新時代水利部門檔案管理“四化”實踐探索

摘 要：水利是國民經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性養(yǎng)分，也是全面建設(shè)小康社會、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。水利事業(yè)發(fā)展，利國利民。本文以福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心為例，全面總結(jié)分析了新時代水利部門檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、特色化、實用化“四化”先進(jìn)做法和成功經(jīng)驗，為推動水利部門檔案管理高質(zhì)量發(fā)展、發(fā)揮水利檔案在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要價值提供有益參考和指導(dǎo)，具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：水利檔案；檔案管理；四化；實踐探索

概述

水利是國民經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性養(yǎng)分，也是全面建設(shè)小康社會、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。在《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》中，明確提出“十四五”時期，我國的自然災(zāi)害防御水平明顯提升，水資源空間均衡配置，推動重大引調(diào)水、節(jié)水灌溉、防洪減災(zāi)等國家水網(wǎng)骨干工程建設(shè)。福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心（以下簡稱“中心”）承擔(dān)著“興利、減災(zāi)、生態(tài)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”的水庫綜合運行方式，實現(xiàn)優(yōu)化配置；同時還承擔(dān)著全市水資源聯(lián)排聯(lián)調(diào)的頂層設(shè)計，實施全市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)、排水防澇調(diào)度以及轄區(qū)閩江吊水、東張水庫、東皋水庫等管理。近年來，福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心堅持“綠水青山就是金山銀山”的生態(tài)發(fā)展理念，以“3820”戰(zhàn)略工程為指導(dǎo)，精心做好“水文章”，開展了一系列卓有成效的工作。在此過程中產(chǎn)生了許多重要涉水檔案，見證了中心在水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)的一系列重大活動。

近年來，為進(jìn)一步助力水利檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化管理，水利部與國家檔案局于2020年聯(lián)合頒布《水利檔案工作規(guī)定》，從頂層進(jìn)一步厘清了水利檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)，水利檔案收集、整理和歸檔相關(guān)規(guī)定以及水利檔案信息化建設(shè)等，與《檔案法》及其《實施條例》共同構(gòu)成新時代水利檔案管理工作的綱領(lǐng)性文件。中心自成立以來，在福清市檔案局的精心指導(dǎo)下，在中心全體人員的共同努力下以及在中心黨委的堅強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心檔案管理始終堅持為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的責(zé)任使命，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、特色化和實效化“四化”標(biāo)準(zhǔn)，積極發(fā)揮水利檔案“存史資政育人”作用，為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

1 重視檔案管理基礎(chǔ)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[1-2]

1.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

水利檔案管理場所建設(shè)以及相應(yīng)的管理設(shè)施設(shè)備配置，是做好新時代檔案管理的基礎(chǔ)，也是重要的物質(zhì)保障。近年來，隨著中心業(yè)務(wù)職能的開展，水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)業(yè)務(wù)的推動產(chǎn)生了大量具有保存價值的文獻(xiàn)資料，為進(jìn)一步做好檔案管理工作，中心從人財物等方面加大投入。福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心建成了水利檔案管理庫房、閱檔室、辦公區(qū)，嚴(yán)格按照“三分開”的原則做好水利檔案辦公、整理、閱覽基本功能分區(qū)設(shè)置，為檔案管理的安全、完整和高效利用提供重要保障。每年，還根據(jù)檔案管理的實際需要，尤其是新《檔案法》《檔案法實施條例》實施以來，中心積極申請經(jīng)費，編制檔案管理預(yù)算，先后添置了計算機(jī)，安裝了密集架、防磁柜、除濕機(jī)、恒溫機(jī)以及數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)等水利檔案管理必要的硬件設(shè)施，并按照“八防”要求，推動檔案庫房建設(shè)，使水利檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2 完善領(lǐng)導(dǎo)體制機(jī)制

