基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案高質(zhì)量管理策略探究

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)水平的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得到應(yīng)用，檔案行業(yè)也是如此。如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的精細(xì)化管理和高質(zhì)量開發(fā)應(yīng)用，使事業(yè)單位的檔案管理能夠更好地適應(yīng)廣大人民群眾的需求、進(jìn)一步提高管理效率、保障數(shù)據(jù)安全將是今后面臨的關(guān)鍵課題。本文圍繞基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案高質(zhì)量管理策略進(jìn)行全面探究，在思想建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、安全建設(shè)等方面存在的問題提出輔助策略與措施，推動(dòng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能夠更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；事業(yè)單位；高質(zhì)量發(fā)展

在當(dāng)今時(shí)代，數(shù)字化浪潮迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念被廣泛普及，已成為推動(dòng)各行業(yè)變革與創(chuàng)新的重要引擎。在此背景下，對(duì)檔案行業(yè)而言正是由以紙質(zhì)檔案管理、人工手動(dòng)方式查詢的庫房時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案在線管理、搜索引擎快速查詢利用的信息化時(shí)代，促使檔案事業(yè)逐步走向現(xiàn)代化、自動(dòng)化與智能化。各事業(yè)單位作為服務(wù)群眾最為直接的機(jī)構(gòu)，完善檔案管理機(jī)制、轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念、優(yōu)化系統(tǒng)平臺(tái)、保障檔案數(shù)據(jù)安全，為用戶提供便捷查詢利用服務(wù)則是新時(shí)代發(fā)展的重要任務(wù)。為此，各部門單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要牢固樹立檔案意識(shí)和信息化意識(shí)，依托現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，積極探索高質(zhì)量發(fā)展新路徑，提升檔案管理實(shí)效性，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)決策提供可靠參考的同時(shí)提高社會(huì)群眾對(duì)檔案的認(rèn)可度和滿意度。

1 事業(yè)單位檔案高質(zhì)量管理綜述

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，能夠充分提升檔案數(shù)據(jù)的查詢檢索速率，并為管理員及社會(huì)廣大群眾用戶提供個(gè)性化、便捷化服務(wù)，此發(fā)展方向已成為大勢(shì)所趨。

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”模式下檔案管理的特點(diǎn)

從政策角度。2021年，國(guó)務(wù)院印發(fā)的《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要“加強(qiáng)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善數(shù)字經(jīng)濟(jì)治理體系，協(xié)同推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)”，中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出要“逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系”。由此可見，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息化管理已成為新時(shí)代發(fā)展的關(guān)鍵目標(biāo)，為檔案部門的發(fā)展指明了方面，提供了良好契機(jī)。在技術(shù)角度，進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”時(shí)代，各行各業(yè)產(chǎn)生的信息呈幾何級(jí)速度增長(zhǎng)，龐大的數(shù)據(jù)資源信息庫覆蓋四面八方，并進(jìn)行全社會(huì)大規(guī)模高速傳送，同時(shí)計(jì)算機(jī)終端、移動(dòng)設(shè)備、智能服務(wù)器、傳感器等設(shè)備無時(shí)無刻都在生成信息、傳遞信息、利用信息，對(duì)檔案工作轉(zhuǎn)型提供了良好的發(fā)展環(huán)境。一方面為音視頻檔案、圖片檔案、文書檔案等多元化信息創(chuàng)造了條件，另一方面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存和高速運(yùn)算，構(gòu)建縱橫分布的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展提供了可能性[1]。

