高校檔案管理人員職業(yè)倦怠的緩解對策研究

[摘 要]高校檔案管理人員在高校的發(fā)展中承擔(dān)著傳承歷史文化、為教師和學(xué)生提供學(xué)習(xí)資源，以及為學(xué)校提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考等重任，因此，需要檔案管理人員有較強(qiáng)的職業(yè)精神，以滿足高校和師生的需求。然而，受一些因素的影響，一些高校的檔案管理人員出現(xiàn)了職業(yè)倦怠現(xiàn)象，如不同程度的慢性疲勞綜合征、對職業(yè)產(chǎn)生懷疑及一系列的異常行動(dòng)等，影響著檔案管理質(zhì)量。因此，如何有效地緩解高校檔案管理人員的職業(yè)倦怠，成為各大高校需要解決的問題，本文通過分析高校檔案管理人員的職業(yè)倦怠的現(xiàn)象，以及引發(fā)的原因，提出相應(yīng)的緩解對策，以期為高校檔案管理工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理人員；職業(yè)倦怠；緩解政策

職業(yè)倦怠是每個(gè)行業(yè)都會有的一種現(xiàn)象，主要是指一種因長期面對工作中的壓力而導(dǎo)致的心理與情感的極度疲勞狀態(tài)，這種狀態(tài)表現(xiàn)為個(gè)體對工作失去興趣、熱情和動(dòng)力，產(chǎn)生對工作的消極態(tài)度和行為，嚴(yán)重影響工作效率。對于高校檔案管理人員而言，職業(yè)倦怠可能源于工作內(nèi)容單調(diào)、工作壓力大、職業(yè)發(fā)展受限，以及人際關(guān)系緊張等，因此，檔案管理人員每天要做大量重復(fù)性工作，還要跟不同部門和人員打交道，更是每天要處理各種查詢、借閱，以及復(fù)印等需求，這些都極易引發(fā)職業(yè)倦怠[1]。因此，高校檔案管理人員需要正視并積極應(yīng)對，通過調(diào)整心態(tài)、豐富工作內(nèi)容、尋求支持等方式，緩解檔案管理的職業(yè)倦怠，保持良好的工作狀態(tài)，提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)高校的發(fā)展。

一、高校檔案管理人員職業(yè)倦怠表現(xiàn)

首先，不同程度的慢性疲勞綜合征。很多高校的檔案管理人員，每天都會做大量的重復(fù)性的、單調(diào)的工作，如整理、分類、歸檔等，由于長期不跟外界溝通，出現(xiàn)了輕微的頭疼、肌肉疼痛或關(guān)節(jié)痛，睡眠質(zhì)量下降等問題。有的還會出現(xiàn)入睡困難、喉嚨痛、焦慮、抑郁、記憶力減退等慢性疲勞綜合征，整個(gè)身體處于一個(gè)亞健康的狀態(tài)。

其次，個(gè)體的異常行為。很多高校的檔案管理人員面對著日益重復(fù)的工作，會產(chǎn)生職業(yè)倦怠，表現(xiàn)為個(gè)體的異常行為，如沒有責(zé)任感、會自我貶低、容易煩躁和沮喪、無法跟同事、朋友和平相處，有一點(diǎn)小分歧都會導(dǎo)致關(guān)系緊張。

此外，檔案管理人員主要的服務(wù)對象就是教師和學(xué)生，一旦出現(xiàn)職業(yè)倦怠，就會對學(xué)生和教師有不同程度的冷漠表現(xiàn)，即服務(wù)時(shí)不夠熱情，也不能站在教師和學(xué)生的角度思考問題，無法及時(shí)跟教師和學(xué)生進(jìn)行溝通，或者拒絕為教師和學(xué)生提供服務(wù)，這也是職業(yè)倦怠的表現(xiàn)。

現(xiàn)如今，很多高校的檔案管理人員都會有職業(yè)倦怠的表現(xiàn)，這種表現(xiàn)在身體上、心理上、行為上，一旦出現(xiàn)職業(yè)倦怠就會影響著其工作的主動(dòng)性、積極性，影響著檔案管理工作的開展。

