新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新性路徑分析

摘 要：在新時(shí)代背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐漸在各行各業(yè)普遍應(yīng)用，在有效提升工作效率的同時(shí)也在一定程度上為社會(huì)廣大群眾提供了便利服務(wù)。檔案行業(yè)也是如此。數(shù)字化技術(shù)的普及，使得檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案形式，其高效、便捷、海量存儲(chǔ)、安全利用等優(yōu)勢，使其在檔案事業(yè)發(fā)展中占據(jù)主導(dǎo)地位。本文圍繞新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新性路徑進(jìn)行分析，結(jié)合大環(huán)境發(fā)展的整體情況，在基礎(chǔ)要素、制度體系、技術(shù)應(yīng)用、安全保障四個(gè)方面提出現(xiàn)存問題及優(yōu)化措施，以期為相關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展及實(shí)踐提供理論參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；電子檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；創(chuàng)新性

事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定領(lǐng)域中占有重要核心地位。其各項(xiàng)工作生成的各類文件資料成為記錄各個(gè)事件與社會(huì)活動(dòng)的最原始資料，具有一定的經(jīng)濟(jì)效益和法律價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量、復(fù)雜度、分類、利用率逐步上升，因而傳統(tǒng)模式下的手動(dòng)管理難以滿足現(xiàn)實(shí)社會(huì)需求，需要依托現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對事業(yè)單位檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)型，同社會(huì)發(fā)展步伐實(shí)現(xiàn)高度統(tǒng)一，堅(jiān)決破除發(fā)展道路上的難點(diǎn)與痛點(diǎn)，多渠道構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作機(jī)制，進(jìn)而在檔案收集、整理、保管、利用等流程提質(zhì)增效。

1 新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理綜述

加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理已成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主要潮流，也是信息化時(shí)代數(shù)字中國戰(zhàn)略的重要舉措。在新的發(fā)展環(huán)境下，將電子檔案管理工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，是各事業(yè)單位面臨的新任務(wù)新挑戰(zhàn)，需要牢牢把握時(shí)代機(jī)遇，提升檔案服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾的能力。

1.1 數(shù)字中國背景下電子檔案信息化面臨的新形勢和新方向

在政策方面，2023年，中辦國辦印發(fā)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》中明確指出，要以數(shù)字化驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)生活和治理方式變革，全面提升數(shù)字中國建設(shè)的整體性、系統(tǒng)性與協(xié)同性。在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出，到2025年要促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。在此政策背景下，為檔案信息化建設(shè)與電子檔案的規(guī)范化管理提供根本遵循和良好的發(fā)展環(huán)境，對檔案事業(yè)發(fā)展有著強(qiáng)大推動(dòng)作用。在形勢方面，新《檔案法》明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。隨著單套制的推廣，業(yè)務(wù)檔案的“存量數(shù)字化、增量電子化”模式較為普遍，數(shù)字資源管理已成為檔案工作的重點(diǎn)。新時(shí)代新技術(shù)的加速融入，使得檔案種類增多、存儲(chǔ)介質(zhì)復(fù)雜、應(yīng)用群體廣泛，對檔案本身的安全建設(shè)、共享利用、便捷服務(wù)也提出新的要求。檔案工作由后臺(tái)逐步走向前端。如何提高檔案服務(wù)水平，以信息化推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化，加速釋放檔案潛在價(jià)值，已成為電子檔案治理的新方向[1]。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

