基于HRP系統(tǒng)的醫(yī)用檢驗試劑精細化管理實踐探索

摘"要：在現(xiàn)代化醫(yī)院高質量發(fā)展的要求下，醫(yī)用檢驗試劑的管理直接影響著診療服務質量以及醫(yī)院成本管控。本文基于醫(yī)院HRP系統(tǒng)，借助信息化技術支持，通過業(yè)務流程再造革新醫(yī)用檢驗試劑管理方式，形成了計劃與采購、供應與驗收、領用與庫存三大主要功能的可追溯、可視化的全流程精細化管理模式。HRP系統(tǒng)能有效提高工作效率，降低醫(yī)院人工成本、試劑浪費成本，促進醫(yī)院信息化建設和精細化管理水平顯著提升。

關鍵詞：醫(yī)用檢驗試劑；HRP系統(tǒng)；信息化建設

中圖分類號：F27""文獻標識碼：A"""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.14.022

1"研究背景

近年來，國家陸續(xù)出臺文件強調公立醫(yī)院要向精細化運營模式轉變。2015年，國務院辦公廳發(fā)布《關于城市公立醫(yī)院綜合改革試點的指導意見》，明確提出加強公立醫(yī)院精細化管理，進一步降低醫(yī)療耗材成本；2021年《國務院辦公廳關于推動公立醫(yī)院高質量發(fā)展的意見》強調，公立醫(yī)院的發(fā)展方式從規(guī)模擴張轉向提質增效，運行模式從粗放管理轉向精細化管理，要建立醫(yī)院運營管理決策支持系統(tǒng)，推動醫(yī)院運營管理的科學化、規(guī)范化、精細化。

醫(yī)用檢測試劑作為醫(yī)院運營成本的重要組成部分，理應得到關注。無論是從國家政策要求，還是從醫(yī)院內(nèi)部運營成本壓力看，公立醫(yī)院醫(yī)用檢測試劑粗放的管理模式已無法適應當下的發(fā)展需求?；诖耍绾瓮ㄟ^引入現(xiàn)代化管理理念和工具，以信息化系統(tǒng)為基礎促改增效，逐步推進醫(yī)用檢驗試劑的精細化管理，是醫(yī)院目前急需解決的問題。

目前，我國的醫(yī)用檢測試劑管理存在著品種多、追溯差、監(jiān)管難等問題，傳統(tǒng)的粗放型管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展需要。以HRP（Hospital"Resource"Planningnbsp;，醫(yī)院資源規(guī)劃）的物資管理模塊為落腳點進一步細化檢驗試劑的全過程管理模式，為探索試劑管理提供了新的研究思路。

2"傳統(tǒng)檢驗試劑管理模式的主要問題

我院傳統(tǒng)的醫(yī)用檢驗試劑管理從采購到驗收的流程均依靠手工制單和記錄，短板和漏洞日益顯現(xiàn)。

（1）計劃制定不準確。醫(yī)用檢驗試劑的計劃主要由庫管員根據(jù)庫存憑經(jīng)驗制定，無法對試劑計劃進行實時追蹤，易出現(xiàn)多訂、漏訂、錯訂等問題。醫(yī)用檢測試劑品類較多且品名較復雜，使用科室常以試劑簡稱申報計劃，對庫管員的專業(yè)水平要求較高，計劃名稱和實際入庫名稱不相符等問題屢見不鮮。

（2）貨物驗收不完善。試劑通常未經(jīng)設備科庫房驗收入庫直接送至使用科室，收貨員手工記錄到貨的品種、數(shù)量、規(guī)格，存在遺漏、筆誤的情況。部分冷鏈試劑無專人負責，試劑不能及時入庫的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響試劑使用。上述驗收環(huán)節(jié)導致入庫數(shù)量與實際到貨數(shù)不符、后補入庫、票據(jù)遺失的情況出現(xiàn)，最終影響試劑的財務處理。

