大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的主要問題及對策

［摘 要］隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)成為大型冶金企業(yè)提高采購管理水平的重要手段。文章首先概述采購管理信息化的內(nèi)涵，然后闡述大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的重要作用，接著從信息安全保障、人員素質(zhì)和能力、數(shù)據(jù)與系統(tǒng)集成3個方面分析大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)面臨的主要問題，最后有針對性地提出大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的對策，以供參考。

［關(guān)鍵詞］大型冶金企業(yè)；采購管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.018

［中圖分類號］F274；F270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-00-03

0" " "引 言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展和對冶金產(chǎn)品需求的不斷增長，冶金企業(yè)快速成長，不斷向規(guī)?；?、大型化方向發(fā)展。企業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈不斷延伸，涉及采礦、冶金、加工、銷售等多個環(huán)節(jié)，原料資源和生產(chǎn)基地分布越來越分散，給企業(yè)的物資采購和保障帶來越來越大的難度。如何對采購進(jìn)行集中、透明、高效的管理，成為大型冶金企業(yè)亟待解決的重要問題［1］。采購管理信息化建設(shè)是大型冶金企業(yè)利用信息技術(shù)和系統(tǒng)來優(yōu)化與改進(jìn)采購管理過程，并在日益激烈的市場競爭中獲得競爭優(yōu)勢，增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展能力的重要手段之一。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，信息化采購管理將在未來發(fā)揮越來越重要的作用，成為大型冶金企業(yè)提升采購管理水平和效益的重要途徑。

1" " "采購管理信息化的內(nèi)涵

采購管理包括采購需求管理、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購執(zhí)行管理、采購支付管理等多個方面［2］。采購管理信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用于采購管理活動的過程，通過搭建和運(yùn)用采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的數(shù)字化、自動化和智能化。采購管理信息化涵蓋采購計劃制訂、供應(yīng)商選擇、采購訂單管理、供應(yīng)鏈協(xié)同等環(huán)節(jié)，旨在提高采購效率，降低采購成本，優(yōu)化供應(yīng)鏈管理。通過信息化建設(shè)，企業(yè)可以實現(xiàn)采購需求的在線申請和審批、供應(yīng)商信息的全面管理、采購合同的電子化簽訂和管理、采購執(zhí)行過程的監(jiān)控和跟蹤、采購支付的自動化處理等，從而提高采購管理的效率和透明度。

2" " "大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的重要作用

采購管理信息化建設(shè)可以給大型冶金企業(yè)帶來諸多優(yōu)勢，解決企業(yè)在采購過程中面臨的時間和空間不一致問題，幫助大型冶金企業(yè)提高采購效率、降低采購成本和風(fēng)險、規(guī)范采購行為、加強(qiáng)采購監(jiān)管，從而提高企業(yè)整體競爭力和市場反應(yīng)速度。

2.1" "提高采購管理的效率

大型冶金企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營鏈條較長，涉及多個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)，因此，生產(chǎn)經(jīng)營所需的各類原材料、備件、能源等物資種類較多，對各種物資的采購效率提出了非常高的要求［3］。大型冶金企業(yè)進(jìn)行采購管理信息化建設(shè)，可以通過建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商信息進(jìn)行實時管理和評估，提高供應(yīng)商篩選的速度并增強(qiáng)準(zhǔn)確性。通過采購管理信息化建設(shè)，大型冶金企業(yè)可以在采購管理各環(huán)節(jié)有效推行采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實現(xiàn)采購過程的規(guī)范化操作和采購數(shù)據(jù)的實時更新與同步，確保采購過程信息的及時性和準(zhǔn)確性，避免管理者因為信息滯后而產(chǎn)生錯誤的采購決策，增強(qiáng)采購決策的準(zhǔn)確性。通過采購管理信息化建設(shè)，大型冶金企業(yè)可以促進(jìn)供應(yīng)商與自己下屬的子公司、分廠之間建立通暢的信息傳遞渠道，實現(xiàn)與供應(yīng)商的高效溝通和協(xié)作，包括在線詢價、招標(biāo)、合同簽訂等，減少溝通成本和時間，提高采購效率。

2.2" "降低采購成本和風(fēng)險

大型冶金企業(yè)往往由下屬的子公司、分廠單獨向同一個供應(yīng)商進(jìn)行采購，經(jīng)常會出現(xiàn)價格各異的情況，而且會導(dǎo)致采購流程和行為重復(fù)，浪費(fèi)大量的時間和資金，導(dǎo)致采購管理成本居高不下。參與物資采購的主體的采購規(guī)模較小，導(dǎo)致談判力較弱，容易在數(shù)量和質(zhì)量控制、進(jìn)度安排等方面產(chǎn)生不確定性。通過采購管理信息化建設(shè)，大型冶金企業(yè)可以利用信息化手段，更加便捷地管理供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的分類、評價、選擇等，幫助下屬的子公司、分廠篩選出性價比更高、物資來源更加可靠的采購渠道，降低采購的直接成本［4］。另外，采購管理系統(tǒng)使得采購信息更加集中和透明，大型冶金企業(yè)的采購主體可以集中、實時了解采購進(jìn)度、供應(yīng)商情況、價格變動等信息，從而作出更加明智的決策，降低供應(yīng)商供應(yīng)方面的風(fēng)險。信息化技術(shù)可以幫助采購主體隨時掌握供應(yīng)商所提供的物資質(zhì)量信息，并有效評估供應(yīng)商的質(zhì)量保障能力，從而與信譽(yù)良好、生產(chǎn)保障能力強(qiáng)的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。這樣既能夠在采購過程中及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并加以應(yīng)對，又能夠在事前有效防止不達(dá)標(biāo)物資采購事件發(fā)生，增強(qiáng)整個供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。

