“一動力三循環(huán)”管理模式在公立醫(yī)院文書檔案管理中的應用

摘 要：“一動力三循環(huán)”管理模式借鑒了心臟運作和人體生命系統(tǒng)的管理原則，通過團隊協(xié)作作為動力源，構建了創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標環(huán)三大環(huán)節(jié)，推動檔案科學化和規(guī)范化管理。在實際應用中，該模式不僅提高了文書檔案管理的效率和準確性，還提高了醫(yī)院的整體管理水平，為公立醫(yī)院實現健康可持續(xù)發(fā)展提供了重要的管理理論和實踐指導。

關鍵詞：一動力三循環(huán)；公立醫(yī)院；文書檔案；檔案管理

彼得·德魯克在《管理——任務、責任、實踐》中曾說過，管理是一種工作，它有自己的技巧、工具和方法；管理是一種器官，是賦予組織以生命、能動、動態(tài)的器官；管理是一門科學，一種系統(tǒng)化的并到處適用的知識。同時，管理也是一種文化。這段話深刻揭示了管理在組織中的重要作用和多維性質。在公立醫(yī)院的文書檔案管理中，應用“一動力三循環(huán)”的管理模式，能夠有效提高檔案管理的效率和質量，從而為醫(yī)院的整體運營提供堅實的保障?！耙粍恿Α奔磮F隊作為核心動力，通過協(xié)作和奉獻精神，推動檔案管理工作順利開展；“三循環(huán)”指的是創(chuàng)新環(huán)（技術—管理—規(guī)范）、決策環(huán)（政策—人文—制度）和目標環(huán)（患者服務），通過共同作用，確保檔案管理的高效性、安全性和便捷性。系統(tǒng)化的管理模式使公立醫(yī)院能夠在文書檔案管理中實現科學化、規(guī)范化和人性化的有機結合。

一、公立醫(yī)院文書檔案管理現狀分析

文書檔案具有涉及面廣、內容豐富、文體格式規(guī)范統(tǒng)一以及形成材料多樣性的特點，文書檔案的歸檔管理工作就是指將本單位收集的處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案實施科學、合理的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。然而，當前文書檔案存在數據冗余、信息不對稱和保存效果較差的問題。

1.檔案管理數據冗余

檔案數據是管理的基礎，只有全面收集數據，才能開展文書檔案信息管理工作。但是，目前公立醫(yī)院仍是不同部門獨立管理和維護檔案，同一份信息很容易被重復錄入，如病歷中的基本信息和檢查結果，收集起來十分困難。當檔案信息需要更新時，由于不同部門的操作不同步，部分部門信息更新，而有的部門信息沒有更新，數據出現了不一致，難以核對。文書檔案記錄較為分散，在查詢相關信息時，查詢者必須綜合不同部門或不同時間段的信息，合并檔案的過程不僅耗費大量的時間，還很難保證記錄完整的信息。這些重復的信息占用了大量的存儲空間，也增加了檔案管理的人力成本。

2.檔案管理信息不對稱

在對檔案信息實施歸檔時，要鑒定相關的文件，確定本單位文件的歸檔范圍。公立醫(yī)院設有多個部門，如臨床科室、財務部門以及藥品管理部門等，醫(yī)務人員需要通過多個環(huán)節(jié)和多個渠道才能獲取所需信息，過程煩瑣且易出錯，管理信息的不對稱影響了歸檔工作的效率和質量。患者的病情變化和用藥情況等關鍵信息如果不能及時更新，就可能導致醫(yī)生在診療過程中做出錯誤判斷，影響患者的治療效果。

3.檔案保存效果相對較差

根據檔案需求和國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，公立醫(yī)院的文書檔案保存通常分為永久、定期30年及定期10年三種，但由于醫(yī)院檔案過多，在實際操作中并沒有嚴格按照要求對不同類別文書檔案實行保存。部分醫(yī)院在文書檔案的存儲條件方面未能嚴格執(zhí)行規(guī)范要求，如濕度、溫度控制不足或者存放環(huán)境存在灰塵、蟲害等問題，影響了文書檔案的長期保存效果。由于醫(yī)院文書檔案管理人員對于老舊檔案的更新和修復工作重視程度不足，造成部分文書檔案在保存過程中出現損壞或丟失的情況，影響了其完整性和可用性。