（3）庫存管理不規(guī)范。試劑庫房中各類檢驗試劑混合存放，試劑庫存量、批號、效期均手工錄入，無法做到及時提醒，易導致物資過期或積壓浪費，進行批次追溯的難度較大。

（4）資質更新不及時。試劑相關資質證件由檔案管理員收集紙質材料，涉及試劑的種類、經(jīng)銷商較多，整理耗時長且可能出現(xiàn)遺漏，對相關證件的有效期未能準確記錄和提醒，證件過期的情況時有發(fā)生，最終導致資質證件管理工作事倍功半。

3"HRP系統(tǒng)在醫(yī)用檢驗試劑信息化管理中應用的實踐探索

HRP系統(tǒng)是醫(yī)院在沿用ERP（Enterprise"Resource"Planning，企業(yè)資源規(guī)劃）技術構架的基礎上融入醫(yī)院現(xiàn)代化管理理念，將現(xiàn)有的信息流、業(yè)務流及數(shù)據(jù)流相整合后構建出的互聯(lián)互通、質效同頻的系統(tǒng)化醫(yī)院資源規(guī)劃管理平臺。為滿足醫(yī)院醫(yī)用檢測試劑全過程管理，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)互聯(lián)互通的需求，通過建設HRP平臺，實現(xiàn)醫(yī)院“人財物”的規(guī)范化、標準化和精細化管理。

2020年，我院為實現(xiàn)現(xiàn)代化公立醫(yī)院的綜合管理目標，引入HRP系統(tǒng)，以實現(xiàn)院物資的可追溯性全過程管理。"HRP系統(tǒng)中醫(yī)用檢驗試劑的信息化管理主要通過計劃與采購、供應與驗收、領用與庫存三大模塊組成，基本實現(xiàn)信息流、業(yè)務流及數(shù)據(jù)流一體化管理，做到從科室需求申請到領用的全流程可視化管理，形成了“面向管理”的可追溯監(jiān)督機制。

3.1"計劃與采購

產(chǎn)品基礎信息維護的規(guī)范性直接影響業(yè)務使用和數(shù)據(jù)統(tǒng)計的質量，因此為了保證數(shù)據(jù)的準確性，由歸口管理部門設備科負責維護產(chǎn)品的字典，主要包括：試劑類別、品名、規(guī)格、型號、價格、廠家、供應商、中標編碼、注冊證等重要信息，并生成產(chǎn)品的唯一編碼，伴隨著產(chǎn)品的出入庫全流程。HRP系統(tǒng)中的證件管理功能的管控重點為試劑的證件資料、廠家和供應商的三證資料的完整性、有效性和真實性，這也是醫(yī)院質量監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)之一。設備科庫管員將相關資料及證件有效期錄入系統(tǒng)并設置過期自動提示，臨近證件到期日系統(tǒng)會發(fā)送預警提示，供應商及時更新資質。運用信息化管理檢驗科試劑證件檔案，確保了試劑使用的安全性，降低了時間成本和人力成本，也有效提高了證件管理的效率。

在品種字典維護完善的前提下，各使用科室通過HRP系統(tǒng)可以查看產(chǎn)品庫存量，并及時在系統(tǒng)里提交相應的計劃單，科室負責人通過電腦端對試劑計劃進行審批后匯總至設備科庫房管理員處，庫房管理員將各科室提交的試劑計劃合并后，提請設備科科長及分管領導審批，審批完成后計劃單即轉至采購管理科，進入試劑采購環(huán)節(jié)。采購員在HRP系統(tǒng)端逐單核對數(shù)量、金額等信息后，生成完整的電子計劃單，并通過“供應寶”線上通知供應商，在此過程中避免了手工改動計劃單的偏差，確保計劃的完整有效性。

