數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案管理思路與方法

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足數(shù)字化背景下人們對檔案服務(wù)的需求，數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的途徑，使檔案管理更加便捷、高效。基建檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成內(nèi)容，文章以醫(yī)院基建檔案管理為研究對象，介紹了醫(yī)院基建檔案的特點，提出了數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案管理的思路和方法，以提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進醫(yī)院基建工作順利開展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；數(shù)字技術(shù)；醫(yī)院檔案管理；基建檔案

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

隨著醫(yī)療信息化的不斷推進和技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院基建檔案不再僅是存儲歷史數(shù)據(jù)的載體，還成為支撐醫(yī)院運營和決策的重要資源。數(shù)字化轉(zhuǎn)型為醫(yī)療行業(yè)帶來了全新的挑戰(zhàn)和機遇，人們對醫(yī)療檔案服務(wù)水平提出了更高的要求。因此，如何適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，有效管理醫(yī)院檔案，提高檔案管理效率和質(zhì)量，成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的重要議題?；n案管理是醫(yī)院檔案管理的重要一環(huán)，對于醫(yī)院的正常運營和未來發(fā)展有著重要意義。醫(yī)院基建檔案作為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中的重要資料，記錄著醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息，可以為醫(yī)院的日常運營、規(guī)劃提供依據(jù)。在數(shù)字化背景下，通過運用先進的數(shù)字技術(shù)手段，實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的數(shù)字化管理，不僅可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還能為醫(yī)院的決策和規(guī)劃提供更加全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。本文從醫(yī)院基建檔案管理的困境出發(fā)，提出數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案管理的策略，幫助其更好地適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境，推動醫(yī)療檔案管理工作現(xiàn)代化開展。

一、醫(yī)院基建檔案特點

1.多樣性和復(fù)雜性

醫(yī)院具備多元的功能，經(jīng)營情況復(fù)雜決定了醫(yī)院基建檔案涵蓋了廣泛多樣的信息，包括建筑設(shè)計圖紙、設(shè)備維護記錄、工程施工檔案、安全規(guī)范文件等，內(nèi)容構(gòu)成較為復(fù)雜。因此，管理醫(yī)院基建檔案需要不同專業(yè)背景和知識領(lǐng)域的人員共同參與，以確保這些信息能夠得到妥善保存、有效管理和合理利用。

2.長期性和持續(xù)性

醫(yī)院基建項目從規(guī)劃到竣工往往需要經(jīng)歷較長的時間周期。因此，基建檔案的管理時間也相對較長。隨著時間的推移，醫(yī)院基建項目可能需要維修、改造或擴建等操作，這些操作會產(chǎn)生新的檔案資料。因此，基建檔案需要不斷更新和完善，以反映醫(yī)院基建項目最新的情況。醫(yī)院基建檔案信息在多年甚至幾十年間仍然具有價值和實用性。

3.安全性

醫(yī)院基建檔案的安全性要求高?；n案涉及患者信息、醫(yī)療設(shè)備規(guī)格、安全規(guī)程等敏感信息，需要嚴(yán)格的隱私保護和安全措施，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)被泄露，保證基建檔案信息安全。

4.跨部門協(xié)作性

醫(yī)院基建檔案內(nèi)容復(fù)雜，往往需要不同部門或團隊之間的緊密合作，以保證檔案信息的及時收集、保存，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

5.專業(yè)性

醫(yī)院基建檔案涉及的專業(yè)領(lǐng)域廣泛，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等多個領(lǐng)域。這些領(lǐng)域的信息屬于醫(yī)院基建工作的主要內(nèi)容，是相關(guān)部門在工作過程中長時間積累形成的檔案信息，說明了醫(yī)院基建檔案的專業(yè)性特點。因此，基建檔案管理人員必須是專業(yè)技能與知識素質(zhì)過硬的專業(yè)人才。

二、醫(yī)院基建檔案管理存在的困境

1.基建檔案管理意識不足

在基建檔案管理工作中，沒有將基建檔案管理工作與醫(yī)院其他檔案管理工作區(qū)分開，也沒有安排專人負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，對基建檔案管理工作的意識不足和重視程度不夠。部分醫(yī)院對基建檔案管理的投入不足，沒有提供足夠的資金、設(shè)備設(shè)施和人力支持，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案管理設(shè)備設(shè)施落后、管理手段單一，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。

2.基建檔案管理制度滯后

部分醫(yī)院的基建檔案管理制度不夠完善，仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理制度，無法適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理效率低下、質(zhì)量不高。具體表現(xiàn)為，在醫(yī)院基礎(chǔ)項目的新建、改建、擴建過程中，參與者更加關(guān)注基礎(chǔ)設(shè)施項目能否如期完工，忽視了基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案在各個環(huán)節(jié)的收集與歸檔。在項目完成后，需要驗收和審計時才發(fā)現(xiàn)許多重要的證件和圖紙缺失，給醫(yī)院的基建工作帶來損失。此外，一些醫(yī)院的基建檔案管理制度過于煩瑣，缺乏可操作性和實用性。例如，在具體的基建檔案管理中，每個檔案資料的收集、歸檔、調(diào)取使用等環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)的審批、簽字，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)延誤和失誤的情況。