一是提升管理效率。以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的新一代技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用，為各事業(yè)單位的電子檔案管理工作注入了新鮮血液，使得工作人員打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的難管理、利用率低、安全性差的瓶頸，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的真實(shí)性與完整性。整體管理模式更加科學(xué)合理，為事業(yè)單位的長足發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 二是彰顯利用價(jià)值。通過信息化技術(shù)，社會(huì)群眾可進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)的在線查檔、終端搜索，摒棄過去時(shí)間與空間的限制，用戶只需登錄個(gè)人信息，確定關(guān)鍵詞后便可快速查尋需要的檔案資料，節(jié)省大量的人力資源與管理成本，檔案利用率實(shí)現(xiàn)大幅度提高[2]。三是實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)。過去的紙質(zhì)檔案大多存放庫房，受風(fēng)化、腐化、蟲蛀、火災(zāi)、水澇等自然因素影響，需要將檔案進(jìn)行除酸、防腐等操作。同時(shí)，在人工翻閱過程中也容易導(dǎo)致紙張丟失、損壞、內(nèi)容被泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)，給事業(yè)單位造成不可逆的損失。將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，可實(shí)現(xiàn)電子化海量存儲(chǔ)，安全化在線傳輸，并通過安全設(shè)備、殺毒軟件等防護(hù)手段的支持，在一定程度上降低自然環(huán)境的影響?？稍诟瓷咸嵘龣n案資源的安全防護(hù)水平，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

2 新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理面臨的困境

2.1 基礎(chǔ)要素不完整，發(fā)展動(dòng)力不足

在事業(yè)單位中，“重發(fā)展，輕管理”的思想嚴(yán)重。尤其針對檔案管理，被認(rèn)為這僅僅是一項(xiàng)將文件收集整理的手工工作，“邊緣化”的意識(shí)較強(qiáng)，且對于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用以及數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的整體趨勢認(rèn)知有限，缺乏主動(dòng)創(chuàng)新與改革的工作態(tài)度，導(dǎo)致在政策扶持、資金幫助等方面力度不夠。服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端等基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置較少，技術(shù)應(yīng)用無從下手。部分單位雖已開展檔案信息化工作，但僅流于形式，并未充分發(fā)揮信息化技術(shù)的利用價(jià)值。在此背景下，出現(xiàn)各事業(yè)單位干部隊(duì)伍素養(yǎng)較低的問題。電子檔案的管理不僅需要管理人員具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且需要熟悉現(xiàn)代信息管理技能。但目前大多數(shù)單位檔案人員由辦公室人員兼職，信息化理論知識(shí)學(xué)習(xí)不到位，專業(yè)水準(zhǔn)較低，加之單位后期繼續(xù)教育與人才培養(yǎng)活動(dòng)開展較少，使得整體綜合素質(zhì)長期處于低級(jí)狀態(tài)，影響檔案管理工作的整體水平[3]。

2.2 管理體系不完整，規(guī)范程度不夠

雖然部分事業(yè)單位給予檔案工作一定的重視，但是仍存在管理機(jī)制不健全的問題。沒有設(shè)置檔案信息化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)主管業(yè)務(wù)科室，造成檔案管理機(jī)制改革力度較小。使得電子檔案的管理職能不夠明確，崗位責(zé)任制不夠清晰，相關(guān)管理業(yè)務(wù)分工不夠細(xì)化，對于工作人員的日常監(jiān)督和績效考核力度不夠，造成實(shí)際工作效率極低，容易出現(xiàn)敷衍了事的現(xiàn)象，無法真正意義上對檔案事業(yè)進(jìn)行創(chuàng)新性改革與標(biāo)準(zhǔn)性優(yōu)化。

在沒有領(lǐng)導(dǎo)小組的情況下，對于檔案管理制度的更新也會(huì)出現(xiàn)不及時(shí)、不到位的現(xiàn)象。大多事業(yè)單位往往沿用上級(jí)部門的政策文件，沒有根據(jù)工作開展情況有針對性地研究出臺(tái)制度標(biāo)準(zhǔn)體系，使得電子單位對檔案管理的全流程約束力不夠，管理人員對制度落實(shí)不到位。相關(guān)要求覆蓋不全面的問題較大，極易出現(xiàn)電子檔案文件分類混亂、保存不完整、利用不廣泛的情形。

