信息化環(huán)境下制造企業(yè)優(yōu)化梳理業(yè)務流程、設計內(nèi)控關鍵點的建議

［摘 要］隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應用，制造企業(yè)逐漸實現(xiàn)了業(yè)務流程的信息化。這種趨勢雖然提高了企業(yè)的運營效率，但同時也帶來了一些新的風險和挑戰(zhàn)。為了更好地應對這些挑戰(zhàn)并提高企業(yè)的競爭力，制造企業(yè)需要對業(yè)務流程進行優(yōu)化梳理，并設計關鍵內(nèi)部控制點，以確保企業(yè)運營的穩(wěn)健性和合規(guī)性。本文首先闡述信息化對制造企業(yè)優(yōu)化梳理業(yè)務流程、設計內(nèi)控的重要性，然后就信息化環(huán)境下制造企業(yè)如何優(yōu)化梳理業(yè)務流程、設計內(nèi)控關鍵點提出了相應的意見和建議。

［關鍵詞］信息化；制造企業(yè)；業(yè)務流程；內(nèi)控

［中圖分類號］F27 文獻標志碼：A

在信息化環(huán)境下，制造企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn)，其中業(yè)務流程和內(nèi)部控制體系的設計與優(yōu)化是確保企業(yè)高效運營和降低風險的重要環(huán)節(jié)。制造企業(yè)在信息化環(huán)境下需要優(yōu)化業(yè)務流程并設計關鍵內(nèi)部控制點，以提高企業(yè)的運營效率和降低風險。這需要企業(yè)全面了解自身的業(yè)務流程，對業(yè)務流程進行優(yōu)化和改進，設計相應的內(nèi)部控制措施并建立完善的內(nèi)部控制體系。只有這樣，企業(yè)才能在市場競爭中保持競爭優(yōu)勢并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 信息化對制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程、設計內(nèi)控關鍵點的重要性

1.1 信息化對制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程的重要性

信息化對制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程的作用體現(xiàn)為：一是信息化可以幫助企業(yè)將業(yè)務流程進行標準化和優(yōu)化，減少人工操作的錯誤，提高業(yè)務處理的速度和精度。通過使用信息化管理系統(tǒng)，企業(yè)可以實現(xiàn)對各項業(yè)務流程的規(guī)范化、標準化的管理和監(jiān)控，從而避免管理過程中的隨意性和不確定性。二是信息化建設還能夠為企業(yè)提供實時的業(yè)務數(shù)據(jù)，讓管理層能夠更加及時地了解企業(yè)的運營狀況，更好地掌握市場動態(tài)和客戶需求，更加準確地制定決策。三是信息化建設可以幫助企業(yè)開拓市場和業(yè)務，增強企業(yè)的核心競爭力。例如通過ERP系統(tǒng)，企業(yè)可以更好地進行物料需求計算、生產(chǎn)排程，在提高生產(chǎn)效率的同時大大降低產(chǎn)品生產(chǎn)成本；通過CRM和運維大數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以更好地了解客戶需求，優(yōu)化產(chǎn)品設計和營銷策略。這些新的業(yè)務模式和手段的應用，無疑會為企業(yè)帶來更多的商業(yè)機會。四是信息化建設也為企業(yè)帶來了巨大的機遇。通過信息化建設，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務流程的優(yōu)化和組織機構(gòu)的精簡，提高管理效率和競爭力。

1.2 信息化對制造企業(yè)設計內(nèi)控關鍵點的重要性

信息化對制造企業(yè)設計內(nèi)控關鍵點的作用：一是促進組織變革。在實施信息化過程中，企業(yè)需要進行組織變革以適應信息化的需求，包括調(diào)整組織架構(gòu)、優(yōu)化業(yè)務流程、加強信息管理，以確保企業(yè)能夠更好地利用信息化技術(shù)提高管理效率，增強內(nèi)部控制能力。二是強化風險評估與控制。通過信息技術(shù)，企業(yè)可以更好地進行風險評估與控制，可以建立更加完善的內(nèi)部控制體系，通過對關鍵業(yè)務流程的監(jiān)控和預警，有效控制風險。例如，利用數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，可以識別出潛在的業(yè)務風險和問題，以便及時采取措施加以解決。三是提高信息透明度和溝通效率。信息化技術(shù)可以實現(xiàn)信息的實時傳遞和共享，提高信息的透明度和溝通效率。這有助于加強企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作和溝通，確保信息及時傳遞和準確理解，從而更好地支持企業(yè)決策和內(nèi)部控制。四是增強審計與監(jiān)督能力。通過信息技術(shù)的運用，企業(yè)可以建立更加完善的審計與監(jiān)督體系，實現(xiàn)對業(yè)務流程和信息系統(tǒng)的全面監(jiān)控［1］。例如，通過建立信息系統(tǒng)審計平臺，可以實時監(jiān)測和評估信息系統(tǒng)的運行狀況和安全性，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。五是促進數(shù)據(jù)分析與應用。信息技術(shù)可以積累大量的業(yè)務數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以從中提取有價值的信息和知識，支持企業(yè)決策和內(nèi)部控制。例如，企業(yè)通過數(shù)據(jù)分析可以評估銷售業(yè)績，制定更加精準的市場策略。