1.2 檔案數(shù)字化高質(zhì)量管理的重要意義

一是推動(dòng)檔案發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變。過去傳統(tǒng)模式下檔案工作較為單一，紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，占用大量空間，不便于管理員進(jìn)行是人工檢索與利用，難以適應(yīng)新時(shí)期大量信息和多領(lǐng)域的管理需求，在一定程度上影響了高效管理。隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新鮮血液，大大提升了工作效率的同時(shí)，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的瓶頸，實(shí)現(xiàn)了全面性、精細(xì)化、科學(xué)化管理，提升了檔案利用的便捷性，為今后的可持續(xù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是彰顯利用價(jià)值。通過人工智能、VR技術(shù)等，將存放在庫房的“死檔案”以圖表、圖像、視頻、動(dòng)畫、編研文創(chuàng)產(chǎn)品等形式展現(xiàn)在社會(huì)公眾面前，促進(jìn)其領(lǐng)會(huì)檔案的魅力，知曉歷史內(nèi)涵，充分發(fā)揮資政育人作用，使得檔案的開發(fā)利用率大幅提升，充分體現(xiàn)出檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值和社會(huì)效益。三是提高安全性能。過去紙質(zhì)文件受潮濕、火災(zāi)、蟲蛀、風(fēng)化等自然因素影響，極易導(dǎo)致字跡模糊、紙張破損、文件丟失，造成不可逆的損失。通過數(shù)字化加工，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募瑢?shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，通過安全手段及防護(hù)措施，節(jié)省了存儲(chǔ)空間的同時(shí)有利于保護(hù)檔案資料的完整性與原始性[2]。

2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案高質(zhì)量管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

2.1 缺乏先進(jìn)檔案管理理念

數(shù)字化意識(shí)不足是制約事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的重要原因。大多單位由于長(zhǎng)期在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中開展工作，使其對(duì)現(xiàn)代化管理理念與新興科學(xué)技術(shù)的了解認(rèn)知不足，沒有充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在此背景下，更加重視紙質(zhì)檔案的收集整理、分類歸檔過程，對(duì)檔案的開發(fā)利用較少，工作較為線性、單一，無法促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)及轉(zhuǎn)型發(fā)展。與此同時(shí)，由于受重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)化水平較為落后。事業(yè)單位的檔案管理人員大多由辦公室或者人事部門人員補(bǔ)充或者兼任，對(duì)檔案理論知識(shí)與管理技能了解甚少，對(duì)信息化技術(shù)、安全技術(shù)、信息管理利用等方面知識(shí)認(rèn)知不夠，單位對(duì)外定向崗位招聘和人才引進(jìn)工作開展較少，不重視后期繼續(xù)教育活動(dòng)，整體檔案管理干部隊(duì)伍創(chuàng)新意識(shí)薄弱，影響檔案管理工作的整體水平[3]。

2.2 缺乏科學(xué)檔案管理體系

一是管理體系不明確。部分事業(yè)單位尚未設(shè)置檔案工作專班和分管領(lǐng)導(dǎo)，大多由辦公室主任負(fù)責(zé)全部工作，導(dǎo)致職能職責(zé)不明確，工作措施不細(xì)化，日常監(jiān)督不到位，工作質(zhì)量有待提升。同時(shí)，單位對(duì)檔案工作的宏觀領(lǐng)導(dǎo)不夠，缺少信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，使得在財(cái)政資金、政策推動(dòng)、制度制定等方面的推進(jìn)力度不夠，嚴(yán)重影響相關(guān)工作的順利開展。二是管理制度不明確。缺乏整體性科學(xué)性的標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)于檔案的全流程管理缺少規(guī)范性指引，同時(shí)沒有根據(jù)實(shí)際工作需求完善制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和考核力度不夠，導(dǎo)致相關(guān)工作無章可循，管理人員工作懈怠，在一定程度上影響了檔案工作的開展。

2.3 缺乏專業(yè)檔案管理平臺(tái)

隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，檔案數(shù)量會(huì)逐步增加，最為關(guān)鍵的發(fā)展方向是數(shù)據(jù)共享與協(xié)同共建，但是受技術(shù)、體系、環(huán)境影響，部門之間的體制壁壘仍然存在，大多事業(yè)單位出于行業(yè)或法律的考慮而過度保密本單位檔案文件，導(dǎo)致數(shù)據(jù)碎片化，難以訪問，限制了檔案資源共建共享進(jìn)程。在技術(shù)上，大多事業(yè)單位檔案管理利用平臺(tái)獨(dú)立建設(shè)，在底層構(gòu)架與功能開發(fā)語言上不兼容，使得系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)絡(luò)適配、在線傳輸?shù)确矫鏌o法實(shí)現(xiàn)，造成了物理上的隔離。同時(shí)對(duì)于大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、人工智能技術(shù)應(yīng)用不到位，也在一定程度上制約了共建共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.4 缺乏完善安全防護(hù)保障

