智慧化時(shí)代檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究

摘 要：數(shù)字檔案、大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為信息化注入了新的活力。但是，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化面臨著技術(shù)創(chuàng)新和信息安全的雙重挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存、信息檢索的智能化以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全問題亟待解決。檔案管理者既需要從線下管理向在線上管理轉(zhuǎn)變，還需要一系列的組織架構(gòu)調(diào)整、人員培訓(xùn)和管理理念更新，唯有如此，才能使檔案管理更適應(yīng)智慧時(shí)代帶來的諸多變化。

關(guān)鍵詞：智慧化；檔案管理；信息化；數(shù)字化

智慧化浪潮背景下，檔案管理不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管與利用，而是轉(zhuǎn)向數(shù)字化和智能化。在這一背景下，檔案管理信息化成為提升管理效能、推動(dòng)信息傳遞的必然選擇。智慧化時(shí)代對(duì)檔案管理信息化的要求是必然的。這既是檔案事業(yè)向前發(fā)展的趨勢(shì)，也是應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代帶來的新挑戰(zhàn)的必然選擇。只有不斷推進(jìn)檔案管理信息化，充分利用智慧化技術(shù)手段，才能更好地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，提升服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 智慧化時(shí)代檔案管理信息化的重要意義

1.1 有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存

檔案承載著一個(gè)社會(huì)的歷史、文化和價(jià)值觀。在智慧化時(shí)代，檔案管理信息化促進(jìn)檔案的文化傳承與積累。通過數(shù)字技術(shù)，我們可以更好地保留歷史文獻(xiàn)、古籍等珍貴檔案，實(shí)現(xiàn)文化遺產(chǎn)的永久保存[1]。這不僅有助于后人更好地理解和傳承文化，也為檔案信息開發(fā)和利用創(chuàng)造了條件。智慧化時(shí)代檔案管理信息化的核心在于數(shù)字化，即將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件。數(shù)字化檔案具有無損復(fù)制、高效檢索和便于傳輸?shù)膬?yōu)勢(shì)，為檔案資源信息的永久保存提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。通過采用先進(jìn)的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)備份機(jī)制，可以有效防范信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存。此外，在智慧化時(shí)代，各國(guó)紛紛制定信息保護(hù)法規(guī)，明確檔案信息的收集、存儲(chǔ)、傳輸和使用等方面的規(guī)范，這為確保檔案信息的安全和永久保存提供有力的法律保障。

1.2 有助于提高檔案管理效率

智慧化時(shí)代，檔案管理信息化對(duì)于提高管理效率具有顯著的優(yōu)勢(shì)。通過引入智能搜索、大數(shù)據(jù)分析、智能化存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)，可以更好地滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求，使檔案管理更加高效、便捷、安全[2]。在智慧化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案檢索方式已顯得滯后。信息化為檔案管理帶來智能搜索和檢索機(jī)制，基于人工智能和自然語(yǔ)言處理技術(shù)的檔案檢索系統(tǒng)能大幅提高檢索的精準(zhǔn)度和效率，用戶能夠通過簡(jiǎn)潔明了的查詢接口，迅速獲得所需檔案，避免煩瑣的手工查找，提高管理效率。在智慧化檔案管理中，大數(shù)據(jù)分析發(fā)揮著重要作用。通過對(duì)大量檔案信息的深度挖掘，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的關(guān)聯(lián)規(guī)律，為決策提供科學(xué)依據(jù)。決策支持系統(tǒng)的建立使得管理者能夠更全面地了解檔案體系的運(yùn)行狀況，從而做出更為明智的管理決策，提升整體管理效能。智慧化時(shí)代的檔案管理需要更為安全和智能的存儲(chǔ)與保護(hù)機(jī)制。利用云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，檔案信息可以更好地實(shí)現(xiàn)分布式存儲(chǔ)和多層級(jí)保護(hù)，大大提高了數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。智能化的存儲(chǔ)體系不僅提升了信息的可靠性，還增進(jìn)了檔案管理的整體效率。

