關(guān)于如何做好事業(yè)單位人事檔案管理的思考

摘 要：為提高事業(yè)單位人力資源管理效率和質(zhì)量，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身情況，優(yōu)化人事檔案管理工作，更新管理理念和方法，保證檔案管理的科學(xué)性、有效性。為做好事業(yè)單位人事檔案管理，文章分析了做好事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，研究了事業(yè)單位人事檔案管理的基本要求，包括真實(shí)性、全面性、保密性與動(dòng)態(tài)性，著重探究了做好事業(yè)單位人事檔案管理的主要策略，如加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、深化服務(wù)意識(shí)、改革管理體系、建立長效機(jī)制、完善管理功能等，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)工作提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案管理是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，記錄了工作人員詳細(xì)信息，包括個(gè)人知識(shí)背景、工作業(yè)績、調(diào)動(dòng)情況以及獎(jiǎng)懲情況等，是單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的關(guān)鍵性依據(jù)。但就現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理情況來看，仍存在服務(wù)意識(shí)欠缺、基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理機(jī)制不健全以及信息化建設(shè)不足等問題，降低了人事檔案管理質(zhì)量和效率。因此，為保障事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，優(yōu)化人力資源管理工作，做好人事檔案管理尤為重要。

一、做好事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

1.優(yōu)化人力資源管理

當(dāng)前，就環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心工作開展情況來看，影響服務(wù)質(zhì)量的主要因素在于專業(yè)人才的欠缺和工作人員專業(yè)能力不足。因此，環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心要提高對人力資源管理工作的重視。人力資源管理工作涉及范圍廣、實(shí)施過程相對復(fù)雜，需基于完善的管理依據(jù)，開展高質(zhì)量的管理工作。在工作期間，需全方位了解基層員工工作與個(gè)人狀況，以人事檔案為依據(jù)，開展科學(xué)的人力資源管理，保證管理的客觀性和合理性。加強(qiáng)人事檔案管理，是促進(jìn)人力資源管理優(yōu)化的關(guān)鍵。

2.提供行政管理輔助

環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的行政管理工作，與單位總體的管理成效、工作質(zhì)量和服務(wù)效果有直接關(guān)聯(lián)。提升行政管理工作質(zhì)量，服務(wù)中心能夠提供更高質(zhì)量的服務(wù)，提高工作效率，滿足群眾需求。行政管理工作在開展期間同樣也要依靠人事檔案，通過人事檔案分析中心內(nèi)部發(fā)展情況，進(jìn)而制定針對性管理對策，保證行政管理決策的科學(xué)性和合理性。

3.促進(jìn)資源優(yōu)化配置

就環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心工作需求而言，人才、技術(shù)、設(shè)備是關(guān)鍵性資源，資源的優(yōu)化配置直接關(guān)系到服務(wù)中心的工作成效，尤其以人力資源的優(yōu)化配置影響力最為突出。只有做好人力資源優(yōu)化配置，合理調(diào)配專業(yè)人才，培養(yǎng)人才、利用人才，充分發(fā)揮人才在專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)勢，才能促進(jìn)中心工作的高效開展，協(xié)同完成各項(xiàng)工作，提高服務(wù)中心的服務(wù)水平。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的基本要求

1．真實(shí)性

在事業(yè)單位人事檔案管理中，檔案信息直接關(guān)系到人力資源管理和行政管理工作的合理性，只有保證檔案信息準(zhǔn)確、真實(shí)，才能確保管理效果。若人事檔案中有作假等情況，必須及時(shí)追究相關(guān)責(zé)任，加強(qiáng)檔案審核，做好對檔案資源的全方位把控，對比分析檔案信息，保證事業(yè)單位人事檔案信息的真實(shí)性。

2.全面性

事業(yè)單位工作性質(zhì)相對特殊，相比于一般企業(yè)而言，事業(yè)單位的不少工作需要在人事檔案中加以記錄。事業(yè)單位人事檔案需全面記錄相關(guān)工作人員從入職到調(diào)動(dòng)的全過程，包括考核、獎(jiǎng)懲、晉升等，在檔案中充分體現(xiàn)。為保證人事檔案的有效性，必須做到人事檔案內(nèi)容的全面性。