二、高校檔案管理人員職業(yè)倦怠成因

（一）工作性質(zhì)較為特殊

高校檔案管理人員的工作性質(zhì)比較特殊，主要就是一些重復(fù)性的工作，如檔案的整理、分類、歸檔、借閱、盤點(diǎn)等，這些工作既單調(diào)又缺少挑戰(zhàn)性，容易讓人感到厭倦。并且，檔案管理崗位屬于半封閉式的，具有特殊性，一些檔案管理人員可能會感到職業(yè)晉升機(jī)會有限，缺少職業(yè)發(fā)展的空間和動(dòng)力，也會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。而一旦出現(xiàn)職業(yè)倦怠，其就會有人際交往的心理障礙，在跟其他部門進(jìn)行聯(lián)系時(shí)，或者在跟教師和學(xué)生服務(wù)過程中，容易引發(fā)矛盾和沖突[2]。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的建設(shè)、檔案室信息化的實(shí)現(xiàn)等，都使得檔案管理人員需要掌握一定的信息技術(shù)和數(shù)字化管理工具，這對其學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力提出了較高的要求，對于不擅長技術(shù)或不愿持續(xù)學(xué)習(xí)的管理人員來說，可能帶來壓力，產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

（二）管理工作理念出現(xiàn)較大偏差

很多高校的重心都放在了教學(xué)和科研方面，缺少對檔案管理的重視，這種忽視會導(dǎo)致管理工作理念出現(xiàn)較大的偏差，如意識不到檔案管理對于高校的重要性，認(rèn)為檔案管理是輔助性或邊緣性的工作，不會給予其相應(yīng)的政策、資金、培訓(xùn)等支持，導(dǎo)致檔案管理人員的辛勤工作得不到應(yīng)有的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)，嚴(yán)重挫傷了他們的工作積極性和自信心。其實(shí)，檔案管理工作具有高度的專業(yè)性和技術(shù)性。正是由于高校對檔案管理工作的不重視，檔案管理人員才會缺少職業(yè)認(rèn)同感和歸屬感，他們感到自己的工作不被重視，缺少成就感和滿足感，產(chǎn)生了職業(yè)倦怠。

（三）個(gè)人期望無法得到有效滿足

高校的檔案管理人員在日常工作中需要處理大量的檔案材料，不僅工作量大而且繁瑣，學(xué)校對于檔案管理要求的質(zhì)量也比較高，使得管理人員面臨著越來越大的工作壓力。然而，由于缺少有效的支持和幫助，他們往往難以緩解這種壓力，進(jìn)一步加劇了職業(yè)倦怠。同時(shí)，由于高校對檔案管理工作的認(rèn)識不足，其重要性和價(jià)值未得到充分認(rèn)識和重視，檔案管理人員往往難以獲得應(yīng)有的晉升機(jī)會和職業(yè)發(fā)展空間，他們感到自己的個(gè)人期望難以實(shí)現(xiàn)，缺少職業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，產(chǎn)生職業(yè)倦怠[3]。

（四）受網(wǎng)絡(luò)沖擊比較大

隨著數(shù)字化的發(fā)展，電子檔案取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)有的檔案管理技能也已不再適應(yīng)新時(shí)期的需求，高校檔案管理人員需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)知識、電子檔案管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)等技能，以此來保證檔案的管理質(zhì)量。然而這些技能的掌握需要時(shí)間和精力的投入，對于部分檔案管理人員來說，可能感到力不從心。而且，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理的工作量可能會大幅增加，需要生成電子檔案、需要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、需要對整個(gè)系統(tǒng)的安全給予高度的關(guān)注，這些都會給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，尤其是一些年長的管理人員，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

三、高校檔案管理人員職業(yè)倦怠緩解對策

目前高校檔案管理人員存在的職業(yè)倦怠現(xiàn)象，影響著管理效率，也影響著學(xué)校的發(fā)展，因此，需要通過各種方式緩解其職業(yè)倦怠，提高其工作的積極性，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

