高質(zhì)量開展城建檔案管理工作的策略

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，城市建設(shè)的內(nèi)容日趨豐富，其中城市建設(shè)檔案體現(xiàn)了整個城市的發(fā)展脈絡(luò)以及當下的發(fā)展狀態(tài)。近年來，各級政府越來越關(guān)注城建檔案管理，力圖通過不斷提升城建檔案管理質(zhì)量，為整個城市建設(shè)精細化和高效化發(fā)展服務(wù)。文章闡述了開展城建檔案管理工作的重要意義，在總結(jié)城建檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了高質(zhì)量開展城建檔案管理工作的若干建議，以期推動城市精細化管理。

關(guān)鍵詞：城建檔案；城市建設(shè)；管理服務(wù)

新時代，城市發(fā)展規(guī)模不斷擴大，城市發(fā)展質(zhì)量不斷提高，為城市建設(shè)提供良好信息化支撐的城建檔案管理工作的重要性日益突出。類型多樣、內(nèi)容豐富的城建檔案能夠反映城市管理工作的發(fā)展脈絡(luò)，為城建工作提供有力的信息支持。城建檔案管理應當充分體現(xiàn)信息時代的特點，城建檔案管理人員需要應用科學高效的方式方法，有效地發(fā)揮城建檔案信息對于城市日常建設(shè)和管理工作的服務(wù)作用，從而有效地推動城市建設(shè)事業(yè)的健康、高效和可持續(xù)發(fā)展。

一、開展城建檔案管理工作的重要意義

開展城建檔案管理工作具有重要的意義，不僅有助于提高城市建設(shè)的科學性和規(guī)范性，還能為城市的可持續(xù)發(fā)展提供有力的信息支持和決策依據(jù)。

1.保存不同發(fā)展階段城市記憶的需要

在城市建設(shè)過程中，城建檔案管理部門保留了城市規(guī)劃、建筑設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、景觀構(gòu)造等多方面寶貴的歷史資料，這些資料不僅具備很高的歷史文化價值，還能夠為后續(xù)的城市建設(shè)提供參考依據(jù)。因此，要想長久保管好這些珍貴的檔案資料，城建檔案管理部門必須按照相關(guān)要求科學、細致地收集、分類和整理城建檔案，只有這樣才能讓保留城市記憶的檔案資料重新煥發(fā)生命活力，成為城市發(fā)展的寶貴精神財富。

2.科學開展城市建設(shè)工作的重要信息依據(jù)

在新時代背景下，我國城市建設(shè)步伐明顯加快，大規(guī)模的城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及具備相關(guān)功能的區(qū)域性建設(shè)離不開豐富且準確的城建檔案。通過開展高質(zhì)量的城建檔案管理工作，能夠廣泛收集并匯總與城市建設(shè)有關(guān)的各類檔案資料，為當前以及未來的城市建設(shè)工作提供強有力的信息支撐，不斷地提高城市建設(shè)的科學性、高效性和前瞻性。

3.有利于保護城市文化遺產(chǎn)和傳承城市文化

城市建筑和街區(qū)不僅承載著居民的生活記憶，還是城市文化的重要組成部分。城建檔案中包含了大量的歷史建筑資料和文化遺產(chǎn)信息，高質(zhì)量開展城建檔案管理工作有利于傳承城市文化、增強市民歸屬感，有利于滿足公眾對于城市建設(shè)信息的需求，提升公眾對城市歷史和文化的認識。

4.提高城市管理水平和服務(wù)效率

城建檔案是城市管理的基礎(chǔ)信息資源。高質(zhì)量開展城建檔案管理工作有利于城市管理者掌握城市基礎(chǔ)設(shè)施的分布、使用情況和維護需求，從而制訂合理的維護計劃和應急響應方案，優(yōu)化城市公共服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量和效率。

