以信息化建設(shè)賦能高校教師公寓管理探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校教師公寓管理正逐步向信息化、智能化轉(zhuǎn)型。通過(guò)應(yīng)用智能化設(shè)備與建設(shè)信息化平臺(tái)，可以顯著提升教師公寓管理效率、加強(qiáng)安全保障并創(chuàng)造公寓文化氛圍，進(jìn)而增強(qiáng)教職工在居住過(guò)程中的滿意度和歸屬感。通過(guò)信息化手段可以更加高效、準(zhǔn)確、便捷地推進(jìn)管理工作，持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)可以更加提升教師公寓在管理效能、安全性及文化建設(shè)等多方面的管理水平，從而為我國(guó)的教育事業(yè)發(fā)展助力。

關(guān)鍵詞：高校；教師公寓管理；信息化

面對(duì)各地高校人才隊(duì)伍體量顯著擴(kuò)增，為保障現(xiàn)有人員居住需求并吸引更多人才助力學(xué)校發(fā)展，各地高校通過(guò)“改、租、建”等方式擴(kuò)展了一定數(shù)量的公寓房源。如何在公寓體量逐漸擴(kuò)大與管理要求不斷提升的情況下更加優(yōu)質(zhì)地提供公寓管理服務(wù)工作，成為高校職能部門需要思考的問(wèn)題。本文將從管理效能、安全性、文化建設(shè)三個(gè)方面對(duì)教師公寓發(fā)展歷史中存在的問(wèn)題與相應(yīng)的解決措施進(jìn)行分析討論。

智慧革新優(yōu)化高校教師公寓管理模式

隨著現(xiàn)代社會(huì)科技發(fā)展的進(jìn)步，信息化革新的重要性日益凸顯。信息化建設(shè)既可以提高工作效率，減少人力成本與時(shí)間成本，也可以借用大數(shù)據(jù)模型分析，提高決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，從而優(yōu)化管理模式并且提升公寓住戶的居住體驗(yàn)。

第一，信息化技術(shù)促進(jìn)高校教師公寓管理模式更新?lián)Q代。隨著各地高校人才隊(duì)伍不斷壯大，配套公寓樓宇也逐步擴(kuò)增，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿足與日俱增的業(yè)務(wù)量，在日常公寓業(yè)務(wù)中的看房、選房、簽租房合同、每月支付租金、居住期間報(bào)修以及開(kāi)具各類居住相關(guān)證明，需要教職工多次往返于公寓管理辦公室、租賃房屋與現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)辦公室，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。大量紙質(zhì)文件與合同存檔后，占用大量辦公空間并且查詢與核對(duì)工作繁瑣。管理單位與各個(gè)公寓現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)團(tuán)隊(duì)溝通不及時(shí)，易出現(xiàn)“信息孤島”，導(dǎo)致教職工入住體驗(yàn)較差。

在數(shù)字化管理理念的普及應(yīng)用下，公寓管理模式已經(jīng)開(kāi)始向智能化轉(zhuǎn)型，信息系統(tǒng)可以將繁瑣的線下流程轉(zhuǎn)至線上。為減少教職工輾轉(zhuǎn)多處教師公寓地址看房，利用VR技術(shù)（虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)）構(gòu)建公寓導(dǎo)覽系統(tǒng)；同時(shí)，將教師公寓地址、戶型、面積、租金、朝向及室內(nèi)家具家電配置等相關(guān)情況展示在備注欄中，可以為教職工提供直觀的公寓布局、配置和周邊設(shè)施介紹，身臨其境的感受更加有助于選擇適宜居住的房源。在簽訂協(xié)議與辦理入住的環(huán)節(jié)，引入電子合同章技術(shù)，代替以往的紙質(zhì)簽字流程，避免教職工反復(fù)奔波于辦公室與公寓樓之間，為教職工節(jié)省時(shí)間投身于教學(xué)與科研等工作任務(wù)中。租金繳費(fèi)環(huán)節(jié)需要與銀行協(xié)同合作，開(kāi)發(fā)定制化電子支付系統(tǒng)。通過(guò)學(xué)校與銀行的雙重核驗(yàn)方式實(shí)行每月自動(dòng)扣費(fèi)，隨時(shí)生成賬單明細(xì)表，教職工可以更加方便、快捷地繳納租金和其他費(fèi)用，減少了現(xiàn)金流轉(zhuǎn)的不便和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，這也有助于提高學(xué)校公寓財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性和效率。在公寓業(yè)務(wù)流程中建設(shè)問(wèn)題反饋機(jī)制的模塊功能，保障日常包修及服務(wù)需求可以及時(shí)響應(yīng)。持續(xù)收集教職工居住反饋，根據(jù)反饋意見(jiàn)優(yōu)化信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能。這種創(chuàng)新的方式不僅提高了服務(wù)的質(zhì)量和效率，而且也增強(qiáng)了教職工對(duì)公寓的滿意度。

