如何完善我單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作

郭云

摘 要：檔案管理是我單位日常管理工作的一項重要內(nèi)容，也是學院得以長期穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作在整個檔案管理工作中占據(jù)著重要地位。本文首先分析了專業(yè)技術(shù)人員檔案的特點，然后根據(jù)專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題，提出了幾點改進和完善建議。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；對策

專業(yè)技術(shù)人員檔案是指在職稱評聘工作中形成的，反映的是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務經(jīng)歷和工作實績，對于職業(yè)技術(shù)院校來說，專業(yè)技術(shù)人員檔案管理主要是對檔案進行規(guī)范整理、立卷編目、保管、利用、服務、統(tǒng)計等一系列工作。在日常的管理工作中，學院經(jīng)常會由于專業(yè)技術(shù)人員職稱、職務、崗位等的變動而發(fā)生檔案上的變化，對相應的人員檔案加強管理有助于保證工作的高效有序進行。本文主要對如何完善我單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作展開了探討，希望能為相關(guān)部門和單位提供借鑒。

一、專業(yè)技術(shù)人員檔案的特點

我單位的檔案管理工作主要是對三校（原昌吉職業(yè)技術(shù)學院、昌吉衛(wèi)校、昌吉市職業(yè)中專）各類人事檔案進行整理、歸檔、統(tǒng)計、服務等工作，檔案包括干部、專業(yè)技術(shù)、工人、退休人員等多種類型，其中專業(yè)技術(shù)人員檔案由于數(shù)量較多、內(nèi)容復雜，是我單位檔案管理的主要對象和內(nèi)容。專業(yè)技術(shù)人員檔案具有以下幾個特點：

（一）個體性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是每個具有專業(yè)技術(shù)職稱的人員從分配到定級開始，從初級職稱評定，到中、高級專業(yè)技術(shù)職稱晉升，再到日常工作過程中參加的歷次業(yè)務學習、專業(yè)進修，學術(shù)論文發(fā)表等活動的真實記錄，具有較強的個體性，必須以個人作為保管單位，每一名專業(yè)技術(shù)人員的檔案都是一個獨立的整體。

（二）專業(yè)性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是針對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、科研水平、論文著作發(fā)表等與專業(yè)相關(guān)的主要業(yè)務活動進行記錄，檔案內(nèi)容往往是以專業(yè)技術(shù)人員在業(yè)務活動中自然形成的文件材料為依據(jù)的，具有較強的專業(yè)性。

（三）動態(tài)性。專業(yè)技術(shù)人員檔案是對個體在職稱晉升、科研活動、進修學習等業(yè)務活動過程的記錄，具有動態(tài)性的特點，體現(xiàn)的是個人工作能力和業(yè)務水平變化提升的一個動態(tài)過程。

二、專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案缺乏正確的認識。專業(yè)技術(shù)人員檔案是動態(tài)變化的，技術(shù)人員在職稱晉升、業(yè)績考核、科研著作發(fā)表、進修學習等過程中會不斷產(chǎn)生新的資料，用來記錄自身工作能力和業(yè)務水平提升的過程，這些資料會成為專業(yè)技術(shù)人員檔案記錄生成的重要參考依據(jù)。但是長期以來我單位的專業(yè)技術(shù)人員并沒有意識到檔案的重要性，當檔案部門人員開展檔案管理工作時，專業(yè)技術(shù)人員不能積極配合，不能根據(jù)需要提供必要的材料信息等，個人檔案意識淡薄，導致部分重要的檔案資料不能及時歸檔，造成檔案資料缺失，甚至影響專業(yè)技術(shù)人員今后對自身檔案資料的查詢和使用，同時也不利于單位整體檔案管理工作效率的提升。

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案利用率不高。我單位對專業(yè)技術(shù)人員檔案進行管理時，一般是按照入職順序以及個人的自然發(fā)展過程進行檔案資料的收錄歸檔的，每人一檔單獨保管。在傳統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作當中，一直都是以紙質(zhì)檔案的形式存在，通過手工翻閱查詢的方式來使用檔案，容易造成檔案資料的破損，影響長期保管和使用。而且僅能夠縱向查詢一個人的檔案，橫向查詢機制不完善，導致檔案利用效率降低。

（三）缺乏完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度。從目前的情況來看，我單位的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度還有待完善，主要表現(xiàn)在缺乏對檔案管理過程的監(jiān)督檢查，沒有根據(jù)需要及時做好檔案的修復工作。另外，專業(yè)技術(shù)人員檔案本就具有較高的復雜性和專業(yè)性，單位沒有針對專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集整理、歸檔、查閱等方面做出詳細的規(guī)定，很容易造成技術(shù)人員檔案管理混亂。

三、完善單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的對策

（一）提高對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重視。根據(jù)目前我單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理意識薄弱的現(xiàn)狀，首先檔案部門工作人員要加強對檔案管理工作的宣傳，強調(diào)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重要性，讓專業(yè)技術(shù)人員充分認識技術(shù)檔案的重要性，增強歸檔意識。各部門領(lǐng)導也要樹立必要的檔案管理意識，督促專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)自身工作能力和業(yè)務水平的變化及時向檔案部門提供相關(guān)的證明材料，及時更新自己的檔案。此外，學校還要加大對檔案工作部門在人力、物力、資金等方面的投入力度，從根本上提高單位全體人員對檔案管理工作的重視。

（二）完善專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度。規(guī)范完善的檔案管理制度是保證專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作能夠有序高效完成的重要保障。我單位應該根據(jù)現(xiàn)有檔案管理有關(guān)的法規(guī)、規(guī)定以及技術(shù)要求，再結(jié)合單位的實際情況制定專門針對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的制度細則，同時單位還要為檔案管理工作的開展營造良好的條件和環(huán)境，使專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的開展有章可循，有法可依，能夠有序高效的開展。

（三）優(yōu)化服務模式。為了切實提高專業(yè)技術(shù)人員檔案利用效率，更好的為相關(guān)人員提供信息咨詢服務，單位還應對服務模式加以改進和優(yōu)化。2015年我單位在這方面做了很大的努力，主要表現(xiàn)為，檔案個人員根據(jù)我院每年教師申報職稱的服務和利用效果，借鑒文書檔案升自治區(qū)一級的標準和要求，對我院2012年-2014年689名教師年度業(yè)績考核表2256份進行電子掃描，本人協(xié)調(diào)值周生幫忙編頁碼、排序、打孔，既提高了工作效率，又能為教師的職稱評審提供便利檔案信息服務。

四、小結(jié)

綜上所述，專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作本身就比較復雜，具有個體性、專業(yè)性、動態(tài)性的特點。針對目前我單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作中存在的一些問題，需要相關(guān)部門和工作人員不斷優(yōu)化檔案管理工作模式，提高對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的重視，同時還要完善專業(yè)技術(shù)人員檔案管理制度，加大力度進行檔案管理信息化建設(shè)，進而提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的整體效率。

參考文獻：

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