淺談高等院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

王冬梅

摘 要：本文就高等院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策論題，闡明了高等院校檔案信息化管理的意義；分析了高等院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀；論述了高等院校檔案信息化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高等院校檔案信息化管理意義現(xiàn)狀對(duì)策

一、高等院校檔案信息化管理的意義

高等院校檔案信息化管理對(duì)提高檔案管理工作的水平是十分有利的。高等院校檔案實(shí)施了信息化管理，檔案的管理工作的時(shí)效性得到了大大的增強(qiáng)。高等院校檔案實(shí)行信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠快速的錄入檢索和使用檔案，經(jīng)過(guò)加工和整理檔案的信息，十分有效縮短了對(duì)二次文獻(xiàn)的整理的時(shí)間，達(dá)到了事半功倍的效果。高等院校檔案信息化管理能夠達(dá)到檔案資源共享。在高等院校檔案管理過(guò)程中實(shí)施信息化管理，其宗旨就是實(shí)現(xiàn)資源共享，最終是通過(guò)利用信息技術(shù)以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，更好的達(dá)到檔案信息的資源共享的目的。高等院校利用信息化進(jìn)行檔案管理后，檔案信息的利用率得到了提高，對(duì)也檔案的使用范圍也擴(kuò)大不小，方便教職員工對(duì)檔案信息的有效利用，也大大拓寬了檔案信息的資源利用范圍。

二、高等院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2002年，國(guó)家檔案局作為國(guó)家級(jí)檔案行政管理部門制定了檔案信息化建設(shè)的文件《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)全國(guó)檔案信息化建設(shè)作了進(jìn)一步部署，明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。

（一）高等院校檔案管理體制不夠健全，管理人員有的是濫竽充數(shù)，談不上有檔案管理水平。我國(guó)現(xiàn)行高等院校檔案管理部門不能實(shí)施統(tǒng)一歸口，“各行其道”“各自為政”。檔案館也好、組織或人事部門也好、就是學(xué)工處、招畢辦以及各系部都有檔案管理機(jī)構(gòu)。除單位的專門檔案館外，其他部門的檔案工作沒(méi)有專人負(fù)責(zé)管理。 高等院校檔案管理水平不高，更談不上管理上臺(tái)階了。這種狀況嚴(yán)重不適應(yīng)高等院校教育教學(xué)發(fā)展的要求。目前有些高等院校檔案管理部門的管理方式還是在用手工進(jìn)行整理，即使利用了計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行輔助管理，也只停留在檢索查詢學(xué)生信息的層面上，沒(méi)能體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理優(yōu)越之處，沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化電子檔案，這種管理模式徹底難以適應(yīng)高等教育的發(fā)展步伐。

（二）學(xué)生檔案不能按規(guī)范化歸檔，所建檔的內(nèi)容少甚至必要的材料也沒(méi)整理進(jìn)檔。因?yàn)楦叩仍盒W(xué)生檔案管理沒(méi)有官方部署，也沒(méi)有明文規(guī)定歸檔的大體范圍與總體要求，使得全面體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的有關(guān)資料不能迅速分類整理，按要求歸檔，學(xué)生的檔案中無(wú)非是大學(xué)生高考錄取時(shí)提到的材料、畢業(yè)考試成績(jī)表，他們?cè)诟咧袝r(shí)的有關(guān)檔案資料、操行評(píng)語(yǔ)，受過(guò)何等獎(jiǎng)懲，沒(méi)有一套完整的檔案，在校期間不利于因材施教，對(duì)學(xué)生的教育和管理。畢業(yè)后也不利于用人單位全方位的掌握學(xué)生的狀況

（三）高等院校的檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)現(xiàn)代檔案信息化管理沒(méi)有引起足夠的重視。有些檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代的檔案信息化管理的方法不愿意接受，墨守成規(guī)，還是沿用手工整理檔案和原始管理檔案的措施，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用不去作深刻的研究。對(duì)于相當(dāng)一部分檔案管理者來(lái)說(shuō)，檔案的管理還是原來(lái)的一套：剪裁、裝訂、歸入檔案，不泄密、不丟失就是把檔案管理到位了。對(duì)于高等院校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，對(duì)待檔案的觀念更是落后至極，更本不重視檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理的員工的工作要求不去做具體的要求，過(guò)得去就了事。有不少高等院校對(duì)檔案管理這塊投入不足，很明顯出現(xiàn)檔案信息獲得的渠道狹窄。

三、高等院校檔案信息化管理的對(duì)策

（一）加大檔案信息化建設(shè)的投入。信息化建設(shè)的投入是完善高等院校信息化基礎(chǔ)設(shè)施的重要條件，只有充分做好信息化建設(shè)的投入，我們才能夠在硬件和軟件上為信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。高等院校的信息化技術(shù)設(shè)施不健全的關(guān)鍵性因素便是高等院校在這方面的經(jīng)費(fèi)投入力度較小，因此，加大信息化建設(shè)的投入是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的首要條件。此外，還要加大在技術(shù)支持和管理系統(tǒng)上的經(jīng)費(fèi)投入，這樣才能保障檔案信息擁有一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和有條不紊的流程。

（二）加強(qiáng)檔案信息化的重視。服務(wù)性是檔案工作的重要特點(diǎn)之一，高等院校建立樹(shù)立正確的服務(wù)理念，把立足點(diǎn)放在為師生提供及時(shí)有效的服務(wù)之上。進(jìn)而得到校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，也要得到全校師生的認(rèn)可。加強(qiáng)高等院校檔案館的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)要拿出長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，進(jìn)一步完善檔案的信息化建設(shè)，為高等院校的檔案館的信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以此更有利的推動(dòng)高等院校的檔案信息化建設(shè)向前邁進(jìn)。

（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的收集及其整理工作，做到建檔及時(shí)、歸檔迅速。高等院校的學(xué)生檔案管理人員要十分主動(dòng)地與具體學(xué)生檔案材料管理的職能部門取得聯(lián)系、協(xié)調(diào)、迅速收集各部門形成的學(xué)生檔案材料。

高等院校的檔案信息是學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄，檔案信息化的建設(shè)是新時(shí)期形勢(shì)向前發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，高等院校要從根本上認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案信息化的重要性。要嚴(yán)肅對(duì)待檔案信息的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，要不失時(shí)機(jī)的為檔案管理創(chuàng)造有力的環(huán)境和優(yōu)越的條件，采取得力的措施來(lái)推進(jìn)檔案信息管理的建設(shè)向前發(fā)展。

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