3.基建檔案信息收集難

醫(yī)院基建項目涉及多個部門和單位，包括規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等，需要多個部門統(tǒng)一協(xié)作才能保證基建檔案信息的完整性，但在實際工作中，各個部門獨立運作。由于基建檔案信息分散在不同的部門，導(dǎo)致數(shù)據(jù)碎片化，形成“信息孤島”現(xiàn)象，難以實現(xiàn)全面的整合和統(tǒng)一管理。并且，不同部門收集信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給信息收集帶來了很大困難。

4.基建檔案數(shù)字化管理程度低

一些醫(yī)院的基建檔案管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量低下。醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理需要具備專業(yè)的技術(shù)和檔案管理知識人才。然而，一些醫(yī)院缺乏這類高素質(zhì)的數(shù)字化管理人才，無法滿足數(shù)字化管理的需求。許多醫(yī)院的基建檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，在導(dǎo)致檔案的存儲和管理成本增加的同時，還增加了檔案丟失和損壞的風(fēng)險。一些醫(yī)院雖然已經(jīng)開始基建檔案的數(shù)字化工作，但數(shù)字化進程緩慢，缺乏專業(yè)的數(shù)字化管理人才和技術(shù)支持，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息不完整等問題。在基建檔案數(shù)字化管理中，部分醫(yī)院沒有充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)對基建檔案開展深度分析和挖掘，導(dǎo)致檔案的數(shù)字化利用價值不高，沒有充分發(fā)揮數(shù)字化的作用。

三、數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案管理的思路與方法

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院基建檔案的管理提供了創(chuàng)新途徑，數(shù)字技術(shù)為高效的基建檔案管理提供了技術(shù)支持。在數(shù)字化背景下，社會對檔案服務(wù)水平的要求提高。因此，醫(yī)院必須結(jié)合數(shù)字化技術(shù)管理基建檔案，以充分發(fā)揮基建檔案為醫(yī)院發(fā)展提供決策依據(jù)的作用，方便相關(guān)人員使用檔案信息。

1.建立數(shù)字化檔案管理平臺

醫(yī)院需建立專屬的基建檔案信息管理平臺，整合各部門、系統(tǒng)的檔案信息，實現(xiàn)集中管理和統(tǒng)一調(diào)取，以減少數(shù)據(jù)碎片化問題。通過引入先進的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，實現(xiàn)基建檔案的數(shù)字化管理和利用。

數(shù)字化基建檔案管理平臺應(yīng)具備檔案錄入模塊，支持基建檔案的數(shù)字化錄入，包括文本、圖片、視頻等不同類型的檔案資料。同時，該檔案模塊應(yīng)具備編輯功能，允許管理人員修改、更新檔案內(nèi)容。平臺應(yīng)支持基建檔案的在線瀏覽、下載和打印等功能，方便相關(guān)人員對檔案的利用。還應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，確保不同用戶只能訪問和管理自己的檔案資料，不同權(quán)限的用戶登錄只能查看自己職責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)檔案信息。

檔案管理平臺應(yīng)具備強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞、日期、檔案編號等多種檢索方式，方便用戶快速找到所需檔案。平臺應(yīng)具備數(shù)據(jù)分析與挖掘功能，可以對基建檔案展開深度分析和挖掘，提取有價值的信息和知識，使醫(yī)院更好地了解基建項目的進展情況，從而為醫(yī)院的基建決策提供有力支持。

在將檔案信息數(shù)字化存儲時，各部門所收集到的檔案信息應(yīng)根據(jù)基建檔案的屬性、內(nèi)容等特征實行分類管理，并按照統(tǒng)一的格式存儲，方便后期的檔案信息共享、利用。

2.建立健全數(shù)字化檔案管理制度

在檔案數(shù)字化管理過程中，有必要建立健全數(shù)字化檔案管理制度，保證醫(yī)院基建檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，從而為醫(yī)院的運營和發(fā)展提供有力支持。建立健全數(shù)字化檔案管理制度需要秉持合法性、實用性和安全性原則，可以積極采納一線工作人員的意見，使檔案管理制度符合醫(yī)院自身的發(fā)展需求。

醫(yī)院應(yīng)明確各部門和人員在基建檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的順利開展。例如，醫(yī)院可以設(shè)立基建檔案管理專屬部門，該部門的工作人員負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、存儲和提供利用。同時，明確基建項目相關(guān)部門，如財務(wù)部、建設(shè)部等在檔案形成、移交和保管過程中的具體職責(zé)。應(yīng)規(guī)定基建檔案的分類方法、歸檔范圍和整理要求，確保檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，如按項目性質(zhì)、建設(shè)階段等分類。應(yīng)明確規(guī)定數(shù)字化檔案的存儲方式、備份策略，以保證數(shù)字化檔案信息的安全性和完整性，并規(guī)定基建檔案的利用方式、共享范圍和權(quán)限設(shè)置，從而提高檔案的利用價值。此外，還應(yīng)制定數(shù)字化檔案信息的安全制度，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限設(shè)置、訪問控制等，以保證數(shù)字信息的安全性。