3.2"供應與驗收

供應商根據(jù)院方提交的訂單信息，在供應寶平臺上根據(jù)實際配送情況填寫送貨的數(shù)量、批號、生產(chǎn)日期、失效日期、注冊證等信息后點擊配送并打印系統(tǒng)生成的配送單。其中試劑的品名、規(guī)格、型號、單價是系統(tǒng)自帶不可更改，避免了供應商開票名稱不一致、私自調價等風險，保證試劑計劃名稱、數(shù)量、規(guī)格、金額等信息的一致性。

根據(jù)《醫(yī)學實驗室質量和能力認可準則》以及醫(yī)院制定的驗收相關規(guī)定，庫管員須對照采購計劃逐一驗收并記錄相關隨貨文件信息。主要包括：（1）試劑發(fā)票及隨貨同行單，包含試劑品名、規(guī)格、型號、價格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、效期、存儲及運輸條件等信息；（2）試劑冷鏈運輸記錄單，根據(jù)《醫(yī)療器械冷鏈（運輸、貯存）管理指南》的相關規(guī)定，需記錄運輸過程中溫度控制要求、控制設備、運輸方式以及運輸始末的溫度變化信息；（3）試劑質量檢測報告。基于供應商在供應寶平臺已填寫此次送貨的具體信息，庫管員核對無誤后則可在HRP系統(tǒng)中一鍵錄入供應寶系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，自動生成入庫統(tǒng)計表并累計相應試劑品種的庫存情況，便于統(tǒng)計分析與實時查詢，避免了人工錄入數(shù)據(jù)過程中繁瑣的操作以及可能發(fā)生的筆誤等問題。

3.3"領用與庫存

各使用科室領用是試劑管理的最終出口，是保證試劑精細化管理的重要節(jié)點，領用科室、品種、數(shù)量、時間等詳細信息均能通過信息化計劃，呈現(xiàn)在系統(tǒng)列表，便于查閱和回看。試劑的時效性影響其使用效果。庫存管理不規(guī)范易導致試劑積壓過期和浪費，因此HRP系統(tǒng)設置了庫存批號匯總表，在實際工作的兩個環(huán)節(jié)設置了效期及批號提醒：（1）庫管員驗收錄入試劑品種信息時，系統(tǒng)識別后自動提示新的批號和效期，方便庫管員將新舊批號的試劑分開擺放，便于使用；（2）系統(tǒng)設計了試劑近效期預警提醒功能，即在申領試劑時系統(tǒng)會自動提示庫存試劑的有效期，提醒庫管員優(yōu)先領用近效期的試劑。在滿足使用科室需求量的前提下兼顧庫存最小、效期最新的管理要求。

4"HRP系統(tǒng)的實踐成效

本院通過引進HRP系統(tǒng)對傳統(tǒng)的試劑管理模式進行信息化改革，在人工管理模式下存在的問題得到有效改善：（1）追本溯源，全面管理。在醫(yī)用檢測試劑管理方面，HRP系統(tǒng)優(yōu)化了資源的配置和使用，縮減了冗余的人工操作，提高了試劑管理的工作效率，同時促進物資精細化管理，保證了試劑可溯源性和醫(yī)療安全，避免了因試劑管理問題給臨床診斷以及社會造成的直接或間接經(jīng)濟損失。（2）預警管理，防控風險。HRP系統(tǒng)在物資流轉環(huán)節(jié)設置預警，有效防范風險。根據(jù)先進先出的原則，對試劑進行“近效期”提醒，避免積壓庫存，防止浪費；對供應商證照資料超期提醒，極大地避免疏漏，保證采購規(guī)范合理。（3）節(jié)省人力，提高效率。HRP系統(tǒng)將原來繁雜的人力紙質傳輸轉變?yōu)榫€上系統(tǒng)流轉，在提高數(shù)據(jù)準確性的基礎上，降低手工制單的誤差風險。同時各科室間高效協(xié)同，有效縮短各科室的審簽時間，提高物資采購使用效率。

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