一是安全意識(shí)方面。部分檔案人員對(duì)于檔案工作的使命感、責(zé)任感不強(qiáng)，沒有將安全工作擺在首位，安全意識(shí)嚴(yán)重不足，存在得過且過的思想，沒有牢固樹立“安全無小事”的意識(shí)。“重建設(shè)、輕制度”問題嚴(yán)重，沒有形成完整科學(xué)的管理機(jī)制體系，導(dǎo)致在事業(yè)單位檔案管理過程中對(duì)于安全防護(hù)的要素了解不充分、執(zhí)行不全面，沒有及時(shí)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，也無疑為檔案的安全帶來了更大的風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案管理安全的防線不夠牢固。二是安全建設(shè)方面。實(shí)體檔案的管理對(duì)防光、防塵、防火、防潮等方面的考慮不足，相關(guān)設(shè)備更新不到位，電路設(shè)施老化嚴(yán)重，難以滿足現(xiàn)代電器的高功率需求，存在較大的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于電子檔案的管理，沒有采購(gòu)合理的安全設(shè)備，相關(guān)安全防護(hù)措施技術(shù)應(yīng)用不到位，使得電子檔案信息完全暴露在互聯(lián)網(wǎng)上，容易導(dǎo)致社會(huì)不法分子及黑客通過網(wǎng)絡(luò)竊取盜用涉密信息，對(duì)事業(yè)單位造成不良影響。

3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案高質(zhì)量管理未來優(yōu)化路徑

3.1 增強(qiáng)信息化意識(shí)，樹立科學(xué)發(fā)展思維

提升管理人員的數(shù)字化、信息化管理意識(shí)是推進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)途徑。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員強(qiáng)化對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展環(huán)境以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展需要及廣大人民群眾對(duì)檔案工作的需求，在單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)新興技術(shù)應(yīng)用推廣的優(yōu)勢(shì)，營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。定期組織相關(guān)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)班，邀請(qǐng)高校教授及業(yè)內(nèi)專家對(duì)檔案工作發(fā)展趨勢(shì)、現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行講解，使檔案管理人員深入了解數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，提高其數(shù)字化技能及專業(yè)知識(shí)，持續(xù)優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)。也可定期帶領(lǐng)單位檔案管理人員前往先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，開拓發(fā)展視野，彌補(bǔ)自身漏洞，推廣互動(dòng)交流，在區(qū)域內(nèi)促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的合作與創(chuàng)新。與此同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)本單位檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃以及具體工作對(duì)檔案管理人才的迫切需求，建立科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，加強(qiáng)檔案崗位人才引進(jìn)，利用社會(huì)招聘、公開選拔、定向培養(yǎng)等方式，提高準(zhǔn)入門檻，引入高素質(zhì)檔案管理人才，打造綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)硬的干部隊(duì)伍，滿足“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”背景下檔案信息化建設(shè)的要求。

3.2 健全精細(xì)化制度，完善檔案管理體系

一是健全工作機(jī)制。事業(yè)單位應(yīng)明確檔案管理工作業(yè)務(wù)科室，專人專班推進(jìn)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，細(xì)化執(zhí)行分工，根據(jù)當(dāng)?shù)匕l(fā)展情況及現(xiàn)實(shí)需求，結(jié)合自身?xiàng)l件制定完善發(fā)展規(guī)劃，明確執(zhí)行辦法，推動(dòng)事業(yè)單位檔案的核心工作與全局工作統(tǒng)一謀劃、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，全面促進(jìn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二是健全工作制度。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子檔案移交與接收辦法》《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)辦法，從國(guó)家檔案法規(guī)出發(fā)，融合行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，參照兄弟單位的做法經(jīng)驗(yàn)，細(xì)化本單位標(biāo)準(zhǔn)文件，制定《檔案信息化管理制度》《電子檔案文件利用流程規(guī)范》《檔案信息安全管理辦法》《電子信息在線流轉(zhuǎn)規(guī)范》等管理制度，擬定相關(guān)管理、服務(wù)事項(xiàng)的基本流程，以進(jìn)一步夯實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的制度基礎(chǔ)[4]。三是健全監(jiān)督體系。面向本單位全體干部制定檔案工作考核制度，細(xì)化檔案管理考核評(píng)價(jià)辦法，要求所有人員牢固樹立檔案意識(shí)，高度重視檔案工作，及時(shí)歸集檔案文件，落實(shí)文書、會(huì)計(jì)、人事、照片檔案的形成、收集、整理和移交工作，發(fā)揮統(tǒng)籌規(guī)劃、集中管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)多元協(xié)同治理保障檔案資源的完整性和真實(shí)性，形成齊抓共管、界面清晰、管控有力的檔案工作新局面。