為保障醫(yī)院基建檔案管理制度能夠切實落實，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視數(shù)字化檔案管理制度的建立和實施，為基建檔案管理提供必要的支持和保障。同時，醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理監(jiān)管機制，采用定期檢查和隨機抽查的方式檢查和評估基建檔案管理工作，以保證基建檔案管理的質(zhì)量。

3.提升信息收集質(zhì)量

醫(yī)院基建檔案信息來源廣泛，易造成檔案信息收集難的局面，為此，醫(yī)院應(yīng)加強信息的收集質(zhì)量，以保證基建檔案信息的質(zhì)量。

醫(yī)院應(yīng)建立跨部門協(xié)作機制，由醫(yī)院負(fù)責(zé)基建項目的人員帶領(lǐng)，各相關(guān)部門參與，共同負(fù)責(zé)基建項目信息的整合、收集。各部門應(yīng)定期溝通，共享項目進展、信息交流等情況，打破信息孤島的情況，使各部門在信息收集、處理、存儲等環(huán)節(jié)使用相同的系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)。各部門只負(fù)責(zé)自己領(lǐng)域的信息收集，將收集、整理后的信息統(tǒng)一交給檔案人員處理，避免信息的重復(fù)收集和處理，提高工作效率和質(zhì)量。

在信息收集的過程中，醫(yī)院應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機制，包括數(shù)據(jù)監(jiān)控、清洗、校驗等，保證數(shù)據(jù)的安全性。

4.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方法和工具不斷更新，要求檔案管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)新知識。部分檔案管理人員可能缺乏數(shù)字化技能，如數(shù)據(jù)分析、信息系統(tǒng)管理等，直接影響基建檔案數(shù)字化管理的效果。加強檔案管理人員隊伍建設(shè)能夠更高效地處理檔案，減少錯誤和延誤，提升基建檔案管理的質(zhì)量。為此，醫(yī)院應(yīng)組建專業(yè)的基建檔案管理人員隊伍，提供針對數(shù)字化檔案管理所需技能的培訓(xùn)課程，包括信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)管理、安全保障、檔案整理和分類等方面的培訓(xùn)，以保障檔案管理人員具備必要的專業(yè)技能。由于基建檔案涉及的領(lǐng)域較廣，需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)性，才能為相關(guān)人員提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。為此，醫(yī)院應(yīng)鼓勵員工拓展相關(guān)領(lǐng)域知識，以更好地理解和處理各類檔案信息。醫(yī)院可以組織基建檔案管理人員參加行業(yè)研討會、交流會等，促進相關(guān)經(jīng)驗分享和合作。醫(yī)院可以開通社交群，方便工作人員在數(shù)字平臺交流討論。

為優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，醫(yī)院應(yīng)招聘具有數(shù)字化技能和檔案管理經(jīng)驗的復(fù)合型專業(yè)人才。醫(yī)院可以與高校合作，招聘具有檔案管理、信息管理以及計算機科學(xué)等相關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成為優(yōu)秀的檔案管理人員。醫(yī)院可以利用相關(guān)網(wǎng)站、社交媒體平臺吸引具有數(shù)字化技能和檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人才加入醫(yī)院基建檔案管理團隊。在招聘過程中，醫(yī)院應(yīng)秉持公平、公正的原則，根據(jù)醫(yī)院基建檔案管理工作的實際需求，明確招聘要求，包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗、技能等方面的要求。醫(yī)院應(yīng)為高素質(zhì)的檔案管理人才提供培訓(xùn)、晉升等機會，吸引和留住優(yōu)秀人才。新引進的人才也可以為醫(yī)院檔案管理帶來新的思路和方法，推動檔案管理工作的創(chuàng)新開展。

醫(yī)院一般是政府投資項目，是民生工程，更是重要的國有資產(chǎn)。由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，為發(fā)展專業(yè)的檔案管理人才，醫(yī)院可以聯(lián)合政府制定檔案管理相關(guān)的專業(yè)認(rèn)證考試，要求基建檔案工作人員獲取相應(yīng)的資質(zhì)證書，并根據(jù)職業(yè)證書的等級涉及相應(yīng)的薪資標(biāo)準(zhǔn)，以提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

四、結(jié)語

隨著醫(yī)院基建項目規(guī)模的不斷擴大和復(fù)雜性的增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理需求。數(shù)字化技術(shù)為醫(yī)院檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，但也為醫(yī)院提供了更多的機遇。在數(shù)字化技術(shù)的驅(qū)動下，醫(yī)院可以建立更高效、更安全的基建檔案管理系統(tǒng)，以提高基建檔案的管理、利用效率。同時，醫(yī)院應(yīng)加強對基建檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全數(shù)字檔案管理的相關(guān)制度，強調(diào)跨部門的協(xié)調(diào)合作，加強復(fù)合型人才的培養(yǎng)，推動醫(yī)院基建檔案管理工作向更加數(shù)字化方向發(fā)展。在數(shù)字化背景下，數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院基建檔案管理的方法也應(yīng)不斷更新和完善，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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作者單位：南平市第二醫(yī)院