數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新性管理路徑分析

摘 要：在數(shù)字化背景下，企業(yè)檔案管理方法不斷創(chuàng)新，企業(yè)檔案管理質(zhì)量不斷提高。為進(jìn)一步推動檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，提高檔案數(shù)字化水平，并保障企業(yè)檔案管理的安全、規(guī)范、高效。一方面，應(yīng)將信息化技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作，從整體上提高檔案信息化水平；另一方面，建立企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺，分類建立檔案專題庫，實現(xiàn)企業(yè)檔案分類管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；企業(yè)檔案；創(chuàng)新管理

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，越來越多企業(yè)開始認(rèn)識到在企業(yè)檔案管理過程中有必要調(diào)整數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，主動將數(shù)字信息技術(shù)與企業(yè)檔案創(chuàng)新性管理相融合，以其“充分發(fā)揮先行者”的優(yōu)勢。在企業(yè)檔案管理中，更好地挖掘有價值的檔案數(shù)據(jù)資源，為企業(yè)戰(zhàn)略決策、企業(yè)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級、企業(yè)服務(wù)創(chuàng)新提供必要的檔案支持。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的基本問題

當(dāng)前數(shù)字信息技術(shù)已經(jīng)與企業(yè)管理和業(yè)務(wù)服務(wù)深度融合，企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案管理部門需要對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將有價值的作為企業(yè)檔案管理重要對象。目前企業(yè)在檔案管理過程中正經(jīng)歷實體檔案向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，在這一過程中還存在一些問題亟待解決。

1.1 數(shù)字檔案管理能力有待提高

企業(yè)檔案管理能力的高低直接決定著企業(yè)檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)取代了傳統(tǒng)手工檔案管理模式，檔案工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、智能化、共享化、智慧化等特征[1]。新時期，企業(yè)檔案既要為企業(yè)日常管理提供基礎(chǔ)性保障，同時還要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略決策、企業(yè)數(shù)據(jù)資源整合、企業(yè)管理等多個方面，為企業(yè)提供多元化的檔案信息服務(wù)。企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫，特別是管理層對于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型重視程度不足，企業(yè)檔案數(shù)字治理水平不高，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)梳理沉淀不夠系統(tǒng)，在一定程度上影響了企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的推進(jìn)。

1.2 數(shù)字檔案管理制度保障不足

完善的制度機(jī)制是推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要保障。近幾年，國家針對企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型出臺相關(guān)政策以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時要求檔案管理部門要結(jié)合企業(yè)實際積極推進(jìn)制度落實，幫助企業(yè)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中做好制度機(jī)制建設(shè)。但部分企業(yè)在數(shù)字檔案管理制度建設(shè)過程中認(rèn)為檔案制度建設(shè)短時間內(nèi)難以見效，對于企業(yè)發(fā)展的作用十分有限。因此，在制度建設(shè)方面主動性不強(qiáng)，制度機(jī)制建設(shè)存在著不完善之處，部分制度與企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型結(jié)合的不夠緊密，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠提供的作用十分有限，企業(yè)檔案制度的滯后性在一定程度上影響企業(yè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3 數(shù)字檔案開發(fā)與建設(shè)不足

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要重視前端的檔案收集整理，也要重視后端的開發(fā)利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案的全生命周期管理。目前部分企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中還存在著“重前端管理，忽視后端開發(fā)利用”的現(xiàn)實情況。很多檔案存放在數(shù)據(jù)庫中，并沒有圍繞企業(yè)管理和企業(yè)業(yè)務(wù)活動對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。由于對檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度不夠，能夠為企業(yè)決策提供的支持力度相對較少，也難以得到企業(yè)管理層的關(guān)心和重視，在一定程度上影響了企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)。

1.4 企業(yè)檔案利用服務(wù)能力偏弱

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，要求企業(yè)檔案在創(chuàng)新性管理方面要圍繞服務(wù)這一核心主題對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用[2]。但目前部分企業(yè)管理部門的檔案信息資源開發(fā)工作中還停留在表面，并沒有圍繞服務(wù)大局形成一系列檔案服務(wù)職能。部分企業(yè)檔案信息系統(tǒng)只實現(xiàn)一般檢索，難以為使用者提供一系列的檔案信息對比，相應(yīng)地能夠體現(xiàn)的服務(wù)水平十分有限。同時在檔案信息資源開發(fā)過程中，由于缺少必要的平臺和技術(shù)支持，難以做到檔案信息的橫向聯(lián)通和縱向到底，致使部分檔案信息資源“束之高閣”，并沒有發(fā)揮出檔案信息資源應(yīng)有的價值和作用，在一定程度上影響了檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)。

