醫(yī)院電子檔案管理的現狀與對策探析

摘 要：隨著我國經濟和科技水平的不斷發(fā)展，信息技術成為各行業(yè)管理經營中的重要技術，為數據傳輸、分析提供了更便捷的方式。進入大數據信息時代，通過大數據技術和信息技術構建電子檔案管理系統(tǒng)成為醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而電子檔案管理對于管理人員的業(yè)務能力和管理素養(yǎng)也提出了更高要求，如何有效構建醫(yī)院電子檔案管理模式，提高檔案利用效率和管理質量，是醫(yī)院未來發(fā)展的首要研究問題。通過醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化醫(yī)院管理職能，從而推動醫(yī)院實現現代化建設和高質量發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；現狀；改善對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫(yī)院檔案管理工作的主要內容是對醫(yī)療檔案展開管理、保存，方便醫(yī)院開展醫(yī)療活動查閱或調動。隨著時代發(fā)展，人們對于醫(yī)院檔案管理質量也提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理已經無法滿足新時代醫(yī)院發(fā)展的需求。由于醫(yī)院每天接收的患者數量多、患者病歷檔案較為復雜，導致檔案管理難度增大，急需對現有醫(yī)院電子檔案管理制度加以優(yōu)化和完善，從而滿足新時代檔案管理需求，助力醫(yī)院實現信息化發(fā)展。醫(yī)院電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在管理方面存在一定差異，管理難點和要點也不相同，需要相關人員充分結合醫(yī)院電子檔案特點制定科學、可行的管理制度，以此來助力醫(yī)院實現現代化建設。

一、醫(yī)院電子檔案管理概述

1.醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢

電子檔案應用于醫(yī)院檔案管理中具有非常多的優(yōu)勢，新時代電子檔案成為未來檔案發(fā)展的必然趨勢，而電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比，在使用效率方面具有更大優(yōu)勢，在檔案流動性和傳輸方面電子檔案更加快捷，將電子檔案錄入計算機，通過大數據技術和互聯網系統(tǒng)傳輸，傳輸時間往往只需要幾秒鐘甚至更短時間，相比于傳統(tǒng)紙質檔案的傳輸要更加快捷、方便。同時，電子檔案還有利于檔案資源的共享利用，傳統(tǒng)紙質檔案的使用需要將檔案文件調閱，往往無法滿足不同科室同時使用的需求，導致在實際使用中需要依次調閱，對檔案使用靈活性造成阻礙。而電子檔案可以直接通過網絡傳輸，使用者僅需要通過網絡接收，使用手機、電腦等智能設備就能夠對電子檔案查閱，滿足多人、多地同時使用的需求，不僅提高了電子檔案的利用率，還提高了醫(yī)院檔案資源的流動性。以往醫(yī)院在檔案管理工作時需要足夠的空間和時間對大量的醫(yī)療檔案分類、保存工作，不僅效率低，還容易出現錯誤。大部分醫(yī)院對于檔案的保存期限有明確規(guī)定，如3年或5年，超出保存期限的檔案需要清理銷毀，對后續(xù)使用起到一定消極影響。采用電子檔案在保存方面更加智能化，工作人員可以將相同科室、相同日期的電子檔案統(tǒng)一管理保存，通過網絡技術將電子檔案保存在數據庫中，不僅保存時間短，保存所需空間小，還不會導致檔案保存成本升高，并能夠對電子檔案長時間保存，對醫(yī)院檔案管理具有積極作用。

