購置大量先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備，為學(xué)生提供更好的教學(xué)環(huán)境和條件。然而，對(duì)于資金有限的教育機(jī)構(gòu)來說，這是一個(gè)不小的負(fù)擔(dān)，它們面臨較大的經(jīng)濟(jì)壓力，甚至?xí)绊懫渌?xiàng)目的開展。

3.數(shù)據(jù)共享與隱私保護(hù)難題

在當(dāng)今這個(gè)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量。然而，在享受數(shù)據(jù)共享帶來的便捷和高效的同時(shí)，如何妥善處理數(shù)據(jù)共享與個(gè)人隱私保護(hù)之間的矛盾，成為一個(gè)極具挑戰(zhàn)性的課題。這不僅涉及技術(shù)的應(yīng)用，更關(guān)乎法律法規(guī)的制定與完善，亟需構(gòu)建一套既能夠促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的合理利用，又能有效維護(hù)公民個(gè)人信息安全的政策和制度體系。

三、與學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)框架內(nèi)容

（一）與學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)歸檔要素分析

檔案管理系統(tǒng)歸檔要素，是建設(shè)學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理融合系統(tǒng)的基本框架內(nèi)容，是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在探討業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔集成要素時(shí)，不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)因其特定的業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)特性，會(huì)有不同的歸檔集成需求和要素。經(jīng)過查閱文獻(xiàn)和研究分析，本文篩選出了幾種主流的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔集成要素系統(tǒng)，如PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、網(wǎng)上行政審批平臺(tái)，并列出了每個(gè)系統(tǒng)的歸檔集成要素[3]。作者基于頻次定量和人工定性相結(jié)合的方法，判斷是否適用于一般業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設(shè)要素，最終篩選出15個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成要素，包括電子文件及元數(shù)據(jù)、目錄、歸檔范圍、歸檔方式、接口、封裝、數(shù)字簽名、格式、四性檢測(cè)、用戶權(quán)限管理、日志記錄與查看、歸檔結(jié)果反饋、流程管理、保管期限、密級(jí)劃定。其中，關(guān)鍵性的業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要針對(duì)不同的資助類型采集不同的內(nèi)容，如下表1所示。

（二）與學(xué)生資質(zhì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)框架內(nèi)容設(shè)計(jì)

根據(jù)《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92—2022）的要求，本文基于檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一技術(shù)要求和業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的要素內(nèi)容，結(jié)合福建省明溪縣學(xué)生資助工作的需求，構(gòu)建了自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、接口層和功能層構(gòu)成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架[4]。具體內(nèi)容如下：

首先，數(shù)據(jù)層關(guān)注的歸檔集成要素聚焦于電子文件及其元數(shù)據(jù)，這一范疇涵蓋歸檔集成對(duì)象的來源與具體構(gòu)成。這類以數(shù)字形態(tài)存在的文件具備易復(fù)制性、易修改性、依賴特定軟硬件環(huán)境、海量存儲(chǔ)、高速傳輸?shù)忍卣?，其重點(diǎn)在于，通過科學(xué)合理的手段確保電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性、可用性和安全性，即通常所說的檔案文件的“四性”。本研究基于明溪縣實(shí)際工作需求設(shè)計(jì)，在數(shù)據(jù)來源上精心規(guī)劃，整合了全國學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)以及省、市級(jí)學(xué)生資助管理信息管理系統(tǒng)作為核心數(shù)據(jù)源。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)信息的全面互通與高效利用，該設(shè)計(jì)還充分考慮了與各部門的無縫對(duì)接，包括財(cái)政部門、民政部門、社會(huì)保障機(jī)構(gòu)、鄉(xiāng)村振興相關(guān)部門、銀行系統(tǒng)、殘疾人聯(lián)合會(huì)等外部重要機(jī)構(gòu)。

其次，業(yè)務(wù)層主要指系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作前端的流程和規(guī)則配置。業(yè)務(wù)層的規(guī)則配置必須以實(shí)現(xiàn)全面的自動(dòng)化為目的，對(duì)于已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如果前端的配置規(guī)則功能模塊不可行，或需要新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)，則需要基于基本的業(yè)務(wù)流程配置規(guī)則文件，并提前將配置規(guī)則置入接口，實(shí)現(xiàn)面向文檔管理的規(guī)范化改造。融合系統(tǒng)框架構(gòu)建的業(yè)務(wù)層面主要包括數(shù)據(jù)匯聚，即通過特定的工具，對(duì)文檔歸檔范圍、歸檔方式、保管期限和元數(shù)據(jù)歸檔規(guī)則進(jìn)行全面的抽取、轉(zhuǎn)化和聚合，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和完整，將零散的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)化的、可供系統(tǒng)直接使用和操作。

再次，接口層的主要任務(wù)是明確接口的技術(shù)選型和規(guī)定接口的管理性及技術(shù)性規(guī)范內(nèi)容[5]。目前，主要的接口技術(shù)包括RESTful API、GraphQL、WebSocket、SOAP以及各類消息隊(duì)列技術(shù)（如RabbitMQ、Kafka等）。融合系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容接口層主要是根據(jù)這些技術(shù)的特點(diǎn)，基于組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部數(shù)據(jù)特征和業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)并采取定義數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口等措施。具體來說，根據(jù)國家檔案局提供的歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定有針對(duì)性的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，建立系統(tǒng)間統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口。該接口設(shè)計(jì)具有技術(shù)選型合理、接口規(guī)范完善的特點(diǎn)，能夠有效支持不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互。在數(shù)據(jù)交換過程中，嚴(yán)格遵循既定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)注重保障接口的開放性，確保不同系統(tǒng)能夠很方便地接入和進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

最后，功能層主要是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的實(shí)際操作應(yīng)用而建設(shè)的功能模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)層和業(yè)務(wù)層要求的具象化。融合系統(tǒng)設(shè)計(jì)了包括檔案流程管理、系統(tǒng)操作訪問權(quán)限管理、檔案文件的編目等功能，并為系統(tǒng)使用人員提供了檔案查詢、借閱等管理服務(wù)，還支持文件統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出、打印等服務(wù)功能。功能層的設(shè)計(jì)主要是為了保障檔案文件的“四性”，有助于保障檔案管理的安全性。本研究系統(tǒng)注重用戶體驗(yàn)和可操作性。通過優(yōu)化界面設(shè)計(jì)、簡(jiǎn)化操作流程等措施，使系統(tǒng)更加易于上手和使用，從而降低了用戶的學(xué)習(xí)成本和使用難度。

四、結(jié)語

研究結(jié)果表明，學(xué)生資助業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設(shè)具有顯著的優(yōu)勢(shì)和一定的劣勢(shì)。基于檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一技術(shù)要求和業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的要素內(nèi)容，結(jié)合福建省明溪縣學(xué)生資助工作的需求，通過構(gòu)建自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層、接口層和功能層構(gòu)成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理融合系統(tǒng)，極大地優(yōu)化了學(xué)生資助檔案管理的規(guī)范性和實(shí)用性，為提升教育管理水平、促進(jìn)教育公平做出了重要貢獻(xiàn)，以期推動(dòng)教育信息化的深入發(fā)展。綜上，本次檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的可行性得到了充分驗(yàn)證。

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