2 在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新性管理的實施路徑

當(dāng)前，無論是企業(yè)管理者還是檔案管理部門，都有必要給予企業(yè)檔案管理足夠的重視。特別是在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)檔案在創(chuàng)新性管理方面要以數(shù)字化、智能化、信息化作為主要導(dǎo)向，主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，融入企業(yè)檔案管理的全生命周期。同時有條件的企業(yè)還要搭建企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺，將企業(yè)在生產(chǎn)端、服務(wù)端、技術(shù)端所形成的一系列有價值的檔案信息納入管理平臺。實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的規(guī)?；?、系統(tǒng)化和科學(xué)化。此外，還要結(jié)合業(yè)務(wù)服務(wù)和決策形成相對應(yīng)的專題檔案庫，通過檔案信息資源的挖掘和利用，更好地幫助企業(yè)決策，為業(yè)務(wù)拓展提供支持。

2.1 信息化技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，要求企業(yè)在檔案管理工作中要將信息技術(shù)引入作為重要工作。從本質(zhì)上看，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實際上就是現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作深度結(jié)合的產(chǎn)物[3]。在融合過程中，并不是簡單的信息技術(shù)與檔案管理工作的疊加，而是要從企業(yè)檔案管理工作實際分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題，并通過技術(shù)化手段對問題進(jìn)行創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理水平，充分展現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的價值和作用。為此，在信息化技術(shù)融入企業(yè)檔案管理工作中，一是要堅持量力而行原則。企業(yè)在檔案創(chuàng)新性管理中主動引進(jìn)信息化技術(shù)具有其現(xiàn)實的必要性，但在引入過程中并不是“倉促上馬”，也不是越先進(jìn)的技術(shù)越好，要從企業(yè)規(guī)模、企業(yè)檔案管理實際需要、企業(yè)業(yè)務(wù)需求等多個層面考慮，確保信息技術(shù)引入，既能夠為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支持，同時也不會影響企業(yè)的正常效益，不會造成企業(yè)檔案管理工作負(fù)擔(dān)。在信息技術(shù)引入之前要進(jìn)行深入調(diào)研，了解當(dāng)前企業(yè)管理現(xiàn)狀以及所需要的信息技術(shù)。同時向企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，安排專門人員負(fù)責(zé)此項工作，主動對接政府檔案管理部門、外部科技企業(yè)，并圍繞企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實際需要，做必要的信息技術(shù)引入和系統(tǒng)升級。二是要堅持持續(xù)投入原則。當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)信息技術(shù)也在迭代更新。這就要求企業(yè)在信息化技術(shù)引入過程中要關(guān)注信息技術(shù)的更新現(xiàn)狀，做好持續(xù)投入準(zhǔn)備。這里的持續(xù)投入既包含資金投入、引進(jìn)技術(shù)，也包含人才投入，確保檔案管理人員能夠及時地得到教育培訓(xùn)，更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握必要的信息技術(shù)，進(jìn)而為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供扎實的人才保障。三是要堅持協(xié)調(diào)同步原則。企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。因此，在企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，一定要與企業(yè)發(fā)展協(xié)調(diào)同步，要將企業(yè)談管理工作作為企業(yè)未來戰(zhàn)略布局的重要方面，全方位思考企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響，進(jìn)而做好決策部署，明確企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的短期目標(biāo)、中期目標(biāo)和長期目標(biāo)，并將信息化技術(shù)引入作為工作重點(diǎn)加以落實，確保企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有充足的人員保障和先進(jìn)的技術(shù)支持，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理效率，實現(xiàn)其創(chuàng)新性管理目標(biāo)。

2.2 建立企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺

在企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，引入必要的信息技術(shù)只是第一步，之后要結(jié)合企業(yè)檔案管理實際，建立企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺，企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺作為檔案信息的收集、存儲、管理、利用、開發(fā)的重要載體[4]，其建設(shè)質(zhì)量好壞直接會影響企業(yè)檔案管理質(zhì)量，也會影響企業(yè)的創(chuàng)新性管理工作的順利推進(jìn)。為此，在企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺建設(shè)方面。一是要充分認(rèn)識到企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺建設(shè)的重要性和必要性，要求在信息技術(shù)引入的同時，對企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺進(jìn)行升級，確保信息技術(shù)的功能和作用得到全面發(fā)揮。二是要對其檔案數(shù)字化管理平臺進(jìn)行技術(shù)升級。通過提升防火墻等級，主動應(yīng)對外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒攻擊。同時要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理，對檔案數(shù)據(jù)收集、傳輸?shù)日麄€流程進(jìn)行監(jiān)控，確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性和順暢性。同時要加強(qiáng)對檔案信息真實性的驗證，確保收集上來的檔案信息能夠被使用，之后能夠存儲到企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺。三是要設(shè)置必要權(quán)限。只有檔案管理人員以及負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的管理層相關(guān)人員才有管理權(quán)限，防止操作失誤，影響檔案信息安全。四是要重視企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺與其他平臺的對接。檔案管理平臺前端要盡可能與企業(yè)業(yè)務(wù)部門、人力部門、財務(wù)部門對接，確保相關(guān)檔案信息及時上傳。同時企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺還應(yīng)該與本地檔案管理平臺對接，按照檔案管理部門要求及時上傳企業(yè)檔案信息，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的高度共享和合理利用。