二、當前城建檔案管理工作存在的問題

1.工作人員檔案管理意識不強

城建檔案管理工作人員受到傳統(tǒng)理念的束縛，不重視檔案管理工作的信息化建設(shè)。在檔案管理工作過程中，一些分管領(lǐng)導未能科學、有效地指導城建檔案管理工作，城建檔案信息工作落后，缺乏經(jīng)費、技術(shù)和人員，信息基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理工作效率不高。城建檔案管理工作被很多人視為冷門工作，部門人員年齡偏大，人才數(shù)量不足，人才質(zhì)量不高。

2.檔案管理模式不完善

部分城建管理部門停留在傳統(tǒng)管理模式上，檔案管理人員仍然采取紙質(zhì)檔案管理模式，工作量大且精確性不高，很難綜合性、系統(tǒng)性地管理涉及多方面的城建檔案資料，也無法有針對性地研究與應用檔案數(shù)據(jù)。另外，一些城建管理部門不重視檔案管理工作，檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性，檔案管理工作流于形式，很難充分發(fā)揮城建檔案的作用。

3.城建檔案管理部門設(shè)備老化，設(shè)施不完善

部分城建管理部門應用在檔案管理工作方面的資金不充足，部分設(shè)備設(shè)施老化嚴重。另外，一些地方城建檔案管理部門沒有建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，無法實現(xiàn)城建檔案信息的交流共享，影響整個城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

三、高質(zhì)量開展城建檔案管理工作的策略

1.幫助檔案管理人員樹立科學的檔案管理理念

首先，城建管理部門要想高質(zhì)量地開展城建檔案管理工作，就必須幫助檔案管理人員樹立科學的檔案管理理念，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責任意識，讓每一名工作人員都意識到城建檔案管理工作并非只是單純地搜集、整理和歸檔各類城建信息資料，而是要在此基礎(chǔ)上，整合各方面信息資源，為整個城市發(fā)展提供充足且準確的信息依據(jù)；其次，城建管理部門的全體人員應當積極支持和配合城建檔案管理工作。例如，人員入職、離職或調(diào)崗，人事部門應當?shù)谝粫r間通知檔案管理部門。單位管理層也應當提供必要的支持，加大在人力、物力、財力方面的投入，讓檔案管理工作人員能夠擁有充足的資源，持續(xù)高效地開展檔案管理工作；最后，城建檔案管理部門要鼓勵檔案管理人員認真對待城建檔案管理工作，把工作要求落實到工作環(huán)節(jié)上，保證城建檔案信息資料的真實和完整。

2.加強城建檔案管理工作的科學性和規(guī)范性

城建檔案是城市建設(shè)和發(fā)展的重要歷史記錄，加強城建檔案管理工作的科學性和規(guī)范性至關(guān)重要。為此，城建管理部門應當制定一套全面、細致、可操作的檔案管理標準規(guī)范。

（1）科學分類城建檔案

從多個維度科學分類城建檔案，如按照不同的建設(shè)項目類型，將檔案分為住宅建設(shè)、商業(yè)建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施以及園林綠化等大類；按照項目的建設(shè)時間，分為不同年代或不同計劃周期的檔案；按照項目的地理區(qū)位，分為不同行政區(qū)劃或功能分區(qū)的檔案。在每個大類下，城建檔案管理人員還可以根據(jù)具體情況設(shè)置若干小類。比如在住宅建設(shè)大類下，按照不同的建設(shè)階段，細分為規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)、竣工驗收等小類。通過層層細化的分類方式，可以使檔案的組織架構(gòu)更加清晰、有序，方便城建檔案的檢索和利用。

（2）建立規(guī)范的檔案編目制度

每份檔案都要統(tǒng)一編號并詳細記錄檔案的名稱、生成日期、責任部門、頁數(shù)以及保存期限等關(guān)鍵信息，以便形成完整的檔案目錄數(shù)據(jù)。

（3）明確檔案的保存期限

城建檔案管理人員根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，將其劃分為永久保存、定期保存和短期保存等不同類別，并制定相應的保存期限標準。對于需要永久保存的重要檔案，要采取特殊的保護措施，確保其不容易被損毀；對于定期保存和短期保存的檔案，要定時鑒別和清理，及時銷毀過期檔案，節(jié)約檔案空間。

