數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學檔案管理中的應用與探索

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化轉型已成為高校檔案管理創(chuàng)新與變革的核心方向。醫(yī)科大學作為專業(yè)化程度較高的學術機構，其檔案管理面臨著信息多樣化、數(shù)據量龐大和安全性要求高等挑戰(zhàn)。本文將探討數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學檔案管理中的應用與探索，包括檔案管理數(shù)字化轉型概述、應用現(xiàn)狀、檔案管理的策略與措施以及探索與創(chuàng)新等，為提升醫(yī)科大學檔案管理的質量與效率提供有益的參考。

[關鍵詞]數(shù)字化轉型；檔案管理；醫(yī)科大學；信息化；技術創(chuàng)新

數(shù)字化轉型不僅是技術的更新?lián)Q代，更是管理理念和工作模式的深刻變革。對于醫(yī)科大學而言，檔案管理不僅要承擔傳統(tǒng)的文書管理職責，還涉及醫(yī)療科研數(shù)據、教學成果和學術記錄等多種類型信息的整理和維護。檔案管理的數(shù)字化轉型勢在必行，這將有助于提高信息的存儲和檢索效率，確保檔案數(shù)據的安全性和完整性，促進信息的共享與流通。

一、檔案管理數(shù)字化轉型概述

（一）檔案管理數(shù)字化的基本框架

數(shù)字化檔案管理的基礎是檔案的數(shù)字化存儲，傳統(tǒng)的紙質檔案需要經過掃描和轉換，形成電子文件，電子檔案的存儲通常涉及數(shù)據庫系統(tǒng)的建設，這些數(shù)據庫需要具備高效的數(shù)據檢索和管理能力。數(shù)字化檔案管理需要構建完善的信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)包括檔案管理軟件和數(shù)字檔案系統(tǒng)，負責檔案的分類、索引和檢索。這些系統(tǒng)的設計必須符合檔案管理的實際需求，支持多種數(shù)據格式，能夠進行快速的數(shù)據檢索和管理，同時具備強大的數(shù)據安全防護功能。電子檔案的存儲雖帶來了便利，但也面臨數(shù)據丟失和損壞的風險。

醫(yī)科大學檔案管理中必須建立多重備份系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要包含數(shù)據冗余，將檔案數(shù)據復制并存儲在多個物理介質上，如硬盤、磁帶和光盤等，以防單一存儲介質故障造成的數(shù)據丟失；異地備份，將數(shù)據備份存儲在不同的地理位置，即使發(fā)生自然災害或突發(fā)事件，也能夠保證數(shù)據的完整性和可恢復性；自動化備份，配置自動備份系統(tǒng)，定期進行數(shù)據備份，減少人工干預帶來的錯誤或遺漏，確保備份的及時性和完整性；備份驗證與恢復演練，定期進行數(shù)據備份的驗證和恢復演練，確保備份數(shù)據的可用性和恢復過程的順利進行。這包括測試備份數(shù)據的完整性和準確性，以便在需要恢復時能夠快速且準確地還原數(shù)據，確保檔案數(shù)據的長期安全和可用性。

（二）醫(yī)科大學檔案管理數(shù)字化的必要性

醫(yī)科大學的檔案種類繁多，涉及教學、科研、醫(yī)療和行政等多個領域，數(shù)據量龐大且復雜，通過數(shù)字化轉型，可以將各類檔案信息集中存儲在電子系統(tǒng)中，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高信息的處理效率和質量。醫(yī)科大學的檔案管理涉及大量的科研數(shù)據和醫(yī)療記錄，這些數(shù)據的安全性和隱私保護尤為重要。數(shù)字化檔案管理通過先進的加密技術和權限控制機制，可以有效保障數(shù)據的安全性和隱私性，防止數(shù)據泄露和篡改。醫(yī)科大學的教學和科研活動需要大量的信息共享和協(xié)作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)跨部門、跨學科的信息共享，打破信息孤島，促進不同領域的協(xié)作與交流，提升科研和教學的效率和效果。隨著學校的發(fā)展和檔案量的增加，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式將面臨越來越大的壓力，數(shù)字化轉型可以為檔案管理提供靈活的擴展性和可持續(xù)性，支持學校未來的長期發(fā)展和信息化需求[1]。

