醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)與決策管理的探討

李暉

摘要：目的：建立和完善一套適合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的工作方法。方法：從醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性出發(fā)，對(duì)決策管理的內(nèi)容、系統(tǒng)進(jìn)行了分析總結(jié)和歸納。結(jié)論：將檔案管理與領(lǐng)導(dǎo)決策管理工作結(jié)合起來，使檔案管理工作顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備檔案管理；決策管理；檔案管理人員

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）010-0000-01

背景：在當(dāng)今國內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)日益激烈新形勢(shì)下，各行各業(yè)要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展，就必須要有完善的管理體系和方法。尤其是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，它關(guān)系到人們身體健康和生命安全，關(guān)系到群眾最根本的利益。如何在競(jìng)爭(zhēng)中堅(jiān)持以醫(yī)療質(zhì)量為核心，是醫(yī)院管理永恒的主題。質(zhì)量的優(yōu)劣直接關(guān)系到疾病的診斷和治療的可靠性、有效性，也關(guān)系到醫(yī)院的服務(wù)信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。因此設(shè)備檔案管理就顯的尤為重要。作為一所集醫(yī)療、教育、科研為一體的現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備管理及檔案管理系統(tǒng)與決策管理就顯得特別重要。

美國著名管理學(xué)家西蒙曾經(jīng)說過一句名言“管理就是決策”。管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在于基層決策、中層決策、和上層決策之中。對(duì)于三級(jí)甲等醫(yī)院檔案工作者來說，檔案管理占有十分重要的地位。第一檔案管理是醫(yī)院管理工作的有機(jī)組成部分，完善的檔案管理可以收錄并整理好準(zhǔn)確的醫(yī)療檔案信息，而準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案信息直接為醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展、教學(xué)培訓(xùn)、科研、設(shè)備管理等活動(dòng)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，其作用是十分顯著的。而隨著信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展，檔案管理的信息更是能及時(shí)甚至同步查詢獲取，檔案信息資源同步化可進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)療資源的開發(fā)和利用，已經(jīng)越來越得到人們的重視。第二檔案管理可以為醫(yī)療設(shè)備及其他各項(xiàng)事業(yè)提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。在醫(yī)院，通常領(lǐng)導(dǎo)作出決策需要全面的信息作決策依據(jù)，往往在會(huì)議進(jìn)行中，在文件簽署前，在重大決議事項(xiàng)拍定案時(shí)需查找依據(jù)，這需要快速，要求一索即得，迅速給以準(zhǔn)確的答復(fù)，而完善的檔案管理可以提供最充分詳實(shí)的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息，如何從快速的檢索中檢索到領(lǐng)導(dǎo)需要的資料及圖片是工作的重中之重。

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健、康復(fù)、業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)為一體的省屬大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院。醫(yī)院擁有四個(gè)院區(qū)，擁有床位3600余張，固定資產(chǎn)20億元，擁有國際一流的萬元以上醫(yī)學(xué)設(shè)備5800余臺(tái)（件），醫(yī)學(xué)設(shè)備總價(jià)值達(dá)13億元，設(shè)備管理及檔案管理都將作為醫(yī)院不斷加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)的一個(gè)重要抓手。由此可見，三級(jí)甲等醫(yī)院的完善的檔案管理有十分重要的意義，直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策的質(zhì)量和效果。本文經(jīng)過多年實(shí)踐將對(duì)以下問題進(jìn)行探討。

一、加強(qiáng)檔案管理，確保檔案管理規(guī)范化

我院建立健全由兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從收集到分類、從整理到編號(hào)，建檔工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都按要求進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，提高檔案質(zhì)量，維護(hù)檔案完整與安全，更好服務(wù)于醫(yī)院工作。每個(gè)科室設(shè)立一個(gè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作。由于設(shè)備檔案工作任務(wù)多、工作重，為更好的完成此項(xiàng)歸檔工作，首先從設(shè)備資料熟悉。科室購買設(shè)備申請(qǐng)表、論證報(bào)告、報(bào)價(jià)文件、購置中標(biāo)書、合同、配置清單、驗(yàn)收單、發(fā)票、培訓(xùn)考核表、產(chǎn)品安裝報(bào)告等過程中的文件資料， 其次整理資料檔案，將一個(gè)設(shè)備從過去和現(xiàn)在有保存價(jià)值的各種文字、維修記錄、海關(guān)證明等等有價(jià)值的記錄，全部一件不落的全部存于檔案里。保證每個(gè)設(shè)備檔案的完整性。

二、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供完整準(zhǔn)確的檔案資料

領(lǐng)導(dǎo)決策是指領(lǐng)導(dǎo)者在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，為了解決重大的現(xiàn)實(shí)問題，通過采用科學(xué)的決策方法和技術(shù)，從若干個(gè)有價(jià)值的方案中選擇其中一個(gè)最佳方案，并在實(shí)施中加以完善和修正，以實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的活動(dòng)過程。檔案工作全面、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，就是要通過檔案信息的使用來提高領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性和準(zhǔn)確性，我們盡可能在領(lǐng)導(dǎo)部署和完成某項(xiàng)任務(wù)前，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的議題，準(zhǔn)確及其地滿足其需要，盡最大努力提高相關(guān)檔案資料，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)借鑒。例如領(lǐng)導(dǎo)要決策買一臺(tái)高端先進(jìn)設(shè)備，我們會(huì)將近幾年與此類設(shè)備相同及相近的設(shè)備檔案、效益分析、論證報(bào)告等資料提供給領(lǐng)導(dǎo)，以便決策購買與否。由于設(shè)備檔案管理到位，能及時(shí)、正確的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，并不斷取得新的成就，使整個(gè)事業(yè)得到蓬勃發(fā)展；使我院在2015年被評(píng)為全國百強(qiáng)醫(yī)院，所以領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否，是事關(guān)全局方向目標(biāo)的重大問題，是決事業(yè)興衰成敗的決定性因素。

為更好配合領(lǐng)導(dǎo)工作，我院每半年舉行檔案培訓(xùn)一次，所有基層檔案員必須脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，考試成績合格才能成為基礎(chǔ)檔案員。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的體會(huì)

通過多年來的實(shí)踐，醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理能夠保障設(shè)備檔案真正地融入設(shè)備購進(jìn)、臨床使用、故障維修的各個(gè)環(huán)節(jié)和全部過程，設(shè)備檔案管理系統(tǒng)和決策管理已顯獲成效，科學(xué)的檔案管理已經(jīng)提到了日程上來，決策是管理的基礎(chǔ)，是今后管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。是大型綜合性醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)于提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平有著重要意義。只有把兩者結(jié)合起來，才能為醫(yī)院管理進(jìn)步和管理水平的提升提供根本上的保障。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：李 暉，現(xiàn)任職務(wù)：副主任，職稱：館員（中級(jí)），社會(huì)兼職：青島市醫(yī)學(xué)會(huì)放射防護(hù)學(xué)會(huì)委員會(huì)委員。