1.3 有助于提升檔案資源利用的效率

通過數(shù)字化存儲(chǔ)、智能化分析和網(wǎng)絡(luò)共享，推動(dòng)檔案資源的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在技術(shù)賦能背景下，不僅使得檔案工作更為便捷高效，也為各領(lǐng)域的研究者提供了更廣闊的信息空間，展現(xiàn)了檔案在智慧化時(shí)代的新活力[3]。檔案管理信息化使得檔案資源可以通過更為智能化的方式進(jìn)行分析，更好地服務(wù)于學(xué)術(shù)研究和社會(huì)決策。智能算法能夠從大量檔案數(shù)據(jù)中挖掘潛在的關(guān)聯(lián)，為研究者提供更全面深入的信息，智能化分析不僅實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度利用，還為政府和企業(yè)提供更有力的數(shù)據(jù)支持。智慧化時(shí)代的檔案管理信息化還極大地促進(jìn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享與傳播。通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，檔案資源得以在全球范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)高效的網(wǎng)絡(luò)共享。這種開放共享的方式有助于推動(dòng)國(guó)際學(xué)術(shù)合作，促進(jìn)文化傳承與交流。

2 智慧化時(shí)代檔案管理信息化面臨的主要挑戰(zhàn)

2.1 檔案信息化管理手段更新滯后

傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)往往受困于保守的管理觀念，難以適應(yīng)多元化、動(dòng)態(tài)化的管理需求[4]。一方面，隨著科技的飛速發(fā)展，新興技術(shù)不斷涌現(xiàn)，但檔案管理信息化的更新速度滯后于技術(shù)變革。部分檔案機(jī)構(gòu)仍然采用傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)，無法充分利用人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理手段無法適應(yīng)新時(shí)代的信息化需求。另一方面，隨著社會(huì)信息的不斷增長(zhǎng)，檔案數(shù)據(jù)量龐大，而傳統(tǒng)的信息化管理手段在處理大規(guī)模數(shù)據(jù)時(shí)顯得力不從心。數(shù)據(jù)分析、挖掘、共享等方面的需求無法得到有效滿足，限制了檔案信息的綜合利用。

2.2 檔案信息化安全保障不足

新時(shí)期，隱私被泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊、技術(shù)滯后等問題使得檔案信息的安全性受到威脅。一方面，隨著檔案信息化程度的提升，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量顯著增加，從而增大隱私被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的安全措施可能難以有效應(yīng)對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中的潛在的隱私被泄露問題。另一方面，在智慧化時(shí)代，對(duì)檔案中敏感信息的安全保障亟需進(jìn)一步加強(qiáng)，以防范潛在的隱私被泄露風(fēng)險(xiǎn)。隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)程度不斷加深，網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅也日益嚴(yán)峻。黑客入侵、病毒攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全威脅導(dǎo)致檔案信息被竊取和篡改，進(jìn)而影響檔案的完整性和可信度。當(dāng)前部分檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息化系統(tǒng)的安全性相對(duì)薄弱，如何應(yīng)對(duì)不斷演變的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)成為一個(gè)亟須解決的問題。此外，檔案管理信息化安全還面臨著技術(shù)滯后的問題。由于信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案安全措施逐漸顯得滯后，容易受到新型威脅。技術(shù)滯后不僅使得系統(tǒng)易受攻擊，還可能導(dǎo)致檔案信息的不慎泄露。在智慧化時(shí)代，檔案管理需要與先進(jìn)的安全技術(shù)同步發(fā)展，以保障信息的安全性。

