大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案編研工作研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，優(yōu)化事業(yè)單位檔案編研工作對提升檔案工作質量、效率和服務水平具有重要意義。文章從創(chuàng)新編研開發(fā)方式方法、確保數(shù)據(jù)安全和隱私保護、抓好人才培養(yǎng)與借腦引智及加強成果展示和宣傳等方面提出了優(yōu)化路徑。通過實施這些策略，事業(yè)單位可以有效提高檔案編研工作的現(xiàn)代化水平，更好地利用檔案資源服務于決策支持、公共服務和文化傳承等方面。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；事業(yè)單位；檔案編研

數(shù)字信息技術在檔案編研中的應用及其重要性一直是檔案界關注的熱點議題。自20世紀90年代初信息技術嶄露頭角并逐步推廣開來，該議題便引起了檔案編研人員的廣泛注意，相關討論亦隨之升溫。隨著信息技術的發(fā)展，社會對信息的需求和利用方式發(fā)生了巨大變化，優(yōu)化檔案編研工作能夠更好地適應這些變化，滿足信息時代的需求。改進編研方法，不僅可以提高檔案的檢索速度和利用效率，使檔案信息更快速地服務于單位內部管理和外部需求，還有助于打破信息孤島，實現(xiàn)檔案資源的共享，促進不同單位、不同行業(yè)之間的信息交流與合作。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案編研面臨的機遇

1.檔案數(shù)字化普及，增強編研工作系統(tǒng)性

深入理解和全面掌握檔案資料，無疑是檔案編研工作的基石。然而，傳統(tǒng)的檔案編研方式往往效率低下，人力成本高昂，涉及大量的閱讀、抄寫、校對和整理工作，受限于多種客觀條件，難以確保編研工作的全面性和詳盡性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)字化已逐漸普及，為檔案編研工作帶來了革命性的變化。利用數(shù)據(jù)庫的自動分類、關鍵詞生成和自動檢索等功能，能夠輕松地高效處理檔案資料，極大地解放了人力，節(jié)省了物力資源，并顯著提高了工作效率。數(shù)據(jù)庫的廣泛覆蓋和精確匹配特性，不僅增強了編研工作的系統(tǒng)性和完整性，還為檔案編研的深入發(fā)展和全面拓展奠定了堅實的基礎。通過數(shù)據(jù)庫的助力，能夠更加全面、深入地挖掘檔案資料的價值，為后續(xù)的研究和利用提供更為豐富和準確的素材。

2. 檔案編研工作方式更加多樣化

在大數(shù)據(jù)的時代浪潮中，檔案編研工作的方式正經(jīng)歷著前所未有的變革，變得更為靈活與多元。相較于傳統(tǒng)的實體檔案，數(shù)字化檔案資源在檢索、整理、使用和傳播等各個環(huán)節(jié)均展現(xiàn)出了其無可比擬的優(yōu)越性。作為檔案利用的核心環(huán)節(jié)，編研工作在形式上也在不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，變得更加靈活高效。如今，事業(yè)單位檔案部門之間的合作編研已成為常態(tài)，通過網(wǎng)絡平臺的社會化編研也日益興起。更為引人注目的是，大數(shù)據(jù)分析、量化研究以及人工智能等先進技術的運用，為新型編研工作的開展提供了強大的支持。這些變革不僅提高了編研工作的效率，還在深度和廣度上拓展了其可能性。這些新型的編研方式已經(jīng)或正在逐步成為現(xiàn)實，引領著檔案編研工作走向更加美好的未來。

3. 助力檔案編研工作適應時代變化

受眾的需求，無疑是塑造檔案編研成果內容與風格的核心驅動力。在大數(shù)據(jù)時代，人們獲取與消費信息的方式已經(jīng)悄然改變，為了迎合這種趨勢，檔案編研成果也不得不進行相應的調整與創(chuàng)新。雖然檔案匯編、文摘、年鑒、圖集、專題著作等傳統(tǒng)形式在行業(yè)內仍保持著其固有的優(yōu)勢和地位，但必須認識到，基于數(shù)字和網(wǎng)絡技術的在線編研成果，正以其便捷的普及性、多樣的形式和新穎性吸引著越來越廣泛的受眾關注。這些新型的編研成果不僅豐富了檔案編研的形式，還在提升受眾體驗、擴大傳播范圍等方面發(fā)揮了重要作用。因此，在檔案編研工作中，既要保持對傳統(tǒng)形式的尊重與繼承，也要關注受眾的需求變化，積極探索與大數(shù)據(jù)時代相適應的新型編研形式。通過不斷創(chuàng)新與實踐，將為檔案編研工作注入新的活力，推動其在新的時代背景下實現(xiàn)更加廣闊的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案編研面臨的挑戰(zhàn)