2 信息化環(huán)境下制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程、設計內(nèi)控關鍵點的建議

2.1 信息化環(huán)境下制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程的建議

2.1.1 業(yè)務流程標準化

業(yè)務流程標準化是信息化環(huán)境下制造企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程的關鍵步驟。具體做法包括：一是制定明確的業(yè)務流程。在制造企業(yè)中，業(yè)務流程涉及各個環(huán)節(jié)，包括訂單處理、產(chǎn)品設計、物料采購、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、銷售發(fā)貨、運維服務等。每個環(huán)節(jié)都需要明確其責任和時間要求，以確保流程的順暢和高效率。二是集成到企業(yè)信息系統(tǒng)。一旦業(yè)務流程被明確，就需要將其集成到企業(yè)的信息系統(tǒng)中，這可以確保業(yè)務流程的自動化和準確性，減少人為干預和錯誤。例如，可以通過ERP系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)、MES系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)等來實現(xiàn)業(yè)務流程的信息化。三是促進部門間的協(xié)作和信息共享。業(yè)務流程標準化可以打破部門之間的壁壘，促進部門間的協(xié)作和信息共享［2］，部門之間的溝通將更加順暢，這可以提升企業(yè)的整體運營效率和響應速度。例如，銷售部門可以及時將客戶訂單信息傳遞給生產(chǎn)管理部門，生產(chǎn)管理部門可以根據(jù)訂單信息制訂生產(chǎn)計劃，并將相關信息共享給制造部門和質(zhì)量控制部門。

2.1.2 引入先進的信息技術(shù)

引入先進的信息技術(shù)對于制造企業(yè)在信息化環(huán)境下優(yōu)化業(yè)務流程具有至關重要的作用。具體做法包括：一是流程重組與優(yōu)化。在信息化實施過程中，需要對舊的管理體制和工作方式進行變革，重組和優(yōu)化業(yè)務流程。二是選擇合適的供應商。企業(yè)在選擇供應商時，應優(yōu)先考慮成熟度高、專業(yè)技術(shù)水平高、數(shù)據(jù)庫開放程度高、二次開發(fā)靈活性高的供應商。三是制訂方案。企業(yè)要根據(jù)采購成本、發(fā)展規(guī)劃等實際情況制訂信息化配套方案。四是進行系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通、信息共享。系統(tǒng)集成是制造企業(yè)推進全面信息化的必要工作，包括系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)與生產(chǎn)設備之間、服務器與服務器之間的集成。例如制造企業(yè)可以將ERP、PLM、MES三個系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)技術(shù)、生產(chǎn)、銷售、財務部門的協(xié)同，科學、準確、高效地實現(xiàn)業(yè)務流轉(zhuǎn)；將MES系統(tǒng)與企業(yè)自動化、智能化的生產(chǎn)設備進行集成，對生產(chǎn)設備、工藝過程進行實時監(jiān)控和優(yōu)化，實現(xiàn)生產(chǎn)過程的自動化和智能化管理。

2.1.3 持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程

對于制造業(yè)企業(yè)來說，運用信息技術(shù)持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程是非常重要的。制造企業(yè)要做到：一是根據(jù)企業(yè)中長期發(fā)展目標制定信息化戰(zhàn)略規(guī)劃。一個明確的信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，可以確保在實施過程中有明確的方向和目標。這個戰(zhàn)略規(guī)劃不僅要關注技術(shù)范疇，還要關注管理范疇，并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和所處的社會、經(jīng)濟環(huán)境進行相應的調(diào)整。二是根據(jù)企業(yè)實際情況對既有的信息化系統(tǒng)進行改進。不同的企業(yè)有不同的業(yè)務流程、管理需求、知識結(jié)構(gòu)等，沒有一個信息化系統(tǒng)能滿足所有企業(yè)的業(yè)務需求。同一企業(yè)在不同階段、不同時期也會有不一樣的業(yè)務流程和管理需求，因此企業(yè)需要對既有的信息化系統(tǒng)進行二次開發(fā)或調(diào)整，以滿足現(xiàn)階段的業(yè)務流程和管理需求。三是要配套構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部信息共享平臺（如協(xié)同辦公系統(tǒng)等）。這種系統(tǒng)可以提供各種文檔和信息的共享、更新和審核功能，以及任務和工作計劃的分配和跟蹤功能，企業(yè)員工可以方便地獲取各個業(yè)務之間的相關信息，提高工作效率的同時還可以促進不同部門之間的溝通和協(xié)作。四是不斷調(diào)整和優(yōu)化方案。信息化是一項投入大、見效慢的工程，在實施過程中，企業(yè)需要不斷調(diào)整和優(yōu)化方案，以適應不斷變化的市場需求和企業(yè)發(fā)展，同時也需要注重員工培訓和管理層領導力的培養(yǎng)，以提高企業(yè)的整體素質(zhì)和競爭力。

