事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效路徑分析

摘 要：隨著數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，全球經(jīng)濟(jì)一體化的全面推進(jìn)，全新的服務(wù)模式、完善的商業(yè)信息以及全新的知識(shí)內(nèi)容等已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主要特征，給傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來(lái)較多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。通過(guò)分析事業(yè)單位人事檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前人事檔案管理存在較多問(wèn)題，包括檔案管理信息化建設(shè)落后、未能打造一支高水準(zhǔn)的檔案管理隊(duì)伍等。文章針對(duì)事業(yè)單位人事檔案如何做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出相關(guān)建議，希望能夠?yàn)楹笃谧龊萌耸聶n案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；主要方法

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案作為事業(yè)單位工作人員信息收錄的重要載體，成為當(dāng)前一項(xiàng)不可忽視的內(nèi)容。人事檔案能夠充分展現(xiàn)個(gè)人的工作績(jī)效與信息，為后期人事調(diào)動(dòng)提供相應(yīng)的依據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作不僅能夠尊重人才，還能為事業(yè)單位后期作出決策提供必要的參考。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事工作也發(fā)生變革，將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中為檔案的收集、保管和利用等工作帶來(lái)新的思路和方法。

但是，在應(yīng)用過(guò)程中還存在一些不足，如何將信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中成為當(dāng)前最為棘手的問(wèn)題。因而，需要引起事業(yè)單位的重視，并反思，尋找可靠的解決方法。

一、事業(yè)單位加快人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

1.提高人事檔案管理水平

過(guò)去，想要查看某位員工的人事檔案，需要按照行業(yè)、級(jí)別和姓名等多個(gè)條目開展搜索，工作量較大。如果檔案存儲(chǔ)了較長(zhǎng)時(shí)間，可能已經(jīng)被封存起來(lái)，想要查看更是難上加難。如果在檔案管理過(guò)程中更換了管理人員，想要查看資料也十分困難。通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式能夠發(fā)現(xiàn)，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理中有著不可忽視的優(yōu)勢(shì)，其具備便利性的特征。在滿足互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)下，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，可以在最短時(shí)間內(nèi)獲得所需檔案信息。隨著數(shù)字化技術(shù)不斷完善，檔案數(shù)據(jù)能夠隨著時(shí)間而“移動(dòng)”，不斷降低人事檔案管理所需要的人力與物力成本，明顯提高工作效率。根據(jù)人事檔案管理情況為其打造完善的管理系統(tǒng)，能夠及時(shí)統(tǒng)計(jì)與分析檔案信息情況，做好資源的整合工作，確保人事檔案管理工作朝著便捷化、智能化和科學(xué)化方向開展。

2.保證人事檔案管理更加規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案資料是利用紙質(zhì)形式保存的，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力、職業(yè)操守以及綜合素質(zhì)都提出了極高要求。一些人員在利益驅(qū)動(dòng)下可能會(huì)私下與檔案管理人員溝通，補(bǔ)充或修改個(gè)人資料。如今，檔案管理引入信息技術(shù)，包括圖形處理技術(shù)、掃描技術(shù)以及電子信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃炯堎|(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)等。一方面，能夠減少初始檔案的利用，避免對(duì)原本的紙質(zhì)檔案造成損壞，帶來(lái)不可挽回的損失；另一方面，能夠避免在應(yīng)用時(shí)接觸到原版的檔案資料，降低出現(xiàn)修改、提取和替換等行為的可能性。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型所面臨的問(wèn)題

1.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作缺乏重視

人事檔案管理工作長(zhǎng)期被忽視，認(rèn)為該工作應(yīng)該默默無(wú)聞地完成，不需要像其他工作一般“聲勢(shì)浩大”。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理重要性缺乏足夠的了解，甚至很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案只是需要抄抄寫寫、整理資料即可，這種想法是錯(cuò)誤的。但在這種錯(cuò)誤想法的影響下，導(dǎo)致人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏助力。

2.檔案管理人員未能認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)得到普及，檔案管理工作開始朝著網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)型，使得原本利用紙質(zhì)檔案的管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槔密浖芾頇n案，保證了人事檔案信息管理具備可靠性與高效性。因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，所以將工作重點(diǎn)集中于如何提高核心業(yè)務(wù)的業(yè)績(jī)，不重視對(duì)檔案管理工作投入相應(yīng)的資源，而檔案管理人員在工作中也會(huì)存在松懈思想，導(dǎo)致檔案收集不及時(shí)，管理混亂，最終會(huì)影響到檔案資料的管理工作。

