從檔案文化建設(shè)目的出發(fā)對(duì)檔案編研工作新要求的探索

摘 要：國(guó)家檔案局于2016年啟動(dòng)《抗日戰(zhàn)爭(zhēng)檔案匯編》編纂工程，組織各級(jí)綜合檔案館全面開展館藏抗戰(zhàn)檔案的梳理、鑒定和匯編工作。目前，累計(jì)影印出版圖書達(dá)70余種460余冊(cè)。隨著建設(shè)文化強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的推進(jìn)，檔案文化建設(shè)應(yīng)準(zhǔn)確理解和響應(yīng)這一戰(zhàn)略對(duì)檔案工作提出的新要求。檔案部門需要將自身工作置于國(guó)家整體文化事業(yè)發(fā)展框架中，強(qiáng)化檔案資源對(duì)民族文化和地方文化挖掘、保護(hù)、傳承的作用，積極參與構(gòu)建文化自信和提升國(guó)家文化軟實(shí)力。文章從檔案編研角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)編研材料質(zhì)量的重要性，剖析人工智能對(duì)提升編研成果質(zhì)量的可行性。力求將歷史記憶生動(dòng)再現(xiàn)，豐富文化內(nèi)涵，增強(qiáng)文化的厚度與深度，更有助于公眾全面、深入地了解歷史，增強(qiáng)文化認(rèn)同感和歸屬感。

關(guān)鍵詞：檔案編研；大事記

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

根據(jù)2024年3月1日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》第七條：縣級(jí)以上人民政府及其有關(guān)部門，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳教育工作，普及檔案知識(shí)，傳播檔案文化，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。檔案編研成果成為傳播檔案文化途徑之一。只有每一個(gè)檔案人從自身出發(fā)，交出每一份合格的編研成果，才能給檔案編研的整體水平提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和有力的支持，最終共同推動(dòng)檔案文化建設(shè)邁向更高層次。

一、檔案編研的重要性

1.歷史傳承與文化塑造

首先，大事記記錄了單位自成立以來的重大事件、重要決策、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等，這些內(nèi)容構(gòu)成了單位的歷史脈絡(luò)，有助于員工理解并認(rèn)同單位的價(jià)值觀、使命和愿景，增強(qiáng)歸屬感和凝聚力。通過回顧過去的重大成就和挫折，可以提煉出獨(dú)特的組織精神和企業(yè)文化，為當(dāng)前及未來的發(fā)展提供精神動(dòng)力和方向指引。其次，組織沿革詳述了單位的結(jié)構(gòu)變遷、職能調(diào)整、部門增設(shè)或合并、領(lǐng)導(dǎo)更迭等過程，揭示了單位適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境變化、優(yōu)化資源配置、提升效能的戰(zhàn)略選擇。對(duì)于新入職員工了解單位的組織架構(gòu)、職能分工、權(quán)責(zé)關(guān)系等有直接幫助，也有助于全體員工理解單位的成長(zhǎng)邏輯和變革路徑，培養(yǎng)順應(yīng)變革、積極進(jìn)取的工作態(tài)度。最后，年鑒以編年體的形式逐年記載單位的重大事件、重要決策、項(xiàng)目進(jìn)展、榮譽(yù)成就等，形成了一部翔實(shí)的單位史，不僅為后來者提供了解單位過去、理解現(xiàn)況的窗口，還幫助構(gòu)建并傳承獨(dú)特的組織文化，增強(qiáng)員工對(duì)單位歷史的認(rèn)同感和歸屬感。通過閱讀年鑒，新入職員工能夠快速融入企業(yè)文化，老員工則能在回顧中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，共同塑造和維護(hù)單位的集體記憶。

2.戰(zhàn)略規(guī)劃與決策支持

（1）大事記中的歷史數(shù)據(jù)和事件分析，可以為單位制定未來戰(zhàn)略提供歷史參照。通過反思?xì)v次重大決策的成功與失敗案例，可以提煉出有效的決策模式和風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，避免重蹈覆轍，提高戰(zhàn)略規(guī)劃的科學(xué)性和前瞻性。