為進(jìn)一步推動中心檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管中心檔案管理工作，配備了檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)科室兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本部門水利檔案的收集與移交工作。基本形成了分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、辦公室（檔案管理部門）主任親自抓、兼職人員協(xié)助、檔案管理人員親自抓的工作格局和人員分工。專職從事檔案工作者都是具有多年工作經(jīng)驗、達(dá)到本科學(xué)歷，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。把檔案工作納入中心工作去謀劃和推動，每年制訂詳細(xì)的檔案工作計劃，定期匯報檔案管理工作進(jìn)展，研究解決水利檔案管理遇到的困難和問題。此外，中心還結(jié)合崗位職責(zé)職能以及水利檔案管理的現(xiàn)實需要，出臺了檔案管理實施細(xì)則、水利檔案保密守則、水利檔案借閱利用歸還若干辦法以及水利檔案鑒定、銷毀實施細(xì)則等一系列較為全面的規(guī)章制度，為水利檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供可靠制度保障。

1.3 健全管理責(zé)任體系

福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心檔案管理部門不僅做好機(jī)關(guān)正常管理方面的文書檔案、財會檔案和人事檔案，還積極做好汛期應(yīng)急搶險保障、引水、閘站、庫湖、設(shè)施管養(yǎng)改造和機(jī)器運行、市政排水設(shè)施改造、維護(hù)和排水監(jiān)測等領(lǐng)域的業(yè)務(wù)檔案的收集和整理，還高度重視對內(nèi)設(shè)7個部門水利檔案工作的指導(dǎo)和督導(dǎo)，并將水利檔案管理納入單位及部門目標(biāo)考核之中，以考核促責(zé)任落實。此外，中心還十分重視水利業(yè)務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)工作，組織專兼職檔案員、資料員參觀學(xué)習(xí)、交流研討、知識沙龍等形式，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和水平。同時在每年的節(jié)能周、世界水日等特殊時間節(jié)點，利用館藏檔案資源做好水利業(yè)務(wù)知識的宣傳普及，不斷提升全體市民的檔案意識，為水利檔案管理營造良好的社會氛圍。

2 圍繞水利行業(yè)規(guī)律，提升規(guī)范化水平

2.1 進(jìn)一步規(guī)范工作流程

中心高度重視檔案管理的規(guī)范化，按照全周期理念，從水利文書的起草、校稿、簽發(fā)和編印等，嚴(yán)格按照公文格式，確保從文件起草伊始就把規(guī)范作為做好檔案工作的底線，核查文書起早時公文格式是否準(zhǔn)確、底稿是否規(guī)范、用紙用印是否符合要求[3]。嚴(yán)把水利檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)程，積極做好水利檔案形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等各個流程檔案管理工作[4]。同時做好每一個環(huán)節(jié)的檔案管理工作。以水利檔案歸檔為例，按照收集、分類、修整、裝訂、排列、編號、裝盒等流程，做實做細(xì)檔案管理各個細(xì)節(jié)，以流程規(guī)范化保障水利檔案工作的整體規(guī)范化。此外，為加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，還要求內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)在每年歸檔月集中做好業(yè)務(wù)檔案移交工作，由檔案室按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范歸檔。

2.2 進(jìn)一步規(guī)范歸檔分類

福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心認(rèn)真貫徹國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、15號令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》以及《水利檔案工作規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，及時修訂和完善了單位文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表，立足自身實際和行業(yè)特點，進(jìn)一步做好水利檔案的分類管理。尤其是近年來水利機(jī)構(gòu)改革，相應(yīng)的職能出現(xiàn)了重大變化，根據(jù)業(yè)務(wù)職能及時對歸檔范圍、保管期限作出相應(yīng)的調(diào)整，確保中心檔案管理做的分類科學(xué)、期限劃分準(zhǔn)確，達(dá)到應(yīng)歸檔盡歸檔、規(guī)范歸檔的預(yù)期效果。

2.3 進(jìn)一步做好信息化建設(shè)

