大數(shù)據(jù)環(huán)境下專業(yè)技術(shù)人員數(shù)字存檔過(guò)程及對(duì)策研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)據(jù)量的爆炸性增長(zhǎng)給個(gè)人數(shù)字信息管理帶來(lái)了重大挑戰(zhàn)，從檔案學(xué)視角研究如何對(duì)個(gè)人數(shù)字信息實(shí)施存檔管理和利用成為新興研究領(lǐng)域。文章采用半結(jié)構(gòu)式訪談法，圍繞PDA使用原因、使用設(shè)備或工具、具體操作步驟以及面臨的挑戰(zhàn)四個(gè)方面，對(duì)交通行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員的PDA實(shí)踐展開了細(xì)致分析，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了個(gè)人數(shù)字存檔過(guò)程模型，并針對(duì)以上挑戰(zhàn)提出了可行性對(duì)策建議，即加強(qiáng)PDA教育和培訓(xùn)、應(yīng)用PDA多元?dú)w檔策略、注重PDA隱私安全保護(hù)，對(duì)于提升專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人數(shù)字存檔素養(yǎng)、研發(fā)專門的個(gè)人存檔工具和平臺(tái)、改善個(gè)人數(shù)字存檔的社會(huì)整體環(huán)境具有重要的理論價(jià)值和實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：個(gè)人數(shù)字存檔；專業(yè)技術(shù)人員；存檔過(guò)程模型；半結(jié)構(gòu)式訪談；交通行業(yè)

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

傳統(tǒng)的檔案管理方法由于缺少統(tǒng)一的管理制度和方法而出現(xiàn)混亂、低效的現(xiàn)象，浪費(fèi)了巨大的人力資源。數(shù)字技術(shù)在日常生活中的廣泛應(yīng)用改變了文檔的性質(zhì)以及人們與文檔互動(dòng)的方式，對(duì)現(xiàn)代存檔實(shí)踐產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。然而，隨著數(shù)字文檔類型的不斷增加以及現(xiàn)代化技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字文檔的長(zhǎng)期保存對(duì)個(gè)人、家庭、社區(qū)、組織和社會(huì)來(lái)說(shuō)已經(jīng)成為一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。本文以交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員為研究對(duì)象，結(jié)合其個(gè)人存檔特點(diǎn)構(gòu)建了PDA過(guò)程模型，并通過(guò)訪談考察其PDA實(shí)踐現(xiàn)狀，以了解交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)于PDA的習(xí)慣和行為。在PDA模型的指導(dǎo)下，針對(duì)PDA實(shí)踐面臨的問(wèn)題提出可行性建議，以期提高整個(gè)交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員的PDA工作水平。

一、交通行業(yè)數(shù)字存檔過(guò)程模型構(gòu)建

1.交通行業(yè)數(shù)字存檔內(nèi)容

以交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員為樣本，分析其個(gè)人存檔信息主要內(nèi)容。其個(gè)人存檔信息主要包括：學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷；個(gè)人工作成果，如發(fā)表的論文、專利、期刊、書籍和榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等；設(shè)計(jì)或科研項(xiàng)目資料以及完成項(xiàng)目所搜集的各種信息等。其PDA主要用于職稱評(píng)聘、個(gè)人提升、技術(shù)需求等。對(duì)于從事設(shè)計(jì)還是科研的專業(yè)人員而言，個(gè)人存檔信息內(nèi)容具有個(gè)人資料種類多、數(shù)量大、內(nèi)容豐富的特點(diǎn)，由于大部分人忽視了PDA的重要性，導(dǎo)致資料收集、更新不及時(shí)，資料整理、歸檔混亂的現(xiàn)象，存檔工作效率低下。

2.交通行業(yè)數(shù)字存檔過(guò)程模型

通過(guò)分析交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人檔案的特點(diǎn)以及數(shù)字存檔的內(nèi)容、用途，結(jié)合檔案管理學(xué)相關(guān)專業(yè)知識(shí)、交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員知識(shí)體系以及數(shù)字存檔對(duì)象選擇行為影響因素，對(duì)PDA過(guò)程開展主題識(shí)別與分類，確定了PDA的關(guān)鍵操作過(guò)程，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了PDA的過(guò)程模型，如圖1所示。

