淺談人事檔案的信息化管理

靳麗娟

摘 要：隨著國(guó)內(nèi)人事制度改革工作的不斷深入，人事檔案的利用率也迅速提高。加之當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用的普及，計(jì)算機(jī)管理技術(shù)也不斷深入各層管理，檔案已不僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，而將會(huì)以各種形式的電子文件形成信息化管理。本文以人事檔案的定義及內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)要分析了我國(guó)人事檔案信息管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)人事檔案的信息化管理提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理

人事檔案是全方位的考察一個(gè)人各方面的重要依據(jù)，亦是管理人才的憑據(jù)，是一個(gè)人從出生到生老病死都有記載的信息來(lái)源，它關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。人事檔案管理工作的順利進(jìn)行有賴于人事檔案信息化管理的合理規(guī)劃，甚至影響到每個(gè)人的升遷發(fā)展、享有社會(huì)福利權(quán)利等各環(huán)節(jié)。對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，希望通過(guò)建立人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)形成個(gè)人電子檔案、引入人事檔案管理軟件，加快信息化管理進(jìn)程、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行管理等手段，以及人事檔案工作者的不斷探索和實(shí)踐，進(jìn)一步改進(jìn)人事檔案管理工作，增強(qiáng)人事檔案管理的科學(xué)性，使之更好的服務(wù)于社會(huì)。

一、相關(guān)概念界定

（一）人事檔案信息化管理

人事檔案信息化管理主要是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和檔案管理軟件，對(duì)人事資料信息進(jìn)行管理的過(guò)程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎(chǔ)之上的一種新型的人力資源信息管理模式。如今信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了保障，我們應(yīng)積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合起來(lái)，伲進(jìn)檔案信息化工作快速發(fā)展。

（二）人事檔案信息化管理的內(nèi)容

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。保證計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的合理配置，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將人事檔案資料整理后輸入計(jì)算機(jī)。其次，信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。人事檔案信息數(shù)字化要規(guī)范電子檔案的管理，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔程序的操作，確保有價(jià)值的人事信息電子文件真實(shí)、完整有效。

二、我國(guó)人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善

人事檔案管理不嚴(yán)格，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責(zé)任不明確和管理的混亂等。

（二）效率低

基于各種舊觀念的束縛，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時(shí)，嚴(yán)重組礙了操作效率，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。同時(shí)，在資源利用時(shí)，還需通過(guò)人工操作調(diào)閱，致使工作變得較繁瑣，并且查準(zhǔn)率相對(duì)較低。

（三）未合理達(dá)到資源共享

一般來(lái)說(shuō)，大部分人事檔案管理部門(mén)還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)處在薄弱環(huán)節(jié)，相對(duì)的信息化程度較低，只停留在一些較簡(jiǎn)單的操作上，而面對(duì)信息化的繁雜技術(shù)就顯得有些力不從心了，研究與開(kāi)發(fā)就更不值得一提了，雖然有的管理部門(mén)擁有一些較先進(jìn)的管理設(shè)備，但也也只是為了應(yīng)付達(dá)標(biāo)檢查或升級(jí)考核而已，沒(méi)有實(shí)地的用處，形同虛設(shè)。當(dāng)前，以業(yè)務(wù)劃分的形式是人事部門(mén)相關(guān)的管理職能的依托，并且各自具備相應(yīng)的權(quán)限，各司其職、互不干涉的現(xiàn)象較為突顯，致使內(nèi)部人事信息分散，阻礙了資源共享的進(jìn)展占同時(shí)，人事檔案信息管理未設(shè)有明確的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)制，導(dǎo)致了各科室數(shù)據(jù)通用性能只低不高，加劇了重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。

（四）人事檔案管理的安全受到威脅

改革開(kāi)放以來(lái)，雖然人事檔案的信息化管理已取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)在單位內(nèi)部建立辦公局域網(wǎng)、人事信息網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)體系，為人事檔案材料的錄入、分類(lèi)、整理以及保管等注入了一劑強(qiáng)心針，從某種程度上加快了查準(zhǔn)率以及效率的提升，但是，計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中的安全問(wèn)題確日益突顯，比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等，因此，計(jì)算機(jī)的保密、安全管理問(wèn)題迫在眉睫。