二、數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學檔案管理中的應用現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學日常管理工作中的具體應用

檔案數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學的日常管理工作中得到廣泛應用，使得檔案的收集和整理更加高效。傳統(tǒng)的紙質檔案需要大量的人力和時間來分類、整理和歸檔，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠自動化完成這些流程，通過掃描和自動分類技術將紙質檔案快速轉化為數(shù)字格式，大大減少了人工干預和錯誤。數(shù)字化轉型極大改善了檔案的檢索和查詢效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檢索和查找特定檔案往往需要耗費大量時間和精力，尤其是在檔案量大的情況下，而利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，用戶可以通過關鍵詞、日期、類別等多種方式快速檢索到所需檔案，縮短了檔案查詢的時間。另外，數(shù)字化轉型還促進了檔案的共享和利用，借助數(shù)字化平臺，醫(yī)科大學的各個部門可以實現(xiàn)檔案資源的共享和協(xié)同工作，打破了傳統(tǒng)紙質檔案管理中的部門壁壘，極大提升了工作效率。

（二）數(shù)字化檔案管理在醫(yī)科大學科研與教學中的支持作用

數(shù)字化檔案管理在醫(yī)科大學的科研和教學中發(fā)揮了重要的支持作用。首先，它顯著提高了科研人員的數(shù)據獲取和利用效率。數(shù)字化檔案系統(tǒng)使科研人員能夠快速檢索、訪問和分析大量的歷史數(shù)據、實驗記錄和學術文獻，從而縮短了研究準備時間，促進了研究的深入開展。其次，數(shù)字化檔案管理為教學活動提供了便捷的支持。教師可以通過系統(tǒng)輕松上傳和分享教學資料，學生也能隨時獲取所需的學習資源，提升了教學效率和質量。此外，數(shù)字化管理還增強了科研成果的保存和共享能力，確保了學術成果的長期可用性，促進了校內外的學術交流和合作。通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)，醫(yī)科大學可以實現(xiàn)數(shù)據的長期存儲和跨部門共享，為教學改進和科研創(chuàng)新提供有力的支持。數(shù)字化轉型還使得檔案管理能夠適應學科交叉和教學內容多樣化的需求，提供了靈活的分類和檢索功能，進一步提升了科研和教學效果[2]。

（三）醫(yī)科大學檔案管理數(shù)字化轉型過程中面臨的主要問題和挑戰(zhàn)

盡管數(shù)字化轉型為醫(yī)科大學檔案管理帶來了諸多優(yōu)勢，但在實際推進過程中仍面臨嚴峻的問題和挑戰(zhàn)。首先，技術和設備的更新問題成為制約因素。許多醫(yī)科大學由于資金有限，無法及時更新和維護先進的數(shù)字化技術和設備，從而影響了系統(tǒng)的效率和穩(wěn)定性。其次，檔案管理人員的數(shù)字化技能不足也是一個關鍵挑戰(zhàn)。現(xiàn)有人員對數(shù)字化系統(tǒng)的操作和維護能力較弱，缺乏必要的培訓和支持，這可能導致系統(tǒng)使用不當和效率低下。數(shù)據安全和隱私保護問題同樣突出。盡管數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有加密和備份功能，但仍存在數(shù)據泄露和網絡攻擊的風險，這對敏感信息的保護提出了更高要求。最后，標準化和兼容性問題也不容忽視。不同系統(tǒng)間的數(shù)據格式和處理方式不一致，導致數(shù)據共享和交換的困難，影響了整體檔案管理的協(xié)調性和效率。為解決這些問題，需要綜合考慮資金投入、人員培訓、技術升級和標準制定等多方面因素[3]。

三、數(shù)字化轉型中醫(yī)科大學檔案管理的策略與措施

（一）制定全面的數(shù)字化轉型規(guī)劃

在數(shù)字化轉型過程中，制定全面的規(guī)劃是確保轉型成功的關鍵步驟。醫(yī)科大學需要根據自身的實際情況，設定明確的目標和階段性任務。全面的規(guī)劃應包括對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的評估、未來需求的預測以及資源的配置。通過系統(tǒng)化的規(guī)劃，大學可以明確轉型的方向和重點，確保每一步都能夠高效、有序的推進。此外，轉型規(guī)劃還應考慮到技術選擇和實施路徑的具體細節(jié)。選擇適合的技術平臺和工具，設計科學的實施步驟，可以有效減少轉型過程中的風險和問題。例如，醫(yī)科大學的檔案管理中可以分階段實施轉型，從基礎設施的升級開始，再逐步擴展到系統(tǒng)功能的提升和流程的優(yōu)化。全面的規(guī)劃不僅提供了清晰的行動指南，也為后續(xù)的執(zhí)行和調整提供了依據。