（2）組織沿革則揭示了單位在不同發(fā)展階段的組織形態(tài)與運(yùn)行效率的關(guān)系，為當(dāng)前的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、流程優(yōu)化、人力資源配置等管理決策提供依據(jù)。通過比較不同組織形態(tài)下的業(yè)務(wù)表現(xiàn)，可以評(píng)估現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)劣，實(shí)施必要的改革，以適應(yīng)市場(chǎng)變化和業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

（3）年鑒匯總了大量關(guān)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、人力資源等方面的定量與定性數(shù)據(jù)，為管理層制定戰(zhàn)略規(guī)劃、開展年度評(píng)估、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)提供了權(quán)威、系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)支撐。通過對(duì)歷年年鑒的對(duì)比分析，領(lǐng)導(dǎo)者可以清晰地看到單位各項(xiàng)指標(biāo)的變化趨勢(shì)，從而做出更科學(xué)、更具前瞻性的決策。

3.對(duì)外溝通與形象塑造

首先，大事記是向外界展示單位發(fā)展歷程、核心競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)責(zé)任履行等情況的重要載體，有助于提高單位的社會(huì)知名度和公信力。通過分享重大成果、創(chuàng)新舉措、公益行動(dòng)等內(nèi)容，可以塑造積極正面的公眾形象，吸引潛在客戶、合作伙伴、投資者等利益相關(guān)者的關(guān)注和支持。其次，組織沿革則展現(xiàn)了單位的專業(yè)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化進(jìn)程，對(duì)于樹立專業(yè)、高效、透明的組織形象具有積極作用。清晰的組織架構(gòu)圖、明確的職能分工、有序的領(lǐng)導(dǎo)更迭等信息，能夠增強(qiáng)外界對(duì)單位管理水平和持續(xù)發(fā)展能力的信任，有利于在商務(wù)合作、政策爭(zhēng)取、人才引進(jìn)等方面贏得優(yōu)勢(shì)?？傊笫掠浥c組織沿革對(duì)單位的影響深遠(yuǎn)而廣泛，不僅是單位歷史記憶的載體，還是驅(qū)動(dòng)單位文化傳承、戰(zhàn)略規(guī)劃、管理決策和對(duì)外溝通的重要工具。最后，年鑒對(duì)外發(fā)布是單位向社會(huì)展示其年度工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)水平、社會(huì)責(zé)任履行情況的重要窗口。通過精心編纂的年鑒，單位可以系統(tǒng)、全面地呈現(xiàn)其在業(yè)務(wù)創(chuàng)新、服務(wù)質(zhì)量、公益事業(yè)等方面的亮點(diǎn)，塑造積極、專業(yè)的公眾形象，提升單位在行業(yè)內(nèi)外的知名度和聲譽(yù)。因此，建立和完善大事記與組織沿革，定期更新相關(guān)內(nèi)容，并將其融入單位的各項(xiàng)工作中，對(duì)于提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力和長(zhǎng)期發(fā)展能力具有重要意義。

二、編研材料編研現(xiàn)狀

筆者從接手的48家機(jī)關(guān)事業(yè)單位到期檔案進(jìn)館情況為總結(jié)對(duì)象，從歷史編研材料需要進(jìn)館補(bǔ)編、有編研材料兩種情況出發(fā)，闡述大事記的編研現(xiàn)狀。編研材料在進(jìn)館時(shí)出現(xiàn)以下幾點(diǎn)問題。

1.編研材料缺失，需要在進(jìn)館時(shí)開展交作業(yè)式補(bǔ)編

此補(bǔ)編為從無到有，產(chǎn)生的編研材料質(zhì)量不盡如人意，產(chǎn)生的影響因素有以下幾點(diǎn)：

（1）歷史完整性受損。補(bǔ)編工作可能會(huì)因?yàn)橘Y料不全、記憶偏差、主觀解讀等原因，導(dǎo)致對(duì)原有事件的描述出現(xiàn)失真，甚至可能與原大事記中的記載產(chǎn)生沖突，影響歷史記錄的連貫性和一致性，進(jìn)而損害其完整性。

（2）權(quán)威性質(zhì)疑。補(bǔ)編工作往往由后人或非原始編撰者完成，其對(duì)歷史事件的認(rèn)知和評(píng)價(jià)可能與原編者存在差異。這種差異可能導(dǎo)致讀者對(duì)大事記的權(quán)威性產(chǎn)生懷疑，特別是當(dāng)補(bǔ)編內(nèi)容涉及重大歷史事件或爭(zhēng)議性問題時(shí)，可能引發(fā)公眾對(duì)記載真實(shí)性的討論甚至爭(zhēng)議。