二、訪談設(shè)計(jì)

1.訪談對(duì)象

采用半結(jié)構(gòu)化訪談法，運(yùn)用分層抽樣方式對(duì)交通行業(yè)的20名中級(jí)及以上職稱專業(yè)技術(shù)人員開展訪談。本次訪談受訪者均為本科以上學(xué)歷，其中男性15人，占比75%，女性5人，占比25%；年齡20～30歲4人，占比20%，30～40歲12人，占比60%，40～50歲4人，占比20%；中級(jí)職稱3人，占比15%，高級(jí)職稱11人，占比55%，優(yōu)高職稱6人，占比30%；本科學(xué)歷5人，占比25%，碩士研究生13人，占比65%，博士研究生2人，占比10%。

2.訪談過(guò)程與提綱設(shè)計(jì)

采用半結(jié)構(gòu)化訪談法，在訪談前與被調(diào)查者（受訪者）簽訂知情同意書，訪談時(shí)間不少于30分鐘。訪談內(nèi)容主要從個(gè)人PDA的使用原因、使用設(shè)備、操作步驟以及面臨的挑戰(zhàn)等方面展開，隨后將搜集的訪談錄音轉(zhuǎn)化成文本形式，并通過(guò)內(nèi)容分析法對(duì)其實(shí)施整理統(tǒng)計(jì)和分析。訪談提綱的主要內(nèi)容為：（1）請(qǐng)您談一下對(duì)PDA的看法。（2）您在日常生活、工作中是否會(huì)使用PDA？使用PDA的目的是什么？（3）您一般使用PDA的設(shè)備是什么？手機(jī)自動(dòng)備份或云同步？電腦儲(chǔ)存？（4）您使用PDA的步驟是怎樣的？（5）您覺(jué)得在使用PDA過(guò)程中會(huì)面臨怎樣的問(wèn)題？

三、訪談結(jié)果分析

1.總體描述

根據(jù)訪談結(jié)果，個(gè)人一般會(huì)在情感、技術(shù)、替代獲取、易于檢索以及任務(wù)完成5個(gè)因素的驅(qū)使下使用個(gè)人數(shù)字存檔；用于個(gè)人數(shù)字存檔的設(shè)備主要包括Email、筆記本電腦/電腦、智能手機(jī)、云服務(wù)和其他移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備；用戶個(gè)人數(shù)字存檔的步驟包括復(fù)制備份、遷移傳輸、清理或移除重組、信息更新；在個(gè)人數(shù)字存檔的過(guò)程中，用戶一般會(huì)面臨技術(shù)制約、信息碎片和過(guò)載、缺少培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)、心理約束四大問(wèn)題。

2.個(gè)人數(shù)字存檔的原因分析

根據(jù)訪談結(jié)果，將個(gè)人信息存檔的原因分為以下類別：情感原因、技術(shù)原因、替代獲取、容易檢索和任務(wù)完成。（1）情感因素：包括歸檔個(gè)人信息，以梳理和總結(jié)個(gè)人經(jīng)歷和所完成的項(xiàng)目及取得的成果，通過(guò)信息整理可以讓個(gè)人更容易地搜索信息，從而創(chuàng)造出成就感，并通過(guò)個(gè)人信息存檔確保信息安全，增強(qiáng)內(nèi)心的安全感。（2）技術(shù)因素：包括個(gè)人信息歸檔后供日后更高效的提取和使用資料；將雜亂的個(gè)人信息整理后以釋放存儲(chǔ)空間；將個(gè)人信息轉(zhuǎn)移到新的或更為安全便捷的設(shè)備或軟件當(dāng)中。（3）替代獲?。簛G棄冗余或重復(fù)的文件。（4）容易檢索：重新組織文件和文件夾，以便于檢索文件。（5）任務(wù)完成：包括刪除不再使用的文件，清理已完成項(xiàng)目的過(guò)程文件等。