2.3 檔案信息化人才支持不足

在智慧化時(shí)代，檔案管理信息化的迅猛發(fā)展帶來一個(gè)嚴(yán)峻的問題：檔案信息化人才支持不足在一定程度上影響檔案管理信息化進(jìn)程。首先，檔案信息化人才在技術(shù)水平上面臨著巨大壓力。由于檔案信息化技術(shù)的不斷更新迭代，傳統(tǒng)的檔案管理人員往往面臨著技術(shù)水平相對(duì)滯后的問題。新一代的檔案信息化需要處理更多的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新興技術(shù)，而缺乏相關(guān)人才使得這些技術(shù)難以充分應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域[5]。其次，檔案信息化人才需要具備跨學(xué)科的知識(shí)體系和綜合素養(yǎng)。檔案管理已經(jīng)不僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理，還是涵蓋信息科學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)等多個(gè)學(xué)科的知識(shí)。但目前檔案管理人員在知識(shí)體系和素養(yǎng)上的能力不足，使得他們很難勝任新形勢(shì)下檔案信息化的復(fù)雜工作。最后，檔案信息化人才缺乏創(chuàng)新思維和問題解決的能力。在智慧化時(shí)代，檔案信息化不再是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)記錄和存儲(chǔ)，更需要人才具備發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的創(chuàng)新思維。而傳統(tǒng)培養(yǎng)模式往往難以培養(yǎng)出這樣的人才。

3 智慧化時(shí)代檔案管理信息化的對(duì)策與建議

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化檔案室建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理信息化檔案館（室）建設(shè)是智慧化時(shí)代檔案管理的必由之路。通過引入智能設(shè)備、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理、注重信息安全和隱私保護(hù)、推進(jìn)檔案數(shù)字化與云存儲(chǔ)等措施，可以更好地適應(yīng)智慧化時(shí)代的檔案管理需求。在建設(shè)過程中，要充分遵循國(guó)家法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。在國(guó)家層面，《檔案法》明確規(guī)定檔案管理信息化的相關(guān)要求。因此，在建設(shè)檔案館（室）時(shí)，要充分遵守法規(guī)，確保引入的技術(shù)設(shè)備和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3.1.1在硬件設(shè)施方面：首先，要重視數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的更新與升級(jí)。采用高容量、高速度的存儲(chǔ)設(shè)備，如基于云計(jì)算的大容量服務(wù)器，以滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)字檔案存儲(chǔ)需求。其次，引入智能化檢索和管理設(shè)備，包括自動(dòng)化存儲(chǔ)系統(tǒng)和智能化傳感器，以提高檔案檢索的精準(zhǔn)度和速度。

3.1.2在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面：要充分利用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)，以提高檔案管理的智能化水平。建立智能檔案檢索系統(tǒng)，通過自然語(yǔ)言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化檢索和分析。根據(jù)《數(shù)字檔案建設(shè)手冊(cè)》《儲(chǔ)存室數(shù)字內(nèi)容建設(shè)組織與評(píng)價(jià)方法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，建設(shè)檔案室時(shí)應(yīng)當(dāng)參照這些標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全可靠。

3.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理和檔案信息安全保障

加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理和檔案信息安全保障是檔案管理信息化建設(shè)中不可忽視的兩個(gè)方面。通過規(guī)范操作流程、開發(fā)新的技術(shù)手段和建立監(jiān)督制度，可以有效保障檔案信息的完整性和安全性。國(guó)家《網(wǎng)絡(luò)安全法》和《個(gè)人信息保護(hù)法》對(duì)信息安全和隱私保護(hù)提出具體要求。因此，在檔案管理信息化建設(shè)過程中要重視數(shù)據(jù)源管理和檔案信息安全，制定相應(yīng)的管理制度，確保檔案信息的安全可控。此外，借助區(qū)塊鏈技術(shù)，確保檔案信息的真實(shí)性和不可篡改性。

3.2.1要完善檔案管理信息化建設(shè)的安全保障。智慧化時(shí)代，檔案管理信息化的安全保障至關(guān)緊要。首先，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理，確保從源頭采集的檔案信息的質(zhì)量和可信度。采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)清洗和驗(yàn)證技術(shù)，消除潛在的錯(cuò)誤和虛假信息，以提高數(shù)據(jù)源的可靠性。其次，通過加密和權(quán)限控制等手段，保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的機(jī)密性，防范信息被泄露和篡改風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，建立靈活的備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息的可用性，防范因各種原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失。

