探析行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略

［摘 要］本文旨在探討行政事業(yè)單位增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性的策略。從分析增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性的意義入手，包括提高管理水平、保證資源合理利用、實(shí)現(xiàn)對智能過程的監(jiān)管以及有效控制內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)問題，詳細(xì)剖析了增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性過程中存在的問題，如內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率低、缺少制度保障、監(jiān)督環(huán)節(jié)不足以及對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)工作重視不足等。就現(xiàn)有問題針對性地提出了提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率、完善內(nèi)部控制的制度保障、建立健全的內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)以及加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)工作管控等措施，以期為行政事業(yè)單位增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性提供參考。

［關(guān)鍵詞］行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；有效性；策略

［中圖分類號］F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

現(xiàn)代社會行政事業(yè)單位的使命日益復(fù)雜，需要更加高效的內(nèi)部控制體系來支持其穩(wěn)健發(fā)展。行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制的有效性不僅關(guān)乎單位內(nèi)部穩(wěn)定運(yùn)行，還直接關(guān)系對外服務(wù)的質(zhì)量和效率。因此，本文深入探討行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略。

1 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的意義

1.1 提高內(nèi)部管理水平

內(nèi)部控制有效性的增強(qiáng)對行政事業(yè)單位提升內(nèi)部管理水平具有直接推動作用。強(qiáng)化內(nèi)部控制機(jī)制可以精準(zhǔn)配置人力、物力、財(cái)力等資源，提高工作效率，同時節(jié)約管理成本。這種精細(xì)管理模式使單位在有限資源下取得最大產(chǎn)出。高效的內(nèi)部管理不僅提升了服務(wù)質(zhì)量，也增強(qiáng)了組織抗風(fēng)險(xiǎn)能力，確保單位可持續(xù)發(fā)展。通過提高內(nèi)部管理水平，行政事業(yè)單位能更好地適應(yīng)外部環(huán)境變化，更好地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，促進(jìn)單位持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。

1.2 保證資源合理利用

良好的內(nèi)部控制體系能確保資源的合理配置和充分利用。通過在內(nèi)部控制工作中制定明確的資源利用規(guī)范，行政事業(yè)單位能夠避免資源浪費(fèi)和濫用，從而最大程度地將有限的資源投入滿足社會需求的事業(yè)中，不僅節(jié)約了資源，也增強(qiáng)了單位整體競爭力［1］。

1.3 實(shí)現(xiàn)對智能過程的監(jiān)管

隨著科技飛速發(fā)展，智能化工作流程在行政事業(yè)單位中得以廣泛應(yīng)用。通過加強(qiáng)內(nèi)部控制，單位能夠確保智能過程合法合規(guī)，從而實(shí)現(xiàn)對智能化工作流程的精準(zhǔn)監(jiān)管。健全的內(nèi)部控制體系可以確保智能過程不受非法干擾，遵守法律法規(guī)，提高數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)水平。同時，監(jiān)管部門可以通過應(yīng)用內(nèi)部控制體系實(shí)時獲取智能過程的運(yùn)行數(shù)據(jù)，從而迅速發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題，保障智能過程穩(wěn)定和可靠。

1.4 有效控制內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)問題

內(nèi)部控制的有效性直接關(guān)系到單位的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制。通過建立健全的內(nèi)部控制體系，單位能夠預(yù)防和應(yīng)對各類風(fēng)險(xiǎn)事件。嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施和監(jiān)督機(jī)制使得單位可以快速發(fā)現(xiàn)并及時應(yīng)對潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障單位穩(wěn)定運(yùn)行，不僅可以增強(qiáng)單位抗風(fēng)險(xiǎn)能力，還為推動單位長期發(fā)展提供了可靠的保障［2］。同時，合理的內(nèi)部控制能夠防范內(nèi)部腐敗風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)單位聲譽(yù)并增強(qiáng)公眾對行政事業(yè)部門的信任。

2 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性時存在的問題

2.1 內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率較低

首先，內(nèi)部控制流程煩瑣，涉及環(huán)節(jié)多、步驟復(fù)雜，導(dǎo)致工作執(zhí)行緩慢。相關(guān)流程的設(shè)計(jì)存在過多冗余，審批周期長、環(huán)節(jié)多、人員多，同一項(xiàng)事務(wù)往往需要經(jīng)過多個層級審批，使得整個流程拖延甚至陷入僵局。不僅耗費(fèi)了大量的時間和人力資源，還增加了工作出錯的概率。

其次，內(nèi)部控制工作中存在著信息傳遞滯后的問題。信息在不同部門之間傳遞速度較慢，相關(guān)部門在面對突發(fā)情況時難以迅速獲關(guān)鍵信息，管理層也無法及時獲取到最新的數(shù)據(jù)和問題反饋，影響了對事件的及時響應(yīng)，導(dǎo)致決策制定延誤。