3.用于個(gè)人數(shù)字存檔的設(shè)備或工具分析

分析結(jié)果顯示，用戶個(gè)人數(shù)字存檔使用的設(shè)備或工具主要有Email、筆記本電腦/電腦、智能手機(jī)、云服務(wù)和其他移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。大多數(shù)受訪者傾向多種方式的聯(lián)合使用，其中選擇最多的存檔設(shè)備或工具是個(gè)人筆記本電腦/電腦，其次是智能手機(jī)。電腦存儲(chǔ)量大且相對(duì)安全，智能手機(jī)傳輸文件則更為便捷，二者之間聯(lián)合使用相互傳送或分享文件成為個(gè)人數(shù)字存檔的主流趨勢(shì)。

4.個(gè)人數(shù)字存檔的具體操作過(guò)程分析

（1）復(fù)制備份。第一，備份內(nèi)容包括獲得文件、視頻、照片、電子郵件和即時(shí)消息，占比最大的是文件和照片。文中調(diào)查的專業(yè)技術(shù)人員開展工程設(shè)計(jì)和科研工作涉及大量資料文件的存儲(chǔ)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中需要反復(fù)應(yīng)用，做好這些文件的備份工作是確保項(xiàng)目順利完成的前提；第二，隨著辦公室場(chǎng)所的多元化，調(diào)查者需要使用不同的設(shè)備備份個(gè)人信息以便及時(shí)調(diào)用，這些設(shè)備包括個(gè)人電腦和USB設(shè)備、云服務(wù)的使用和外部存儲(chǔ)設(shè)備等；第三，備份頻率包括持續(xù)備份。

（2）遷移傳輸。在遷移傳輸文件方面，絕大多數(shù)被訪者出于項(xiàng)目協(xié)作考慮，多采用網(wǎng)絡(luò)方式將部分文件遷移和傳輸。在遷移設(shè)備方面，受訪者將文件從舊媒體遷移到新媒體，或?qū)⑽募谝苿?dòng)設(shè)備和電腦之間互傳。

（3）清理或移除重組。從刪除信息的內(nèi)容來(lái)看，主要包括已完成項(xiàng)目的重復(fù)信息、可通過(guò)其他渠道復(fù)制的資料、涉及隱私的信息及網(wǎng)絡(luò)文件、已經(jīng)失去相關(guān)性的信息等；從刪除信息的動(dòng)機(jī)來(lái)看，主要原因是低存儲(chǔ)空間或已經(jīng)實(shí)施備份處理；從刪除頻率來(lái)看，大多數(shù)調(diào)查者會(huì)定期清理不必要的信息片段，而少部分受訪者從不或很少刪除自己的信息，他們認(rèn)為清理信息浪費(fèi)時(shí)間，或是在刪除信息過(guò)程中容易導(dǎo)致個(gè)人重要文件資料的誤刪。

（4）信息更新。受訪者一般都會(huì)根據(jù)最近個(gè)人工作和學(xué)習(xí)情況，定期檢查重復(fù)資料，組織個(gè)人數(shù)字文件信息和資料的更新，并重新分類整理，以便后續(xù)工作的調(diào)用，并在一定程度上鍛煉提高自身的決斷能力。

5.個(gè)人數(shù)字存檔面臨的挑戰(zhàn)分析

（1）技術(shù)限制。調(diào)查結(jié)果表明，60%以上的受訪者PDA挑戰(zhàn)與技術(shù)性質(zhì)有關(guān)，包括硬件和軟件過(guò)時(shí)、軟件兼容性差、文件格式不透明、隱私安全和版權(quán)等問(wèn)題。由于交通行業(yè)技術(shù)人員所用數(shù)字文件資料體量巨大，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間以及傳輸速度均成為PDA應(yīng)用的重要技術(shù)限制因素。當(dāng)前，電子郵件系統(tǒng)的文件導(dǎo)入、保存、查詢、備份和遷移功能不完善，原數(shù)據(jù)和文件格式管理標(biāo)準(zhǔn)的兼容性差，由于技術(shù)資料涉及一些保密文件，惡意軟件和間諜軟件對(duì)于涉密文件構(gòu)成的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，都阻礙了PDA應(yīng)用的進(jìn)一步發(fā)展。