2.3" "規(guī)范企業(yè)采購行為

大型冶金企業(yè)下屬的子公司、分廠在采購過程中各自為政，不同采購人員的行為方式存在較大的差異，難以進(jìn)行有效和規(guī)范的管理。大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)過程中可以通過制定標(biāo)準(zhǔn)的采購流程和規(guī)范的操作規(guī)程，引導(dǎo)采購人員按照規(guī)定的程序開展采購活動，避免人為因素導(dǎo)致的采購失誤和違規(guī)行為，從而規(guī)范企業(yè)的采購行為。同時，大型冶金企業(yè)通過信息化建設(shè)可以監(jiān)控和評估采購合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的問題，保障采購合同的執(zhí)行效果，規(guī)范下屬子公司的采購行為。另外，大型冶金企業(yè)還可以通過數(shù)字化的采購合同管理、采購訂單管理、采購付款管理等，提高采購流程的自動化和智能化水平，規(guī)范有關(guān)人員的采購行為。

2.4" "加強(qiáng)企業(yè)采購監(jiān)管

如何有效監(jiān)管各子公司的采購行為，是大型冶金企業(yè)需要解決的重要問題。而加強(qiáng)采購管理信息化建設(shè)能夠幫助解決這一問題。首先，大型冶金企業(yè)通過采購管理信息化建設(shè)可以實現(xiàn)對采購流程的全程監(jiān)控。通過信息化建設(shè)，大型冶金企業(yè)可以對下屬各子公司采購活動的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行實時監(jiān)控和記錄，包括采購申請、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達(dá)、采購款支付等，記錄采購活動的時間、地點、參與人員等關(guān)鍵信息，確保采購活動的合規(guī)性和透明度。其次，大型冶金企業(yè)通過信息化建設(shè)可以自動生成采購活動的審批流程和審批記錄，方便各管理人員對采購決策進(jìn)行審查和監(jiān)督，加強(qiáng)對采購活動的監(jiān)管。最后，大型冶金企業(yè)可以通過采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和報表編制功能對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，生成各類采購報表和指標(biāo)。通過采購數(shù)據(jù)的分析，大型冶金企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)下屬子公司采購活動中存在的問題和風(fēng)險，當(dāng)采購數(shù)據(jù)超出預(yù)設(shè)的范圍時，信息系統(tǒng)可自動提醒管理人員及時采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

3" " "大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)面臨的主要問題

3.1" "信息安全保障問題

信息安全是保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行的基本條件，大型冶金企業(yè)采購管理涉及范圍廣，在采購管理信息化建設(shè)過程中，需要處理大量的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息、價格信息、采購合同信息、采購訂單信息和付款信息等，這些信息的保護(hù)對大型冶金企業(yè)的采購管理至關(guān)重要。但是，大型冶金企業(yè)面臨較大的信息安全保障問題。首先，數(shù)據(jù)泄露和信息安全漏洞是大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)中的重要問題。在采購管理信息化建設(shè)過程中，大量的采購數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息、合同信息等敏感數(shù)據(jù)需要存儲和傳輸，這些數(shù)據(jù)一旦泄露，將會對企業(yè)的商業(yè)利益和聲譽(yù)造成嚴(yán)重影響。其次，網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵也是大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)中的重要信息安全問題。隨著信息系統(tǒng)的發(fā)展，企業(yè)面臨著越來越多的網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件的威脅，如病毒攻擊、勒索軟件攻擊、網(wǎng)絡(luò)釣魚等，這些攻擊可能會導(dǎo)致企業(yè)采購系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失，甚至造成財務(wù)損失，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常運(yùn)營和發(fā)展。最后，內(nèi)部人員的錯誤操作和不當(dāng)行為也會使大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)中面臨信息安全問題。企業(yè)內(nèi)部人員可能存在錯誤操作、數(shù)據(jù)泄露、濫用權(quán)限等行為，導(dǎo)致企業(yè)采購數(shù)據(jù)泄露或損壞。