（3）時(shí)效性滯后。補(bǔ)編工作往往在事件發(fā)生一段時(shí)間后開展，尤其是在需要深入調(diào)查、考證或等待相關(guān)檔案解密的情況下，可能導(dǎo)致補(bǔ)編信息的時(shí)效性滯后，無法及時(shí)反映最新情況或進(jìn)展，影響其作為即時(shí)參考的價(jià)值。

（4）資源浪費(fèi)。頻繁的補(bǔ)編工作需要投入大量的人力、物力和時(shí)間成本，包括史料收集、整理、審核、出版等環(huán)節(jié)。如果補(bǔ)編的內(nèi)容價(jià)值不高，或者補(bǔ)編過程缺乏科學(xué)規(guī)劃和高效管理，可能會(huì)造成資源的浪費(fèi)。

（5）依賴性增強(qiáng)。過度依賴補(bǔ)編來完善大事記，可能會(huì)弱化前期編撰工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和預(yù)見性，使人產(chǎn)生“反正可以事后補(bǔ)”的心態(tài)，不利于提升編撰工作的質(zhì)量和效率。因此，補(bǔ)編大事記雖有必要，但應(yīng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)規(guī)范，確保補(bǔ)編內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，并做好版本管理和更新提示，以最大限度地減少上述弊端。此外，應(yīng)加強(qiáng)前期編撰工作的規(guī)劃和執(zhí)行，提高原始大事記的質(zhì)量，減少不必要的補(bǔ)編需求。

2.有可移交的編研材料，但質(zhì)量不盡如人意，無法全面體現(xiàn)單位的具體社會(huì)活動(dòng)

（1）信息篩選標(biāo)準(zhǔn)的局限性。大事記通常關(guān)注的是對(duì)單位具有重大影響或標(biāo)志性意義的事件，可能忽視那些雖未達(dá)到“大事”標(biāo)準(zhǔn)，但對(duì)單位整體運(yùn)營(yíng)、文化塑造、內(nèi)部管理等方面具有重要影響的日常事件或細(xì)微變化。這種篩選標(biāo)準(zhǔn)的局限性可能導(dǎo)致大事記內(nèi)容在反映單位全貌時(shí)存在盲點(diǎn)。

（2）資料收集的不完整性。編研工作受限于可獲取歷史資料的完整性和準(zhǔn)確性。一方面，是因?yàn)闅v史檔案可能遺失、損毀或者由于記錄不詳、口徑不一，導(dǎo)致某些重要事件未能被準(zhǔn)確記錄或遺漏。此外，非正式、口頭傳承的信息，如內(nèi)部共識(shí)、員工感受、非正式交流等，往往難以系統(tǒng)收集，也可能影響大事記對(duì)單位全貌的展現(xiàn)；另一方面，還有部分單位對(duì)本年度產(chǎn)生的檔案沒有做到應(yīng)歸盡歸。

（3）視角單一或偏頗。大事記編研者的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和認(rèn)知框架會(huì)影響其對(duì)事件重要性的判斷和記錄方式。若過于側(cè)重領(lǐng)導(dǎo)層決策、對(duì)外形象展示等角度，可能會(huì)忽視基層員工的工作生活、內(nèi)部管理改革、客戶反饋等多元視角，導(dǎo)致大事記內(nèi)容不夠全面。

（4）動(dòng)態(tài)變化與長(zhǎng)期效應(yīng)的忽視。一些短期看似影響有限的事件，可能隨著時(shí)間的推移，其長(zhǎng)遠(yuǎn)影響逐漸顯現(xiàn)，成為影響單位發(fā)展的重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。如果大事記僅關(guān)注即時(shí)顯著的事件，而忽視這些潛在的長(zhǎng)期影響因素，將無法全面反映單位的發(fā)展全貌。