（一）提升高校檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感

首先，需要加強(qiáng)高校檔案管理人員對職業(yè)角色認(rèn)知和認(rèn)同。要讓檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理工作對于高校乃至整個(gè)社會的重要性，明確檔案管理人員的角色定位和價(jià)值，強(qiáng)調(diào)檔案管理的工作不僅僅是輔助性工作，而是肩負(fù)著維護(hù)學(xué)校歷史、服務(wù)師生和社會的重任。可以通過政策保障、輿論宣傳等方式，提升檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)地位和社會地位，使其感到被尊重，并采用人性化的管理模式，提升檔案管理人員的自我效能感，使其在工作中找到成就感和滿足感。其次，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)最新的檔案管理理論和方法、與檔案管理相關(guān)的信息技術(shù)和數(shù)字化處理技能，如電子檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)保護(hù)等，以此來提高其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力[4]。此外，關(guān)注檔案管理人員的心理健康。合理安排檔案管理人員工作的時(shí)間和任務(wù)，避免長時(shí)間高強(qiáng)度的工作導(dǎo)致疲勞和壓力過大，為檔案管理人員提供必要的休息和娛樂設(shè)施，如休息室、健身房等，讓檔案管理人員在工作之余得到放松和緩解，設(shè)立心理咨詢熱線或面對面咨詢服務(wù)，為員工提供及時(shí)的心理支持和輔導(dǎo)。同時(shí)，增強(qiáng)工作的多樣性，高校的檔案管理部門可以引入新的工作項(xiàng)目，以跨部門協(xié)作，或者團(tuán)隊(duì)合作的方式，增加工作的多樣性和挑戰(zhàn)性，減少工作的單調(diào)性，如校史編纂、校園文化建設(shè)等，讓檔案管理人員感受到自己工作的價(jià)值、成就感，緩解管理人員的職業(yè)倦怠。還要關(guān)注管理人員個(gè)人的需求，了解其個(gè)人興趣、職業(yè)規(guī)劃和家庭狀況等，盡量在工作安排上給予照顧和支持，如彈性工作時(shí)間、線上培訓(xùn)、遠(yuǎn)程辦公等，以滿足檔案管理人員在平衡工作和生活方面的需求。

（二）改善檔案管理人員的工作環(huán)境

高校管理部門需要意識到檔案管理人員的重要性，結(jié)合高校的實(shí)際情況，加大對檔案管理的投入力度，改善檔案管理人員的工作環(huán)境，以此來緩解檔案管理人員職業(yè)倦怠。需要為檔案管理人員提供舒適的辦公環(huán)境，如將檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室的三室分開，實(shí)現(xiàn)防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”要求。選擇光線充足、噪聲較低、溫度舒適、通風(fēng)情況較好的辦公地點(diǎn)，為檔案工作人員創(chuàng)造良好的工作條件，為檔案管理人員配備先進(jìn)的辦公設(shè)備，如舒適的座椅、茶水間、綠植等，營造一個(gè)更加舒適的、宜人的工作氛圍。有條件的學(xué)校，需要建立數(shù)字化系統(tǒng)，對學(xué)校的檔案進(jìn)行分類管理，以人事檔案管理為例，需要包含8個(gè)模塊，即下拉信息表、人員基礎(chǔ)信息、在職人員名冊、離職人員名冊、員工查詢、續(xù)簽合同提醒、員工生日提醒、人員結(jié)構(gòu)分析。其中下拉信息列表，包括性別、部門、職務(wù)、民族、學(xué)歷、學(xué)位、婚姻狀況、政治面貌。在職員工信息表包括籍貫、戶籍地、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)歷、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人和電話、第幾次簽訂合同、就職狀態(tài)、合同有效期等，對檔案管理人員就智能化系統(tǒng)進(jìn)行培訓(xùn)，以便其更好地做好檔案管理工作。組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，加強(qiáng)檔案管理人員之間的溝通和協(xié)作，營造積極向上的工作氛圍，以此來提高檔案管理人員的溝通能力，緩解職業(yè)倦怠。高校還應(yīng)實(shí)施內(nèi)部的崗位輪換制度，因?yàn)闄n案管理涉及的工作內(nèi)容比較多，如整理、歸檔、借閱、保管等各個(gè)崗位，不同的崗位都有不同的職責(zé)要求和工作內(nèi)容，通過內(nèi)部的崗位輪換，可以有效地降低服務(wù)成本，讓檔案管理人員時(shí)刻保持工作熱情，以便提供提高工作自主性來緩解高校檔案管理人員的職業(yè)倦怠。