1. 妥善處理編研材料

大數(shù)據(jù)時代，檔案編研工作者更多的是面對經(jīng)過計算機程序篩選、整理和加工過的二次信息，而非直接觸及原始檔案實體。這種間接的接觸方式無疑增加了全面理解、深入掌握檔案內容和編研主題的難度。不難發(fā)現(xiàn)，在實際操作中過度依賴檔案數(shù)據(jù)庫和計算機程序的編研工作，往往存在潛在的風險。一旦數(shù)據(jù)庫存在信息缺失或計算機程序存在缺陷，編研工作就難以產(chǎn)生高質量、具有說服力的編研成果。因此，在享受大數(shù)據(jù)帶來便利的同時，也不能忽視其可能帶來的問題，必須保持對檔案數(shù)據(jù)的審慎態(tài)度，結合人的主觀判斷與創(chuàng)造性思維，以確保編研工作的準確性和深入性。

2. 編研成果呈現(xiàn)形式受限

檔案編研工作是對檔案資料展開深度加工與整合的信息處理活動，旨在揭示檔案材料的真實性、完整性及全面性。在數(shù)字化時代背景下，簡潔明快、傳播迅速的簡化與扁平化內容在網(wǎng)絡空間極為流行。然而，在這種信息處理的過程中，出現(xiàn)了過度簡化甚至截取片段的情況，導致了片面性的內容呈現(xiàn)、論點缺乏充分論證以及不當?shù)慕Y論泛濫。

3.檔案安全面臨重大挑戰(zhàn)

在編研活動的整個生命周期中，檔案的安全性是一個不容忽視的問題。在檔案編研的過程中，保存在計算機硬盤或其他數(shù)字存儲介質中的信息可能面臨被盜取或損壞的風險。與紙質檔案不同，數(shù)字檔案存儲在電子設備中，非法獲取這些數(shù)據(jù)需要特定的技術能力和相應的設備設施，且在操作過程中很可能產(chǎn)生可追蹤的痕跡。盡管如此，技術防護并非無懈可擊，一旦被攻破，數(shù)據(jù)的丟失將是災難性的?，F(xiàn)在，盡管從有著嚴格安全措施和專人管理的檔案館中一次性移走大量實體檔案幾乎是不現(xiàn)實的，但是利用一個U盤甚至無線網(wǎng)絡，卻可以在不接觸實體檔案的情況下迅速復制和盜取大量的檔案數(shù)據(jù)，從而引發(fā)檔案被泄露的嚴重問題。此外，在編研過程中，操作失誤或設備故障也可能導致檔案數(shù)據(jù)或研究成果的意外丟失。

4.工作人員職業(yè)技能與素養(yǎng)待提升

在數(shù)字時代，檔案編研工作對從業(yè)者的業(yè)務技能和專業(yè)素質提出了更嚴格的標準。得益于數(shù)字技術的應用，檔案編研的實施變得更加方便，工作條件也得到了顯著提升。然而，觀察目前網(wǎng)絡上公開展示的檔案編研成果，可以發(fā)現(xiàn)大部分僅是將實體檔案數(shù)字化或再次在網(wǎng)絡上發(fā)布，而真正利用信息技術優(yōu)勢并適應網(wǎng)絡環(huán)境特點的檔案編研項目卻相對較少。在數(shù)字化時代，如何有效利用技術進步來提高檔案編研工作的效率和效果，是未來需要深思和探索的核心議題。檔案編研人員在這個時代遇到的挑戰(zhàn)更為嚴峻，不僅需要具備檔案學和歷史學等相關領域的專業(yè)知識，還需要掌握數(shù)字信息處理、網(wǎng)絡傳播等新興的數(shù)字科學領域的認知。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案編研工作現(xiàn)狀分析

