機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用實踐研究

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位作為我國重要的社會組織，在正常運行過程中承擔著重要的綜合職能，其檔案管理工作的落實情況不僅關(guān)系到機關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展，還會對國家和人民群眾的切身利益產(chǎn)生較為深遠的影響。為了做好對機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作現(xiàn)有問題的合理化調(diào)整，需要從相關(guān)基礎(chǔ)工作條件和工作環(huán)境的變化來思考，結(jié)合時代背景做好對檔案管理工作的優(yōu)化，從而為機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用提供相應(yīng)的基礎(chǔ)條件。文章就機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用實踐展開研究，以期推進我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的合理優(yōu)化，確保在單位內(nèi)部能夠做好對檔案信息資源的利用，將信息資源發(fā)揮出更大的價值，進而實現(xiàn)對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作各方面情況的有效應(yīng)對。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案信息資源；資源開發(fā)；資源利用；工作實踐

引言

機關(guān)事業(yè)單位是國家的重要組織機構(gòu)，需要嚴格按照國家的要求落實好單位內(nèi)外部各項工作，進而有效保障機關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定運行，為綜合職能的發(fā)揮奠定重要基礎(chǔ)。結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位在實際運行過程中的具體工作表現(xiàn)、落實情況及其帶來的影響來看，需要高度重視檔案管理工作，做好檔案信息資源開發(fā)利用，有序推進機關(guān)事業(yè)單位整體運行的合理優(yōu)化。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的重要意義

1.確保機關(guān)事業(yè)單位綜合職能的正常發(fā)揮

機關(guān)事業(yè)單位必須保證自身的綜合職能能夠正常發(fā)揮，并為當?shù)厝嗣袢罕娞峁└哔|(zhì)量的社會服務(wù)，助力實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位社會效益、經(jīng)濟效益的全面提升。隨著當前我國機關(guān)事業(yè)單位整體發(fā)展情況的全面優(yōu)化，機關(guān)事業(yè)單位在自身工作落實過程中需要考慮的內(nèi)容也在不斷增加，且涉及多個方面，導(dǎo)致檔案管理工作的復(fù)雜性越發(fā)顯著。在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，需要通過對檔案管理信息化系統(tǒng)的合理利用提高檔案管理工作效率，梳理檔案管理工作中存在的問題，為機關(guān)事業(yè)單位綜合職能的正常發(fā)揮提供相應(yīng)的措施。

2.為檔案管理工作的有效落實提供助力

檔案信息資源開發(fā)利用是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，借助單位檔案信息管理系統(tǒng)的支持，相關(guān)信息資源開發(fā)利用情況也能得到進一步優(yōu)化，從而為檔案管理工作的落實提供有效助力。檔案管理工作與信息化建設(shè)的有效結(jié)合能夠調(diào)整機關(guān)事業(yè)單位常規(guī)檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)檔案管理模式，從而在一定程度上降低了機關(guān)事業(yè)單位保管紙質(zhì)檔案資料的壓力。同時，信息化管理辦法能夠?qū)①Y料通過掃描、傳輸?shù)姆绞酵瓿杉堎|(zhì)資料的轉(zhuǎn)化，將大量的數(shù)據(jù)資料保存到信息化設(shè)備中，顯著提升檔案資料的儲存量，有效降低了檔案管理工作的成本，還能夠通過備份的方式提升檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.充分挖掘檔案信息資源的重要價值

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息資源開發(fā)主要指單位檔案管理部門利用多種檔案管理手段和方法，將單位內(nèi)部檔案資料數(shù)據(jù)中存在一定價值的信息挖掘出來，從而為機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)外部多項工作提供一定的數(shù)據(jù)支持，滿足社會或信息使用者對機關(guān)事業(yè)單位資料數(shù)據(jù)的需求。

隨著我國計算機、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加上國家對機關(guān)事業(yè)單位工作、服務(wù)的重視，機關(guān)事業(yè)單位利用檔案信息資源庫，按照相關(guān)管理人員及注冊人員的權(quán)限開展檔案信息管理，充分利用計算機、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，保障檔案信息開發(fā)和利用效率，更好地滿足大眾在檔案信息方面的需求。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1.機關(guān)事業(yè)單位檔案信息被泄露或丟失

由于機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息資源開發(fā)利用是基于計算機、信息技術(shù)來落實工作的。因此，該項工作也會具備計算機、信息技術(shù)類似的特點，即計算機信息技術(shù)的通用性和共享性。可能會有不法分子利用信息技術(shù)入侵機關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料遭到破壞或者出現(xiàn)丟失的情況。如果涉事單位的關(guān)鍵性資料發(fā)生此類問題，極有可能對國家經(jīng)濟安全和穩(wěn)定的社會環(huán)境造成威脅。目前，該問題尚無法實現(xiàn)全面解決，究其原因，在于我國網(wǎng)絡(luò)安全制度并未做好對各方面問題的全面覆蓋，導(dǎo)致部分工作在細節(jié)中存在漏洞，難以得到有效處理。