第二，人工智能算力助推教師公寓發(fā)展規(guī)劃分析決策。在日常的管理過(guò)程中，紙質(zhì)臺(tái)賬存在時(shí)效性較慢的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為房源狀態(tài)的更新進(jìn)度在房產(chǎn)管理辦公室與現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)之間存在誤差。為了避免誤差導(dǎo)致房源錯(cuò)配，辦公室與現(xiàn)場(chǎng)需要定期開(kāi)展核對(duì)工作，該項(xiàng)工作的繁瑣性與周期性導(dǎo)致房源狀態(tài)不能及時(shí)更新，從而產(chǎn)生一定的空置成本。例如：某高校在校外租賃若干套房源作為學(xué)校補(bǔ)充房源，由現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)代為管理，雙方約定每月底核對(duì)當(dāng)月退房的房間清單后安排新租戶入住，月初騰退的房間月底入住新的租戶，產(chǎn)生的空置租金成為學(xué)校應(yīng)付成本，房間也沒(méi)有充分使用。此外，公寓管理缺乏整體性、宏觀性的臺(tái)賬分析模塊，報(bào)表功能的短板導(dǎo)致諸多統(tǒng)計(jì)分析工作具有阻力，效率較低。

信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)的首要任務(wù)是創(chuàng)建公寓數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有房源信息精準(zhǔn)錄入系統(tǒng)，為每個(gè)房間設(shè)置“空房”“已出租”及“維修中”等狀態(tài)，配合線上選房與簽訂協(xié)議的智能化流程，由現(xiàn)場(chǎng)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)更新房間狀態(tài)。區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)房源清單模式，線上系統(tǒng)可以有效地監(jiān)控和優(yōu)化資源利用，更加清晰、準(zhǔn)確、及時(shí)地為教職工提供房源，顯著提升房源周轉(zhuǎn)率，減少空置率；同時(shí)，也減少教職工排隊(duì)等候房源周期。設(shè)計(jì)多種類報(bào)表，隨時(shí)按照自定義時(shí)間段觀測(cè)入住率、周轉(zhuǎn)率、空置率等相關(guān)數(shù)據(jù)，以人工智能算法介入公寓管理報(bào)表，根據(jù)學(xué)校人才隊(duì)伍規(guī)劃、教職工薪酬、校內(nèi)房源租賃情況、周邊租賃市場(chǎng)行情及商品房?jī)r(jià)格走勢(shì)等多項(xiàng)影響因素，對(duì)學(xué)校房源租賃比率的趨勢(shì)進(jìn)行數(shù)學(xué)建模，加以訓(xùn)練后可以更加準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)學(xué)校房源供需情況，進(jìn)而為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃決策提供可靠數(shù)據(jù)。

創(chuàng)新科技加強(qiáng)高校教師公寓安全保障

當(dāng)今社會(huì)安全工作已然成為重中之重，無(wú)論是從法律要求層面或是社會(huì)責(zé)任層面，安全工作都是一個(gè)組織、單位或是企業(yè)必須要嚴(yán)格保證的重要部分。隨著各類行業(yè)的發(fā)展，安全工作也逐漸細(xì)分出不同的范疇，消防安全、人身安全與財(cái)產(chǎn)安全等諸多方面均有不同程度的要求，因此與教師公寓安全工作相關(guān)的各個(gè)方面都必須做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。

第一，智慧消防筑牢教師公寓安全規(guī)范。隨著各地高校進(jìn)入快速發(fā)展的階段，高校教師公寓的體量也逐步擴(kuò)大，隨之產(chǎn)生的安全問(wèn)題成為重要關(guān)注對(duì)象。在日常消防管理工作中，以下問(wèn)題較為常見(jiàn)：一是消防器材的有效期核查不及時(shí)，靠物業(yè)人員手工臺(tái)賬及現(xiàn)場(chǎng)檢查，導(dǎo)致過(guò)期消防器材未能及時(shí)更換。二是物業(yè)人員難以在第一時(shí)間接收到煙感報(bào)警器、漏水警鈴等設(shè)備報(bào)警，因此錯(cuò)過(guò)第一搶修時(shí)間進(jìn)而產(chǎn)生更大面積的負(fù)面影響。三是隨著電動(dòng)自行車在社會(huì)上的廣泛使用，車輛的存放、充電及報(bào)廢工作成為近年來(lái)產(chǎn)生的新型安全隱患問(wèn)題，對(duì)密集堆放和入戶充電等危險(xiǎn)行為無(wú)法實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)管，過(guò)期電池是否能夠安全處置尚未具備規(guī)范流程。