（五）信息化人才隊(duì)伍建設(shè)匱乏

人事檔案管理人員的信息化程度隨著人事檔案管理信息化的遞進(jìn)而有所提升，這是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案的信息化管理需要一支掌握信息化知識(shí)的檔案人才為支撐，既要掌握傳統(tǒng)的人事檔案流程，還要熟練操作現(xiàn)代信息技術(shù)。從近幾年來(lái)看，雖然也擴(kuò)充了一部分信息化技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，但是認(rèn)識(shí)檔案管理的整體素質(zhì)卻未曾提高，關(guān)鍵是一些復(fù)合人才的缺失，雙向型人才的缺失阻礙了人事檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

1、缺少真正懂行的決策者。決策者對(duì)于檔案信息化管理起到舉無(wú)輕重的作用。檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)，他們均站在整個(gè)隊(duì)伍中的最頂層，但是，就目前我國(guó)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，還有相當(dāng)大一部分的檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)不到要求，所識(shí)別的信息化技術(shù)頗微，而另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識(shí)，更談不上進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)研究了。這就導(dǎo)致了決策上的疏漏。

2、缺失信息化專(zhuān)業(yè)人才。從整體上看，檔案信息化管理部門(mén)不但缺少?gòu)?fù)合型人才，而且自身的機(jī)構(gòu)也不太合理，故而整體素質(zhì)有待于提高。檔案的信息化管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的專(zhuān)業(yè)化信息人才來(lái)維系工作的需求，但現(xiàn)在的認(rèn)識(shí)體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)還未達(dá)到，和其他部門(mén)相比來(lái)說(shuō)，人事檔案部門(mén)的社會(huì)地位以及現(xiàn)有資源都處于一種劣勢(shì)。基于個(gè)方面的原因致使檔案部門(mén)難以引進(jìn)復(fù)合型人才，而內(nèi)部原有的檔案信息人才的流失無(wú)一不加劇了檔案部門(mén)信息化人才的匱乏，尤其是中小城市，這種現(xiàn)象更是突顯。

3、整體信息化素養(yǎng)不高。檔案的信息化管理需要所有的員工共同維泵才能持續(xù)、健康的發(fā)展，不僅僅是依賴于信心技術(shù)部門(mén)這個(gè)單獨(dú)的個(gè)體。甚至在有的檔案管理部門(mén)，不會(huì)打字上網(wǎng)的大有人在，也有部分領(lǐng)導(dǎo)雖然站在決策者的高度-，但連一些最基本的信息技術(shù)操作都不懂，只是重于形式。如果不能得到有效的改善，將會(huì)為檔案信息化管理留下重大隱患。

三、完善人事檔案信息化管理的對(duì)策

（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)

人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，要推陳出新，及時(shí)建立相對(duì)科學(xué)合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規(guī)范化。另外，在檔案信息的收集方面，要注意完整性與及時(shí)性，并要保證檔案信息的查準(zhǔn)率。同時(shí)，要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，在各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)謹(jǐn)防范檔案的安全問(wèn)題，尤其是對(duì)檔案新添加的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充、更新。

（二）實(shí)現(xiàn)信息資源共享

人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，獲取的人事檔案信息不僅要求真實(shí)、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現(xiàn)代化管理手段管理人事檔案，可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。

（三）增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，如何防止計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題是一個(gè)老生常談的話題，這就需要對(duì)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)掘依據(jù)不同的使用權(quán)限進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關(guān)系。

（四）要完善管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在工作的需求，單位就必須要大力的培養(yǎng)一批高素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平高的人員，并對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作技能，幫助其更快的掌握現(xiàn)代方法。管理人員還需要時(shí)刻學(xué)習(xí)，并以此來(lái)拓寬自己的知識(shí)面，提高自己的知識(shí)水平，提高處理現(xiàn)代化檔案管理的能力，只有掌握住現(xiàn)代化的管理技術(shù)，才能適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化和信息化的檔案管理工作，才能更好的為單位服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有采用高效的計(jì)算機(jī)管理模式，建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，更好的發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，才能激發(fā)員工的積極性和勞動(dòng)熱情，更好的選拔人才，才能使單位在競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)中利于不敗之地，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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