（二）建立跨部門的協(xié)作機制

數(shù)字化轉型不僅僅是技術層面的變革，更是組織內部協(xié)作的挑戰(zhàn)。建立跨部門的協(xié)作機制是實現(xiàn)轉型目標的重要措施。醫(yī)科大學應設立專門的轉型協(xié)調小組，匯聚信息技術、檔案管理、行政支持等多個部門的資源。通過建立明確的溝通渠道和合作機制，可以提高各部門之間的協(xié)調性，確保轉型過程中的各項任務得到有效執(zhí)行?？绮块T的協(xié)作還應包括制定統(tǒng)一的工作流程和標準，確保各部門在實施過程中能夠保持一致。例如，在實施新的檔案管理系統(tǒng)時，技術部門需要與檔案管理部門密切合作，確保系統(tǒng)的功能滿足實際需求，并在實施過程中提供技術支持。通過加強部門之間的合作，有效提高轉型的效率和效果[4]。

（三）加強員工培訓與技能提升

在數(shù)字化轉型中，員工的培訓與技能提升至關重要。醫(yī)科大學需要制訂系統(tǒng)的培訓計劃，確保所有相關員工都能掌握新系統(tǒng)的操作和管理技能。培訓內容應包括新技術的使用方法、系統(tǒng)操作的流程以及常見問題的處理技巧。通過系統(tǒng)培訓，可以提升員工的技術能力，增強他們對新系統(tǒng)的適應能力，從而確保轉型工作的順利進行。技能提升應是一項持續(xù)的工作。隨著技術的不斷發(fā)展和系統(tǒng)功能的更新，員工需要不斷學習和適應新變化。醫(yī)科大學可以定期組織進修和培訓，邀請專家舉辦講座，或者提供在線學習資源，以幫助員工保持技能的更新和提高。通過持續(xù)的技能提升，員工能夠更好地應對數(shù)字化轉型中的挑戰(zhàn)，提升整體的工作效率和管理水平。

（四）持續(xù)評估與改進數(shù)字化管理系統(tǒng)

數(shù)字化轉型是一個需要不斷改進的過程，醫(yī)科大學應建立持續(xù)評估機制，定期檢查和評估數(shù)字化管理系統(tǒng)的運行情況。這包括對系統(tǒng)性能、用戶反饋、數(shù)據安全等方面的全面審查。通過定期評估，可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的問題和不足，并進行針對性改進。系統(tǒng)改進應基于評估結果，結合實際需求進行調整。醫(yī)科大學可以通過用戶反饋和數(shù)據分析，了解系統(tǒng)的使用情況和存在的問題，針對性地進行功能優(yōu)化和技術升級。例如，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在高峰期出現(xiàn)性能瓶頸，可以及時進行擴展和優(yōu)化，以提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性和響應速度。持續(xù)的評估和改進不僅能確保系統(tǒng)的高效運行，也能夠不斷提升用戶體驗，推動數(shù)字化轉型的成功實現(xiàn)[5]。

四、數(shù)字化轉型在醫(yī)科大學檔案管理中的探索與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新的檔案管理模式

在數(shù)字化轉型的背景下，醫(yī)科大學的檔案管理不斷探索創(chuàng)新模式，主要體現(xiàn)在管理模式、技術應用、數(shù)據利用和安全保障等方面的變革。學校通過跨部門、跨學科的集成化管理平臺，打破信息孤島，提升檔案管理的效率和資源利用率；引入人工智能、機器學習和自然語言處理技術，實現(xiàn)檔案分類、檢索和更新的智能化；利用區(qū)塊鏈技術構建安全、透明的檔案存儲與訪問系統(tǒng)；積極探索跨部門、跨校際的檔案共享與協(xié)作模式，建立智慧檔案館，集成物聯(lián)網、大數(shù)據分析和云計算技術，以提升檔案管理的智能化和自動化水平，從而為醫(yī)學教育和科研提供更加高效和精準的支持。例如，一些醫(yī)科大學在其檔案管理系統(tǒng)中引入了智能標簽和條形碼技術，通過自動掃描和數(shù)據記錄，使得檔案管理更加精確和透明。這些創(chuàng)新不僅提升了檔案管理的效率，也為檔案的安全性和完整性提供了保障。