（4）規(guī)范檔案借閱流程

城建檔案管理人員要明確檔案借閱的審批權(quán)限，區(qū)分不同密級和重要程度的檔案，分別設(shè)定相應的審批層級。一般檔案的借閱可以由檔案管理部門負責人審批，重要檔案的借閱則需要上報主管領(lǐng)導批準。要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，借閱人需要填寫正式的借閱申請表，注明借閱理由、借閱時間等，經(jīng)審批同意后，才能借出。還要合理設(shè)置檔案借閱期限。一般檔案的借閱期限可以設(shè)定為7～15天，重要檔案可以縮短至3～5天，如存在特殊情況，可以適當延長借閱期限。在借閱人員歸還檔案時，城建檔案管理人員要認真核對檔案材料，確保歸還的檔案與借出的檔案完整一致。

城建檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案借閱登記制度，建立檔案借閱登記簿，詳細記錄每次檔案借閱的時間、借閱人、借閱用途以及歸還時間等信息，要積極利用信息技術(shù)，開發(fā)檔案借閱管理系統(tǒng)，實現(xiàn)借閱信息的電子化登記和管理，在提高工作效率的同時，加強對借閱過程的監(jiān)控。

3.大力推進檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為提高檔案管理效率和提升檔案管理質(zhì)量的重要手段。該系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和共享，增強了檔案管理的便捷性和可操作性。同時，智能化系統(tǒng)還能夠分析和挖掘數(shù)據(jù)，為城市建設(shè)和管理提供更加準確和及時的信息支持，為領(lǐng)導決策提供科學依據(jù)。

第一，城建檔案管理工作部門要建立檔案信息管理系統(tǒng)以及遠程辦公系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)應是一個集成化的平臺，包括檔案錄入、分類、存儲、檢索和輸出等功能。檔案管理人員可以利用該系統(tǒng)高效管理各類城建檔案，不僅提高了檔案管理的效率，還保證了檔案管理的規(guī)范性和可追溯性。此外，系統(tǒng)還應支持多種格式的電子檔案存儲，如文字、圖像、音頻以及視頻等，以滿足不同檔案類型的管理需求。建立遠程辦公系統(tǒng)能夠打破時間和空間的限制，檔案管理人員能夠隨時隨地處理工作，提高辦公效率。該系統(tǒng)應該是一個安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠支持檔案管理人員在不同地點之間實時溝通和協(xié)作。遠程辦公系統(tǒng)應該具備在線協(xié)作、文件共享、流程審批等功能，保證團隊成員之間能夠順暢溝通，共同完成城建檔案管理任務(wù)。這樣一來，即使在面對突發(fā)情況或者遠程協(xié)作的需求下，城建檔案管理工作也能夠高效運轉(zhuǎn)，不會受到時間和地域的限制。

第二，要高度重視檔案管理工作的安全。城建管理部門要大力引進或開發(fā)科學性、安全性強的檔案信息管理系統(tǒng)，將繁雜且不易保存的紙質(zhì)檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化、電子化，挑選重要內(nèi)容錄入檔案信息管理系統(tǒng)。要通過數(shù)字密鑰、水印技術(shù)、身份驗證以及區(qū)塊鏈等技術(shù)，全面提高檔案數(shù)據(jù)的安全管理水平。同時，要努力建立安全系數(shù)更高的檔案數(shù)據(jù)庫，主要用于保密級別高的核心檔案和機要資料的存儲備份，最大限度地降低數(shù)據(jù)資料遺失、被泄露或誤刪的可能。另外，城建管理部門要結(jié)合自身實際情況，加大在技術(shù)和經(jīng)費方面的投入力度，提升檔案安全管理工作質(zhì)量。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理部門應當高度重視檔案管理人員的思想政治教育工作，讓全體人員都能夠明白高質(zhì)量開展城建檔案管理工作的重要意義，從而使他們能夠端正自身思想認識，認真履行自身的責任和義務(wù)。