2.2 信息化環(huán)境下制造企業(yè)設計內(nèi)控關鍵點的建議

控制點是企業(yè)根據(jù)內(nèi)部控制要求，梳理并分析每一個業(yè)務流程中存在的風險，針對風險采取的控制措施。關鍵控制點則是對業(yè)務流程正常運行起重要作用的控制點。由于信息化環(huán)境大大減少了人工統(tǒng)計的工作量，具有海量數(shù)據(jù)分析、流程設計模式化的特點，因此關鍵控制點設計可以更加細化和多元化，具體可圍繞以下幾個方面進行：

2.2.1 引入信息化風險預警系統(tǒng)

引入信息化風險預警系統(tǒng)，實時監(jiān)控內(nèi)控關鍵點，這是制造企業(yè)利用信息化加強內(nèi)部控制和風險管理的重要手段之一。這種預警系統(tǒng)可以通過實時監(jiān)控各個業(yè)務環(huán)節(jié)的關鍵控制點的流程和數(shù)據(jù)，對比歷史數(shù)據(jù)、計劃數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)和預警潛在風險，為企業(yè)爭取到更多的反應時間。預警系統(tǒng)具體可以通過以下方面實現(xiàn)：一是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)進行分析。這種預警系統(tǒng)通?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，對生產(chǎn)、采購、銷售、運維等各個環(huán)節(jié)的關鍵點的流程和數(shù)據(jù)進行全面、實時的分析和處理，為企業(yè)管理決策提供科學依據(jù)［3］。例如，科學排產(chǎn)是制造企業(yè)內(nèi)部控制的重要措施，生管人員按生產(chǎn)計劃進行排產(chǎn)時，信息系統(tǒng)同時將各個機臺的剩余有效工作時間作為機臺稼動率的關鍵點數(shù)據(jù)進行分析和匯總，并通過可視化的圖表呈現(xiàn)出來，這樣就可以科學、高效地進行排產(chǎn)，避免開機率不合理、不均衡的情況。二是預警潛在風險。預警系統(tǒng)可以分析關鍵點的歷史數(shù)據(jù)、計劃數(shù)據(jù)和實際數(shù)據(jù)，識別出可能出現(xiàn)的潛在風險，并針對潛在風險提出應對措施和建議，幫助企業(yè)更好地規(guī)避風險［4］。例如，生產(chǎn)流程中將生產(chǎn)線的正品數(shù)量占比作為關鍵控制點分析，如果某個生產(chǎn)線的正品率低于計劃數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會自動預警，并通知維護部門及時進行維修，以避免生產(chǎn)中斷和損失。三是設計并監(jiān)控關鍵指標。預警系統(tǒng)著重設計并監(jiān)控技術(shù)、生產(chǎn)、采購、銷售、運維等各個環(huán)節(jié)的關鍵性指標，例如設計圖紙轉(zhuǎn)化率、生產(chǎn)效率、材料損耗率、產(chǎn)品良品率、單位成本波動、銷售收入波動、客戶滿意度等。通過對這些指標的實時監(jiān)測和分析，可以及時發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的問題和異常，確保企業(yè)運營的正常和穩(wěn)定。四是自動化通知與應對。預警系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動化的通知功能，一旦發(fā)現(xiàn)潛在風險，可以立即通知相關人員以便快速采取應對措施。例如，客戶信用額度管控是銷售流程中非常重要的內(nèi)控環(huán)節(jié)，信息化系統(tǒng)把客戶可用額度作為關鍵控制點進行監(jiān)控，一旦客戶使用額度超出信用額度標準，立即向銷售部門、財務部門和客戶進行提醒，以便盡快采取應對措施。

2.2.2 對關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)利用數(shù)據(jù)挖掘和分析工具進行內(nèi)控