最后，內(nèi)部控制工作中文件的處理和歸檔流程不順暢也較為常見。例如，文件傳遞速度較慢、傳遞過程中出現(xiàn)遺失或者錯漏、文件的歸檔和存儲不規(guī)范，系統(tǒng)性和條理性不足，導(dǎo)致文件難以檢索，造成信息傳遞斷層，使得內(nèi)部工作更加混亂。

2.2 內(nèi)部控制工作缺少制度保障

首先，部分行政事業(yè)單位缺乏明確的內(nèi)部控制政策和程序，內(nèi)部控制實(shí)施普遍欠缺規(guī)范和指導(dǎo)。相關(guān)人員在工作中并無明確方向與依據(jù)，內(nèi)部控制工作的實(shí)施常依賴個別人員的主觀經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣，使得內(nèi)部控制的穩(wěn)定性和一致性受到影響。

其次，內(nèi)部控制沒有明確的責(zé)任分工，不同部門和崗位之間的職責(zé)邊界不明確。相關(guān)人員難以確定自己應(yīng)該承擔(dān)的義務(wù)邊界，推諉和責(zé)任不明現(xiàn)象較為常見。不僅如此，這也進(jìn)一步導(dǎo)致內(nèi)部控制的漏洞和盲點(diǎn)擴(kuò)大，使得問題得不到及時發(fā)現(xiàn)和解決［3］。

最后，內(nèi)部控制工作相關(guān)制度和程序缺乏適應(yīng)性。制度保障薄弱意味著內(nèi)部控制制度和程序普遍難以及時更新和適應(yīng)新的需求，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作與實(shí)際情況脫節(jié)，針對性和靈活性不夠。

2.3 缺少內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)

首先，一些行政事業(yè)單位沒有設(shè)置專門的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)。例如，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)不完備、監(jiān)督職責(zé)不清晰，使得內(nèi)部控制工作實(shí)施缺乏獨(dú)立、客觀的監(jiān)督，進(jìn)一步導(dǎo)致內(nèi)部控制失效和不徹底。

其次，內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)缺乏持續(xù)性。一些單位內(nèi)部控制監(jiān)督并不是持續(xù)、及時的過程，而只是在一定周期內(nèi)進(jìn)行一次性檢查評估，形成“控制措施在監(jiān)督期間得到遵守，監(jiān)督之后控制措施的執(zhí)行程度下降”的局面，從而影響內(nèi)部控制的全面性和持久性。

最后，內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)的權(quán)威性和嚴(yán)格性不足。監(jiān)督機(jī)構(gòu)在內(nèi)部控制體系中的地位和權(quán)力直接影響監(jiān)督的嚴(yán)密性。監(jiān)督機(jī)構(gòu)權(quán)威性和嚴(yán)格性不足，內(nèi)部控制監(jiān)督便難以得到組織內(nèi)部各方的認(rèn)可和遵守，控制措施的執(zhí)行也將變得松懈。

2.4 對財(cái)務(wù)工作重視不足

首先，對財(cái)務(wù)流程的監(jiān)管不夠嚴(yán)格。財(cái)務(wù)流程包括財(cái)務(wù)報(bào)銷、資金撥付、收支核對等環(huán)節(jié)，缺乏嚴(yán)格監(jiān)管則易導(dǎo)致產(chǎn)生財(cái)務(wù)管理漏洞。例如，審批流程存在漏洞，將出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)被濫用或者未經(jīng)合規(guī)審批就支出的現(xiàn)象，為加劇財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)埋下隱患。

其次，部分單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不夠精準(zhǔn)、實(shí)時。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在單位內(nèi)部的采集、整理和報(bào)告過程中存在誤差和滯后，單位的財(cái)務(wù)狀況無法被及時準(zhǔn)確地把握，管理者在決策制定時容易因?yàn)閿?shù)據(jù)不精確而作出錯誤判斷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加劇。

第三，部分單位對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和技能提升不足。財(cái)務(wù)人員是財(cái)務(wù)管理的重要執(zhí)行者，其專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能直接關(guān)系到財(cái)務(wù)工作質(zhì)量，如若不加以重視，容易發(fā)生諸如會計(jì)處理錯誤、稅收政策不適用、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)虛報(bào)等風(fēng)險(xiǎn)［4］。

最后，財(cái)務(wù)控制政策滯后。隨著外部環(huán)境和內(nèi)部需求不斷變化，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也在不斷演變，但部分行政事業(yè)單位墨守成規(guī)，不及時調(diào)整和更新財(cái)務(wù)控制政策，難以應(yīng)對新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，在面對通貨膨脹、利率波動等宏觀經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)時，財(cái)務(wù)控制政策如若不及時做出相應(yīng)調(diào)整，單位的財(cái)務(wù)狀況將受到巨大沖擊。