1. 檔案編研工作發(fā)展不平衡

目前，全國只有少數(shù)事業(yè)單位官網(wǎng)在欄目導航中單獨設立了檔案編研和編研成果展示的分類。其他網(wǎng)站則是將編研相關內容隸屬于特定欄目之下，其中檔案文化欄目下涵蓋的編研成果較多。這些現(xiàn)象表明，不同事業(yè)單位對檔案編研的認知和定位存在差異，有的將其視為單位核心業(yè)務之一，有的認為它是文化服務的一部分，還有的將其歸入信息服務范疇。這種多樣的定義視角可能會對檔案編研的起點和重點產(chǎn)生影響。那些以查詢和利用為主的網(wǎng)站在挑選編研素材時，可能會傾向于挑選使用頻率較高且與機構職能緊密相連的檔案信息資源，而那些注重文化服務的網(wǎng)站，則可能更偏好于發(fā)掘具有文化意義的檔案資料。

2.編研內容基本大同小異且整體質量不高

檔案編研的工作重點主要在于展現(xiàn)不同地區(qū)事業(yè)單位的人文歷史。有些單位推出了與企業(yè)工業(yè)年總產(chǎn)值統(tǒng)計、檔案館指南、檔案學術研討會論文集等相關的研究成果。例如，江蘇省的事業(yè)單位編研成果包括蘇州商會檔案的匯編，廣東省則有檔案與文化學術研討會的論文集等。另外，一些省份的檔案編研工作更側重于動態(tài)信息、工作策略等方面。由此可見，檔案編研的內容相對集中，且其體裁主要為大事記、文件精選、匯編等，研究性質的內容相對較少。編研內容大同小異，無法提供獨特的信息和深入的分析，導致信息利用效率低下。在大數(shù)據(jù)時代，信息資源和數(shù)據(jù)分析能力是衡量一個單位競爭力的重要指標，檔案編研內容質量不高可能會影響事業(yè)單位的公共服務水平。

3. 編研成果的數(shù)量較少

檔案編研成果數(shù)量不足，滿足不了社會需求。事業(yè)單位可能在資金、人力和技術資源方面存在限制，影響了檔案編研的深度和廣度，導致成果數(shù)量有限。大數(shù)據(jù)時代要求高水平的信息技術和數(shù)據(jù)分析能力，但大部分事業(yè)單位缺乏這些技術手段。因此，無法有效處理和分析大量數(shù)據(jù)，從而影響編研成果的產(chǎn)出。檔案編研成果數(shù)量少，意味著單位無法充分利用現(xiàn)有信息資源，可能錯失重要的決策支持機會，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，決策對數(shù)據(jù)和信息分析的依賴性越來越大，若檔案編研成果有限，事業(yè)單位在決策時可能缺乏充分的依據(jù)。

4. 編研成果的展示宣傳不到位

大多數(shù)的事業(yè)單位在檔案編研成果的展示上僅提供了書籍的封面和版權信息、簡要內容介紹，僅有少數(shù)以圖文結合的方式展現(xiàn)內容，個別單位提供了附件下載的選項，但實際上這些附件無法下載，因為沒有設置下載鏈接。此外，檔案編研成果的更新頻率也存在問題，一些單位的資料僅更新至2014年或2015年，只有少數(shù)單位的信息更新到了2018年。分析其原因，事業(yè)單位可能沒有意識到檔案編研成果展示宣傳的重要性，因而忽視了對成果的宣傳推廣或者在預算和人力資源的分配上沒有為檔案編研成果的展示宣傳設置足夠的預算和專職人員，也可能是事業(yè)單位沒有利用所有有效的宣傳渠道，如社交媒體、專業(yè)會議、行業(yè)展覽等，限制了成果的傳播范圍。但是，展示宣傳不到位將限制檔案編研成果的影響力，必然會讓其利用價值大打折扣，單位的努力和投資可能無法得到充分的回報，導致其對社會和行業(yè)的貢獻無法得到廣泛認可。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案編研工作的優(yōu)化改進策略