3.檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性不夠

事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的應(yīng)用往往會(huì)涉及干部任用、工作調(diào)動(dòng)等方面，如果檔案存在造假、修改等情況，則會(huì)對(duì)日后事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)極大的影響。例如，在事業(yè)單位的人事檔案中，“三齡、兩歷、一身份”的信息很重要，但信息存在不準(zhǔn)確或者造假情況。過(guò)去，人事檔案管理不夠規(guī)范、科學(xué)，甚至存在違反國(guó)家相關(guān)條例要求，對(duì)人事工作的組織與基層黨建工作帶來(lái)極大的負(fù)面影響。因此，需要更加規(guī)范人事檔案管理工作，避免再次發(fā)生修改檔案的情況。通過(guò)分析可以發(fā)現(xiàn)，如果將責(zé)任全面歸咎于檔案管理人員也是不合理的，還有一部分原因是檔案管理缺乏規(guī)范性與科學(xué)性，導(dǎo)致給一些別有用心之人存在可乘之機(jī)。

4.檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)度難以滿足事業(yè)單位的工作需要

事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為工作量龐大的“大工程”很難在短期之內(nèi)完成。同時(shí)，因?yàn)楦鱾€(gè)地區(qū)的人力資源、資金投入等有所不同，最終的進(jìn)展也有所差異。從我國(guó)整體的角度來(lái)看，中央、省、市的人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作取得良好的進(jìn)展，已經(jīng)初步完成了國(guó)家所提出的規(guī)范性、系統(tǒng)性建設(shè)，這是因?yàn)槭屑?jí)以上的事業(yè)單位有著較為寬松的經(jīng)費(fèi)，并且人員配置也較為合理、充足。但是，對(duì)于一些市級(jí)以下的地區(qū)而言，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)速度緩慢，甚至一些地區(qū)還未能配備專業(yè)化的設(shè)備設(shè)施，仍然使用傳統(tǒng)守舊的方式方法管理人事檔案，這種情況的出現(xiàn)也說(shuō)明該地區(qū)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作缺乏足夠的資金和人力支持，想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型十分吃力，加上日常工作量較大，管理的資料多，影響了檔案管理工作的效率。

5. 人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中各種標(biāo)準(zhǔn)難以得到全面落實(shí)

想要做好人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，需要做好制度建設(shè)工作，但是通過(guò)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些事業(yè)單位的人事檔案管理在制度建設(shè)方面不夠完善，特別是圖像處理、系統(tǒng)軟件、軟件環(huán)境以及數(shù)字存儲(chǔ)等未能形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，甚至每個(gè)省份所管轄的市、縣都有不同的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施難以滿足檔案管理工作需求，就很難體現(xiàn)軟件的適用性與便利性，也無(wú)法快速、及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息，最終導(dǎo)致缺乏較高的利用效率。

三、事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法

1.增強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)

現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)是指對(duì)數(shù)字化檔案管理的重要性和優(yōu)勢(shì)有清晰的認(rèn)識(shí)，并將其作為事業(yè)單位檔案管理工作的重要目標(biāo)。事業(yè)單位可以通過(guò)加強(qiáng)宣傳教育、組織培訓(xùn)和知識(shí)普及等方式，有效增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和工作水平。只有當(dāng)事業(yè)單位全體人員都充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理對(duì)于提高工作效率保護(hù)檔案安全和促進(jìn)信息共享的重要作用，才能積極推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利實(shí)施。

2.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

（1）提高職業(yè)道德與政治素養(yǎng)

提高職業(yè)道德與政治素養(yǎng)，使得他們能夠具備敏銳的政治覺(jué)悟、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、較高的思想覺(jué)悟以及良好的政治鑒別力，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，有效培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)操守和責(zé)任感，確保他們能夠正確處理檔案信息，維護(hù)信息安全和保密工作，做到為自己負(fù)責(zé)、為單位負(fù)責(zé)。

（2）提高主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力

在開展事業(yè)單位人事檔案管理工作過(guò)程中，不僅需要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心，還需要主動(dòng)學(xué)習(xí)、掌握檔案編輯與保護(hù)學(xué)、檔案學(xué)以及中外檔案管理等多方面知識(shí)，主動(dòng)提高學(xué)習(xí)能力，拓寬自身的知識(shí)面，擴(kuò)大視野，讓檔案管理人員具備學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)的能力，及時(shí)了解數(shù)字化檔案管理的最新發(fā)展，最終能夠提高自身的綜合分析能力與文字駕馭能力。

（3）主動(dòng)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與方法

檔案管理人員需要主動(dòng)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與方法，爭(zhēng)取成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的全面性、復(fù)合型人才，不斷提高對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力，學(xué)會(huì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用以及掌握數(shù)據(jù)分析和挖掘等相關(guān)技能。同時(shí)，還需要設(shè)置較高難度的密碼，避免數(shù)字密碼的單一性，防止密碼被破譯或者盜取。近幾年來(lái)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)受到人們的高度關(guān)注，將檔案管理工作與新興技術(shù)相結(jié)合，能夠保證檔案管理工作更加高效、便捷。檔案管理人員在學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)調(diào)整心態(tài)，積極學(xué)習(xí)、思考，不畏困難，認(rèn)真研究技術(shù)的基礎(chǔ)要點(diǎn)，在明確技術(shù)要點(diǎn)之后還需要實(shí)踐驗(yàn)證技術(shù)，目的在于確定技術(shù)能夠真正有利于實(shí)際工作的開展，如果發(fā)現(xiàn)技術(shù)仍然存在一定程度的限制，則需要優(yōu)化處理技術(shù)。