3.保密性

事業(yè)單位人事檔案包含工作人員的大量個(gè)人信息，還包括部分工作內(nèi)容，有些信息是不可以被泄露的。因此，要想做好事業(yè)單位人事檔案管理，必須保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，避免信息被泄露，保證人事檔案的保密性。

4.動(dòng)態(tài)性

事業(yè)單位的工作并非一成不變，工作人員的個(gè)人成長和工作經(jīng)歷也是隨之變化的。在不同工作開展過程中，會(huì)不斷產(chǎn)生新的資料需要及時(shí)歸檔，確保人事檔案能夠持續(xù)更新和完善，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化，以呈現(xiàn)出實(shí)時(shí)有效的工作人員基本信息。

三、做好事業(yè)單位人事檔案管理的主要策略

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，基礎(chǔ)建設(shè)是前提條件。對此，事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作，加大投入力度，為人事檔案管理提供更好的環(huán)境和有利條件。一方面，要加大資金投入，將更多資源偏向于人事檔案管理，促進(jìn)管理工作落實(shí)完善；另一方面，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新計(jì)算機(jī)、監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施，提高人事檔案管理效率和質(zhì)量?？紤]到人事檔案管理對保密性和安全性的要求，還要做好安全保護(hù)措施建設(shè)，設(shè)置訪問權(quán)限，選擇高質(zhì)量的防火墻，做好計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施的定期除塵等工作，確保硬件質(zhì)量，避免檔案數(shù)據(jù)丟失。

2.深化服務(wù)意識(shí)

為了從根本上做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層和決策層應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理的重要意義，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，真正發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值。在人力資源管理工作中，要做好人事檔案整合處理，做好人才招聘信息記錄等工作，樹立榜樣，加強(qiáng)宣傳教育，使單位內(nèi)部員工重視人事檔案管理工作，落實(shí)服務(wù)意識(shí)，在工作執(zhí)行中體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)，挖掘人事檔案價(jià)值，激發(fā)人事檔案管理潛能，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。同時(shí)，事業(yè)單位還要明確人事檔案在單位內(nèi)部管理和運(yùn)轉(zhuǎn)中的地位，形成各部門協(xié)作局面。由檔案管理部門與其他部門之間相互合作交流，共同參與人事檔案管理，提高工作效率。應(yīng)明確各崗位工作職責(zé)，自覺完成工作任務(wù)，合力促進(jìn)人事檔案管理高效開展，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化升級(jí)。此外，為進(jìn)一步鼓勵(lì)工作人員參與人事檔案管理，還可以利用考核機(jī)制和激勵(lì)制度，約束員工的工作行為，激發(fā)其工作積極性，使其在人事檔案管理中投入更多熱情，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和職業(yè)認(rèn)知，提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量。

3.建立健全管理體系

事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，立足自身實(shí)際，結(jié)合工作需求，建立健全人事檔案管理體系。在條件允許的情況下可以設(shè)立專門的人事檔案管理部門，執(zhí)行人事檔案管理體系機(jī)制，有針對性地開展人事檔案管理工作。部門要重點(diǎn)確定人事檔案管理范圍、管理目標(biāo)以及管理標(biāo)準(zhǔn)等，并明確管理要求，進(jìn)一步確定各部門、各員工的人事檔案管理職責(zé)，優(yōu)化檔案分析評(píng)價(jià)和反饋工作。在人事檔案管理部門建立后，可以進(jìn)一步完善管理體系，推進(jìn)管理改革升級(jí)，豐富管理功能，清晰管理結(jié)構(gòu)。在管理體系中，要明確人事檔案工作的方法，動(dòng)態(tài)化監(jiān)管管理工作實(shí)施進(jìn)程和效果，做好集中統(tǒng)一的管理調(diào)控，整合管理目標(biāo)，健全管理機(jī)制、考核機(jī)制等，形成檔案內(nèi)外管理相關(guān)聯(lián)，科學(xué)、完善的人事檔案管理體系，并提高其可行性，促進(jìn)人事檔案管理工作改革。在此基礎(chǔ)上，還要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展趨勢，動(dòng)態(tài)化變革管理體系，采用針對性、階段性管理方法，創(chuàng)新管理體系，推動(dòng)人事檔案管理進(jìn)步，打造與事業(yè)單位人事管理工作相匹配的管理體系，充分發(fā)揮人事檔案價(jià)值，提高人事檔案的影響力。