3.2" "人員素質(zhì)和能力問題

人員素質(zhì)和能力問題是大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)中面臨的一個重要問題。首先，由于大型冶金企業(yè)采購的物資種類繁雜，其采購管理必然會涉及復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程和供應(yīng)鏈管理，采購人員需要對業(yè)務(wù)有一定了解，并具備專業(yè)知識，包括采購流程、供應(yīng)商管理、合同管理等方面的知識。但現(xiàn)實情況是，企業(yè)采購人員普遍缺乏對相關(guān)業(yè)務(wù)的了解，缺少采購管理專業(yè)知識，無法準(zhǔn)確理解業(yè)務(wù)需求，導(dǎo)致采購管理效率不高，無法滿足實際業(yè)務(wù)的要求。另外，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)過程中需要不斷應(yīng)用新技術(shù)和新方法。相關(guān)人員需要快速學(xué)習(xí)與掌握新的技術(shù)和工具，不斷提升自身的能力和素質(zhì)。但企業(yè)采購人員普遍缺乏學(xué)習(xí)動力，且環(huán)境適應(yīng)能力不強(qiáng)，無法跟上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，影響采購管理信息化建設(shè)的開展效率。

3.3" "數(shù)據(jù)和系統(tǒng)集成問題

在大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)中，各子公司、各部門的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)集成問題是一個重要挑戰(zhàn)，需要有效地解決，以確保信息系統(tǒng)高效運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。一方面，大型冶金企業(yè)采購管理涉及多個子公司和部門之間的數(shù)據(jù)交換與共享，不同子公司和部門可能采用不同的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)，增加了數(shù)據(jù)處理和轉(zhuǎn)換的復(fù)雜性，導(dǎo)致數(shù)據(jù)集成困難，系統(tǒng)的運(yùn)行效率降低。另一方面，大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)過程中涉及大量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性對系統(tǒng)的正常運(yùn)行和決策的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。數(shù)據(jù)質(zhì)量問題包括數(shù)據(jù)重復(fù)、數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)錯誤等，如果數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，將影響企業(yè)的采購決策和運(yùn)營效果。大型冶金企業(yè)在采購管理信息化建設(shè)過程中通常需要將多個子公司和部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流通和共享。如果出現(xiàn)接口設(shè)計不當(dāng)、數(shù)據(jù)傳輸不穩(wěn)定等系統(tǒng)集成問題，可能導(dǎo)致系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不一致，影響數(shù)據(jù)的使用效率。

4" " "大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的對策

4.1" "多措并舉保障采購管理信息安全

大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)中的信息安全至關(guān)重要，需要從多個方面采取措施來保障信息安全［5］。具體措施如下：加強(qiáng)對各子公司采購人員的信息安全意識培養(yǎng)，以促進(jìn)員工對敏感信息、重要信息的保護(hù)，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)釣魚郵件、詐騙信息帶來的安全風(fēng)險［6］；實施訪問控制和權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問加密的采購系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取敏感信息；定期對采購管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進(jìn)行安全審計，尋找潛在的安全漏洞和風(fēng)險，及時進(jìn)行修復(fù)和加固，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性；定期備份重要數(shù)據(jù)，并建立完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，保障信息系統(tǒng)的連續(xù)性和可靠性。

4.2" "提升采購管理人員的信息化管理能力

提升采購管理人員的信息化管理能力，是大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)順利實施的重要保障。企業(yè)可以從以下幾個方面入手：針對各子公司的采購對象和采購特點，對采購管理人員開展信息化培訓(xùn)和教育，包括信息技術(shù)基礎(chǔ)知識、采購管理系統(tǒng)的操作技巧、數(shù)據(jù)分析技能等方面的培訓(xùn)，提升其信息化管理能力；讓各子公司采購管理人員親自參與信息化系統(tǒng)的應(yīng)用和信息化管理實踐，通過實際操作積累管理經(jīng)驗，并提升信息化管理能力；建立完善的獎勵機(jī)制，對積極參與培訓(xùn)并取得優(yōu)異成績的采購管理人員給予獎勵，激勵其持續(xù)學(xué)習(xí)和自我提升。

4.3" "搭建企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)

搭建企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)是大型冶金企業(yè)采購管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。大型冶金企業(yè)在構(gòu)建采購管理信息系統(tǒng)的過程中，首先要進(jìn)行全面的需求分析，了解各子公司采購管理的具體需求和業(yè)務(wù)流程，制定采購管理信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃和目標(biāo)，確保其能夠滿足各子公司的實際需求。其次，根據(jù)需求分析結(jié)果，定制、開發(fā)適合各子公司的采購管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完備，易于集成和擴(kuò)展。同時，要確保采購管理信息系統(tǒng)能夠與冶金企業(yè)現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流通和共享，提高系統(tǒng)的整體運(yùn)行效率。再次，建立完善的數(shù)據(jù)管理機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，采用數(shù)據(jù)清洗、去重、驗證等方法，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量和管理效率，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門之間、企業(yè)與供應(yīng)商和第三方物流之間的數(shù)據(jù)共享與對接。最后，定期評估系統(tǒng)的運(yùn)行效果，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能和性能，確保系統(tǒng)功能與企業(yè)需求一致。

主要參考文獻(xiàn)

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［6］楊俊玲.人工智能背景下企業(yè)智慧財務(wù)管理體系構(gòu)建思考［J］.金融客，2023（5）：72-74.