3.構(gòu)建電子信息平臺(tái)

對(duì)于事業(yè)單位而言，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要建立電子信息平臺(tái)，用于存儲(chǔ)、管理和交流檔案信息，該平臺(tái)應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)等組成部分，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享。在構(gòu)建電子信息平臺(tái)時(shí)，需要根據(jù)事業(yè)單位的特點(diǎn)和需求，選擇適合的技術(shù)和系統(tǒng)，確保平臺(tái)的可靠性、安全性和易用性。此外，還應(yīng)考慮平臺(tái)的可擴(kuò)展性和互操作性，以便將來(lái)能夠與其他系統(tǒng)完成集成和共享數(shù)據(jù)。在建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)圍繞數(shù)據(jù)交互、業(yè)務(wù)交流、數(shù)據(jù)應(yīng)用以及數(shù)據(jù)集成等內(nèi)容做好平臺(tái)建設(shè)工作，高度重視不同平臺(tái)、不同環(huán)節(jié)之間的銜接問(wèn)題，為人事檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供便利，也能充分滿足不同員工的個(gè)性化需求。

除此之外，完善構(gòu)建電子信息平臺(tái)之后，還不能立即投入實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，而是需要核驗(yàn)平臺(tái)，確保平臺(tái)具有真實(shí)效用。假如在核驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)修改，確保平臺(tái)功能得到全面發(fā)揮。同時(shí)，構(gòu)建電子信息平臺(tái)時(shí)，應(yīng)當(dāng)同事業(yè)單位各部門積極溝通，因?yàn)樵撈脚_(tái)能夠貫穿各個(gè)部門日常工作開展過(guò)程中，所以需要各部門的積極配合。

4.做好檔案信息開發(fā)和制度建設(shè)

數(shù)字化檔案存在即時(shí)共享、快捷存儲(chǔ)等特點(diǎn)，能夠保證檔案信息具備極高的應(yīng)用價(jià)值。為了保證檔案資料具備較高的利用率，需要確保檔案資料在傳輸過(guò)程中具備安全、可靠的環(huán)境，并最大限度確保檔案的利用效率。在做好檔案信息開發(fā)過(guò)程中，包括數(shù)字化檔案的錄入、整理和標(biāo)引等工作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)相互連接，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。制度建設(shè)則包括建立數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和流程，明確檔案管理的責(zé)任和權(quán)限，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的專業(yè)特長(zhǎng)，制定相關(guān)的政策和制度，確保數(shù)字化檔案管理工作有序開展。不僅如此，還需要做好檔案信息質(zhì)量評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題，提高檔案信息的質(zhì)量和可信度，對(duì)于提高檔案的開發(fā)與利用效率以及管理水平等有著不可忽視的意義。

5.增強(qiáng)檔案信息化安全意識(shí)

在事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，能夠有效提高檔案的共享效率，但也在無(wú)形中增加了檔案被竊取、復(fù)制的可能。因而在實(shí)施數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，信息安全是重要的方面。為了保護(hù)檔案信息的安全，需要增強(qiáng)檔案管理人員和相關(guān)人員的安全意識(shí)，包括加強(qiáng)對(duì)信息安全的培訓(xùn)和教育，使其具備正確的工作觀念與職業(yè)素養(yǎng)，提高其對(duì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。同時(shí)，建立健全信息安全管理制度，包括權(quán)限管理、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等措施，確保檔案信息不被非法獲取、篡改或丟失。同時(shí)，需要定期開展信息安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)潛在的安全問(wèn)題，杜絕出現(xiàn)檔案泄密的情況。此外，還需要加強(qiáng)檔案信息化管理過(guò)程中的物理安全措施，確保檔案存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)器的安全，可以采取防火、防水和防盜等措施，保障檔案信息不受災(zāi)害和意外事件的影響。加強(qiáng)對(duì)外部威脅的防范，采用防病毒軟件、防火墻等技術(shù)手段，保護(hù)檔案系統(tǒng)免受惡意軟件和網(wǎng)絡(luò)攻擊的侵害。通過(guò)這些措施的綜合應(yīng)用，能夠增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，保障檔案信息的完整性、保密性和可用性，為事業(yè)單位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供可靠的支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于事業(yè)單位而言，如何做好人事檔案管理工作，使其朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變成為當(dāng)前一項(xiàng)重要的工作。如今，檔案管理工作從原本的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，智能化、信息化方向是主要的發(fā)展趨勢(shì)，將更多的新興技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位人事檔案管理中，能夠確保檔案管理工作具備更高的效率，保證檔案的完整性，為后期事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)、人力資源配置提供完善的依據(jù)，為事業(yè)單位長(zhǎng)期、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者單位：河北省子牙河河務(wù)中心