二、“一動力三循環(huán)”模式在文書檔案管理中的具體應用

“一動力三循環(huán)”這一創(chuàng)新管理模式的靈感來源于心臟是如何工作以及人體生命系統(tǒng)的管理規(guī)律。心臟是人體的引擎，通過4個心腔日夜不停地收縮和舒張，讓血液按照一定方向流動，經過人體的肺循環(huán)、腦循環(huán)和主要循環(huán)，驅動各個臟器正常運轉，維持生命活動。深耕心胸外科30多年的曹華從中產生了靈感，巧妙運用管理仿生學，模擬人體生命系統(tǒng)的管理規(guī)律，提出“一動力三循環(huán)”醫(yī)療質量管理模式，以醫(yī)療團隊為動力源，并構建了分別對應肺循環(huán)、腦循環(huán)和主要循環(huán)的創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標環(huán)。以具有“團結—協(xié)助—奉獻”精神的團隊為管理動力源，通過創(chuàng)新環(huán)“技術—管理—規(guī)范”，在決策環(huán)“政策—人文—制度”的指引下最終為目標環(huán)提供安全、便捷與舒適的服務。

1.計劃階段

文書檔案的管理工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)，在計劃階段，團隊要通過外驅力發(fā)揮動力源作用，明確不同環(huán)節(jié)的工作內容和工作目標。從醫(yī)院檔案管理模式、流程以及目標等方面實施深入分析，緊密結合創(chuàng)新環(huán)、決策環(huán)和目標環(huán)三個方面的管理內容，提高檔案管理計劃效果。

（1）設立檔案管理的目標

深入貫徹“一動力三循環(huán)”管理模式，在計劃中明確“為了誰”“誰來做”和“怎么做”，建立明確的檔案管理目標。在公立醫(yī)院團隊中，每個管理職責的確定都承載著提升服務質量和患者滿意度的重任。在管理前，對醫(yī)院工作人員開展培訓，講述“一動力三循環(huán)”管理模式在檔案管理中的具體應用。“一動力三循環(huán)”管理模式中的“團結、協(xié)作、奉獻”精神是醫(yī)院文書檔案管理中的核心精神，醫(yī)院要重點關注管理團隊的技術水平和工作模式，并給予相應的人文關懷，提高團隊的凝聚力和向心力，使團隊始終向著更好的方向發(fā)展。

文書檔案管理目標環(huán)為“完整—便利—實用”，為了能夠實現目標環(huán)，動力環(huán)、決策環(huán)與創(chuàng)新環(huán)要開展密切的配合，通過彼此協(xié)作使工作人員能夠利用更便利的方式得到完整的檔案信息，增強信息的實用性。

對于醫(yī)院而言，不同部門的工作團隊為了共同的目標協(xié)同合作，是醫(yī)院的“動力源”因此，動力源的過程可以概括為“細致—協(xié)作—奉獻”。醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院動力源不可或缺的一環(huán)，只有保證擁有完整的文書信息，才能為患者提供更好的服務。

（2）制定檔案管理的標準和流程

公立醫(yī)院可以依托“一動力三循環(huán)”模式，制定和實施科學合理的文書檔案管理標準和流程，以數據質量、信息安全和工作效率作為檔案管理的標準。數據質量是文書檔案管理的基礎，公立醫(yī)院所有錄入的醫(yī)療信息必須準確無誤、完整可靠，才能確保醫(yī)療決策的科學性和有效性；信息安全是文書檔案管理的重中之重，要建立完善的信息保護體系，通過管理訪問權限、數據加密和安全備份等措施，保障患者隱私和醫(yī)院數據的安全性。團隊是動力源，團隊機制和精神推動才能保障檔案管理順利開展。現代醫(yī)院檔案管理已經向著數字化、智能化方向發(fā)展，利用信息技術手段優(yōu)化流程、提高效率已成為必然趨勢。醫(yī)院檔案管理團隊需要緊跟技術進步，選擇和實施適合自身情況的信息系統(tǒng)和軟件，提高管理效率。