2.3 系統(tǒng)功能不完整，技術(shù)應(yīng)用滯后

一是信息化基礎(chǔ)薄弱。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)涉及電子檔案的創(chuàng)建、分類、著錄、錄入、存儲(chǔ)、利用、共享等環(huán)節(jié)，涉及較多的部門及人員，尤其是與民生相關(guān)的檔案資料，利用率高、工作量大且流程煩瑣。一旦出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確的問題，就極可能導(dǎo)致管理混亂、歸檔移交不及時(shí)。同時(shí)也存在實(shí)體文件的產(chǎn)生與數(shù)字化加工工作不同步的問題，無紙化辦公尚未完全實(shí)現(xiàn)，使得部分檔案資料仍以紙質(zhì)形式存在，影響今后的共享和管理。二是技術(shù)應(yīng)用滯后。系統(tǒng)的功能研發(fā)缺乏檔案管理的智能化工具，無法實(shí)現(xiàn)文本分析、自動(dòng)著錄、多層次檢索等功能，限制檔案價(jià)值的深入挖掘。對于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用而言，大多單位在數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)、處理分析等方面投入資金力度不夠，檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性探索不充分，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理方案不夠完善，使得利用率較低，共建共享水平落后。

2.4 安全保障不完整，風(fēng)險(xiǎn)隱患較多

隨著電子檔案數(shù)量激增，由于安全管控方式不到位，安全風(fēng)險(xiǎn)層出不窮，其安全性也逐漸受到各事業(yè)單位重視。目前，部分事業(yè)單位對于電子檔案的安全性管理認(rèn)知不夠，相關(guān)投資較少，安全設(shè)備、殺毒軟件、防護(hù)措施應(yīng)用不全面，升級(jí)維護(hù)不及時(shí)，保密意識(shí)和底線思維不強(qiáng)。即使開展檔案安全檢查工作，也僅僅是應(yīng)付上級(jí)部門檢查，缺乏常態(tài)化安全運(yùn)營與維護(hù)，潛在的安全隱患比較大，容易在檔案管理利用共享過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)被竊取、資料被泄露、信息丟失等損失，無法充分滿足數(shù)字化時(shí)代對檔案管理的安全性要求。

3 新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新性路徑

雖然在電子檔案實(shí)際管理過程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，但是無論在政策支持還是技術(shù)應(yīng)用上，在檔案行業(yè)已有較為成功的典型案例可供各事業(yè)單位參考學(xué)習(xí)。這就需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者積極深入行業(yè)調(diào)查研究，全面完善電子檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新與模式創(chuàng)新，更好地發(fā)揮電子檔案的作用。

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

信息化時(shí)代，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要在思想上緊跟時(shí)代潮流，在管理理念與管理措施上做到與時(shí)俱進(jìn)，推陳出新，消除被動(dòng)工作意識(shí)，推動(dòng)檔案工作由“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變。基于良好的服務(wù)意識(shí)去創(chuàng)新電子檔案管理工作，并且在相關(guān)統(tǒng)籌規(guī)劃、資金投入、軟硬件設(shè)施配置等方面給予大力支持，同時(shí)在事業(yè)單位加大對檔案工作的宣傳力度。通過開展檔案專項(xiàng)工作會(huì)議、線上線下檔案知識(shí)問答活動(dòng)，將檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代技術(shù)內(nèi)涵、行業(yè)發(fā)展趨勢等理論深入人心，營造良好的工作氛圍。另一方面，事業(yè)單位要將構(gòu)建專業(yè)干部隊(duì)伍作為一項(xiàng)長期工作去開展，在人才引進(jìn)、對外招聘中列入專項(xiàng)招錄計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)科背景人員的計(jì)劃，提升專業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任心高的復(fù)合型人才數(shù)量，不斷為本單位注入活力。同時(shí)要定期安排檔案管理人員參加上級(jí)部門或者檔案主管部門舉辦的培訓(xùn)與進(jìn)修班。鼓勵(lì)他們主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)及信息化技術(shù)，保障檔案管理綜合素質(zhì)及能力得到全面發(fā)展。筑牢工作人員法治化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的思想防線，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的長效化運(yùn)作提供人員保障[4]。

3.2 完善組織建設(shè)，制定制度標(biāo)準(zhǔn)