3 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略

3.1 提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率

提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率是確保行政事業(yè)單位內(nèi)部管理工作科學(xué)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵步驟。據(jù)此，行政事業(yè)單位應(yīng)采取多項(xiàng)策略，以提升內(nèi)部控制工作的有效性。

首先，引入先進(jìn)的辦公協(xié)同軟件。單位可借助自動化管理軟件完成各項(xiàng)例行工作，如文件歸檔、審批流程等，從而提升工作的協(xié)同性和效率。例如，采用項(xiàng)目管理軟件，清晰地追蹤項(xiàng)目進(jìn)度并生成報(bào)表，自動化處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，避免手動錄入產(chǎn)生錯誤，提升財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和速度。

其次，優(yōu)化內(nèi)部控制流程。單位需要專門開展內(nèi)部控制流程的優(yōu)化工程，對現(xiàn)有的流程進(jìn)行深入分析，找出其中的瓶頸和問題并進(jìn)行改進(jìn)。例如，某政府部門在推行資金審批流程時發(fā)現(xiàn)存在多次審批反復(fù)、信息傳遞滯后等問題。經(jīng)過深入調(diào)查，該政府部門簡化了審批步驟，將各個部門的信息共享在一個審批平臺上，推行無紙化審批，進(jìn)而提高了內(nèi)部控制工作流程的整體運(yùn)行效率。

最后，引入先進(jìn)的信息技術(shù)。現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，已經(jīng)在內(nèi)部控制領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。一是引入智能審計(jì)工具，快速分析大量審計(jì)數(shù)據(jù)，提高審計(jì)效率和準(zhǔn)確性；二是利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘出隱藏在財(cái)務(wù)海量數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，幫助內(nèi)部控制工作人員識別和預(yù)防潛在的風(fēng)險(xiǎn)；三是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，如建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制文件的電子化存儲和檢索，方便工作人員查閱和使用。

3.2 完善內(nèi)部控制的制度保障

完善內(nèi)部控制制度是行政事業(yè)單位增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性的重要保障，單位需積極采取各項(xiàng)對策確保內(nèi)部控制工作開展科學(xué)和規(guī)范。

首先，建立和完善內(nèi)部控制的相關(guān)制度。內(nèi)部審計(jì)制度、財(cái)務(wù)管理制度等應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定內(nèi)部控制的基本要求、流程和責(zé)任，確保內(nèi)部控制工作有明確的操作指南和標(biāo)準(zhǔn)。這些制度應(yīng)當(dāng)反映組織的實(shí)際情況，具有可操作性和可持續(xù)性，能夠?yàn)閮?nèi)部控制工作開展提供明確的指引。

其次，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度培訓(xùn)和宣傳。內(nèi)部控制制度需要得到所有相關(guān)人員的理解和遵守。通過開展內(nèi)部控制制度培訓(xùn)工作，單位可向所有員工普及內(nèi)部控制的基本概念、重要性和具體操作流程，使其了解內(nèi)部控制制度的意義和要求，并積極引導(dǎo)員工自覺遵守內(nèi)部控制制度，確保制度得到有效貫徹和執(zhí)行。

最后，制定詳細(xì)的內(nèi)控責(zé)任分工制度。建立明確的內(nèi)部控制流程圖，明確各部門和崗位的職責(zé)，確保每個人知曉自己的任務(wù)和義務(wù)。定期舉行培訓(xùn)會議，詳細(xì)介紹內(nèi)部控制責(zé)任，明確各自的職責(zé)范圍。同時，建立獎懲制度，對責(zé)任不明、推諉等行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以此強(qiáng)調(diào)責(zé)任的重要性，促使員工更加主動地承擔(dān)起自身的責(zé)任和義務(wù)。

3.3 建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)

行政事業(yè)單位應(yīng)積極促進(jìn)內(nèi)部控制科學(xué)、全面、持續(xù)的落實(shí)，以確保內(nèi)部控制的透明化。

首先，設(shè)立專門的內(nèi)部控制監(jiān)督小組。該小組應(yīng)由經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具備良好職業(yè)道德和獨(dú)立性的人員組成，負(fù)責(zé)對內(nèi)部控制工作的監(jiān)督和評估。同時，團(tuán)隊(duì)需要具備審計(jì)、財(cái)務(wù)管理、法律等多方面的專業(yè)知識，能夠全面、深入地了解和評估內(nèi)部控制工作的各個方面。