2.部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平不足

機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用需要有完善的信息化建設(shè)作為支撐。但是，就目前部分機關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平來看，由于近年來并未開展全面的優(yōu)化提升，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施、技術(shù)依舊停留在初始階段，加上檔案數(shù)據(jù)資料的類型和總量仍在不斷增加，部分事業(yè)單位的檔案資料信息化處理能力呈現(xiàn)出嚴重不足的情況。目前，紙質(zhì)檔案資料管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)復(fù)雜的檔案管理工作，很容易出現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)處理不及時或其他方面的問題，檔案管理信息化建設(shè)工作也因此出現(xiàn)了趨于形式化的問題。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)與工作要求之間存在明顯差距

由于機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有較高的要求，需要檔案管理人員在檔案管理和計算機、信息技術(shù)方面均具有較高的專業(yè)能力。結(jié)合目前機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的能力來看，大多數(shù)檔案管理人員具有檔案管理專業(yè)方面的能力，但在計算機、信息技術(shù)方面能夠達到工作要求的檔案管理人員相對較少。加上部分機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不足，在檔案管理人員的聘用上過于寬松，導(dǎo)致許多并不具備較強綜合素質(zhì)的人員也會進入檔案管理工作崗位，甚至可能出現(xiàn)檔案管理工作人員是臨時抽調(diào)或者選擇事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)以外的人員來完成工作，導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)性和嚴謹性受到嚴重影響。并且，還有可能因為人員方面的問題而出現(xiàn)重要信息被人為泄露的情況。

4.檔案信息資源未能得到充分利用

機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作的核心在于檔案信息資源，必須做好對檔案信息資源的有效整合，才能保證檔案信息資源能夠得到合理利用，避免出現(xiàn)部分重要資料數(shù)據(jù)未能集中處理的情況，進而影響檔案管理工作的實際效果。

結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實際狀況來看，出現(xiàn)上述問題的根源主要在于以下三個方面：第一，對機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部情況分析不足，在短期內(nèi)片面追求信息化建設(shè)，不僅導(dǎo)致大量資源被浪費，還會對機關(guān)事業(yè)單位的正常運行造成一定的負擔；第二，檔案管理信息化平臺的建設(shè)情況相對較差，其中對信息檢索功能的設(shè)計問題尤為顯著，未能做好及時的更新優(yōu)化，導(dǎo)致部分用戶的合理需求難以得到有效滿足；第三，檔案管理部門并未有效宣傳檔案信息資源相關(guān)內(nèi)容，導(dǎo)致大眾對檔案信息資源管理和利用情況沒有較為全面的了解。

三、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作的優(yōu)化實踐

1.高度重視檔案信息化建設(shè)，提升資源保護力度

通過基礎(chǔ)安全措施的進一步完善，為安全防護工作實效性的提升奠定堅實基礎(chǔ)，有序推進檔案信息化建設(shè)工作，并針對現(xiàn)階段基礎(chǔ)安全措施的具體建設(shè)情況和特點做好考慮，從而為檔案信息化建設(shè)的順利落實提供重要參考。

在上述基礎(chǔ)工作落實效果得到有效保障的前提下，需要規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)，通過建立健全安全管理制度，明確在檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題和意外狀況，并將其作為完善制度建設(shè)的重要參考，確保安全管理制度具有較強的應(yīng)用性，以免影響機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的落實。此外，在檔案信息資源開發(fā)利用管理制度上還需要做好對崗位職責的劃分，明確相關(guān)崗位工作人員的具體職責，確保所有檔案管理人員在實際工作中都能按照職責來開展工作，有效減少人員原因所帶來的工作失誤。同時，在明確的崗位職責劃分制度指導(dǎo)下，一旦部分工作出現(xiàn)問題，也能按照職責劃分找到具體工作的負責人和相關(guān)工作人員，借此推動責任追溯機制的完善。通過明確的崗位職責劃分制度和完善的責任追溯機制確保檔案管理人員能夠在各項工作落實過程中始終堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而有效降低工作失誤的發(fā)生率。

2.持續(xù)提高檔案信息化建設(shè)水平，完善檔案管理信息化系統(tǒng)

