信息化技術(shù)在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用方式探討

摘 要：隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，其在人事檔案管理中的應(yīng)用日益廣泛，為檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)新的可能性。具體應(yīng)用方式包括電子化存檔、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的使用、云存儲(chǔ)與云計(jì)算技術(shù)的引入，可以優(yōu)化檔案管理流程，提高訪問(wèn)和處理信息的效率。實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中卻存在數(shù)據(jù)安全隱患、系統(tǒng)兼容性、技術(shù)維護(hù)成本高等問(wèn)題。因此，必須強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密措施、加強(qiáng)系統(tǒng)兼容性測(cè)試、降低技術(shù)維護(hù)成本，以便有效提升人事檔案信息化管理的安全性，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)的可持續(xù)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；人事檔案；開(kāi)發(fā)利用；應(yīng)用方式

引言

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已難以滿足現(xiàn)代學(xué)校的需求，信息化技術(shù)的引入不僅極大地提升了檔案管理的效率和安全性，還為檔案的多元化開(kāi)發(fā)和深層次利用提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。對(duì)這些技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并提出實(shí)際可行的解決措施，是當(dāng)前研究的重要方向。因此，本文的研究不僅有助于推動(dòng)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，也為相關(guān)領(lǐng)域提供了理論與實(shí)踐參考，具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)際應(yīng)用意義。

1 信息化技術(shù)在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用方式

1.1 電子化存檔

電子化存檔是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、OCR技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子形式，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。這種轉(zhuǎn)換涉及文檔的預(yù)處理，包括清理、矯正、分類(lèi)，用來(lái)保證文檔的質(zhì)量和掃描的準(zhǔn)確性，隨后通過(guò)高精度掃描設(shè)備將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，再利用OCR技術(shù)轉(zhuǎn)譯圖像中的文字內(nèi)容，形成可編輯和搜索的文本格式。此外，電子化存檔還包括元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建，即為電子文件添加關(guān)鍵的描述信息，如檔案編號(hào)、創(chuàng)建日期、關(guān)鍵詞等。這有助于未來(lái)的信息檢索和檔案管理，完成這些步驟后電子檔案將被保存在數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)Ｓ玫臋n案管理系統(tǒng)中。電子化存檔的核心優(yōu)勢(shì)是可以提高檔案的易訪問(wèn)性和安全性。電子化存檔讓檔案從物理形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形態(tài)，可以大大減少物理空間的需求，同時(shí)可以提高信息的共享性。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）為人事檔案的存儲(chǔ)、檢索、管理提供結(jié)構(gòu)化的技術(shù)框架。允許學(xué)校構(gòu)建一個(gè)中心化的檔案庫(kù)，其中檔案數(shù)據(jù)以表格形式存儲(chǔ)，每個(gè)表格可以設(shè)計(jì)不同的字段來(lái)存儲(chǔ)教職工的各種信息，如個(gè)人資料、工作歷史、教育背景等。一方面，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的一個(gè)關(guān)鍵功能是支持SQL（結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言），這是一種強(qiáng)大的查詢語(yǔ)言，用于管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，它允許用戶執(zhí)行復(fù)雜的查詢，如數(shù)據(jù)篩選、排序、匯總，這對(duì)生成報(bào)告和數(shù)據(jù)分析非常重要 [1] 。另一方面，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中通常與其他信息系統(tǒng)集成，如人力資源管理系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新和實(shí)時(shí)訪問(wèn)。因而當(dāng)人力資源管理系統(tǒng)中的教職工信息更新時(shí)，這些信息可以自動(dòng)同步到數(shù)據(jù)庫(kù)，從而可以保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用可以提升數(shù)據(jù)處理的效率，但同時(shí)也要求維護(hù)高水平的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)措施，以便防數(shù)據(jù)被泄露或未授權(quán)的訪問(wèn)。