一是強(qiáng)化組織保障。各事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，并配套設(shè)置工作專班專項(xiàng)負(fù)責(zé)電子檔案的管理工作。進(jìn)一步明確檔案管理相關(guān)主體責(zé)任，明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任、檔案管理人員的職責(zé)分工；制定清晰的檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任與義務(wù)。同時(shí)要通過領(lǐng)導(dǎo)小組構(gòu)建全員參與格局，在檔案文件的數(shù)字化加工、分類整理、在線歸檔等方面保障相關(guān)工作落地落實(shí)。二是健全制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要牢固樹立依法治檔、以規(guī)管檔的原則，會(huì)同檔案業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人員，深入調(diào)研本單位檔案工作開展情況，并尋找關(guān)鍵點(diǎn)與漏洞。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案著錄規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等規(guī)定，制定、補(bǔ)充與改進(jìn)符合本單位未來規(guī)劃的標(biāo)準(zhǔn)體系。例如《電子檔案管理制度》《檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)》《涉密文件管理制度》等指導(dǎo)性、約束性文件，進(jìn)一步保障電子檔案生成、在線收集、著錄整理、開放鑒定、安全保管、共享利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)能夠按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施落地執(zhí)行[5]。

3.3 強(qiáng)化功能開發(fā)，打造共享平臺(tái)

一是建設(shè)良好信息化發(fā)展環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)小組與檔案管理部門要立足實(shí)際，制定檔案信息化建設(shè)整體規(guī)劃，確保檔案材料及時(shí)匯總。要求各部門對工作生成的檔案文件進(jìn)行全面收集，盡量做到電子化移交。需要保留紙質(zhì)文件的，采用電子版作為副本歸檔，全面落實(shí)各項(xiàng)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。同時(shí)，檔案管理部門要定期在單位開展數(shù)字化加工工作，在行業(yè)內(nèi)選擇有資質(zhì)、技術(shù)、口碑的第三方服務(wù)公司。按照國家檔案局公布的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，真正做到“存量數(shù)字化，增量電子化”，進(jìn)而建立標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理體系。二是要推進(jìn)大數(shù)據(jù)一體化平臺(tái)建設(shè)。加快大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、云技術(shù)的應(yīng)用，做好檔案資源分配與服務(wù)策略。在技術(shù)層面上，實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)跨部門、跨行業(yè)的資源整合共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)和管理的同時(shí)為大眾提供更便捷貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 構(gòu)建安全體系，優(yōu)化防護(hù)手段

一是構(gòu)建安全管理體系。做好電子檔案文件特別是涉密信息的安全防護(hù)。在數(shù)字化加工過程中簽訂保密協(xié)議，在數(shù)據(jù)傳輸過程中引進(jìn)加密技術(shù)，在計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件等，做到對應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的日常病毒漏洞查殺，杜絕網(wǎng)絡(luò)黑客入侵。在電子檔案全流程管理過程中保證信息的完整性和安全性[6]。二是加快區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用。利用相關(guān)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案信息的不可篡改、透明性記錄和去中心化管理，有效防止數(shù)據(jù)的惡意篡改與濫用，降低偽造信息等不法行為的發(fā)生。三是實(shí)現(xiàn)電子檔案安全保障。一方面事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要定期撥付檔案安全化管理專項(xiàng)資金，用于采購漏洞掃描、日志審計(jì)等硬件設(shè)備。另一方面要在檔案數(shù)據(jù)對外利用過程中應(yīng)用加密傳輸、電子簽章、訪問控制等技術(shù)手段，建立完善的審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)的可用性和可靠性。四是做好電子檔案備份工作。依照上級(jí)部門指示要求，綜合外界因素與人為因素對檔案數(shù)據(jù)庫的安全隱患，制定備份機(jī)制，定期開展異地異質(zhì)備份工作，確保災(zāi)難發(fā)生后電子檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)恢復(fù)。

結(jié)語

在新形勢發(fā)展背景下，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的理念，深入推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，注重電子檔案管理模式、管理手段的創(chuàng)新，切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位改革進(jìn)程，減輕管理負(fù)擔(dān)，彰顯其利用價(jià)值，奮力書寫檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新篇章。

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作者簡介：馬淑艷（1976.12—），大專學(xué)歷，山東省臨邑縣水利局館員，工作及研究方向：事業(yè)單位電子文件檔案管理。