4.建立長效機(jī)制

事業(yè)單位要立足自身發(fā)展實(shí)際，建立完善的人事檔案管理長效機(jī)制。首先，要建立健全人事檔案管理架構(gòu)，做好相關(guān)配套工作。做好人事檔案采集，人事檔案資源分析整理以及信息利用等工作，健全管理制度，針對人事檔案的使用方式作出明確規(guī)定，針對不同管理環(huán)節(jié)，建立切實(shí)可行的審查程序和規(guī)章制度，明確定義行為主體交互要求及條件等。將管理架構(gòu)作為重要的參考依據(jù)，為人事檔案管理提供方向，規(guī)范人事檔案管理工作，保證工作人員行為合法性，并采取獎(jiǎng)懲機(jī)制，推動(dòng)人事檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化完善；其次，不斷豐富檔案管理功能，健全管理機(jī)制，與各相關(guān)機(jī)構(gòu)建立更加緊密的關(guān)聯(lián)。在人事檔案管理工作開展中，加強(qiáng)對檔案重點(diǎn)的關(guān)注，根據(jù)單位發(fā)展需要和內(nèi)部人員需求，不斷豐富檔案資源和檔案內(nèi)容，保證檔案的全面性和有效性?；诖耍M(jìn)一步完善檔案信息服務(wù)機(jī)制，體現(xiàn)檔案的功能多元化。在實(shí)踐過程中，加強(qiáng)與社會(huì)服務(wù)部門的溝通交流，健全信息共享機(jī)制，結(jié)合實(shí)際情況，動(dòng)態(tài)了解服務(wù)要求，保證人事檔案信息可以在事業(yè)單位工作中發(fā)揮價(jià)值。

5.完善管理功能

完善人事檔案管理工作，有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化提升。事業(yè)單位應(yīng)考慮自身工作特點(diǎn)和發(fā)展需求，建立相匹配的檔案管理體系，定期檢查監(jiān)督管理成效。并且，要廣泛收集和深入分析人事檔案管理相關(guān)工作意見，提供更加充分完善的信息，分類整理人事檔案，保證人事檔案的管理效率。在使用檔案后，要及時(shí)做好歸檔處理。定期檢查檔案是否安全，保證檔案的完整性和一致性。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理工作必須不斷提升質(zhì)量，人事檔案的管理也逐漸向更多元化方向發(fā)展。因而，為促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，必須不斷提升人事檔案管理質(zhì)量與效率，動(dòng)態(tài)持續(xù)更新完善人事檔案管理內(nèi)容。

另外，在人事檔案管理過程中，還應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際情況和工作方向，調(diào)整管理目標(biāo)，保證人事檔案管理與事業(yè)單位工作同步開展。特別是要健全人事變動(dòng)、考核評(píng)價(jià)等基本參考原則，確保人事檔案管理工作順利實(shí)施。

6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案的管理成效，很大程度上受管理人員的能力素質(zhì)影響，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提高管理人員的技能水平是提升檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。對于事業(yè)單位而言，專業(yè)人才的欠缺，勢必會(huì)影響人事檔案管理水平，制約單位管理工作的高效開展。對此，從長遠(yuǎn)發(fā)展方面考慮，要想提高人事檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍，加大培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才的力度。在專業(yè)人才培養(yǎng)上，要確保管理人員樹立責(zé)任意識(shí)，了解人事檔案管理的重要性，提高管理人員專業(yè)技能和應(yīng)急處理能力，落實(shí)終身學(xué)習(xí)理念，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，更新檔案管理知識(shí)，鍛煉管理操作技能，以此提升人事檔案管理質(zhì)量和效率，為人事檔案管理工作順利開展提供必要保障。