2.3 云存儲(chǔ)與云計(jì)算

云存儲(chǔ)與云計(jì)算在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中提供了一種高效、可擴(kuò)展且成本效益高的數(shù)據(jù)管理方案。這種技術(shù)允許學(xué)校將大量的人事檔案存儲(chǔ)在遠(yuǎn)端服務(wù)器上，而不是本地服務(wù)器或個(gè)人計(jì)算機(jī)上，不僅可以在全球任何地方訪問(wèn)，還可以保證數(shù)據(jù)備份的自動(dòng)化。首先，云存儲(chǔ)系統(tǒng)通常通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和訪問(wèn)服務(wù)。用戶可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，使用任何支持網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，隨時(shí)隨地訪問(wèn)存儲(chǔ)在云中的檔案，這種方式可以極大地提高訪問(wèn)效率，減少學(xué)校對(duì)物理存儲(chǔ)設(shè)備的依賴(lài)，同時(shí)也可以降低數(shù)據(jù)管理的總體成本。其次，云計(jì)算技術(shù)可以進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的功能。云計(jì)算平臺(tái)除了基本的存儲(chǔ)服務(wù)外，還可以提供數(shù)據(jù)處理和分析的能力，學(xué)?？梢岳迷破脚_(tái)的先進(jìn)工具和算法進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，以發(fā)現(xiàn)教職工數(shù)據(jù)中的模式和趨勢(shì)，這種數(shù)據(jù)洞察能力對(duì)于人力資源管理、教職工發(fā)展規(guī)劃、職稱(chēng)評(píng)審等方面具有重要價(jià)值。再次，云計(jì)算平臺(tái)在操作模式上通常提供按需服務(wù)，學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際使用的計(jì)算資源和存儲(chǔ)空間來(lái)支付費(fèi)用。這種靈活的付費(fèi)模式進(jìn)一步降低技術(shù)成本，其中云服務(wù)提供商通常負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)和安全防護(hù)，從而有利于降低學(xué)校自身在信息化技術(shù)支持方面的負(fù)擔(dān)。最后，盡管云存儲(chǔ)和云計(jì)算帶來(lái)了諸多便利，但也引入了新的挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問(wèn)題。數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中容易面臨被攔截和篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而存儲(chǔ)在云端的數(shù)據(jù)則容易遭受非法訪問(wèn)，所以選擇合適的云服務(wù)提供商，并采取有效的安全措施，對(duì)于保證人事檔案的安全和隱私至關(guān)重要。

3 信息化技術(shù)在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用問(wèn)題

3.1 數(shù)據(jù)安全隱患

第一，非授權(quán)訪問(wèn)是數(shù)據(jù)安全的一大隱患。由于人事檔案包含大量敏感的個(gè)人信息，如教職工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬數(shù)據(jù)等，這些信息若被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)，將直接威脅到個(gè)人隱私和學(xué)校安全。第二，信息被泄露。信息被泄露發(fā)生在多個(gè)環(huán)節(jié)，包括數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的被攔截、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境的物理或網(wǎng)絡(luò)安全漏洞以及數(shù)據(jù)處理過(guò)程中的不當(dāng)操作，都極易導(dǎo)致信息被泄露，會(huì)給學(xué)校發(fā)展帶來(lái)巨大的威脅。[2]第三，技術(shù)缺陷。軟件和硬件的漏洞容易被黑客利用來(lái)攻擊系統(tǒng)，獲取未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)，即使是小的配置錯(cuò)誤或軟件缺陷，也會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的安全漏洞，其中常見(jiàn)的技術(shù)缺陷包括不安全的編碼實(shí)踐、軟件更新、補(bǔ)丁管理不當(dāng)使用已知存在漏洞的第三方組件。第四，社會(huì)工程攻擊是針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)安全的另一大威脅，攻擊者通過(guò)欺騙手段誘使教職工泄露密碼、安全令牌和其他敏感信息，這類(lèi)攻擊通常通過(guò)偽裝成合法的請(qǐng)求或通過(guò)直接的人際交往來(lái)實(shí)施。例如，假冒上級(jí)主管部門(mén)發(fā)送急需響應(yīng)的電子郵件或通過(guò)電話聯(lián)系教職工并偽裝成技術(shù)支持人員。第五，缺少足夠的安全意識(shí)培訓(xùn)。由于安全意識(shí)培訓(xùn)不到位，教職工會(huì)因不熟悉相關(guān)的安全政策或缺少相關(guān)知識(shí)，而進(jìn)行不安全的操作，如使用簡(jiǎn)單密碼、在公共場(chǎng)所訪問(wèn)敏感數(shù)據(jù)、通過(guò)不安全的網(wǎng)絡(luò)連接訪問(wèn)系統(tǒng)。