上述問(wèn)題在引入信息化技術(shù)手段的管理過(guò)程中可以取得顯著成效。一是建立智能消防管控平臺(tái)，將消防器材使用信息全部錄入系統(tǒng)臺(tái)賬，定時(shí)提醒更換。設(shè)定巡檢制度，鋪設(shè)消防器材巡更打卡點(diǎn)位，按時(shí)對(duì)消防器材進(jìn)行檢查，嚴(yán)格落實(shí)屬地消防要求，有效減少消防設(shè)備使用風(fēng)險(xiǎn)。二是將各類警報(bào)設(shè)備接入消防平臺(tái)主機(jī)，由主機(jī)向值班人員發(fā)送警報(bào)，如30秒內(nèi)未收到“已讀”反饋，主機(jī)迅速向安保部門負(fù)責(zé)人發(fā)送警報(bào)，以此類推，逐級(jí)發(fā)送警報(bào)，順序?yàn)橄厥抑蛋嗳藛T、安保部門、物業(yè)管理部門、學(xué)校房產(chǎn)管理部門與屬地消防部門，確保險(xiǎn)情迅速得到響應(yīng)，將影響控制在較小范圍。三是隨著人工智能算法的發(fā)展進(jìn)步，引入人工智能識(shí)圖技術(shù)，如電梯內(nèi)或走廊內(nèi)識(shí)別出電動(dòng)自行車圖像馬上向主機(jī)報(bào)警，通過(guò)智能手段實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低住戶風(fēng)險(xiǎn)行為的發(fā)生頻次。將住戶電瓶車統(tǒng)一注冊(cè)在消防平臺(tái)上，按消防要求提醒住戶更換電池或進(jìn)行報(bào)廢處置。

第二，“互聯(lián)網(wǎng)+”賦能教師公寓安全管理。居住安全保障經(jīng)常會(huì)成為租房考慮因素中最重要的方面，一些小區(qū)的安全管理依靠較大的人力投入并未奏效，主要表現(xiàn)為：一是門崗安保人員不能迅速識(shí)別訪客與陌生外來(lái)人員，導(dǎo)致小區(qū)內(nèi)外來(lái)人員進(jìn)出不可控。二是機(jī)械門鎖無(wú)攝像功能與開(kāi)門記錄功能，靠物業(yè)人員巡更不能做到樓內(nèi)各個(gè)樓層的實(shí)時(shí)監(jiān)管。三是機(jī)械門鎖不具備物聯(lián)功能，物業(yè)無(wú)法掌握租戶是否自行換鎖，對(duì)于清退“逾期未退”的租戶造成難度。

在高校公寓園區(qū)具備穩(wěn)定扎實(shí)網(wǎng)絡(luò)的情況下，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的優(yōu)勢(shì)逐步得以展現(xiàn)。園區(qū)應(yīng)統(tǒng)籌整體情況，開(kāi)展智能設(shè)備鋪設(shè)工作。一是設(shè)立智能閘機(jī)，常住居民采用人臉、指紋或二維碼等進(jìn)出，來(lái)訪人員須提前由住戶報(bào)備，憑訪客二維碼入園，實(shí)現(xiàn)園區(qū)出入人員有跡可循、有憑可依。二是更換智能門鎖，該門鎖實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)，具備遠(yuǎn)程開(kāi)門功能，每次開(kāi)門時(shí)間與時(shí)長(zhǎng)均傳送記錄至主機(jī)內(nèi)，并且具備報(bào)警功能，如發(fā)生暴力開(kāi)門行為，主機(jī)會(huì)同步收到報(bào)警。三是通過(guò)門鎖記錄與樓道監(jiān)控錄像可以做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，隨時(shí)取證。智能門鎖的指紋或NFC權(quán)限與租期保持一致，逾期未續(xù)或欠繳租金等情況，住戶權(quán)限自動(dòng)失效。這有助于提升管理方主動(dòng)權(quán)，有效降低違規(guī)租賃行為的發(fā)生概率。通過(guò)上述各類方案，有效提高物業(yè)服務(wù)效率與居住體驗(yàn)感。

第三，信息化建設(shè)精準(zhǔn)保障國(guó)有財(cái)產(chǎn)安全。為認(rèn)真貫徹黨中央關(guān)于“防止國(guó)有資產(chǎn)流失”和“建立長(zhǎng)效激勵(lì)約束機(jī)制”等重要指示精神，高校公寓作為國(guó)有資產(chǎn)，更應(yīng)該在管理過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)管機(jī)制。目前，高校公寓的房產(chǎn)資源委托第三方物業(yè)公司管理，房源使用情況僅靠現(xiàn)場(chǎng)檢查的單一方式不足以規(guī)避監(jiān)管中存在的漏洞。部分公寓租金由物業(yè)公司現(xiàn)場(chǎng)代收，相關(guān)的財(cái)務(wù)往來(lái)也需要更加嚴(yán)密與嚴(yán)格的核驗(yàn)機(jī)制。