2.執(zhí)行階段

（1）應用信息技術實施檔案管理

“一動力三循環(huán)”模式在創(chuàng)新環(huán)中強調了技術的重要性?，F代信息技術的快速發(fā)展為醫(yī)療檔案管理提供了強大支持，使得傳統(tǒng)的紙質檔案逐步向電子化、智能化轉變成為可能。因此，在執(zhí)行過程中，工作人員不能墨守成規(guī)，要積極引入信息技術，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率和數據安全性，實現數據驅動的高效醫(yī)療服務。

通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院可以實現檔案信息的快速檢索和更新，大幅縮短醫(yī)療人員獲取患者信息的時間，提高工作效率。利用電子檔案的網絡存儲和云計算技術，確保信息能夠得到長期保存和安全備份。借助數據分析和人工智能技術，幫助醫(yī)院對大量的醫(yī)療數據實施深度挖掘，從中獲取有價值的醫(yī)療信息和趨勢分析，為臨床決策提供科學依據。智能化的檔案管理系統(tǒng)還能根據醫(yī)院特定的需求和患者健康狀況，提供個性化的服務和管理建議，為醫(yī)療團隊和患者提供更加精準和貼心的醫(yī)療支持。通過數據加密、訪問控制和審計跟蹤等技術手段，電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效防范數據被泄露和非法訪問風險，保護患者的個人隱私，建立高度安全的檔案管理環(huán)境，增強患者對醫(yī)院的信任感，幫助醫(yī)院建立良好的品牌形象和社會聲譽。

（2）自動化檔案歸檔和分類

以“文號”形式形成的文件，在文件形成部門應歸入文書檔案。通過光學字符識別（OCR）技術和自動標簽識別建立自動化檔案歸檔系統(tǒng)，將紙質文檔快速轉換成電子格式，并自動歸檔到相應的電子檔案系統(tǒng)中。引入機器學習和自然語言處理技術，識別并歸檔不同類型的醫(yī)療文件，如檢查報告、病歷記錄以及處方等，確保每一份檔案都能夠快速定位和檢索。利用自動化檔案歸檔和分類系統(tǒng)與醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)實現無縫對接，實現數據的共享和交換。集成不同部門和系統(tǒng)的數據流，幫助醫(yī)院實現跨部門、跨系統(tǒng)的信息共享和協(xié)作，進一步提升醫(yī)療服務的整體效能和協(xié)同能力，促進醫(yī)院內部各業(yè)務流程的協(xié)調，優(yōu)化醫(yī)療資源的配置和利用效率，為患者提供更加高效和個性化的醫(yī)療服務體驗。

3.檢查階段

（1）定期審查檔案管理的效果

在醫(yī)院檔案管理的檢查階段，定期審查檔案管理的效果是確保服務質量和風險管理的重要環(huán)節(jié)。按照“一動力三循環(huán)”管理模式的理念，審查不僅是對過去工作的總結和評估，還是發(fā)現問題、改進流程以及優(yōu)化服務的關鍵機制。只有通過有效的審查，醫(yī)院管理團隊才能及時發(fā)現潛在的問題，采取合理的解決方案，降低醫(yī)療服務和檔案管理的各種風險。從決策環(huán)的“政策—人文—制度”三個方面入手，多維度、全面評估和提高檔案管理的效率和質量。建立明確的審核政策，考察醫(yī)院是否有明確的檔案管理政策和規(guī)定，是否符合國家法律法規(guī)和醫(yī)療行業(yè)的標準。政策的合規(guī)性和實施情況直接影響到檔案管理的規(guī)范性和穩(wěn)定性，通過審查發(fā)現檔案管理執(zhí)行中存在的漏洞和不足之處，及時實施修訂和完善。從人文角度審查檔案管理效果，關注員工的培訓和意識水平。員工是檔案管理工作的核心，直接影響檔案管理的質量和效率。通過審查評估員工對檔案管理政策的理解和執(zhí)行情況，是否存在操作上的誤區(qū)或者不規(guī)范的行為，為員工提供必要的培訓和指導，讓員工明白團結、協(xié)作以及奉獻的重要性，從而提高其檔案管理的專業(yè)水平和工作效率。還應建立健全檔案管理制度，明確文件的歸檔、存儲、訪問權限控制、更新和保密措施等方面的規(guī)定和流程。審查能夠幫助發(fā)現制度執(zhí)行中存在的問題和瓶頸，及時調整和優(yōu)化制度，確保檔案管理工作能夠順利實施，并符合醫(yī)院長期發(fā)展和服務提升的需求。