（5）敏感信息的回避。出于隱私保護(hù)、商業(yè)秘密、法律法規(guī)等因素考慮，某些涉及人事變動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況、爭(zhēng)議糾紛等敏感信息可能被刻意回避或模糊處理，這無疑會(huì)影響大事記對(duì)單位實(shí)際情況的如實(shí)呈現(xiàn)。

（6）非線性、復(fù)雜性問題的簡(jiǎn)化處理。單位的發(fā)展往往是多因素交織、非線性演進(jìn)的過程，包含諸多復(fù)雜的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等背景因素。大事記在編研過程中可能為了敘述的清晰性和簡(jiǎn)潔性，對(duì)這些復(fù)雜關(guān)系簡(jiǎn)化處理，從而無法深入揭示各種因素如何交織影響單位發(fā)展的全貌。

3.編研的事實(shí)依據(jù)不足

大事記的傳統(tǒng)定義和常見實(shí)踐通常將其界定為以文字為主要載體的編年體史實(shí)記錄，重點(diǎn)在以簡(jiǎn)潔明了的文字描述來記載重要事件的核心信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、參與者、事件經(jīng)過及其影響等。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，特別是數(shù)字化和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代編纂實(shí)踐中，大事記與照片并非完全割裂。照片和其他視覺資料越來越多地以附件、超鏈接、二維碼等形式與文字記錄相結(jié)合，或者單獨(dú)編入附錄、圖冊(cè)等配套資料中，供讀者查閱。這種方式既保留了大事記文字編年體的核心特性，又充分利用了圖像資料的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)了歷史記錄的豐富性和直觀性。所以，在現(xiàn)代編纂實(shí)踐中，將照片通過與文字記錄相結(jié)合或作為補(bǔ)充資料的方式，能使大事記更好地服務(wù)于歷史記錄和傳播的目的。

4.編研后也并未對(duì)大眾開放

檔案開放的原則和程序主要受《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)實(shí)施辦法、地方檔案管理?xiàng)l例等法律法規(guī)的制約。《實(shí)施條例》第三十七條明確國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要和社會(huì)需求，開展館藏檔案的開發(fā)利用和公布，促進(jìn)檔案文獻(xiàn)出版物、檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品等的提供和傳播。大事記的開放具有以下諸多好處：

（1）增進(jìn)歷史認(rèn)知與教育。大事記記錄了一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、組織或領(lǐng)域的重要事件和發(fā)展歷程，開放的大事記能使公眾更全面、深入地了解歷史脈絡(luò)，增進(jìn)對(duì)過去事件的理解和記憶，對(duì)于歷史教育、公民教育以及提升公眾的歷史文化素養(yǎng)具有重要意義。

（2）促進(jìn)學(xué)術(shù)研究與交流。對(duì)于學(xué)者和研究人員來說，開放的大事記是極為寶貴的研究資料。它們提供了一手、系統(tǒng)的時(shí)間序列數(shù)據(jù)，有助于學(xué)者展開歷史趨勢(shì)分析、事件關(guān)聯(lián)性研究、模式識(shí)別等工作。開放的大事記還方便了學(xué)術(shù)界的信息共享和交流，推動(dòng)歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)、政治學(xué)等相關(guān)學(xué)科的發(fā)展。

（3）提升決策透明度與公信力。政府、企事業(yè)單位等公開其大事記，能夠展現(xiàn)其重要決策、行動(dòng)及影響的全過程，增強(qiáng)決策過程的透明度。這種透明度有助于公眾理解政策制定的背景、依據(jù)和目標(biāo)，增進(jìn)公眾對(duì)決策者的信任，也有利于社會(huì)各界對(duì)相關(guān)政策的有效監(jiān)督和合理評(píng)價(jià)。

（4）激發(fā)公眾參與和認(rèn)同感。對(duì)于涉及社區(qū)、企業(yè)等公眾密切相關(guān)的事務(wù)，開放大事記能讓公眾看到自身與集體發(fā)展歷程的關(guān)聯(lián)，增強(qiáng)歸屬感和認(rèn)同感。同時(shí)，開放的大事記也可能激發(fā)公眾的興趣，促使他們參與相關(guān)的歷史研究、紀(jì)念活動(dòng)甚至決策過程中來，進(jìn)一步提升社會(huì)的凝聚力。