（2）信息碎片和過(guò)載。在交通行業(yè)，跨地域、跨專業(yè)的快速、準(zhǔn)確、配合的分工與協(xié)作越來(lái)越頻繁，每個(gè)人的數(shù)據(jù)、信息、資料等都在存儲(chǔ)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)中的不同位置，不可避免地出現(xiàn)了知識(shí)共享、權(quán)限管理、圖檔版本控制等諸多問(wèn)題，使得信息碎片化成為現(xiàn)實(shí)。另外，數(shù)字信息內(nèi)容的快速更新和海量獲取渠道往往使專業(yè)技術(shù)人員陷入信息過(guò)載，數(shù)字資料的多樣性、復(fù)雜性和不確定性也對(duì)數(shù)字信息的捕捉、管理和處理造成困擾。

（3）缺乏培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，交通行業(yè)技術(shù)人員缺乏PDA的專業(yè)意識(shí)或?qū)ζ渲匾暢潭炔⒉桓?，只?0%的受訪者是根據(jù)各自專業(yè)和業(yè)務(wù)需求主動(dòng)使用PDA操作，還有30%的受訪者基本不了解PDA的基礎(chǔ)概念。由于缺乏信息組織能力以及信息評(píng)估能力、難以操作PDA任務(wù)、缺乏信息存檔意識(shí)，阻礙了數(shù)字資料在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的規(guī)范化管理，降低了項(xiàng)目完成的質(zhì)量和效率，均顯現(xiàn)出技術(shù)人員需要加強(qiáng)這方面專業(yè)技能的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

（4）心理挑戰(zhàn)。調(diào)查結(jié)果表明，70%以上的受訪者操作大都依賴于領(lǐng)導(dǎo)指示及公司規(guī)章制度，缺乏主動(dòng)使用PDA操作的意識(shí)和習(xí)慣，也不注重自身該項(xiàng)技能的提升，導(dǎo)致在個(gè)人數(shù)字信息存檔過(guò)程行為上猶豫不決，信息過(guò)載造成個(gè)人記憶負(fù)荷，信息分散又會(huì)增加搜集的難度，使得多數(shù)受訪者認(rèn)為使用PDA是一件耗時(shí)的事情，采取一種得過(guò)且過(guò)的態(tài)度。因此，PDA的發(fā)展受到用戶心理負(fù)擔(dān)的影響。

五、PDA應(yīng)用的對(duì)策建議

1.加強(qiáng)PDA的教育和培訓(xùn)

檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)個(gè)人數(shù)字存檔方面的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，具體方式有：企業(yè)內(nèi)部定期培訓(xùn)、開設(shè)在線課程、在日常學(xué)習(xí)資料中普及PDA重要性及有效策略、推薦可靠的存檔工具等?？的螤柎髮W(xué)圖書館已經(jīng)啟動(dòng)了一個(gè)名為“管理你”的數(shù)字研究文件專欄，詳細(xì)說(shuō)明個(gè)人數(shù)字文件的類型、價(jià)值以及歸檔的具體步驟。iKive網(wǎng)站由伊利諾伊大學(xué)厄巴納—香檳分校圖書館創(chuàng)建，已經(jīng)嘗試探索有用的工具，可以提供用戶可信的集中歸檔服務(wù)、集中歸檔桌面文件、社交媒體記錄、電子郵件和其他文件。還有許多類似的案例，如大英圖書館的數(shù)字生活項(xiàng)目和國(guó)會(huì)圖書館的NDIIPP。