檔案管理部門要對檔案管理人員開展常態(tài)化的培訓工作，常態(tài)化培訓工作應該涵蓋檔案管理的基礎(chǔ)知識，如檔案的分類、編目、檢索、保存等，使檔案管理人員能夠熟練掌握檔案工作的基本流程和規(guī)范。同時，針對現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應用，培訓內(nèi)容應包括數(shù)字檔案的制作、存儲、檢索和傳輸?shù)燃夹g(shù)以及電子檔案的安全防護措施。

此外，在培訓中，城建檔案管理部門還應注重提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任意識。檔案管理工作具有嚴格的保密性和規(guī)范性要求，檔案管理人員必須具備高度的職業(yè)操守和責任心。因此，在培訓中，檔案管理部門應加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，強調(diào)檔案管理工作的重要性和嚴肅性，提升他們的責任意識和法律意識。

為了保證取得良好的培訓效果，檔案管理部門應制訂詳細的培訓計劃，定期組織集中培訓和考核，鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間自學和在線學習。通過多元化的培訓方式，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的學習熱情和創(chuàng)新能力，推動檔案管理工作順利開展。

城建管理部門還要注重人才的引進，嚴格把關(guān)人才引進，在招考過程中，重點關(guān)注人員的專業(yè)基礎(chǔ)、職業(yè)操守以及信息技術(shù)應用水平，以保證所引進的人才符合單位需要。對于已招人才，城建管理部門也要隨時關(guān)注其在試用期的各項工作成績，引導其作出科學、長遠的職業(yè)規(guī)劃。同時，為了努力減少人才的流失，城建管理部門應當提高檔案管理工作人員的待遇，激發(fā)其工作熱情和積極性。

5.開展高質(zhì)量的基層業(yè)務(wù)指導工作

城建部門的檔案管理人員應當放下身段，積極深入各基建工地，實地指導并開展各項城建檔案管理工作。應當與基層人員建立良好的合作關(guān)系，了解基層工作人員的需求和困難，有針對性地提供檔案管理方面的指導和支持。此外，檔案管理人員還應加大《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳推廣力度，幫助基層人員有效掌握各類城建檔案信息的歸檔標準和方式方法，提高基層工作人員的檔案管理水平。

城建檔案管理工作要努力追求“地上清、地下明”的管理效果。在“地上清”方面，檔案管理人員應以地面實體建筑物作為工作對象，整理與其相關(guān)的市政建設(shè)、交通運輸、區(qū)域綠化等相關(guān)信息資料，及時補救被遺漏的檔案信息。檔案管理人員要審核并糾正一些缺乏完整性和準確性的資料，建立一套科學、準確的檔案管理體系；在“地下明”方面，檔案管理人員需要全面了解和掌握整個城市的“隱性”信息，如抗災避難所、戰(zhàn)爭人防工程、地下管線布設(shè)、礦產(chǎn)資源儲量等。通過定期的普查工作，補齊城市檔案工作的“隱性”信息短板，確保檔案管理工作能夠做到全方位和全行業(yè)覆蓋。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時代背景下，我國城市建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展，城建檔案管理工作面臨全新的機遇與挑戰(zhàn)。城市檔案管理工作人員要深入一線單位、施工現(xiàn)場，廣泛收集各類型基建項目的數(shù)據(jù)信息，借助信息分析研判手段，構(gòu)建科學、完善的城建檔案管理體系，為城市發(fā)展服務(wù)。城建管理部門應當順應時代潮流，積極利用信息技術(shù)，采取有效措施，創(chuàng)新檔案管理工作模式，加強人員隊伍建設(shè)，建設(shè)城建檔案信息管理平臺，提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的安全，為我國城市建設(shè)和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

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作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心

作者簡介：田徑（1978—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：城建檔案管理。