3.2 系統(tǒng)兼容性問(wèn)題

第一，學(xué)校會(huì)使用多種不同版本的操作系統(tǒng)（如Windows、macOS、Linux等），而特定的人事檔案管理軟件只在某些特定版本的操作系統(tǒng)上運(yùn)行最優(yōu)化或者完全不支持其他操作系統(tǒng)，導(dǎo)致軟件在某些計(jì)算機(jī)上無(wú)法安裝或運(yùn)行或者運(yùn)行效果不佳，界面顯示異常，功能受限等。第二，軟件版本差異。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，軟件更新?lián)Q代速度加快，新版本的人事檔案管理系統(tǒng)引入了改進(jìn)的功能或更高的安全性，但老版本的數(shù)據(jù)不易遷移到新系統(tǒng)中或新舊系統(tǒng)在數(shù)據(jù)格式和處理邏輯上存在不兼容，導(dǎo)致數(shù)據(jù)同步困難或者數(shù)據(jù)丟失 [3] 。第三，硬件兼容性問(wèn)題不容忽視。隨著技術(shù)進(jìn)步，新型硬件的引入頻繁發(fā)生，但老舊硬件設(shè)備會(huì)不支持運(yùn)行更新或更復(fù)雜的人事檔案管理軟件，導(dǎo)致新舊硬件之間的接口類(lèi)型和數(shù)據(jù)傳輸速率不匹配，從而影響整個(gè)系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。第四，存在第三方插件和工具的兼容性問(wèn)題。人事檔案管理系統(tǒng)需要與電子郵件系統(tǒng)、辦公軟件、其他業(yè)務(wù)管理軟件集成，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，但不同供應(yīng)商生產(chǎn)的軟件之間的兼容性問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致集成困難，從而使數(shù)據(jù)交換格式不一致、API接口不兼容等。第五，不同國(guó)家和地區(qū)會(huì)有不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和語(yǔ)言要求，人事檔案管理系統(tǒng)需要適應(yīng)這些差異以保證全球范圍內(nèi)的無(wú)縫操作。部分學(xué)校的人事檔案系統(tǒng)不能有效支持多語(yǔ)言或符合各地的法規(guī)要求，從而限制其在國(guó)際市場(chǎng)的應(yīng)用。

3.3 技術(shù)維護(hù)成本高

第一，硬件設(shè)備的維護(hù)和更新成本高。信息化技術(shù)依賴(lài)于計(jì)算機(jī)硬件，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行，但隨著技術(shù)的進(jìn)步，舊的硬件設(shè)備需要定期更換或升級(jí)以支持更高效或更安全的軟件應(yīng)用。這不僅涉及新設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)成本，還包括安裝和配置的費(fèi)用，從而造成成本壓力。第二，人事檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件通常需要購(gòu)買(mǎi)許可證，并支付定期的更新和支持費(fèi)用。但由于軟件供應(yīng)商每年都會(huì)發(fā)布新的版本，包含安全修復(fù)、功能改進(jìn)、新功能添加，導(dǎo)致學(xué)校為了保持系統(tǒng)的功能性和安全性，必須投入資金進(jìn)行更新，從而使自身的成本壓力劇增。第三，數(shù)據(jù)安全和備份也是導(dǎo)致高昂維護(hù)成本的因素之一。保護(hù)存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的敏感人事數(shù)據(jù)不受攻擊、丟失、損壞，需要投入昂貴的安全技術(shù)和工具，加之定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃的實(shí)施也需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和設(shè)備支持，從而導(dǎo)致學(xué)校的財(cái)務(wù)支出居高不下。第四，學(xué)校需要定期對(duì)技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)和用戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，以保證他們能夠有效使用更新的系統(tǒng)和軟件。日常的技術(shù)支持和問(wèn)題解決也需要專(zhuān)業(yè)人員的持續(xù)參與，這不僅包括內(nèi)部教職工的薪資成本，還涉及外部顧問(wèn)的費(fèi)用。第五，系統(tǒng)的定制和集成導(dǎo)致高額的技術(shù)維護(hù)成本。人事檔案管理系統(tǒng)往往需要與其他應(yīng)用（如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化軟件等）集成，但這種集成需要定制開(kāi)發(fā)以適應(yīng)特定的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)環(huán)境，從而會(huì)產(chǎn)生高額的開(kāi)發(fā)和測(cè)試費(fèi)用。