（二）虛擬現(xiàn)實與增強現(xiàn)實技術的應用

虛擬現(xiàn)實和增強現(xiàn)實技術在檔案管理中的應用代表了數(shù)字化轉型的前沿趨勢。虛擬現(xiàn)實技術可以用于檔案展示和虛擬展覽，為研究人員和學生提供沉浸式的檔案體驗。例如，醫(yī)科大學可以利用虛擬現(xiàn)實技術創(chuàng)建虛擬檔案館，用戶能夠在虛擬環(huán)境中瀏覽檔案資料，從而增強對檔案內容的理解和記憶，這種技術豐富了檔案展示的形式，提高了檔案的可訪問性。增強現(xiàn)實技術則可以在檔案查詢和交互中發(fā)揮重要作用。通過在實際環(huán)境中疊加數(shù)字信息，增強現(xiàn)實技術能夠實時顯示檔案的相關數(shù)據和背景信息，這樣的技術讓管理人員對檔案的查詢和利用變得更加直觀和便捷。例如，利用增強現(xiàn)實技術，用戶可以在查閱檔案時直接看到附加的解釋或相關的歷史背景信息，從而提升了檔案的實用性和用戶體驗。

（三）檔案數(shù)字化轉型中的用戶體驗優(yōu)化

在檔案數(shù)字化轉型過程中，優(yōu)化用戶體驗是一個關鍵環(huán)節(jié)，用戶體驗直接影響到檔案管理系統(tǒng)的使用效果和用戶的滿意度。為了提升用戶體驗，醫(yī)科大學可以從系統(tǒng)的界面設計、操作流程和功能設置等方面入手。例如，通過簡化操作界面和提供友好的導航設計，能夠減少用戶在使用過程中的學習成本和操作難度，從而提高使用效率。此外，用戶反饋也是優(yōu)化體驗的重要依據，醫(yī)科大學的檔案管理中需要通過定期收集和分析用戶反饋識別系統(tǒng)中的問題和不足，并及時進行改進，不斷提高檔案數(shù)字化轉型中的用戶體驗。例如，通過用戶調查和使用數(shù)據分析，了解用戶在系統(tǒng)使用中的痛點和需求，針對性地優(yōu)化系統(tǒng)功能和界面設計，能夠有效提升用戶的滿意度和系統(tǒng)的整體性能[6]。

結束語

在數(shù)字化轉型的背景下，醫(yī)科大學的檔案管理正經歷著深刻的變革。電子檔案系統(tǒng)的應用、智能化的數(shù)據處理、遠程訪問與協(xié)同工作平臺的引入，以及檔案管理與信息系統(tǒng)的集成，都是推動這一變革的重要力量。這些措施不僅提升了檔案管理的效率和精確度，還增強了信息的可訪問性和安全性。隨著技術的不斷進步和應用的不斷深化，醫(yī)科大學的檔案管理將迎來更加智能化和系統(tǒng)化的發(fā)展。為了確保數(shù)字化轉型的成功，學校需要持續(xù)關注技術更新、優(yōu)化管理策略，積極應對挑戰(zhàn)，以實現(xiàn)檔案管理的高效、便捷和安全。

參考文獻

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[3]鄒軍麗.淺議數(shù)字化信息技術應用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性[J].蘭臺內外，2023（20）：28-30.

[4]馮旋.探索數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].行政事業(yè)資產與財務，2020（10）：105-106.

[5]王立紅.醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的全面升級與應用研究[J].蘭臺內外，2024（19）：19-21.

[6]萬麗.數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理體系的建立與完善[J].黑龍江檔案，2024（1）：168-170.

作者簡介：蘇楠（1983— ），女，漢族，遼寧沈陽人，南方醫(yī)科大學檔案館，助理館員，本科。

研究方向：檔案管理。