引入信息化技術(shù)后，可以通過(guò)門鎖信息、樓內(nèi)監(jiān)控錄像及水電用量等相關(guān)數(shù)據(jù)，觀測(cè)房間是否在符合政策的情況下使用。信息化技術(shù)可以將國(guó)有財(cái)產(chǎn)的使用情況更加詳細(xì)精確地記錄，有效規(guī)避了代管方違規(guī)占用資產(chǎn)的情況。在財(cái)務(wù)流程方面，由信息系統(tǒng)根據(jù)房源使用情況自動(dòng)生成租金，使用方通過(guò)電子支付直接完成付款，定期生成對(duì)賬單，確保賬實(shí)相符。

智能設(shè)備推進(jìn)煥新教師公寓文化建設(shè)

營(yíng)造良好的教師公寓文化既能使現(xiàn)有居住人員獲得舒適的居住體驗(yàn)，同時(shí)也能起到“筑巢引鳳”的作用，有效推進(jìn)人才引進(jìn)工作，因此推進(jìn)教師公寓文化建設(shè)是必不可少的。

第一，完善基礎(chǔ)設(shè)施，營(yíng)造多媒體社區(qū)。文化建設(shè)的主要方法之一是加強(qiáng)媒體宣傳。為解決老舊小區(qū)媒體設(shè)備鋪設(shè)數(shù)量不足問(wèn)題，應(yīng)該完善電路設(shè)備并且增加網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積，具備完善的硬件條件之后，增設(shè)屏幕數(shù)量，滾動(dòng)播放各類具有教育意義的宣傳片，緊跟黨中央的指示，定期更新社會(huì)前沿內(nèi)容，進(jìn)而營(yíng)造園區(qū)教育氛圍，住戶日常居住過(guò)程中可以利用零散時(shí)間了解一些黨建新聞、消防常識(shí)、急救常識(shí)等有用信息。

第二，搭建溝通橋梁，開(kāi)展文化活動(dòng)。文化建設(shè)的另一個(gè)主要方法是組織文化活動(dòng)。目前，高校教師公寓中普遍存在的現(xiàn)象是教職工居民缺少互動(dòng)平臺(tái)，無(wú)論是線上交流平臺(tái)或是線下社區(qū)活動(dòng)，均處于較為匱乏狀態(tài)，如子女入學(xué)、老人就醫(yī)、舊物轉(zhuǎn)讓以及節(jié)假日活動(dòng)相關(guān)信息沒(méi)有溝通渠道。

為促進(jìn)教職工之間溝通交流，公寓管理部門可以在系統(tǒng)中建設(shè)住戶交流平臺(tái)，該平臺(tái)具備聊天室與發(fā)帖等功能，由物業(yè)人員監(jiān)管群內(nèi)言論，讓園區(qū)內(nèi)住戶們可以相互交流溝通，借鑒經(jīng)驗(yàn)，也可以舊物轉(zhuǎn)讓從而變廢為寶，節(jié)約資源。物業(yè)團(tuán)隊(duì)可以在傳統(tǒng)節(jié)日時(shí)組織相關(guān)活動(dòng)，既能夠?yàn)樽籼峁┫嘧R(shí)交流的機(jī)會(huì)，也能夠?yàn)樯鐓^(qū)兒童進(jìn)行民族文化自信教育。

第三，構(gòu)建環(huán)保理念，融入社區(qū)文化。黨的十八大將生態(tài)文明建設(shè)納入社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)總體布局，表明了我國(guó)建設(shè)生態(tài)文明的意志。一些公寓的公共區(qū)域燈光、通風(fēng)等用電設(shè)備需要通過(guò)物業(yè)人員逐層開(kāi)關(guān)，人工用量較大，成本較高。多次出現(xiàn)因人手不夠等原因?qū)е略O(shè)備在長(zhǎng)時(shí)間無(wú)效運(yùn)行，浪費(fèi)能源。為響應(yīng)黨中央的環(huán)保號(hào)召，將環(huán)保文化的概念更加深入普及公寓管理工作中，公寓樓宇應(yīng)采用光感照明系統(tǒng)、定時(shí)通風(fēng)系統(tǒng)，可以節(jié)省人工成本并且大幅度提升節(jié)能體量，為居住在園區(qū)內(nèi)的居民創(chuàng)造出環(huán)保社區(qū)的文化氛圍。

（作者單位：張帥、周晶晶、郝麗，上海交通大學(xué)；滕文棣，上海萬(wàn)達(dá)信息系統(tǒng)有限公司）

[責(zé)任編輯：苑聰雯]