其次，定期進(jìn)行內(nèi)部控制自查和自評。通過內(nèi)部自查和自評，行政事業(yè)單位可全面了解內(nèi)部控制工作的執(zhí)行情況，及時對不足之處進(jìn)行糾正和改進(jìn)。自查和自評應(yīng)覆蓋包括制度設(shè)計(jì)、執(zhí)行情況、內(nèi)部流程等在內(nèi)的各個方面。此外，需確保自查和自評的結(jié)果真實(shí)、客觀，以為內(nèi)部控制工作的改進(jìn)提供有益參考。

第三，樹立監(jiān)督小組在內(nèi)部控制工作中的獨(dú)立地位與權(quán)威性。管理層應(yīng)當(dāng)在一定范圍內(nèi)授予監(jiān)督小組相應(yīng)決策權(quán)，使其能夠更加獨(dú)立地推動內(nèi)部控制工作的改進(jìn)和落實(shí)。例如，某行政單位設(shè)立了一個內(nèi)部審計(jì)委員會，負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門的資金使用和項(xiàng)目進(jìn)展，因此，該小組被授予獨(dú)立審查財(cái)務(wù)記錄、評估項(xiàng)目效益等權(quán)限，在實(shí)際執(zhí)行過程中有一定的自由度和權(quán)威性，從而在監(jiān)督過程中得以“放開手腳”。

最后，借助技術(shù)支持進(jìn)行監(jiān)督。例如，內(nèi)部控制監(jiān)督小組可引入數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對內(nèi)部控制工作中的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析與監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)問題和異常，并積極落實(shí)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)督的實(shí)現(xiàn)。例如，某醫(yī)療單位利用先進(jìn)的監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)測醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)交易、病人信息管理等數(shù)據(jù)。當(dāng)醫(yī)院的藥品庫存數(shù)據(jù)異常減少時，監(jiān)控系統(tǒng)立即發(fā)出警報(bào)。監(jiān)督小組得知后第一時間進(jìn)行了深入調(diào)查，結(jié)果顯示，有員工利用職務(wù)之便竊取藥品。這種數(shù)字化監(jiān)控的實(shí)踐幫助醫(yī)院快速發(fā)現(xiàn)并解決了問題，避免了財(cái)產(chǎn)和聲譽(yù)損失。

3.4 加強(qiáng)對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)工作的管控

加強(qiáng)對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)工作的管控是保障行政事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的重要戰(zhàn)略之一。單位需持續(xù)提升對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時識別處理的意識，避免其造成嚴(yán)重影響。

首先，持續(xù)健全財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體系應(yīng)包括財(cái)務(wù)控制政策、審計(jì)制度、內(nèi)部審計(jì)等，行政事業(yè)單位應(yīng)確保財(cái)務(wù)活動在符合法律法規(guī)的前提下進(jìn)行，杜絕違規(guī)操作，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。制定財(cái)務(wù)控制政策也需結(jié)合單位自身實(shí)際情況，明確各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理的責(zé)任和權(quán)限，防范內(nèi)部財(cái)務(wù)作假、挪用資金等違法違規(guī)行為的發(fā)生。

其次，加強(qiáng)對歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)管和分析。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識別和預(yù)防的基礎(chǔ)，因此，行政事業(yè)單位需對財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、歸納與深入分析，挖掘其潛在規(guī)律和趨勢，及時發(fā)現(xiàn)異常和風(fēng)險(xiǎn)跡象［5］。例如，行政事業(yè)單位應(yīng)持續(xù)跟進(jìn)、比對歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)異常波動，預(yù)警潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，還應(yīng)就歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行趨勢分析，預(yù)測未來的財(cái)務(wù)狀況，為單位決策提供參考。

第三，建立健全的內(nèi)部審計(jì)制度。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行，覆蓋財(cái)務(wù)管理包括預(yù)算執(zhí)行、資金使用、財(cái)務(wù)報(bào)告等在內(nèi)的各環(huán)節(jié)。審計(jì)人員也應(yīng)具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，確保審計(jì)工作的獨(dú)立性和客觀性。

最后，建立健全的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是難以完全避免的，但單位可以通過建立健全的應(yīng)急預(yù)案，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后的損失。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的分類、應(yīng)對措施、應(yīng)急處理流程等，并通過組織定期應(yīng)急演練提高員工應(yīng)對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)事件的應(yīng)急處理能力。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位增強(qiáng)內(nèi)部控制有效性不僅僅是一項(xiàng)管理工作，更是一種關(guān)系單位長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。通過采取各項(xiàng)內(nèi)部控制措施，行政事業(yè)單位得以更好地履行其使命，為社會提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這種內(nèi)部控制的提升不僅僅是為了行政事業(yè)單位的自身利益，更是為了社會大眾的福祉，體現(xiàn)了單位的社會責(zé)任擔(dān)當(dāng)，也推動單位的可持續(xù)發(fā)展。

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