檔案室工作人員保密素養(yǎng)的幾點(diǎn)思考

徐礽姍

[摘 要]衛(wèi)校的檔案管理事關(guān)重大，檔案信息保密是檔案管理的重中之重。因此，作為衛(wèi)校檔案室工作人員應(yīng)該具有很高的保密素養(yǎng)。本文在分析了檔案管理人員保密素養(yǎng)的重要意義的基礎(chǔ)上，提出了提高檔案管理人員保密素養(yǎng)的手段，希望這些建議能夠?qū)μ岣邫n案室工作人員的保密素養(yǎng)有所助益。

[關(guān)鍵詞]檔案管理人員；保密素養(yǎng)；重要意義；提高途徑

1.引言

衛(wèi)校檔案數(shù)據(jù)涉及到多方面的信息，對于衛(wèi)校的發(fā)展具有重要的意義。尤其是那些涉密信息，如涉及隱私的病例檔案，需要好好存檔、管理，也需要進(jìn)行相關(guān)的保密處理，需要檔案管理人員做好充分的保密工作，否則后果將會十分嚴(yán)重。對于衛(wèi)生室的一些病人治療的檔案信息，如果保密工作做得不合理，一旦泄露將會給病人帶來隱私的破壞，為衛(wèi)校的衛(wèi)生室?guī)斫?jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。然而，做好保密工作需要檔案管理人員具有一定的保密素養(yǎng)。檔案管理人員保密素養(yǎng)的高低事關(guān)企業(yè)或者單位信息安全，甚至生死存亡。因此，衛(wèi)校一定要高度重視檔案管理人員保密素養(yǎng)的培養(yǎng)，這有這樣才能保證檔案信息安全。

2.提高檔案工作人員保密素養(yǎng)的重要意義

2.1提高檔案的管理水平

檔案信息的管理水平關(guān)系衛(wèi)校的教學(xué)活動、醫(yī)療活動的順利進(jìn)行。因此，提高檔案管理水平是增強(qiáng)衛(wèi)校管理水平的一個有效手段。在當(dāng)前新時期背景下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，各個組織單位為了提高檔案管理的效率，先后進(jìn)行檔案信息化管理。檔案信息化管理的確提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，但是也為檔案管理帶來一定的風(fēng)險。由于網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)施的不夠完善，信息的保密難度增大。重要信息的泄露往往給企業(yè)帶來重大損失。因此，衛(wèi)校一定要通過各種措施來提高檔案管理水平。檔案管理員的職責(zé)就是要保管好檔案的完整性和安全性，要想高質(zhì)量的做好這項工作，首先就要提高檔案管理人員的保密素養(yǎng)。檔案管理人員從自身做起，嚴(yán)格保守檔案信息的秘密，通過各種手段來防止信息泄密，這能夠有效地提高衛(wèi)校的檔案管理水平。如衛(wèi)生室的檔案管理人員能夠自覺保守病人的一些病例信息，就會為衛(wèi)生室建立良好的社會公眾形象。

2.2對于企業(yè)或單位自身發(fā)展的重要戰(zhàn)略意義

衛(wèi)校檔案信息是衛(wèi)校發(fā)展的縮影，包含著各個方面的重要的信息，小到人員調(diào)動、藥品采購、項目攻關(guān)，大到核心技術(shù)、巨額資金流動，甚至與國家發(fā)展相關(guān)的科研成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)以及背景資料等。這些信息是衛(wèi)校發(fā)展的重要?dú)v史積淀，能夠在關(guān)鍵時刻為衛(wèi)校的發(fā)展指明方向。信息一旦泄露，將會為衛(wèi)校帶來經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失，有時甚至威脅到國家的利益，進(jìn)而影響到國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會的穩(wěn)定。如國家政府與衛(wèi)校合作進(jìn)行開發(fā)的一些衛(wèi)校教育項目，一旦泄密對衛(wèi)校和國家都造成很大的損失。檔案信息的管理與保密不僅是衛(wèi)校管理的基礎(chǔ)工作，而且具有一定的戰(zhàn)略意義。因此，檔案管理人員一定要提高自身的保密素養(yǎng)，嚴(yán)格為衛(wèi)校保守秘密。

3.提高檔案管理人員保密素養(yǎng)的途徑

3.1加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的技術(shù)水平

檔案管理人員的保密素養(yǎng)不僅包含道德素養(yǎng)，也包括一定的技術(shù)素養(yǎng)。在檔案信息化管理逐漸得到普及的今天，保密工作不僅僅是保證紙質(zhì)檔案信息的安全，而是需要一些技術(shù)手段來切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全，避免檔案信息泄露。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了便利，而與之相關(guān)的電腦病毒、黑客等等也為檔案的信息安全帶來了嚴(yán)重的威脅。而作為檔案管理人員，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的保密，需要通過一些技術(shù)手段，如開發(fā)一些實(shí)用的軟件來有效地阻止黑客的攻擊。或者在網(wǎng)站受到攻擊時，能夠及時地采取辦法，阻止信息被竊取。這些都要檔案管理人員具備一定的網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件方面的技術(shù)。為了提高檔案的管理水平，增強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)，衛(wèi)校應(yīng)該組織定期的技術(shù)培訓(xùn)，聘請信息管理領(lǐng)域的專家給檔案管理人員傳授最新的信息安全保障技術(shù)，使檔案管理人員能夠站在技術(shù)的前沿，只有這樣才能夠抵御黑客的進(jìn)攻，保障檔案信息的安全。較高的專業(yè)素養(yǎng)可以使檔案管理人員有能力總結(jié)和分析檔案保管工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中把握保管工作的規(guī)律，為信息保密提供更加強(qiáng)有力的保障。