2.3 建立不同類別的專題檔案庫

為提升企業(yè)檔案利用效率，更好地落實企業(yè)檔案創(chuàng)新管理工作，有必要在企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺建立不同類別的專題檔案庫，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的合理分類。同時借助大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)，根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求和其他方面需求面向更為多元主體提供檔案知識服務(wù)。在專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要圍繞企業(yè)人力資源開發(fā)、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)活動、突發(fā)事件等建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，提供集成化、智能化的檔案信息服務(wù)。例如，企業(yè)通過建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以對業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行全面收集，對業(yè)務(wù)開展的階段性成果以檔案資料的形式進(jìn)行展示，也能夠為企業(yè)監(jiān)督和審計工作開展提供必要的檔案信息支持。通過建立企業(yè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，有助于解決傳統(tǒng)實體分類的物理局限性，通過人工智能技術(shù)、自動聚類技術(shù)、知識圖譜技術(shù)能夠形成檔案信息的多維關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息資源的系統(tǒng)開發(fā)和合理利用。在專題檔案庫建設(shè)過程中，并不是越細(xì)分類別越好，而是要結(jié)合企業(yè)檔案管理的實際需要建立幾大類專題檔案庫，主要圍繞企業(yè)的中心工作來開展檔案信息服務(wù)。

3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的保障措施

3.1 思想轉(zhuǎn)變，支持企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

無論是企業(yè)的管理部門還是企業(yè)管理層都要充分認(rèn)識到數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案管理也要主動適應(yīng)時代呼喚，在思想上有所轉(zhuǎn)變。正如馮惠玲教授所說，新時代檔案管理應(yīng)以數(shù)據(jù)管理作為主導(dǎo)方向，應(yīng)“理直氣壯”地通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型證明檔案信息的價值和作用。這就要求企業(yè)檔案管理者和企業(yè)管理層要主動轉(zhuǎn)變管理理念，從原來的實體檔案管理思路走出來，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和企業(yè)檔案創(chuàng)新管理提供必要的政策支持。要結(jié)合企業(yè)檔案創(chuàng)新管理要求召開專門會議，研究企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案、企業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)、企業(yè)檔案日常管理、企業(yè)檔案風(fēng)險問題，并圍繞上述問題形成相應(yīng)決議，為企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供支持。

3.2 制度重塑，優(yōu)化企業(yè)檔案數(shù)字化管理模式

制度機(jī)制建設(shè)本身是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要方面。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，要求企業(yè)檔案制度機(jī)制也要與時俱進(jìn)，同步完善，充分發(fā)揮制度的約束性作用和指導(dǎo)性作用[5]。企業(yè)檔案管理體制機(jī)制是否合理完備是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要前提條件。因此，為了滿足企業(yè)檔案數(shù)字化需要，企業(yè)檔案管理部門要圍繞現(xiàn)有的制度機(jī)制進(jìn)行重新梳理，敢于大刀闊斧地對相關(guān)制度機(jī)制進(jìn)行改革。實現(xiàn)檔案管理制度與企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)、相配套，結(jié)合企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，完善企業(yè)檔案信息技術(shù)引入制度、企業(yè)檔案數(shù)字化管理平臺使用制度、企業(yè)檔案信息收集制度、企業(yè)檔案信息分類制度、企業(yè)檔案日常管理制度、企業(yè)檔案利用制度、企業(yè)檔案分類制度、企業(yè)檔案信息傳輸制度等等，為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供全方位的制度保障。

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中與企業(yè)息息相關(guān)的各類重要信息的真實記載，是企業(yè)生存發(fā)展的重要依據(jù)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)在檔案管理方面既要敢于對管理流程大膽創(chuàng)新，也要以企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為主要導(dǎo)向，充分認(rèn)識到企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性和必要性，在企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中不能單純地只為了轉(zhuǎn)型而轉(zhuǎn)型，要充分認(rèn)識到信息技術(shù)對企業(yè)發(fā)展帶來的全方位影響，使企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與企業(yè)發(fā)展相匹配和相適應(yīng)，為企業(yè)業(yè)務(wù)重構(gòu)、組織重構(gòu)、流程重構(gòu)提供必要的檔案信息支持。同時在具體實施過程中，還要在思想觀念、制度機(jī)制等方面有所改善，為其檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供必要的人力物力財力支持，確保建立起符合檔案管理實際需要的信息化平臺，形成更合理的制度機(jī)制。

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作者簡介：崔文浩（1981—），研究生學(xué)歷，就職于華能瀾滄江水電股份有限公司班達(dá)水電工程建設(shè)管理局，研究方向：企業(yè)管理、檔案管理、人力資源管理、技術(shù)經(jīng)濟(jì)研究。雷聲聲（1990—），大學(xué)學(xué)歷，就職于華能瀾滄江水電股份有限公司班達(dá)水電工程建設(shè)管理局，研究方向：企業(yè)管理、檔案管理、人力資源管理、新聞宣傳管理。尼瑪倫珠（1998—），大學(xué)學(xué)歷，就職于華能瀾滄江水電股份有限公司班達(dá)水電工程建設(shè)管理局，研究方向：企業(yè)管理、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)安全及信息化。