采用多樣化的方法審查檔案管理效果，并利用調查、問卷和座談等方式收集更多客觀與真實的檔案文書管理數據，從多方面了解管理效果，只有這樣才能確保管理效果反饋的真實性，從而更好地總結管理過程中產生的各項問題，不斷改進，攻克醫(yī)院的難點和重點問題。通過良好的檔案文書管理方法深化醫(yī)院內部機制改革，提高醫(yī)院的綜合競爭實力。

（2）發(fā)現問題并實施調整

根據“一動力三循環(huán)”的管理模式，在檔案管理中要把握主要矛盾，抓重點、抓中心以及抓關鍵，不忽視次要矛盾的解決，統(tǒng)籌兼顧，并針對發(fā)現的問題實施調整。在調整過程中，醫(yī)院應當重點關注主要矛盾的解決，即直接影響醫(yī)療服務質量和患者安全的核心問題。例如，針對數據錄入準確性不高的問題，可以加強培訓和技術支持，提升操作人員的技能和意識；對于檔案信息存儲和訪問效率低下的情況，可以優(yōu)化系統(tǒng)架構和流程設計，提高信息檢索的速度和準確度。同時，也不能忽視次要矛盾的解決。次要矛盾雖然影響程度較低，但也可能在長期累積下影響整體效率和服務水平。在解決問題和調整過程中，醫(yī)院管理團隊需要平衡資源和精力，通過統(tǒng)籌兼顧的管理模式來應對復雜環(huán)境的能力，促進醫(yī)院檔案管理工作順利開展，并提升服務質量。

通過“一動力三循環(huán)”實施文書管理，利用PDCA管理理論增強反饋機制的反饋效果。PDCA管理理論會對醫(yī)院檔案文書實施整體的檢查處理分析，通過檢查形成標準，雖然可行性較高，但是在檢查過程中十分容易產生慣性思維，操作模式過于機械化。醫(yī)院每天都會更新大量的文書，文書的規(guī)律在不斷變化，在應用“一動力三循環(huán)”實施文書管理的過程中，不能忽視人的創(chuàng)造性。在“一動力三循環(huán)”中，創(chuàng)造是質量的核心，醫(yī)院檔案管理團體不能墨守成規(guī)，創(chuàng)新檔案管理模式，將“走出去”“引進來”“為我用”完全落實，從而給管理團隊更多提高自我能力的機會，確保管理團隊能夠良好應對任何復雜的文書管理重難點工作，從而提高檔案管理效率和管理質量。

三、結束語

“一動力三循環(huán)”管理模式是一種借鑒心臟運作規(guī)律和人體生命系統(tǒng)的管理原則，強調了團隊協(xié)作的重要性，提升了管理的科學化和效率。在公立醫(yī)院文書檔案管理中，該管理模式的成功應用標志著醫(yī)院管理模式的重要轉變和創(chuàng)新，為醫(yī)院管理者提供了一種全新的思維方式和操作框架。通過建立“一動力三循環(huán)”的管理體系，醫(yī)院能夠實現臨床、醫(yī)技、護理、行政和后勤等多方面的醫(yī)療檔案信息統(tǒng)一管理，推動檔案管理工作規(guī)范化、科學化和高效化開展，從而優(yōu)化醫(yī)療服務流程，提升服務質量，使公立醫(yī)院能夠有效應對日益復雜和變化的醫(yī)療環(huán)境挑戰(zhàn)。

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作者單位：福州大學附屬省立醫(yī)院

作者簡介：孔凡麗（1986—），女，布朗族，云南臨滄人，碩士研究生，副研究館員；研究方向：檔案管理。