3.2提高檔案管理人員的責(zé)任意識和心理素質(zhì)

檔案信息保密，責(zé)任重于泰山。提高檔案管理人員保密素養(yǎng)的一個重要方面是提高檔案管理人員的責(zé)任意識。首先，衛(wèi)校在進(jìn)行檔案管理人員的選拔時，就要注意考核他們的道德素質(zhì)，要堅決選擇道德素質(zhì)高、有責(zé)任心、值得信賴的人來進(jìn)行檔案管理工作。然后，衛(wèi)校可以針對檔案管理部門的特殊性，與之簽訂特殊的就業(yè)勞動協(xié)議。在合同中明確要求檔案管理人員要保守檔案秘密，否則就與之解除雇傭關(guān)系。檔案管理部門的績效考核也應(yīng)該與檔案信息的保密掛鉤，這樣就可以激勵檔案工作人員以主人翁的態(tài)度對待自己的工作，進(jìn)而提高檔案管理水平，保障檔案信息安全。通過這些手段就可以把衛(wèi)校檔案信息安全與管理人員的自身利益結(jié)合在一起，如果出現(xiàn)信息泄密，檔案管理人員就會面臨失業(yè)或者績效考核不合格的危險，這樣檔案管理人員的自身利益就會受損。這樣能夠有效地提高檔案管理人員的工作積極性。其次，還要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的心理素質(zhì)，能夠在緊急關(guān)頭，處變不驚，冷靜處理出現(xiàn)的意外狀況，解決衛(wèi)校的檔案信息安全難題。此外，檔案管理人員需要抵制住競爭對手的一切威逼利誘，以保護(hù)單位的檔案信息安全為己任。

3.3提高檔案管理人員政治素養(yǎng)和組織忠誠度

每個單位的檔案管理都是國家整體檔案管理的一個組成部分，單位檔案信息的泄露直接影響到國家的信息安全。因此，只有具有很高的政治素養(yǎng)和忠誠度的人才能夠擔(dān)當(dāng)此任。衛(wèi)校要想提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)和組織忠誠度，就需要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的政治教育。幫助檔案管理人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，必須堅持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策。作為檔案管理人員需要有很高的政治鑒別能力，具有一定的大局意識。另外，要提高檔案管理人員的組織忠誠度。檔案管理工作是一項清貧的工作，檔案管理人員需要有較高的組織忠誠度，才能夠在關(guān)鍵時刻抵制誘惑，不怕苦、不怕累，把自己的本職工作做好。對于衛(wèi)校而言，提高檔案管理人員組織忠誠度的一個重要手段就是提高檔案管理人員的福利待遇，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。

4.總結(jié)

綜上所述，衛(wèi)校的檔案管理具有十分重要的戰(zhàn)略意義。作為檔案管理人員需要以身作則，提高自身的保密素養(yǎng)，堅守組織秘密，為衛(wèi)校在教育管理、醫(yī)療工作中提供堅實(shí)的后盾。檔案信息安全的保障對于國家的信息安全具有重要的意義，而在信息技術(shù)發(fā)展、檔案信息化管理逐漸普及的今天，檔案管理人員需要從各個方面入手提高自己的專業(yè)技術(shù)技能、道德素養(yǎng)和心理素質(zhì)，本著為組織、為單位服務(wù)的態(tài)度，堅守崗位，認(rèn)真做好本職工作。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將來的社會會更加紛繁復(fù)雜，這些變化為檔案管理的人員的保密工作帶來的挑戰(zhàn)。作為檔案管理人員應(yīng)該積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，不斷充實(shí)自己。只有這樣才能做好檔案信息的保密工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張社芹.社會轉(zhuǎn)型期檔案工作者心理健康問題及分析[J].健康教育與健康促進(jìn)，2007（2）

[2]陳璐.淺淡當(dāng)前高校檔案管理者應(yīng)具備素質(zhì)及培養(yǎng)方法[J].時代教育（教育學(xué)）.2010（4）

[3]江仙菊.提高檔案人員素質(zhì)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)[J].云南檔案，2007，（07）.

[4]芮春芳.提高檔案管理人員素質(zhì)之淺見[J].檔案天地，2005年（增刊）.

[5]何紅.淺談如何做好檔案利用過程中的保密工作[J].檔案工作論談，2006，4.

[6]譚波.醫(yī)院檔案室工作現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2004，20（4）：585—586.