7.做好監(jiān)交工作

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作時(shí)，監(jiān)交工作是重要內(nèi)容。檔案監(jiān)交能夠有效發(fā)揮監(jiān)督功能，起到鑒證的作用。因而，檔案管理責(zé)任人和檔案工作人員必須做好交接工作，尤其是責(zé)任人要專門安排人員做好監(jiān)交工作。在智能化時(shí)代，事業(yè)單位可以構(gòu)建信息共享系統(tǒng)，做好資源管理，支撐監(jiān)交工作順利開展。比如可以建立數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開展移交雙方的信息查詢、共享等工作，簡化監(jiān)交流程，提高監(jiān)交便捷性，打破信息孤島。在充分的監(jiān)督下，安排監(jiān)交人員，交接雙方要做好工作移交和接收工作，保證相關(guān)手續(xù)齊全，確定交接時(shí)間、地點(diǎn)、移交負(fù)責(zé)人等信息，并將其完整記錄，完備移交文件，做好備份，分別將其上交存儲(chǔ)至移交人、接收人和事業(yè)單位處。

8.促進(jìn)轉(zhuǎn)型升級(jí)

新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式逐漸無法支撐高質(zhì)量管理需求。加之環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的人事檔案不斷補(bǔ)充完善，紙質(zhì)檔案劣勢凸顯。在運(yùn)用紙質(zhì)檔案時(shí)，不僅無法準(zhǔn)確區(qū)分資料信息，減輕管理人員工作負(fù)擔(dān)，還容易使檔案被更輕易地涂改、更換，影響檔案的真實(shí)性和完整性。采用電子人事檔案能夠有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足，只有經(jīng)過嚴(yán)格程序，才能實(shí)施檔案修改，且會(huì)將修改記錄保存，確保人事檔案信息的真實(shí)性和有效性。并且，電子檔案在存儲(chǔ)過程中，不容易受環(huán)境干擾，可以長期有效保存。電子檔案的存儲(chǔ)不會(huì)占用過多的空間資源，檔案調(diào)取查閱也更加便捷，可以在很大程度上提升檔案管理質(zhì)量和效率。

9.運(yùn)用信息技術(shù)

新時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，在各行各業(yè)逐漸被廣泛應(yīng)用。事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)深化人事檔案管理工作，使其更加全面、深入地開展，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。如此一來，不僅能促進(jìn)人事檔案管理工作更好地適應(yīng)新環(huán)境，還能進(jìn)一步提升人事檔案管理質(zhì)量、效率和安全性，促進(jìn)人事檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化開展。在運(yùn)用信息技術(shù)的過程中，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合工作特點(diǎn)，考慮檔案管理需要，基于信息技術(shù)不斷拓展檔案管理范圍，為更多的用戶提供服務(wù)。另外，管理人員還要充分意識(shí)到人事檔案管理信息化的重要意義，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平，確定信息化服務(wù)的對象、可利用的資源等信息，充分發(fā)揮信息化管理價(jià)值，將信息平臺(tái)作為人事檔案智能化管理的重要載體，發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用。此外，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)持續(xù)將信息化轉(zhuǎn)型作為重要管理目標(biāo)，發(fā)揮數(shù)字化、信息化優(yōu)勢，構(gòu)建安全、高效的信息化管理平臺(tái)，并整合單位內(nèi)部人事檔案資源，為事業(yè)單位提供更加科學(xué)、完善的人事檔案管理服務(wù)，促進(jìn)新時(shí)代事業(yè)單位持續(xù)進(jìn)步和發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作。人事檔案管理工作涉及管理理念、人才管理和資金投入等多方面內(nèi)容，對事業(yè)單位管理和發(fā)展有重要的影響。為做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)樹立正確認(rèn)識(shí)，健全體系機(jī)制，建立優(yōu)秀管理隊(duì)伍，從信息化、數(shù)字化角度，促進(jìn)人事檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，完善監(jiān)交工作等，保障人事檔案信息資源的完整性和安全性，提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供更有力的參考依據(jù)。

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作者單位：福建省邵武市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心