信息化環(huán)境下利用數(shù)據(jù)挖掘和分析工具進行內(nèi)控是制造企業(yè)的一個重要手段。具體實踐方法有：一是生產(chǎn)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析。生產(chǎn)環(huán)節(jié)是制造企業(yè)非常重要的一個流程，其與上游的技術(shù)、采購以及下游的銷售、運維息息相關。通過分析生產(chǎn)環(huán)節(jié)關鍵點數(shù)據(jù)，一方面可以了解生產(chǎn)過程中的瓶頸，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本，實時監(jiān)控生產(chǎn)質(zhì)量和工藝，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題；另一方面可以通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)技術(shù)環(huán)節(jié)（如設計錯誤）、采購環(huán)節(jié)（如供應商質(zhì)量評估）、銷售環(huán)節(jié)（如銷售計劃準確率）、運維環(huán)節(jié)（如產(chǎn)品返修率）存在的問題，有針對性地提出改善方案。二是銷售環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析。銷售部門是制造企業(yè)的火車頭，帶動著其他部門的行動步伐，因此銷售數(shù)據(jù)是企業(yè)的重要數(shù)據(jù)之一。通過對銷售環(huán)節(jié)關鍵點數(shù)據(jù)的挖掘和分析，企業(yè)可以了解市場需求、客戶行為、客戶痛點、銷售策略等。例如通過分析銷售額占比，企業(yè)可以識別出暢銷和滯銷商品，及時調(diào)整生產(chǎn)和銷售策略；通過分析銷售毛利率數(shù)據(jù)，企業(yè)可以識別出引流產(chǎn)品和高附加值產(chǎn)品，有針對性地制定不同的銷售策略。三是財務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析。制造企業(yè)各個業(yè)務流程的運營情況最終體現(xiàn)在財務數(shù)據(jù)方面，因此財務數(shù)據(jù)是制造企業(yè)的核心數(shù)據(jù)之一，財務人員應參與到各個業(yè)務流程關鍵控制點的設計活動中。通過對財務數(shù)據(jù)的挖掘和分析，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)成本和開支的異常，避免財務風險的產(chǎn)生。例如通過對原料工費結(jié)構(gòu)和波動的分析，企業(yè)可以找出成本較高的領域和環(huán)節(jié)，采取相應的成本控制措施；通過對內(nèi)部獨立核算部門的盈利能力分析，企業(yè)可以公正、公平地進行績效考核和人事提拔；通過對機臺稼動率、人均產(chǎn)值的分析，企業(yè)可以科學地進行投資決策和用工管理。四是決策支持系統(tǒng)：數(shù)據(jù)挖掘和分析工具還可以為企業(yè)提供決策支持系統(tǒng)，通過對各業(yè)務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析和可視化工具，企業(yè)可以將海量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為易于理解的圖表和報告，讓管理者更加清晰地了解企業(yè)運營狀況和市場情況，為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展提供有力的支持。

2.2.3 積極采用信息化數(shù)據(jù)分析工具

采用信息化數(shù)據(jù)分析工具，企業(yè)可以對海量的數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，這為企業(yè)制定更精準的內(nèi)部控制策略提供了有力的支持。一是通過數(shù)據(jù)挖掘和分析工具，企業(yè)可以減少人為錯誤和失誤，提高內(nèi)部控制效率。例如，以往的銷售數(shù)據(jù)分析可能需要大量的人工統(tǒng)計和對比，現(xiàn)在通過數(shù)據(jù)挖掘工具的自動化分析功能，可以快速準確地完成這些任務，大大提高了工作效率。二是數(shù)據(jù)挖掘工具可以對數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控和異常檢測，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題，及時調(diào)整內(nèi)部控制策略，進一步提高內(nèi)部控制的效率和準確性。三是通過數(shù)據(jù)挖掘和分析工具的應用，企業(yè)可以制定更加精準的內(nèi)部控制策略。例如，根據(jù)市場趨勢和客戶行為的分析結(jié)果，企業(yè)可以制定更具有針對性的銷售策略。四是數(shù)據(jù)挖掘和分析工具應采用統(tǒng)一的計算方法、標準和表現(xiàn)形式，這有利于規(guī)范內(nèi)部交流口徑，提高內(nèi)部溝通效率，也有利于企業(yè)管理者的理解和決策。

4 結(jié)語

在信息化環(huán)境下，制造企業(yè)需要不斷優(yōu)化梳理業(yè)務流程，設計內(nèi)控的關鍵點，以確保企業(yè)運營的高效、合規(guī)和穩(wěn)定。通過對業(yè)務流程的持續(xù)改進與優(yōu)化，企業(yè)可以更好地滿足市場需求，提高生產(chǎn)效率和質(zhì)量，降低成本和風險。

參考文獻

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［作者簡介］宋李兵，男，江蘇張家港人，江蘇保麗潔環(huán)境科技股份有限公司，中級會計師、注冊會計師、注冊稅務師，本科，研究方向：企業(yè)財務管理、內(nèi)部控制。