由于信息技術(shù)仍在不斷地變化和發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)條件也會因此而出現(xiàn)一定的變化。為保障機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，避免在工作過程中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與工作需求不符的情況，必須全面、詳細地調(diào)查當前我國信息技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展情況，在保證相關(guān)計算機、信息技術(shù)的應(yīng)用價值和應(yīng)用效果得到充分肯定和認可的情況下，再將其應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)工作中，有效完善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)。

機關(guān)事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面的專業(yè)性相對薄弱，想要有效完善檔案管理信息化系統(tǒng)，保證檔案信息化管理系統(tǒng)能夠全面覆蓋機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各方面工作，可以通過與專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)公司合作的方式，建立健全機關(guān)事業(yè)單位信息化系統(tǒng)。在此過程中，應(yīng)當采用標準化招投標的方式來選擇合適的互聯(lián)網(wǎng)公司，按照互聯(lián)網(wǎng)公司給出的參考方案和機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作的具體需求展開比對，分析方案的性價比以及能否完全滿足檔案管理工作的現(xiàn)實需求等一系列情況，并在招投標完成后展開技術(shù)交底，保證技術(shù)的先進性。此外，為保障檔案信息化建設(shè)水平，還需要明確檔案信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)化完善是一項長期性的工作，在相關(guān)技術(shù)、設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)重大更新時，必須及時優(yōu)化調(diào)整。

3.注重對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，構(gòu)建成熟的人才隊伍

檔案管理人員作為機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)工作中的關(guān)鍵性人物，必須保證其具有較強的綜合素質(zhì)。因此，機關(guān)事業(yè)單位需要注重對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，并完善對其能力的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，保證考核、培訓(xùn)工作的定期性，通過考核的方式明確機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力水平，并針對檔案管理人員的能力薄弱環(huán)節(jié)開展針對性培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，在現(xiàn)階段檔案管理工作中，需要檔案管理人員在具有檔案管理專業(yè)知識技能的同時，還要掌握一定的計算機、信息技術(shù)。通過培訓(xùn)，促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員思想意識、觀念的有效調(diào)整，盡可能做好對檔案管理人員終身學(xué)習習慣的培養(yǎng)，實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用效果的全面提升。

在構(gòu)建成熟人才隊伍的過程中，應(yīng)保證整個隊伍的綜合素質(zhì)水平和隊伍人員結(jié)構(gòu)動態(tài)穩(wěn)定性，始終以職業(yè)道德、專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)理論和技能水平等關(guān)鍵要素為考核標準，確保檔案管理隊伍的所有成員均具有較強的能力。如果部分成員存在無法達到考核標準的情況，則需要重新培訓(xùn)，待到其能力達標后再重新將其安排到檔案管理工作體系中，以免因為成員能力問題影響到檔案管理工作的實際落實效果。

4.建立健全檔案信息資源管理體系，保障信息資源利用效果

基于當前機關(guān)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的實際問題，應(yīng)當建立健全檔案信息資源管理體系，保障信息資源利用的效果。

第一，加強對機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部情況的全面調(diào)查。了解當前機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部在檔案信息管理方面的基礎(chǔ)，分析在檔案信息資源管理體系建立健全過程中需要重點調(diào)整和補充的內(nèi)容，確保相關(guān)建設(shè)均具有一定的針對性和有效性；第二，做好與工作人員的溝通交流，并收集一線工作人員的具體感受。通過這種方式了解檔案信息化管理系統(tǒng)在實際使用過程中存在的問題，為系統(tǒng)功能的完善提供詳細的資料支撐；第三，加大宣傳力度，圍繞檔案信息資源管理方式的變化展開廣泛宣傳，采用傳統(tǒng)講座、主題會議以及傳統(tǒng)媒體、新媒體等多種宣傳渠道并用的方式，使人們對檔案信息資源管理工作有更加深入的了解。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國計算機、信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，機關(guān)事業(yè)單位作為我國重要的社會組織需要明確信息技術(shù)的重要價值，主動將計算機、信息技術(shù)應(yīng)用到實際工作中，并圍繞檔案管理工作的需求，構(gòu)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，確保在檔案管理工作中充分應(yīng)用計算機、信息技術(shù)及其設(shè)備設(shè)施，進一步提升工作質(zhì)量。同時，也要明確機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有較強的復(fù)雜性，為保證檔案信息資源的開發(fā)利用效果能夠達到預(yù)期目標，必須保證相關(guān)工作人員在計算機、信息技術(shù)和檔案管理方面具有較強的專業(yè)能力。通過對檔案管理信息化系統(tǒng)的合理運用，充分開發(fā)與利用檔案信息資源，為機關(guān)事業(yè)單位綜合職能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

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作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心

作者簡介：王洪英（1977—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。