3.3 引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，構(gòu)建共享應(yīng)用平臺(tái)

一是強(qiáng)化共享機(jī)制。各地域檔案主管部門要以區(qū)域?yàn)榛A(chǔ)，構(gòu)建共建共享機(jī)制，邀請(qǐng)檔案行業(yè)專家與業(yè)務(wù)骨干制定《檔案開放應(yīng)用規(guī)范》，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，整合各部門的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一管理。事業(yè)單位要定期與檔案主管部門聯(lián)合開展檔案開放鑒定工作，將利用率高、利用價(jià)值大、可公開的檔案向社會(huì)共享，助力當(dāng)?shù)亻_放檔案數(shù)據(jù)庫的進(jìn)一步擴(kuò)大完善[5]。二是加大軟硬件建設(shè)力度。積極爭(zhēng)取劃撥檔案信息化專項(xiàng)資金，用于服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購(gòu)。同時(shí)要深入市場(chǎng)調(diào)研，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，推進(jìn)檔案大數(shù)據(jù)一體化平臺(tái)建設(shè)。對(duì)平臺(tái)的實(shí)用性、共享性、安全性和可靠性進(jìn)行優(yōu)化完善，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的共建共享，力求以最先進(jìn)的檔案系統(tǒng)化、智能化的操作軟件、簡(jiǎn)潔的平臺(tái)界面設(shè)計(jì)來滿足用戶需求，為大眾提供更便捷的服務(wù)。

3.4 采取安全化措施，打造可靠運(yùn)行環(huán)境

一是強(qiáng)化安全管理意識(shí)。強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人，措施到位。同時(shí)定期開展檔案安全學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，面向全體工作人員開展檔案安全警示教育，認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》要求，切實(shí)提高檔案安全底線意識(shí)，自覺強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，筑牢檔案安全思想防線。二是要求相關(guān)管理人員要保障原始檔案紙質(zhì)文件的安全性。加強(qiáng)檔案庫房日常硬件管理，對(duì)庫房的各類電器設(shè)備及電路電線等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，排除各類安全隱患。全面應(yīng)用安全防護(hù)手段，開發(fā)利用視頻監(jiān)測(cè)、門禁、紅外線感應(yīng)、視頻監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、恒溫恒濕、空氣凈化等功能模塊，并將其與檔案庫房管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)安全防護(hù)、日常運(yùn)維各項(xiàng)工作線上監(jiān)控，進(jìn)而提高檔案庫房的安全可靠性。三是在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)過程中。要配套采購(gòu)漏洞掃描、安全審計(jì)、防火墻等安全防護(hù)硬件設(shè)備，確保每臺(tái)計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫。同時(shí)在檔案數(shù)據(jù)對(duì)外利用過程中要應(yīng)用身份識(shí)別、傳輸加密、電子簽章、訪問限制等安全措施，避免不法分子偽裝查檔人員盜用檔案信息，在源頭上全面保障電子檔案的安全性。

結(jié)語

在信息化時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種新興發(fā)展模式與現(xiàn)代化管理手段，不僅能提高事業(yè)單位檔案管理水平，還對(duì)單位其他各項(xiàng)工作的開展也起到推動(dòng)作用。為此，相關(guān)負(fù)責(zé)同志應(yīng)積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)趨勢(shì)，高度關(guān)注檔案信息化建設(shè)工作，全面推進(jìn)管理模式的優(yōu)化，以昂揚(yáng)的斗志助力新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：劉義福（1971—），大學(xué)學(xué)歷，山東省菏澤市曹縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理等。