2.重視PDA的多元存檔策略

在收集個(gè)人數(shù)字記錄方面，有必要在記錄形成后盡快開始收集工作，以避免因組織不善而遺忘或意外刪除記錄。同時(shí)，個(gè)人應(yīng)該努力確保收集方法的完整性。除了收集數(shù)碼照片、數(shù)碼文件、影片及其他傳統(tǒng)的個(gè)人數(shù)碼記錄外，收集行動(dòng)亦應(yīng)包括電郵、社交媒體記錄及個(gè)人網(wǎng)頁(yè)等網(wǎng)上資料。在數(shù)字檔案鑒定方面，應(yīng)以個(gè)人需求為主，考察個(gè)人數(shù)字檔案的證據(jù)價(jià)值、信息價(jià)值、記憶價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。在鑒定方法上，要對(duì)數(shù)字記錄的內(nèi)容鑒定，包括價(jià)值鑒定和去重鑒定，并開展技術(shù)鑒定，包括數(shù)字記錄的原創(chuàng)性、可讀性、完整性和格式兼容性等，去除損壞而無(wú)法恢復(fù)的記錄。在數(shù)字檔案分類方面，通過(guò)對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案開展分類、添加元數(shù)據(jù)和編目，可以有效組織和管理個(gè)人數(shù)字檔案。首先，根據(jù)主題載體時(shí)間，對(duì)參與不同項(xiàng)目類型的專業(yè)技術(shù)人員所形成的數(shù)字信息展開多層次的分類。其次，在數(shù)字信息中添加元數(shù)據(jù)和標(biāo)簽以避免數(shù)字信息的混淆和丟失，如對(duì)所完成項(xiàng)目的類型、地點(diǎn)和時(shí)間展開描述，可以為后續(xù)的搜索和檢查提供線索。最后，編譯文件目錄以幫助個(gè)人記憶。目錄字段可以包括數(shù)字文件類型、文件名、存儲(chǔ)位置、密級(jí)和相應(yīng)的密碼、存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的用戶名和密碼等。

數(shù)字檔案檢查和維護(hù)也是保證數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的重要手段。首先，應(yīng)該定期檢查數(shù)字文件，找出問(wèn)題并及時(shí)解決，包括存儲(chǔ)空間是否充足、系統(tǒng)是否安全耐用、數(shù)字信息是否可讀等。檢查的結(jié)果是遷移、恢復(fù)或刪除等操作決策的基礎(chǔ)；其次，有效備份需要一定的策略，包括多重備份、遠(yuǎn)程備份和異構(gòu)備份；最后，由于存檔設(shè)備的存儲(chǔ)空間不足，舊設(shè)備更換，在原系統(tǒng)升級(jí)案例中，遷移是保護(hù)數(shù)字記錄的重要手段，在實(shí)施過(guò)程中既要考慮不完整問(wèn)題，也要考慮個(gè)人數(shù)字記錄格式的兼容性問(wèn)題，定期或多次遷移、個(gè)人數(shù)字記錄標(biāo)準(zhǔn)化和兼容格式轉(zhuǎn)換是有效的策略。

3.加強(qiáng)PDA的隱私安全保護(hù)

對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，良好的安全意識(shí)是至關(guān)重要的。例如，選擇具有高安全系數(shù)的歸檔工具收集個(gè)人數(shù)字記錄，在存儲(chǔ)數(shù)字記錄的過(guò)程中，應(yīng)注意敏感數(shù)據(jù)的加密。目前，個(gè)人數(shù)字檔案的加密主要通過(guò)密鑰實(shí)現(xiàn)，密鑰作為一種從“明文—密文—明文”的計(jì)算機(jī)算法轉(zhuǎn)換參數(shù)，更適合于海量數(shù)據(jù)模式下的個(gè)人數(shù)字檔案加密。此外，第三方歸檔服務(wù)平臺(tái)應(yīng)在保護(hù)用戶隱私方面發(fā)揮更大作用。歸檔服務(wù)平臺(tái)不僅要提高技術(shù)門檻，采用加密機(jī)制和安全認(rèn)證機(jī)制，實(shí)施訪問(wèn)控制等個(gè)人隱私保護(hù)策略，還要利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)中斷、數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)加快創(chuàng)新，加強(qiáng)用戶在PDA處理過(guò)程中的隱私保護(hù)。

六、結(jié)語(yǔ)

PDA作為數(shù)字時(shí)代個(gè)人社會(huì)實(shí)踐的原始記錄，是當(dāng)今信息社會(huì)的重要文化信息。PDA不僅具有證據(jù)參考價(jià)值，還包含著個(gè)人、家庭乃至整個(gè)社會(huì)的記憶。本研究對(duì)交通行業(yè)專業(yè)技術(shù)人員PDA實(shí)踐現(xiàn)狀展開了分析和探討，著重研究了存檔過(guò)程并構(gòu)建了PDA過(guò)程模型，針對(duì)PDA中面臨的困難提出了建議，以期助力社會(huì)大眾及時(shí)、科學(xué)、有效地實(shí)施個(gè)人數(shù)字存檔，以提高整個(gè)社會(huì)信息數(shù)字化水平。

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作者單位：山西省交通新技術(shù)發(fā)展有限公司