2.醫(yī)院電子檔案管理的重要性

運用電子檔案是醫(yī)院檔案管理工作實現數字化、智能化的重要途徑。通過電子檔案能夠將傳統(tǒng)檔案管理加以轉型，通過數字技術和信息技術推動醫(yī)院管理模式的現代化發(fā)展，未來社會各界對于醫(yī)院服務質量將提出更高的要求，而利用電子檔案能夠有效優(yōu)化現有管理流程，提升管理質量和服務水平，從而推動醫(yī)院信息化建設發(fā)展。同時，利用電子檔案還是幫助醫(yī)院實現可持續(xù)發(fā)展的關鍵，利用電子檔案對現有醫(yī)院檔案管理模式加以轉變，從而幫助醫(yī)院實現現代化建設，能夠有效提高醫(yī)院的服務質量和管理效能，推動醫(yī)院自身業(yè)務水平和醫(yī)療質量得以提升，從而幫助醫(yī)院提高自身市場競爭力，實現高質量、可持續(xù)性發(fā)展。

二、醫(yī)院電子檔案管理現狀

1.電子檔案管理制度不完善

部分醫(yī)院對于電子檔案的應用還處于初期階段，沒有建立完善的電子檔案管理制度，導致電子檔案的管理質量受到影響。醫(yī)院電子檔案在使用中需要根據科室分類管理，但由于管理制度不健全，導致檔案管理工作中常出現工作不規(guī)范、檔案使用不符合要求的現象，增加了檔案丟失、損壞的概率，對檔案管理工作質量造成影響。部分醫(yī)院對電子檔案采用“粗放式”管理模式，電子檔案全部交由科室管理，而醫(yī)院科室的工作人員多為醫(yī)療人員，對于檔案管理工作不夠了解，難以保證電子檔案的管理質量，進而影響電子檔案的使用和保存。

2.電子檔案管理隊伍能力不足

雖然電子檔案具有許多優(yōu)點，但電子檔案管理工作對管理人員的綜合能力具有更高要求，電子檔案管理工作需要依托互聯網和信息技術開展，電子檔案管理對于管理人員的信息素養(yǎng)和管理能力有比較高的要求，由于醫(yī)院現有檔案管理人員的信息素養(yǎng)不足，對于各類信息技術和設備的運用不當，影響電子檔案的管理質量。部分醫(yī)院檔案管理人員并非本專業(yè)出身，沒有接受過相關專業(yè)知識的培訓，在實際管理工作中常出現管理失誤、操作失誤等現象。再加上部分醫(yī)院沒有成立專門負責電子檔案管理的部門，電子檔案通常由各科室人員負責保管，而不同科室之間沒有明確和統(tǒng)一電子檔案書寫、保存規(guī)范，因而導致不同科室的電子檔案存在一定差異性，進而影響醫(yī)院整體電子檔案管理水平。

3.現有技術和硬件設備設施不足

醫(yī)院現有電子信息技術水平是直接影響電子檔案應用質量的關鍵。目前，我國很多醫(yī)院普遍存在電子信息技術不足的問題。雖然我國信息技術發(fā)展速度非?？欤芏噌t(yī)院沒有將先進技術運用到現有電子檔案管理工作中，采用的技術、體系較為落后，無法滿足醫(yī)院對于檔案管理工作的效率和質量的要求，部分醫(yī)院由于對電子檔案的重視度不足，技術研發(fā)和購買硬件設備設施的資金較少，導致現有技術和設備設施無法實現電子檔案管理的高質量開展。

4.電子檔案安全防范不足

安全問題是電子檔案在實際應用中常見的問題之一，由于電子檔案需要保存在網絡平臺，而網絡環(huán)境具有開放性的特點，網絡服務器也經常受到黑客的惡意攻擊和不法分子的病毒破壞，導致電子檔案管理中經常出現安全風險。例如，電子檔案丟失、損壞等現象時常發(fā)生，如果管理不當甚至會出現個人信息被泄露的情況，一旦發(fā)生泄露情況就會對患者個人隱私造成惡劣影響。還有部分醫(yī)院現有電子檔案設備設施較為落后，導致電子檔案管理工作的開展難度升高、出現安全問題的概率增大。例如，硬盤損壞、數據損壞等情況，都會導致電子檔案無法正常使用，進而影響電子檔案的使用質量和安全性。