3.2.2健全檔案管理信息化監(jiān)督制度。為了確保檔案管理信息化建設(shè)的安全性和合規(guī)性，應(yīng)建立健全的監(jiān)督制度。首先，建立信息化檔案管理的審計(jì)體系，通過定期的審計(jì)和檢查，發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的安全隱患。其次，建立全面的檔案信息安全管理規(guī)范，規(guī)定檔案信息的采集、存儲(chǔ)、傳輸和處理等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)操作流程，明確相關(guān)責(zé)任人和權(quán)限。此外，要建立信息安全培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)和應(yīng)對(duì)安全事件的能力，從而有效防范內(nèi)部威脅。

3.3 優(yōu)化檔案部門專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

優(yōu)化檔案部門專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)是智慧化時(shí)代檔案管理信息化的當(dāng)務(wù)之急。通過培養(yǎng)、引進(jìn)和激勵(lì)，構(gòu)建一支專業(yè)素養(yǎng)高、實(shí)踐能力強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，將有助于更好地適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，為檔案管理在智慧化時(shí)代邁向新階段奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3.1重視檔案專業(yè)人才的技能培養(yǎng)。檔案部門的專業(yè)人才應(yīng)當(dāng)具備廣泛的專業(yè)技能，涵蓋傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)和現(xiàn)代信息技術(shù)。例如，深入了解數(shù)字化工具和智能化系統(tǒng)的應(yīng)用，適應(yīng)智慧化時(shí)代需求。通過提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員能夠靈活應(yīng)對(duì)各種工作場(chǎng)景。

3.3.2強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通能力。在智慧化時(shí)代，檔案管理工作涉及多領(lǐng)域協(xié)同合作。因此，專業(yè)人才需具備強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通能力。建立跨學(xué)科團(tuán)隊(duì)，鼓勵(lì)專業(yè)人才與其他領(lǐng)域的專家緊密合作，以促進(jìn)知識(shí)交流，推動(dòng)檔案管理信息化工作的創(chuàng)新。

3.3.3培養(yǎng)檔案部門專業(yè)人才的研究和創(chuàng)新能力。通過設(shè)立研究項(xiàng)目、鼓勵(lì)參與學(xué)術(shù)交流和發(fā)表論文等方式，激發(fā)專業(yè)人才的學(xué)術(shù)熱情。此外，應(yīng)該建立清晰的晉升體系和激勵(lì)機(jī)制，通過對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作貢獻(xiàn)評(píng)估，給予符合其貢獻(xiàn)的薪酬激勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)。同時(shí)，提供良好的學(xué)術(shù)交流和學(xué)習(xí)平臺(tái)，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與國(guó)內(nèi)外檔案管理領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究，不斷提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的學(xué)術(shù)水平。

結(jié)語(yǔ)

在智慧化時(shí)代，檔案管理信息化面臨著復(fù)雜而嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要制定科學(xué)合理的對(duì)策加以應(yīng)對(duì)。從技術(shù)角度看，信息安全和數(shù)據(jù)隱私成為首要關(guān)切，需要借助先進(jìn)的加密技術(shù)和安全管理手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的保密性和完整性。在管理層面，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)信息時(shí)代，應(yīng)借助智能化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化。同時(shí)，法規(guī)法制的完善至關(guān)重要，應(yīng)建立健全的法律框架以規(guī)范檔案信息的收集、傳輸和利用。此外，還需跨學(xué)科、高水平的專業(yè)人才支持，培養(yǎng)既懂得檔案學(xué)理論，又具備信息技術(shù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才參與檔案管理信息化建設(shè)。總體而言，面對(duì)智慧化時(shí)代的挑戰(zhàn)，需要制定全方位、多角度的對(duì)策，以確保檔案管理信息化在智慧化時(shí)代行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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作者簡(jiǎn)介：郭濤（1986—），碩士研究生學(xué)歷，山東省臨沂第一中學(xué)館員，主要從事檔案管理。