1. 創(chuàng)新編研開發(fā)方式方法

首先，積極推動檔案工作的轉型與升級。在檔案編研與開發(fā)的過程中，事業(yè)單位檔案管理工作人員要全面融入數(shù)字化強企和數(shù)字化單位的建設潮流，為檔案工作注入強大的發(fā)展動力。通過問卷調查、訪談等方式，深入了解單位內部員工和外部用戶對檔案編研成果的需求和期望。根據(jù)調研結果，設計符合用戶需求的編研項目；其次，加強檔案的數(shù)字化進程，為檔案的編研與開發(fā)利用奠定堅實的基礎。將檔案編研與開發(fā)從“數(shù)據(jù)孤島”的狀態(tài)轉變?yōu)榇髷?shù)據(jù)驅動的模式，并打破傳統(tǒng)的編研與開發(fā)方式，通過建立大數(shù)據(jù)編研開發(fā)系統(tǒng)，整合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案資源，以此提高編研效率；最后，將相關檔案按照一定的主題或時間線匯編，形成系統(tǒng)性的檔案集合，方便用戶查閱和利用。

2.確保數(shù)據(jù)安全和隱私保護

隨著檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化的推進，檔案信息面臨著更多的安全威脅和隱私被泄露的風險。檔案信息中可能包含國家機密和個人隱私，保護這些信息有助于維護國家安全和社會穩(wěn)定。首先，根據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等相關法律法規(guī)，保護數(shù)據(jù)安全和個人信息是事業(yè)單位的法定義務。對此，事業(yè)單位一要制定并實施數(shù)據(jù)安全和個人信息保護的政策和規(guī)章制度，確保所有員工了解并遵守這些規(guī)定；其次，加密處理存儲和傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)在不被授權的情況下無法被讀取和利用；最后，實施嚴格的用戶身份驗證和訪問控制機制，確保只有授權人員才能訪問敏感檔案數(shù)據(jù)。

3. 完善檔案編研管理制度

首先，制定檔案編研工作手冊。全面梳理現(xiàn)有檔案編研工作的流程，包括檔案收集、整理、分類、編研、審核、發(fā)布等各個環(huán)節(jié)。針對各個環(huán)節(jié)，明確工作標準、操作規(guī)范和質量要求，確保編研工作有章可循、有據(jù)可查。并將梳理出的工作流程和標準整理成檔案編研工作手冊，內容應包括工作流程圖、操作說明、質量標準等；其次，建立檔案編研工作考核機制。根據(jù)檔案編研工作的實際情況，設定合理的考核指標，如編研成果的數(shù)量、質量、時效性等，并制定具體的考核辦法，明確考核周期、考核方式、評分標準等。最好將檔案編研工作考核結果納入單位績效考核體系與員工的薪酬、晉升等掛鉤，激勵員工積極參與編研工作；最后，各事業(yè)單位應精心培養(yǎng)和高效運用檔案編研人員，選拔素質優(yōu)良的人員并支持他們通過網(wǎng)絡學習、外出深造、向專家咨詢等途徑，不斷提升檔案編研開發(fā)的專業(yè)技能，實現(xiàn)邊學習、邊工作、邊出成果的良性循環(huán)。

4.加強成果展示和宣傳

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位檔案編研工作的成果展示和宣傳顯得尤為重要，不僅有助于提升檔案編研成果的知名度和影響力，還能夠促進檔案資源的有效利用，加強與其他單位及公眾的交流與合作。首先，可以創(chuàng)建專門的檔案編研成果展示網(wǎng)站或平臺，以數(shù)字展覽、虛擬檔案等形式，讓公眾能夠方便地訪問和瀏覽。其次，可以定期舉辦檔案開放日、專題研討會、線上講座等活動，吸引公眾關注并參與。再次，通過制作視頻、海報、動畫等多媒體材料，并利用某博、某信等社交網(wǎng)絡平臺，擴大宣傳范圍。最后，針對不同的用戶需求，提供個性化的成果展示和宣傳服務，如定制化的檔案編研報告和咨詢服務。

五、結語

總而言之，優(yōu)化檔案編研工作不僅有助于事業(yè)單位更好地利用檔案資源，服務于決策支持、公共服務和文化傳承等方面，還對提升單位的形象和信譽、維護國家安全和社會穩(wěn)定具有重要意義。在未來的工作中，事業(yè)單位應繼續(xù)積極探索與實踐，不斷適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，為檔案編研工作開辟新的發(fā)展道路。

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作者單位：鄭州市工業(yè)和信息化發(fā)展中心

作者簡介：王雁（1976—），女，漢族，山西渾源人，本科，館員，研究方向：網(wǎng)絡時代檔案管理工作研究。