淺談人事檔案的信息化管理

靳麗娟

摘 要：隨著國內(nèi)人事制度改革工作的不斷深入，人事檔案的利用率也迅速提高。加之當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用的普及，計算機(jī)管理技術(shù)也不斷深入各層管理，檔案已不僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，而將會以各種形式的電子文件形成信息化管理。本文以人事檔案的定義及內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn)，簡要分析了我國人事檔案信息管理工作中出現(xiàn)的問題，并對人事檔案的信息化管理提出了幾點(diǎn)針對性的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理

人事檔案是全方位的考察一個人各方面的重要依據(jù)，亦是管理人才的憑據(jù)，是一個人從出生到生老病死都有記載的信息來源，它關(guān)系到每個人的切身利益。人事檔案管理工作的順利進(jìn)行有賴于人事檔案信息化管理的合理規(guī)劃，甚至影響到每個人的升遷發(fā)展、享有社會福利權(quán)利等各環(huán)節(jié)。對人事檔案進(jìn)行信息化管理，希望通過建立人事信息數(shù)據(jù)庫形成個人電子檔案、引入人事檔案管理軟件，加快信息化管理進(jìn)程、通過網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)輔助進(jìn)行管理等手段，以及人事檔案工作者的不斷探索和實(shí)踐，進(jìn)一步改進(jìn)人事檔案管理工作，增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性，使之更好的服務(wù)于社會。

一、相關(guān)概念界定

（一）人事檔案信息化管理

人事檔案信息化管理主要是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和檔案管理軟件，對人事資料信息進(jìn)行管理的過程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎(chǔ)之上的一種新型的人力資源信息管理模式。如今信息時代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了保障，我們應(yīng)積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合起來，伲進(jìn)檔案信息化工作快速發(fā)展。

（二）人事檔案信息化管理的內(nèi)容

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。保證計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的合理配置，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，充分利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將人事檔案資料整理后輸入計算機(jī)。其次，信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。人事檔案信息數(shù)字化要規(guī)范電子檔案的管理，加強(qiáng)對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔程序的操作，確保有價值的人事信息電子文件真實(shí)、完整有效。

二、我國人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

人事檔案管理不嚴(yán)格，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責(zé)任不明確和管理的混亂等。

（二）效率低

基于各種舊觀念的束縛，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴(yán)重組礙了操作效率，既費(fèi)時又費(fèi)力。同時，在資源利用時，還需通過人工操作調(diào)閱，致使工作變得較繁瑣，并且查準(zhǔn)率相對較低。

（三）未合理達(dá)到資源共享

一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員的計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)知識處在薄弱環(huán)節(jié)，相對的信息化程度較低，只停留在一些較簡單的操作上，而面對信息化的繁雜技術(shù)就顯得有些力不從心了，研究與開發(fā)就更不值得一提了，雖然有的管理部門擁有一些較先進(jìn)的管理設(shè)備，但也也只是為了應(yīng)付達(dá)標(biāo)檢查或升級考核而已，沒有實(shí)地的用處，形同虛設(shè)。當(dāng)前，以業(yè)務(wù)劃分的形式是人事部門相關(guān)的管理職能的依托，并且各自具備相應(yīng)的權(quán)限，各司其職、互不干涉的現(xiàn)象較為突顯，致使內(nèi)部人事信息分散，阻礙了資源共享的進(jìn)展占同時，人事檔案信息管理未設(shè)有明確的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)制，導(dǎo)致了各科室數(shù)據(jù)通用性能只低不高，加劇了重復(fù)勞動的現(xiàn)象。

（四）人事檔案管理的安全受到威脅

改革開放以來，雖然人事檔案的信息化管理已取得了長足的進(jìn)步，并運(yùn)用計算機(jī)在單位內(nèi)部建立辦公局域網(wǎng)、人事信息網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)體系，為人事檔案材料的錄入、分類、整理以及保管等注入了一劑強(qiáng)心針，從某種程度上加快了查準(zhǔn)率以及效率的提升，但是，計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的安全問題確日益突顯，比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等，因此，計算機(jī)的保密、安全管理問題迫在眉睫。