三、產(chǎn)生室存編研材料問題的原因分析

1.人員問題

根據(jù)目前的機(jī)構(gòu)設(shè)置發(fā)現(xiàn)，檔案員均為兼職狀態(tài)。兼職檔案員或兼職檔案工作的弊端可以從以下方面分析。首先，專業(yè)素養(yǎng)不足。兼職檔案人員通常在其他崗位擔(dān)任主要職責(zé)，僅在業(yè)余時(shí)間或特定需求時(shí)兼顧檔案工作。在這種情況下，他們可能缺乏系統(tǒng)性的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和持續(xù)的專業(yè)發(fā)展；其次，工作效率與質(zhì)量不佳。由于兼職性質(zhì)，檔案工作可能并非他們的首要任務(wù)，時(shí)間和精力分配上會(huì)影響檔案收集質(zhì)量和準(zhǔn)確性；再次，連續(xù)性和穩(wěn)定性差。兼職檔案員可能因主職工作調(diào)整、個(gè)人原因等因素頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性。檔案工作的長(zhǎng)期性、積累性特點(diǎn)要求有專人持續(xù)負(fù)責(zé)，頻繁更換工作人員不利于檔案體系的完整構(gòu)建和有效管理；最后，責(zé)任歸屬與監(jiān)管難題。為了確保檔案工作的高效、規(guī)范和可持續(xù)開展，建議采取措施加強(qiáng)專職檔案隊(duì)伍建設(shè)或?qū)媛殭n案員開展專業(yè)化培訓(xùn)、明確權(quán)責(zé)劃分、強(qiáng)化監(jiān)管，并提供必要的支持。

2.考量機(jī)制的欠缺

從每年的檔案年檢工作來看，對(duì)編研材料的工作有一定的要求，但對(duì)編研材料的深度和廣度要求不高。雖然也會(huì)組織開展一些檔案編研成果征集評(píng)審活動(dòng)，但無法確保每年室存新增編研材料的質(zhì)量。筆者查閱某期刊網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)，對(duì)大事記收錄內(nèi)容新思考、大事記本體類文件以及大事記編輯新技術(shù)的論文占90%以上，很少涉及對(duì)大事記質(zhì)量實(shí)施有效性考核和監(jiān)管的論文。雖然做到監(jiān)管這一步確實(shí)有些難度，但是只有制定相關(guān)的衡量標(biāo)準(zhǔn)和考核體系，才能更好地把握大事記的寫法，以提升整體質(zhì)量。

四、新技術(shù)介入編研的探索

新技術(shù)在編研領(lǐng)域的介入帶來了革命性的變化，如從獲取用戶錄入的編研主題和編研條件，根據(jù)所述編研主題和編研條件篩選對(duì)應(yīng)的檔案，獲得檔案篩選結(jié)果。將所述檔案篩選結(jié)果匯總生成編研結(jié)果，極大地提高了效率，創(chuàng)新了編研手段，并拓寬了文獻(xiàn)資源的挖掘深度與廣度。新技術(shù)得以介入的前提條件有：

一是數(shù)字化技術(shù)。文獻(xiàn)資料通過掃描、OCR識(shí)別等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，便于存儲(chǔ)、檢索和傳播，形成了大規(guī)模的電子圖書館、數(shù)據(jù)庫和文獻(xiàn)資源共享平臺(tái)。

二是大數(shù)據(jù)分析。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和算法，可以對(duì)海量的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)快速篩選、關(guān)聯(lián)分析、趨勢(shì)預(yù)測(cè)，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)編研方法難以察覺的模式和規(guī)律。

三是人工智能（AI）輔助。AI技術(shù)在編研中可用于自動(dòng)標(biāo)引、分類、摘要生成、全文檢索、實(shí)體關(guān)系抽取以及智能問答等環(huán)節(jié)，減輕人工負(fù)擔(dān)并提高編研質(zhì)量。

所以，新技術(shù)正在推動(dòng)編研工作步入一個(gè)全新的階段，不僅提升了文獻(xiàn)編纂與研究的工作效能，還為學(xué)術(shù)界提供了更多創(chuàng)新的可能性和方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳茂昌，陳玉婷，張 軍，等.一種檔案智能化輔助編研方法，系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備.CN202211533637.8[P].2024-04-13.

作者單位：杭州越中檔案信息技術(shù)有限公司