三、醫(yī)院電子檔案管理的應用對策

1.完善現有電子檔案管理制度

由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在載體、呈現形式上存在較大差異。因此，需要醫(yī)院管理部門對現有電子檔案管理制度加以完善，根據電子檔案自身特點制定完善的電子檔案管理制度，對日常使用中常見的安全問題和風險因素加以防范，并規(guī)范電子檔案管理人員的日常工作行為，從而實現電子檔案的規(guī)范化管理，提高電子檔案管理的合規(guī)性。在電子檔案保存方面，應對電子檔案管理人員規(guī)范要求，對保存檔案的硬盤、計算機和光盤等設備設施嚴格管控，定期檢查其安全性，確保載體保持完整。同時，對于電子檔案管理室嚴格檢查，避免出現火災、斷電等情況影響電子檔案安全。工作人員要及時對硬件設備設施更新和檢查，根據實際需求選擇容量、性能符合標準的設備設施，并對其使用方法和保管要點做到足夠了解。

在電子檔案使用方面，應明確電子檔案的調閱流程，提高電子檔案管理部門的職能，需要使用電子檔案的科室需要經過申請審批后才能使用。同時，電子檔案管理部門還要根據自身需求明確電子檔案的記錄形式、格式和書寫規(guī)范，對醫(yī)院電子檔案管理實行統(tǒng)一管理模式，確保電子檔案的規(guī)范性和嚴謹性，便于后續(xù)調閱使用。此外，還應轉變電子檔案的管理理念，改進原有粗放式的管理理念，采用精細化管理理念，并制定電子檔案管理新制度，將管理職責下放到所有管理人員身上，一旦電子檔案出現安全、使用問題，則立即向當日管理人員追責，以此來提高電子檔案的管理質量。

2.打造高素質的電子檔案管理隊伍

醫(yī)院需要提高對高素質人才的重視度，打造具有高素質、良好信息素養(yǎng)和檔案管理業(yè)務能力的高端人才隊伍，以此來滿足醫(yī)院電子檔案管理工作的要求，確保檔案管理工作得以有效開展。

首先，醫(yī)院需要對現有檔案管理人才培訓，從而提高檔案管理人員的業(yè)務水平和信息素養(yǎng)。醫(yī)院可以定期組織培訓，開展經驗交流大會，由工作能力出眾的員工培訓，也可以邀請專業(yè)人士指導，讓檔案管理部門的工作人員學習外來的先進經驗和管理思想，并通過實踐演練和操作提高自身的信息素養(yǎng)和業(yè)務水平，從而滿足醫(yī)院對于電子檔案管理的要求。

其次，除了人才培養(yǎng)外，醫(yī)院還要加強自身的市場吸引力，從而吸引更多高素質的人才，為現有檔案管理隊伍提供更多新鮮血液。醫(yī)院可以與當地高校、人才市場建立合作，構建校企合作機制，為高校學生提供實習平臺，并與高校建立人才輸送途徑，以此來增加引進畢業(yè)生人才的數量，從而構建高質量檔案管理人才隊伍，實現醫(yī)院電子檔案管理工作順利開展。

3.提高對先進技術和設備設施的重視度

信息技術和電子設備設施是確保電子檔案得以有效應用的關鍵，所以醫(yī)院需要提高對先進技術和設備設施的重視度，增加每年技術研發(fā)和設備設施購置的投入資金，從而確?，F有電子檔案管理系統(tǒng)的先進。

首先，電子檔案管理部門也需要對現有管理系統(tǒng)加以升級，優(yōu)化管理系統(tǒng)的功能，從而提高電子檔案管理的便捷性和個性化程度。醫(yī)院電子檔案管理主要通過數據庫實現，管理人員需要對電子數據庫的功能加以優(yōu)化，根據實際應用需要及時升級信息技術。通常醫(yī)院電子檔案主要面向患者和各科室醫(yī)療工作人員。因此，在數據庫中需要建立兩個不同系統(tǒng)，實現對電子檔案的雙渠道調閱，并對不同系統(tǒng)的權限加以嚴格把控，避免出現信息數據被泄露等情況。