《檔案法》及其《實施條例》以及“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃均對檔案信息化建設(shè)提出了明確要求，尤其是數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的飛速發(fā)展，進(jìn)一步推動水利檔案現(xiàn)代化水平。中心高度重視水利檔案信息化建設(shè)，注重現(xiàn)代計算機(jī)、水利檔案管理業(yè)務(wù)軟件的應(yīng)用，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，將辦公OA系統(tǒng)中需要歸檔的文件定期歸檔，把業(yè)務(wù)管理中生成的電子文件按照檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時做好歸檔工作[5]。同時還積極推動館藏檔案資源的數(shù)字化，將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、錄入，還兼顧新增檔案的信息化建設(shè)，將年度收發(fā)電子水利文檔刻盤，并將水利檔案數(shù)字化，直接錄入相應(yīng)管理系統(tǒng)之中，極大地提高了檔案信息化管理水平。

3 注重水利行業(yè)特點，突出檔案特色化

近年來，水利部、國家檔案局專門就水利行業(yè)檔案管理的特點及實際需要，出臺了一系列檔案管理的行業(yè)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下水利檔案工作的實施意見》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等。中心認(rèn)真抓好行業(yè)檔案管理規(guī)定，突出檔案特色化，總結(jié)出水利行業(yè)檔案管理規(guī)律，不斷提升檔案管理的專業(yè)化水平。

3.1 提高整體管理水平

把年度城區(qū)水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)、排水防澇、應(yīng)急排水搶險、水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)設(shè)施運行管理、海綿城市試點建設(shè)及運行管理、考核等檔案納入管理重點，按照福建省檔案管理相關(guān)規(guī)定和要求，把中心水利檔案建檔及創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化省級檔案館（室）納入部門目標(biāo)任務(wù)，強(qiáng)化年度考核。圍繞水利行業(yè)特點、中心水利業(yè)務(wù)職能，從軟硬件兩個方面，不斷夯實部門檔案管理基礎(chǔ)和整體管理能力，切實做好水利檔案收集、分類、歸檔以及數(shù)字化工作。

3.2 嚴(yán)格做好檔案驗收

中心始終把好業(yè)務(wù)檔案驗收關(guān)，按照中心出臺的水利業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍、保管期限等，從水利業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容、歸檔形式等把好檔案入口關(guān)，不斷夯實水利工程項目建設(shè)、水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及管理基礎(chǔ)。根據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》《檔案法實施條例》《水利檔案工作規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合中心檔案工作承擔(dān)的具體職責(zé)，按照中心文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限表、水利檔案分類方案及大綱等等相關(guān)規(guī)定，及時做好全市轄區(qū)內(nèi)相關(guān)聯(lián)調(diào)聯(lián)排水利工程項目檔案專門驗收工作，把好檔案收集、整理、歸檔的入口關(guān)。

3.3 注重檔案開發(fā)利用

以史為鑒可以知興替。水利檔案具有資政存史育人的功能，新時代，更要注重發(fā)揮水利檔案在聯(lián)調(diào)聯(lián)排中獨特的價值功能。近年來，福清市水系聯(lián)調(diào)聯(lián)排中心十分重視檔案資源的深度開發(fā)與宣傳利用工作，把檔案宣傳利用作為推動全市水系聯(lián)調(diào)聯(lián)排的重要抓手，達(dá)到普及聯(lián)調(diào)聯(lián)排知識，為水利檔案工作營造良好社會環(huán)境[6]。全市供排水設(shè)施地理信息系統(tǒng)中的信息利用以及全市歷年水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)、排水防澇指揮調(diào)度檔案資料的分析，為實施海綿城市試點建設(shè)提供重要水文信息參考。通過這些水庫、市政飲水工程檔案資料的分析，推動新時代水資源安全，為經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障。

3.4 打造特色檔案品牌

福清市水系聯(lián)調(diào)聯(lián)排中心負(fù)責(zé)境內(nèi)閩江調(diào)水、東張水庫、建新水庫、東皋水庫、柯嶼墾區(qū)、過橋山墾區(qū)、東壁島墾區(qū)管理等工作，中心組織檔案管理人員對這些水庫檔案資源進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)字化管理，就水系聯(lián)調(diào)聯(lián)排工作提出許多建設(shè)性意見，打造出了一批極具地方特色的水利檔案品牌。利用這些特色檔案品牌，為弘揚(yáng)福清地域文化，繁榮全市水利文化等發(fā)揮應(yīng)有價值。