（五）信息化人才隊(duì)伍建設(shè)匱乏

人事檔案管理人員的信息化程度隨著人事檔案管理信息化的遞進(jìn)而有所提升，這是一個必然的發(fā)展趨勢。人事檔案的信息化管理需要一支掌握信息化知識的檔案人才為支撐，既要掌握傳統(tǒng)的人事檔案流程，還要熟練操作現(xiàn)代信息技術(shù)。從近幾年來看，雖然也擴(kuò)充了一部分信息化技術(shù)的專業(yè)人才，但是認(rèn)識檔案管理的整體素質(zhì)卻未曾提高，關(guān)鍵是一些復(fù)合人才的缺失，雙向型人才的缺失阻礙了人事檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

1、缺少真正懂行的決策者。決策者對于檔案信息化管理起到舉無輕重的作用。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)，他們均站在整個隊(duì)伍中的最頂層，但是，就目前我國檔案部門來說，還有相當(dāng)大一部分的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)達(dá)不到要求，所識別的信息化技術(shù)頗微，而另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進(jìn)行專項(xiàng)研究了。這就導(dǎo)致了決策上的疏漏。

2、缺失信息化專業(yè)人才。從整體上看，檔案信息化管理部門不但缺少復(fù)合型人才，而且自身的機(jī)構(gòu)也不太合理，故而整體素質(zhì)有待于提高。檔案的信息化管理是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專業(yè)化信息人才來維系工作的需求，但現(xiàn)在的認(rèn)識體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)還未達(dá)到，和其他部門相比來說，人事檔案部門的社會地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢?；趥€方面的原因致使檔案部門難以引進(jìn)復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的匱乏，尤其是中小城市，這種現(xiàn)象更是突顯。

3、整體信息化素養(yǎng)不高。檔案的信息化管理需要所有的員工共同維泵才能持續(xù)、健康的發(fā)展，不僅僅是依賴于信心技術(shù)部門這個單獨(dú)的個體。甚至在有的檔案管理部門，不會打字上網(wǎng)的大有人在，也有部分領(lǐng)導(dǎo)雖然站在決策者的高度-，但連一些最基本的信息技術(shù)操作都不懂，只是重于形式。如果不能得到有效的改善，將會為檔案信息化管理留下重大隱患。

三、完善人事檔案信息化管理的對策

（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)

人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，要推陳出新，及時建立相對科學(xué)合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規(guī)范化。另外，在檔案信息的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準(zhǔn)率。同時，要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶n案進(jìn)行整理歸檔，在各個環(huán)節(jié)實(shí)施過程中，嚴(yán)謹(jǐn)防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新添加的內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充、更新。

（二）實(shí)現(xiàn)信息資源共享

人們的時間意識越來越強(qiáng)，獲取的人事檔案信息不僅要求真實(shí)、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現(xiàn)代化管理手段管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

（三）增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識

在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計算機(jī)的加密功能，如何防止計算機(jī)的安全問題是一個老生常談的話題，這就需要對通用的數(shù)據(jù)庫數(shù)掘依據(jù)不同的使用權(quán)限進(jìn)行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關(guān)系。

（四）要完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在工作的需求，單位就必須要大力的培養(yǎng)一批高素質(zhì)和專業(yè)水平高的人員，并對其進(jìn)行專業(yè)知識技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)和操作技能，幫助其更快的掌握現(xiàn)代方法。管理人員還需要時刻學(xué)習(xí)，并以此來拓寬自己的知識面，提高自己的知識水平，提高處理現(xiàn)代化檔案管理的能力，只有掌握住現(xiàn)代化的管理技術(shù)，才能適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化和信息化的檔案管理工作，才能更好的為單位服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，只有采用高效的計算機(jī)管理模式，建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，更好的發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理方面的作用，才能激發(fā)員工的積極性和勞動熱情，更好的選拔人才，才能使單位在競爭激烈的社會中利于不敗之地，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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