（三）為高校檔案管理人員制訂科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)措施

為了緩解高校檔案管理人員的職業(yè)倦怠，可以通過制訂科學(xué)的激勵(lì)措施，以此來激發(fā)檔案管理人員工作積極性。首先，需要有合理的薪酬體系和完善的福利制度，薪酬要跟其工作量相匹配，要具備市場競爭力，要能體現(xiàn)業(yè)績和能力的差異。福利待遇除了基本的五險(xiǎn)一金，還應(yīng)該包含高溫補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、帶薪休假、年假等，以此來激勵(lì)檔案管理人員，增加其對高校的黏度。其次，為檔案管理人員做好職業(yè)規(guī)劃，設(shè)置明確的晉升路徑，讓檔案管理人員有明確的職業(yè)目標(biāo)，通過晉升，給予他們更高的職位和更好的待遇，以激發(fā)他們的工作積極性。此外，設(shè)立年度優(yōu)秀員工、最佳服務(wù)獎(jiǎng)等，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，樹立榜樣，給予其工作的認(rèn)可和榮譽(yù)激勵(lì)[5]。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員參與學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)交流，拓寬他們的視野和知識面，在職稱評定、福利和績效等方面，也要給予檔案管理人員公平合理的待遇，提升他們的職業(yè)認(rèn)同感，以便高校檔案管理人員可以更好地應(yīng)對工作壓力和挑戰(zhàn)，降低職業(yè)倦怠的發(fā)生率。

（四）學(xué)習(xí)心理知識，學(xué)會自我調(diào)適

為了緩解高校檔案管理人員的職業(yè)倦怠，還可以鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)心理知識，學(xué)會自我調(diào)適，以此從其主觀意識上緩解職業(yè)倦怠?？梢岳没ヂ?lián)網(wǎng)資源，如在線課程、心理學(xué)網(wǎng)站，以及心理專家的微博、抖音等，學(xué)習(xí)心理知識，或者閱讀心理學(xué)相關(guān)的書籍和文章，了解心理學(xué)的基本理論和實(shí)際應(yīng)用。還要學(xué)會自我調(diào)適的方法，如情緒管理，識別和表達(dá)自己的情緒，尋求合理的方式來發(fā)泄和釋放負(fù)面情緒，如運(yùn)動(dòng)、音樂、寫日記等，培養(yǎng)積極的情緒狀態(tài)，通過積極的思維方式來調(diào)整自己的心態(tài)，避免將負(fù)面情緒帶到工作中。時(shí)間管理，制訂合理的工作計(jì)劃和目標(biāo)，避免工作過度或拖延，學(xué)會拒絕不合理的工作要求，保護(hù)自己的時(shí)間和精力，合理安排工作和休息時(shí)間，保持工作與生活的平衡。可以尋求同事、朋友或家人的支持和幫助，分享自己的困惑和感受，參加社交活動(dòng)，擴(kuò)大社交圈子，增強(qiáng)社會支持感。學(xué)會在工作間隙進(jìn)行短暫的休息和放松，如深呼吸、冥想、眼保健操等，合理安排休假時(shí)間，進(jìn)行旅游、運(yùn)動(dòng)、閱讀等休閑活動(dòng)，以緩解工作壓力和疲勞。

結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理人員在高校發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，然而，其工作性質(zhì)比較特殊、管理工作理念出現(xiàn)較大偏差、個(gè)人期望無法得到有效滿足、受網(wǎng)絡(luò)沖擊比較大，導(dǎo)致高校的檔案管理人員出現(xiàn)了職業(yè)倦怠現(xiàn)象。檔案管理人員不同程度的慢性疲勞綜合征、個(gè)體的異常行為等表現(xiàn)，不僅影響檔案管理效率，還影響學(xué)校的發(fā)展。因此，需要提高檔案管理人員對其職業(yè)的認(rèn)知能力、改善其工作環(huán)境、制訂科學(xué)的激勵(lì)措施，以此來緩解其職業(yè)倦怠，讓他們更好地為師生和學(xué)校提供相應(yīng)的服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

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作者簡介：陳盈冰（1988— ），女，漢族，河南鹿邑人，常熟理工學(xué)院，館員，碩士。

研究方向：檔案管理與政策研究。

基金項(xiàng)目：江蘇高校哲學(xué)社會科學(xué)研究項(xiàng)目“高校檔案管理人員應(yīng)對職業(yè)倦怠的政策性研究”（項(xiàng)目編號：2021SJA1409）。