4 信息化技術(shù)在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用對(duì)策

4.1 強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密措施

首先，學(xué)校要采用AES（高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)）和RSA公鑰加密等行業(yè)認(rèn)可的強(qiáng)加密標(biāo)準(zhǔn)對(duì)存儲(chǔ)和傳輸中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，這些技術(shù)能提供可靠的數(shù)據(jù)保護(hù)，保證敏感信息的機(jī)密性。其次，學(xué)校采用端到端加密技術(shù)是加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)的另一有效策略，端到端加密保證數(shù)據(jù)從發(fā)送方到接收方的整個(gè)傳輸過(guò)程都是加密的，使數(shù)據(jù)在傳輸途中經(jīng)過(guò)任何中介點(diǎn)都無(wú)法解密[4]。再次，隨著計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，舊的加密方法容易被破解，因而學(xué)校要定期審查和升級(jí)其使用的加密技術(shù)，以對(duì)抗先進(jìn)的威脅，加密密鑰的管理也要遵循嚴(yán)格的策略，定期更換密鑰，并保證舊密鑰的安全銷(xiāo)毀，以便防止舊密鑰被濫用。最后，提高教職工對(duì)數(shù)據(jù)加密重要性的認(rèn)識(shí)也是加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密措施的一部分。為此，學(xué)校可以通過(guò)定期的安全培訓(xùn)和教育，讓每位教職工理解其在保護(hù)敏感數(shù)據(jù)中的角色和責(zé)任以及如何正確實(shí)施數(shù)據(jù)加密措施，從而提升整個(gè)學(xué)校的安全防護(hù)水平。

4.2 加強(qiáng)系統(tǒng)兼容性測(cè)試

學(xué)校為了解決系統(tǒng)兼容性問(wèn)題，加強(qiáng)系統(tǒng)兼容性測(cè)試是一項(xiàng)必要的措施，以便保證新引入的技術(shù)能夠與現(xiàn)有的系統(tǒng)環(huán)境無(wú)縫集成。首先，學(xué)校要建立一個(gè)多元化的測(cè)試環(huán)境。這些環(huán)境要模擬實(shí)際運(yùn)營(yíng)中容易遇到的各種情況。其次，在這個(gè)基礎(chǔ)上，學(xué)校要實(shí)施自動(dòng)化測(cè)試腳本來(lái)檢查不同系統(tǒng)和應(yīng)用之間的交互。自動(dòng)化測(cè)試可以有效地覆蓋廣泛的測(cè)試場(chǎng)景，減少人工測(cè)試的負(fù)擔(dān)，同時(shí)快速識(shí)別潛在的兼容性問(wèn)題。再次，學(xué)校要及時(shí)驗(yàn)證不同系統(tǒng)間的API（應(yīng)用程序編程接口）調(diào)用是否正常以及數(shù)據(jù)格式和交換協(xié)議是否能夠在各個(gè)系統(tǒng)之間正確無(wú)誤地傳輸數(shù)據(jù)。強(qiáng)化這一環(huán)節(jié)的測(cè)試可以避免數(shù)據(jù)丟失或錯(cuò)誤，從而保證數(shù)據(jù)的一致性。最后，版本管理是加強(qiáng)系統(tǒng)兼容性測(cè)試的一個(gè)重要方面。為此，學(xué)校要保證每次軟件更新或硬件升級(jí)后，都能進(jìn)行回歸測(cè)試，以驗(yàn)證新版本是否與現(xiàn)有系統(tǒng)兼容，這樣可以在軟件正式部署前識(shí)別并解決版本升級(jí)引起的兼容性問(wèn)題。

4.3 降低技術(shù)維護(hù)成本

首先，學(xué)校在選擇人事檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)硬件時(shí)，要優(yōu)先考慮提供長(zhǎng)期支持和低維護(hù)需求的產(chǎn)品。開(kāi)源軟件可以是一個(gè)成本較低的選擇，它省去了昂貴的許可費(fèi)用，并且通常有一個(gè)活躍的社區(qū)支持其持續(xù)更新和安全補(bǔ)丁的發(fā)布 [5] 。其次，優(yōu)化資源的使用也是減少維護(hù)成本的關(guān)鍵。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)虛擬化技術(shù)有效地利用其服務(wù)器和存儲(chǔ)資源，從而減少物理硬件的需求，降低能源消耗和空間成本。最后，學(xué)校要及時(shí)實(shí)施預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃。學(xué)校要通過(guò)定期檢查和更新系統(tǒng)來(lái)避免成本高昂的緊急修復(fù)情況。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要定期更新軟件，檢查硬件的運(yùn)行狀況以及定期訓(xùn)練技術(shù)人員以識(shí)別和解決潛在的問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在探討信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用過(guò)程中，盡管存在數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)兼容性、維護(hù)成本高等問(wèn)題，但通過(guò)實(shí)施加密措施、強(qiáng)化兼容性測(cè)試、優(yōu)化成本管理，這些挑戰(zhàn)可以得到有效控制，從而有利于學(xué)校在保障數(shù)據(jù)安全和降低成本的同時(shí)，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

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作者簡(jiǎn)介：薛元霞，大學(xué)學(xué)歷，山東省煙臺(tái)農(nóng)業(yè)學(xué)校（中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)煙臺(tái)研究院）館員，研究方向：檔案信息化。