其次，優(yōu)化電子檔案的保存設備設施。可以購買市場中性能先進、高端的設備設施，確保能夠滿足電子檔案管理日常工作需求。同時，積極應用先進技術，將各類先進技術融入電子檔案管理平臺。例如，通過大數據技術提高電子檔案的處理性能，實現對電子檔案的快速分析和處理；通過人工智能技術對電子檔案的分析機制優(yōu)化，根據患者個性化需求快速鎖定相關數據信息；通過信息技術構建電子病歷系統(tǒng)，將所有電子檔案數據傳輸到電子病歷系統(tǒng)，患者只需要通過信息驗證即可快速查閱所有相關數據，包括診斷、治療活動和后續(xù)方案等；通過智能技術根據不同患者的電子檔案分析處理，從而根據不同患者的個性特點和病癥情況制定相應的個性化治療方案，并通過大數據技術將各項診療信息實時上傳在電子檔案中，實現電子檔案的動態(tài)管理。通過先進技術對現有電子檔案管理系統(tǒng)加以優(yōu)化，提高電子檔案管理的智能化、自動化程度，從而滿足未來醫(yī)院的發(fā)展需求，提高電子檔案的管理質量和應用效率。

4.加強檔案安全防范措施

醫(yī)院應重視電子檔案的安全問題。電子檔案的安全問題可以分為使用安全和管理安全兩部分。針對電子檔案管理中存在的安全隱患，需要管理人員加強對設備設施、系統(tǒng)的優(yōu)化，確保電子檔案的安全性。針對電子檔案的儲存設備，管理人員需要安裝防火墻和殺毒軟件，從而確保網絡服務器的安全性，并對醫(yī)院使用的網絡寬帶和VPN嚴格防護，避免受到不法分子的惡意攻擊。同時，還應優(yōu)化計算機的操作系統(tǒng)，定期更新、檢修，對操作系統(tǒng)進行升級，避免在實際使用中出現故障引發(fā)安全問題。為確保整體網絡平臺的安全性，醫(yī)院需要對現有網絡系統(tǒng)加以更換，采用內部VPN構建網絡環(huán)境，避免醫(yī)院網絡與外界網絡環(huán)境接觸而產生病毒。對于患者查閱系統(tǒng)可以采用外部網絡連接，并對外部網絡系統(tǒng)的權限功能嚴格把控，避免數據被泄露，侵犯患者的隱私權。

在使用安全方面，應規(guī)范電子檔案的使用流程，明確各科室的電子檔案使用權限，在內部人員登錄前身份驗證，根據身份給予不同管理和使用權限，避免出現非法訪問現象，導致數據被泄露。同時，與醫(yī)院內部人員簽訂保密條例，要求內部人員對電子檔案內容進行保密，避免信息被泄露。在每次使用電子檔案前，由管理部門負責對調閱電子檔案物理備份，避免在使用、傳輸過程中出現電子檔案損壞現象，一旦電子檔案受損應及時將備份傳輸至數據庫中，并調查電子檔案損壞原因加以處理，確保電子檔案的安全性。

四、結語

綜上所述，新時代電子檔案成為各行業(yè)檔案資源的主要形式，醫(yī)院采用電子檔案能夠提高檔案的使用質量和效率，降低管理成本，是我國醫(yī)院未來發(fā)展的必然趨勢。新時代，需要醫(yī)院加強現有電子檔案管理水平，針對電子檔案管理中常見問題給予針對性對策，提高電子檔案的安全性和使用質量，從而通過電子檔案管理推動醫(yī)院現代化、信息化發(fā)展。

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作者單位：淄博市第一醫(yī)院