4 圍繞中心職責(zé)任務(wù)，作用發(fā)揮實效化

近年來，福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心堅持“綠水青山就是金山銀山”的生態(tài)發(fā)展理念，緊緊圍繞中心職責(zé)任務(wù)，注重發(fā)揮水利檔案現(xiàn)實價值，為福清全方位推動高質(zhì)量發(fā)展超越中發(fā)揮積極作用。

4.1 為水質(zhì)安全提供信息支撐

近年來，中心積極做好東張水庫藻類水華防控工作，按照水質(zhì)分層組織實施水體交換，在此過程中形成了大量水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)檔案資料，尤其是與相關(guān)科研院所開展的科技協(xié)作，通過檢索查詢留存下污染源巡查、水質(zhì)監(jiān)測、生態(tài)修復(fù)的檔案資料，為持續(xù)保障流域水質(zhì)安全提供經(jīng)驗參考。

4.2 為群眾用水需求提供支撐

中心在枯水期、豐水期通過聯(lián)排聯(lián)調(diào)，有效滿足了群眾用水需求。通過分析東張水庫歷年枯水季節(jié)水庫蓄水量記錄以及閩江調(diào)水工程的供水潛能，以這些業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)分析，為調(diào)整供區(qū)水源、水源置換，優(yōu)化水資源調(diào)度提供重要參考。例如，經(jīng)過檔案資料查詢，2022年全市總供水量37583萬m3，其中東張水庫22623萬m3（一閘三線工程引水7560萬m3）。通過這些歷史數(shù)據(jù)的分析，為全市調(diào)水工作提供有力信息支持，確保群眾用水安全。

4.3 為防汛抗旱信息需求提供參考

通過查詢業(yè)務(wù)檔案資料，了解中心所屬7個水庫防汛抗旱領(lǐng)導(dǎo)小組以及轄區(qū)內(nèi)的水庫、堤防、水閘工程各類責(zé)任人，通過相關(guān)檔案資料的查詢、檢索和分析，進(jìn)一步完善防汛抗旱各類預(yù)案、計劃和方案，并根據(jù)水庫、堤防、防洪排澇設(shè)施等情況，及時更新更換儀器設(shè)備，能夠為防汛排澇抗旱提供精準(zhǔn)信息指導(dǎo)，優(yōu)化升級和改造水位、雨量監(jiān)測站和排澇站建設(shè)，提升應(yīng)對防汛抗旱的能力，發(fā)揮設(shè)施設(shè)備的應(yīng)有價值功能。

4.4 為工程項目建設(shè)推進(jìn)提供支持

目前，全市天寶陂渠道、東張水庫福渠渠道、元洪區(qū)元城四路原水管道應(yīng)急搶修工程等相關(guān)應(yīng)急供水工程項目順利完成并投入使用。通過水利工程項目檔案資料的收集、整理，為工程項目順利驗收提供重要支持。此外，還可以利用檔案資料中的工程項目信息，為后期項目運營維護(hù)和管理提供重要信息支持。

結(jié)語

我國是水資源大國，水利事業(yè)發(fā)展綿延千載。中華五千年的輝煌歷史記錄了人們治水、興水的燦爛歷程。在水利工程興建、水資源調(diào)配過程中實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、人民安居樂業(yè)，也在治水開渠中涌現(xiàn)出許多可歌可泣的歷史典故和人文精神，做好水利檔案資料的收集、整理以及信息資源開發(fā)，展現(xiàn)出了新時代水利人的精神風(fēng)貌，發(fā)揮水利檔案存史資政育人功能。

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作者簡介：余丹寧（1977.11—），大學(xué)學(xué)歷，福建省福清市水系聯(lián)排聯(lián)調(diào)中心館員，從事水利部門檔案管理工作。